En esta guía aprenderás a crear y gestionar presupuestos fácilmente con Pabau.
Paso 1: Crea plantillas de presupuesto
Para crear presupuestos, primero debes configurar plantillas de presupuesto en tu cuenta. Hay disponible una plantilla estándar por defecto, pero también puedes crear plantillas adicionales.
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau, ve a Configuración y navega a la sección "Financiero" . Haz clic en "Plantillas de Presupuesto."
En esta sección verás las plantillas de presupuesto existentes, con la opción de ordenarlas, ver el nombre de la plantilla, la fecha de creación y de modificación, así como un icono de tres puntos, mediante el cual puedes editar, duplicar o eliminar la plantilla.
NOTA: Para gestionar presupuestos, asegúrate de tener habilitados los permisos necesarios relacionados con presupuestos en tu perfil de usuario, dentro de la función Equipo, en el grupo de permisos de Dinero.
Para crear una plantilla, haz clic en el botón "Crear Plantilla" en la parte superior derecha.
En las secciones "Apariencia" y "Componentes" puedes personalizar el aspecto y los campos de la plantilla.
En la pestaña ''Apariencia'' puedes nombrar la plantilla, establecerla como predeterminada, subir tu logo y ajustar su tamaño y posición. También puedes personalizar los márgenes y el color del texto, y seleccionar los servicios a los que se debe aplicar esta plantilla, asegurando que se use la plantilla correcta para cada tipo de presupuesto.
En la pestaña "Componentes" puedes configurar varios aspectos del presupuesto, incluyendo:
- Nombre del Presupuesto: Asigna un título al presupuesto, que se mostrará de forma destacada en la parte superior.
- Contenido del Cuerpo: Personaliza el texto del cuerpo del presupuesto, utilizando etiquetas de fusión para integrar automáticamente la información del negocio y del cliente.
- Tabla de Líneas: Personaliza la información mostrada de los productos y servicios incluidos en el presupuesto.
- Condiciones de Pago: Define tus condiciones de pago y, si lo deseas, incluye "Términos y Condiciones" en el último componente, lo que añadirá un botón dedicado en este campo.
- Firma Electrónica y Firma Impresa: Incorpora campos para una firma electrónica o impresa.
- Botón de Descarga: Modifica el texto del botón de Descarga para darle un toque personalizado.
- Mensaje de Pie de Página: Añade un mensaje personalizado en el pie de página para dar contexto adicional.
- Tarifas y Distribución: Ajusta el nombre de la sección de Tarifas y Distribución según sea necesario.
- Términos y Condiciones: Introduce tus Términos y Condiciones específicos para garantizar claridad y transparencia.
Previsualiza el diseño a la derecha y haz clic en "Crear" para guardar la plantilla.
Paso 3: Configura la Distribución de Tarifas
En Configuración, ve a la sección "Financiero" y selecciona "Distribución de Tarifas de Presupuesto".
En esta sección verás las distribuciones de tarifas existentes, con las categorías a la izquierda y las tarifas en el centro.
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Categoría: Es una agrupación amplia de todas las tarifas asociadas a un determinado tratamiento o procedimiento, como "Distribución de Tarifas de Cirugía."
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Tarifas: Son los cargos específicos dentro de esa categoría, como "Tarifa del Médico," "Tarifa de Enfermería," y "Gastos Clínicos."
Para crear una categoría, haz clic en el signo más de la izquierda. Una vez creada y seleccionada la categoría, puedes añadir tarifas.
Haz clic en "Nueva Tarifa" en la esquina superior derecha para añadir una tarifa. Introduce el nombre de la tarifa y el porcentaje. El porcentaje total de todas las tarifas dentro de la categoría debe sumar 100%.
Una vez creadas las tarifas, puedes añadir elementos a cada tarifa, o editarla o eliminarla haciendo clic en el icono de tres puntos en el extremo derecho de cada tarifa.
Paso 4: Crea un Presupuesto
Para crear un presupuesto, navega a "Dinero" en el menú lateral izquierdo, luego haz clic en "Presupuesto" para acceder a la página de Presupuestos. 
En la página de Presupuestos puedes ver los presupuestos existentes, o crear otros nuevos haciendo clic en "Crear Presupuesto" en la esquina superior derecha.
El proceso de creación de un presupuesto consta de cinco pasos, comenzando por seleccionar el cliente o lead. Si estás creando un presupuesto para un cliente, también puedes elegir la cita a la que está relacionado este presupuesto.
También puedes iniciar el proceso de creación del presupuesto desde:
- La ficha del cliente para el que deseas crear un presupuesto:
- La ficha del lead para el que deseas crear un presupuesto:
- El menú contextual de la cita para una cita existente en el calendario:
Completa la plantilla de presupuesto avanzando por los pasos haciendo clic en "Siguiente" en la esquina superior derecha.
En la sección "Detalles" , selecciona una plantilla de presupuesto, introduce el nombre del presupuesto y elige el propietario del presupuesto. Si el presupuesto está vinculado a una cita del paso anterior, la ubicación quedará bloqueada; de lo contrario, puedes seleccionarla manualmente.
La fecha de caducidad se calcula automáticamente según la duración que elijas (por ejemplo, si seleccionas tres meses, la fecha de caducidad se establecerá tres meses después de la fecha de creación).
También puedes añadir comentarios del comprador y condiciones de pago en sus respectivos campos.
En el paso "Líneas de Elementos", haz clic en el botón "Añadir Línea" a la derecha y selecciona los elementos que quieres incluir de tus servicios, productos o paquetes.
Al hacer clic en "Gestionar distribución de tarifas", puedes seleccionar una de tus distribuciones de tarifas de presupuesto creadas en Distribución de Tarifas de Presupuesto.
El último paso es el de Revisión, donde puedes comprobar el presupuesto antes de enviarlo al cliente.
Haz clic en "Crear" en la esquina superior derecha para crear el presupuesto en tu cuenta de Pabau.
Paso 5: Comparte el Presupuesto con el Cliente
Una vez que creas un presupuesto, aparecerá una ventana emergente con un enlace que puedes copiar y compartir con el cliente.
Puedes enviar manualmente un correo con el presupuesto o hacer clic en el botón "Enviar Presupuesto" para usar la plantilla predeterminada de envío de presupuestos.
Para personalizar la plantilla predeterminada de envío de presupuestos, puedes navegar a la sección Notificaciones al Cliente y hacer los ajustes necesarios.
Paso 6: Gestiona los Presupuestos
Una vez guardado, el presupuesto aparecerá en la página "Presupuestos". Junto al nombre del cliente aparecerá la sección "Acción".
Desde aquí puedes gestionar el presupuesto viendo sus detalles, copiando el enlace, descargándolo, imprimiéndolo, duplicándolo, editándolo o eliminándolo del sistema.
Paso 7: Ver Presupuestos en la Ficha del Cliente
También puedes ver el presupuesto en la ficha del cliente buscando a un cliente en la barra de búsqueda.
Escribe el nombre del cliente y selecciónalo para acceder a su ficha. Luego, ve a la subpestaña "Financiero" .
La segunda pestaña es la subpestaña "Presupuestos" dentro de Financiero. Desde allí puedes ver todos los presupuestos relacionados con el cliente, incluyendo el número de presupuesto, el estado y las opciones para compartir.
Además, los tres puntos en el extremo derecho ofrecen las mismas funcionalidades que el botón "Acción" en "Presupuestos."
Siguiendo estos pasos, podrás crear y gestionar presupuestos dentro de la plataforma Pabau para un proceso comercial más ágil.
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