In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Rechnungsseite nutzen und verstehen. Diese Seite zeigt eine vollständige Liste der Kundenrechnungen an, einschließlich Zahlungsstatus, offenem Saldo und weiterer wichtiger Abrechnungsdetails, damit Sie den Überblick über die Finanzen Ihrer Klinik behalten.
Schritt 1: Navigieren Sie zur Rechnungsseite
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und klicken Sie im linken Seitenmenü auf ''Money'', dann wählen Sie ''Invoices'' aus, um die Zahlungsseite zu öffnen.
Schritt 2: Die Rechnungsübersicht verstehen
Wenn Sie die Rechnungsseite öffnen, sehen Sie eine Tabelle mit allen Rechnungen für den ausgewählten Zeitraum. Sie können die Suchleiste verwenden und die Ansicht so anpassen, dass die für Sie wichtigsten Informationen angezeigt werden.
Hier eine Übersicht der wichtigsten Elemente auf der Rechnungsseite:
Filter und Steuerelemente
Am oberen Rand der Seite finden Sie Optionen, mit denen Sie Rechnungen filtern und durchsuchen können:
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Add View
Filtern Sie die Informationen, die Sie sehen möchten. -
Search
Suchen Sie nach Kundenname, Rechnungsnummer oder anderen Schlüsselwörtern. -
Edit Columns
Klicken Sie hier, um bestimmte Spalten in der Tabelle je nach Bedarf ein- oder auszublenden. - Create Invoice
Die Schaltfläche ''Create Invoice'' in der oberen rechten Ecke öffnet den Point of Sale (POS), wo Sie eine neue Rechnung erstellen und einen Verkauf abwickeln können.
HINWEIS: Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, um bestimmte Daten anzuzeigen, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Was jede Spalte bedeutet
Jede Rechnung wird in einer Zeile mit folgenden Details angezeigt:
- Invoice Date - Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
- Invoice Number - Die eindeutige Referenznummer, die der Rechnung zugewiesen wurde.
- Client - Der Name des Kunden, dem die Rechnung zugeordnet ist, zusammen mit dessen Profilbild oder Initialen.
- Debtor - Die Partei, die für die Bezahlung der Rechnung verantwortlich ist (zum Beispiel der Kunde selbst oder ein Dritter wie eine Versicherung).
- Location - Der Standort, dem die Rechnung zugeordnet ist.
- Net - Der Rechnungsbetrag vor Steuern.
- Balance - Der noch offene Betrag der Rechnung. Wenn unbezahlt, wird dies rot angezeigt.
- Sync Xero - Zeigt an, ob die Rechnung mit Xero synchronisiert ist, sofern die Integration aktiviert ist.
- Paid - Der Gesamtbetrag, der für die Rechnung bereits bezahlt wurde.
- Payment Due Status - Zeigt an, ob die Rechnung bezahlt, ausstehend oder überfällig ist.
- Next Payment Due Date (Days) - Zeigt an, wie viele Tage bis zur nächsten fälligen Zahlung verbleiben - typischerweise für Rechnungen verwendet, die Teil eines Zahlungsplans oder Abonnements sind.
- Payment Method(s) - Zeigt die zur Bezahlung der Rechnung verwendete(n) Methode(n) an, zum Beispiel Bar, Karte, Banküberweisung oder Online. Bei einer geteilten Zahlung werden mehrere Methoden angezeigt.
- Payment Status - Zeigt den Zahlungsfortschritt der Rechnung an, zum Beispiel Bezahlt, Teilweise bezahlt oder Unbezahlt.
Sie können die Spalten auch neu anordnen, indem Sie mit dem Mauszeiger über eine Spaltenüberschrift fahren, das Symbol mit den drei Linien am linken Rand des Spaltennamens anklicken und gedrückt halten und dann die Spalte an die gewünschte Position ziehen. Dies hilft Ihnen, das Tabellenlayout an Ihren Arbeitsablauf anzupassen.
Tipps, um das Beste aus der Rechnungsseite herauszuholen
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Verwenden Sie die Filter gemeinsam (z. B. Datum + Status), um Ergebnisse schnell einzugrenzen.
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Die Spalten Balance und Payment Due Status helfen Ihnen, überfällige Rechnungen auf einen Blick zu erkennen.
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Sie können die Ansicht mit Edit Columns anpassen, um sich auf die relevantesten Informationen zu konzentrieren.
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Verwenden Sie das Suchfeld, um schnell eine Rechnung anhand des Kundennamens oder der Nummer zu finden.
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Wenn Sie die Xero-Integration verwenden, hilft Ihnen die Spalte Sync Xero dabei, nachzuverfolgen, welche Rechnungen synchronisiert sind.
Wenn Sie diese Schritte befolgen und die verfügbaren Filter und Werkzeuge nutzen, können Sie Ihre Rechnungen effizient verwalten, offene Salden im Blick behalten und klare Finanzunterlagen für Ihre Klinik führen.
Rechnungen in Sammelbearbeitung ändern
HINWEIS: Die Sammelbearbeitung auf dieser Seite steht nach dem nächsten Pabau-Release zur Verfügung. Wenn Sie das Stiftsymbol nach der Auswahl von Zeilen nicht sehen, hat Ihr Konto das Update noch nicht erhalten.
Wenn Sie dieselbe Änderung an mehreren Rechnungen vornehmen müssen - eine gemeinsame Notiz, einen korrigierten Standort, eine andere ausstellende Firma - können Sie diese auf alle gleichzeitig anwenden, anstatt jede Rechnung einzeln zu öffnen.
Schritt 3: Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie ändern möchten
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang jeder Zeile, die Sie einbeziehen möchten. Um alle Zeilen der aktuellen Seite auszuwählen, verwenden Sie das Kontrollkästchen in der Tabellenkopfzeile.
- Eine Symbolleiste erscheint über der Tabelle und zeigt N Selected mit einem Stiftsymbol an.
HINWEIS: Die Sammelbearbeitung gilt nur für die von Ihnen angehakten Zeilen. Wenn Sie Select all N records verwenden, um alle Ihren Filtern entsprechenden Einträge auszuwählen, ist der Stift ausgegraut - heben Sie diese Auswahl auf und haken Sie stattdessen Zeilen an.
Zeilen angehakt — die Symbolleiste zeigt die Anzahl und den Sammelbearbeitungs-Stift
Schritt 4: Wählen Sie aus, was Sie ändern möchten
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um das Bulk Edit-Panel rechts zu öffnen. Jedes änderbare Feld wird mit einem Dropdown-Menü aufgelistet:
- Keep current value — das Feld unverändert lassen. Dies ist die Standardeinstellung für jedes Feld.
- Edit current value — denselben neuen Wert für jeden ausgewählten Datensatz festlegen.
- Clear value — das Feld bei jedem ausgewählten Datensatz leeren.
Jedes Feld beginnt mit Keep current value, und die Schaltfläche nennt die Anzahl der zu ändernden Datensätze
Für Rechnungen bietet das Panel:
- Invoice note — Freitext, der auf jede ausgewählte Rechnung geschrieben wird.
- Invoice location — der Klinikstandort, zu dem die Rechnung gehört.
- Issuing company — die als Aussteller auf der Rechnung angezeigte Firma.
Jedes Feld bietet Keep current value, Clear value und Edit current value
HINWEIS: Invoice location hat keine Option Clear value. Die Rechnungsseite wird nach Standort gefiltert, sodass eine Rechnung ohne Standort aus der Liste verschwinden würde — Sie können sie zu einem anderen Standort verschieben, aber nicht leeren.
Schritt 5: Änderungen anwenden
- Klicken Sie am unteren Ende des Panels auf Edit 3 Invoices — die Schaltfläche nennt die genaue Anzahl der Datensätze, die geändert werden.
- Die Tabelle wird aktualisiert, und eine Bestätigungsmeldung gibt an, wie viele Datensätze aktualisiert wurden.
WICHTIG: Sie können bis zu 100 Rechnungen auf einmal ändern. Bei einer größeren Auswahl wird ein Fehler zurückgegeben und nichts wird geändert - arbeiten Sie in Stapeln von 100 oder weniger.
WARNUNG:
Sammeländerungen können nicht rückgängig gemacht werden. Überprüfen Sie das Panel, bevor Sie es anwenden — die von Ihnen festgelegten Werte ersetzen die aktuellen Werte bei jedem ausgewählten Datensatz.
Woher diese Werte stammen
- Invoice location ← die unter Setup → Locations eingerichteten Standorte. In der Liste erscheinen nur Standorte, auf die Sie Zugriff haben.
- Issuing company ← die unter Setup → Issuing companies eingerichteten ausstellenden Firmen. Ist die Liste leer, wurde noch keine eingerichtet.
Der Stift wird nur für Mitarbeiter angezeigt, deren Berechtigungen den Zugriff auf die Rechnungsseite umfassen. Siehe How to Set Money Permission for a Staff Member.
Für weitere Anleitungen, sehen Sie sich die verwandten Artikel unten an, wählen Sie zusätzliche Anleitungen aus, oder verwenden Sie die Suchleiste am oberen Rand der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.
Um Ihr Pabau-Konto zudem vollständig zu nutzen und zu verstehen, empfehlen wir Ihnen, die zusätzlichen Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Sie bietet ausführliche Video-Tutorials und Lektionen für eine ganzheitliche Lernerfahrung, die Sie mit den wesentlichen Fähigkeiten ausstattet, um mit Pabau erfolgreich zu sein.