Buchen Sie den Termin im Kalender, überprüfen Sie den Versicherungsschutz, dokumentieren Sie Diagnosen und stellen Sie die Rechnung an den Kostenträger aus – der Anspruch erstellt sich aus dem, was Sie bereits erfasst haben, von selbst.
Hier zahlt sich die Einrichtung aus. Wenn Sie einen Termin mit der Versicherung verknüpfen, führen Sie den Versicherungsschutz des Kunden (Teil 2), die Termindetails und Ihre klinische Dokumentation zusammen — sodass der Anspruch, den Sie in Teil 4 einreichen, von Anfang an korrekt ist.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie:
- den Termin im Kalender buchen
- den Versicherungsschutz vor jedem Termin bestätigen
- den Termin abschließen und Diagnosen dokumentieren
- den Versicherer dem Termin zuordnen
- den Termin dem Versicherer in Rechnung stellen — wodurch der Anspruch erstellt wird
📌 Hinweis: In Pabau wird der Anspruch aus der Rechnung des Termins erstellt: Sobald eine Rechnung an einen Versicherer ausgestellt wird, erscheint sie im Dashboard für Versicherungsansprüche. Durch die Verknüpfung der Rechnung mit dem Termin werden die Termindetails automatisch für Sie in den Anspruch übernommen.
1. Den Termin buchen
Alles beginnt im Kalender, wo jede Fachkraft für den Tag eine eigene Spalte hat:
Klicken Sie auf einen freien Slot, um den Termin zu erstellen. Das Erstellungsfenster öffnet sich mit vorausgefülltem Slot, Fachkraft und Standort:
- Kunden finden — suchen Sie nach Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, oder legen Sie sofort einen neuen Kunden an.
- Leistung auswählen — suchen Sie nach Leistungsname oder -code; Preise, Dauer und Anzahlungsanforderungen werden direkt angezeigt.
- Den Termin dem Versicherer in Rechnung stellen (optional) — öffnen Sie das Bearbeiten-Formular der Leistungszeile. Wenn für den Kunden eine Versicherungspolice hinterlegt ist (Teil 2), erscheinen drei zusätzliche Felder: Abrechnung an (wer zahlt — der Versicherer des Kunden oder Kunde (selbst)), Preisliste (die vom Versicherer ausgehandelte Gebührenordnung, die automatisch ausgewählt wird, wenn nur eine vorhanden ist), und Genehmigungsfall (fügen Sie eine Vorabgenehmigung hinzu — wählen Sie einen bestehenden Fall aus oder klicken Sie auf + Neuer Fall, um die Genehmigungsnummer des Kostenträgers direkt zu erfassen).
- Passen Sie bei Bedarf Uhrzeit, Raum oder Fachkraft an, fügen Sie Notizen hinzu und bestätigen Sie dann die Buchung.
Der hier festgelegte Kostenträger und die Genehmigung übertragen sich auf den Termin: Die Rechnung wird an den Versicherer ausgestellt, und die Genehmigungsnummer wird automatisch in Feld 23 (Vorabgenehmigung) des Anspruchs eingetragen.
2. Versicherungsschutz vor jedem Termin bestätigen
Der Versicherungsschutz ändert sich im Laufe der Zeit — Tarife laufen aus, Selbstbehalte werden zurückgesetzt, Leistungen werden ausgeschöpft. Wenn Sie vor dem Termin prüfen, erkennen Sie Probleme, solange sie noch behebbar sind:
- Öffnen Sie die Police des Kunden auf dessen Registerkarte Versicherung und führen Sie Versicherungsschutz suchen aus, oder erstellen Sie über den Anspruch einen vollständigen Bericht zu Anspruchsberechtigung und Leistungen.
- Überprüfen Sie den Tarif erneut, wenn er sich ändert, alle 30 Tage bei wiederkehrender Behandlung, bei jeder neuen Behandlungsepisode oder unmittelbar vor dem Termin.
- Bestätigen Sie die Zuzahlung und den Selbstbehalt der Police, damit die Rezeption weiß, was am Tag der Behandlung zu kassieren ist.
3. Termin abschließen und Diagnosen dokumentieren
Öffnen Sie den Termin im Kalender, um ihn im Laufe des Tages zu bearbeiten — das Popup-Fenster verfolgt den Terminstatus (Angekommen → In Behandlung → Abgeschlossen) und enthält die Leistung, die Teilnehmer, Notizen und Formulare:
Eine genaue Dokumentation untermauert die medizinische Notwendigkeit, die Ihr Anspruch geltend macht:
- Erfassen Sie die Erkrankungen des Kunden als Probleme in dessen elektronischer Patientenakte — mit dem Termin verknüpfte Diagnosen sind das aussagekräftigste Signal.
- Wenn Sie den Anspruch später öffnen, füllt Pabau die ICD-10-Diagnosefelder automatisch anhand der aktiven Probleme des Kunden aus (zunächst die mit dem Termin verknüpften), und Sie können in der vollständigen ICD-10-Bibliothek nach allem Weiteren suchen.
- Jede Rechnungsposition im Anspruch verweist auf eine Diagnose (CMS-1500 Felder 21 und 24E) — Pabau stellt diese Verknüpfungen automatisch für Sie her.
4. Den Versicherer dem Termin zuordnen
Wenn Sie den Termin bei der Buchung (Schritt 1) nicht dem Versicherer in Rechnung gestellt haben oder den Kostenträger nachträglich ändern müssen, können Sie ihn dennoch am gebuchten Termin verknüpfen — bevor eine Rechnung existiert:
- Öffnen Sie den Termin und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten in der Karte Leistungen.
- Wählen Sie unter Abrechnung den Versicherer des Kunden aus (und, falls Sie ausgehandelte Tarife abrechnen, die passende Preisliste).
- Bestätigen Sie mit dem Häkchen — der Termin übernimmt nun seinen Kostenträger in die Rechnungsstellung, sodass die Rechnung ohne erneute Eingabe an den Versicherer ausgestellt wird.
5. Den Termin dem Versicherer in Rechnung stellen
Sobald der Termin abgeschlossen ist, erstellen Sie die Rechnung aus dem Termin-Popup. Auf der Registerkarte Details der Rechnung:
- Das Feld Termin verknüpft die Rechnung mit dem Termin.
- Ausgestellt an zeigt den Kostenträger an — bereits festgelegt, wenn Sie den Versicherer dem Termin zugeordnet haben, oder wählen Sie hier aus dem Kunden und dessen Versicherern.
- Kassieren Sie die Zuzahlung des Kunden am Point of Sale, sodass nur der Anteil des Versicherers auf dem Anspruch verbleibt.
Sobald die Rechnung an einen Versicherer ausgestellt wird, erscheint sie unter Geld → Versicherungsansprüche als Anspruchsentwurf — vorausgefüllt mit Daten aus dem Termin, dem Kundendatensatz und der Police:
Wie geht es weiter?
Ihr Termin ist gebucht, dokumentiert und dem Kostenträger in Rechnung gestellt. Reichen Sie nun den Anspruch ein und verfolgen Sie ihn: Versicherungsleitfaden Teil 4: Versicherungsansprüche einreichen und verfolgen. Oder kehren Sie zu Erste Schritte mit der Versicherungsabrechnung zurück, um sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen.