In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Aktivitäten direkt aus dem Kalender heraus verwalten und nachverfolgen können. Sie erfahren, wie Sie geplante Aktivitäten über Mitarbeiter und Standorte hinweg einsehen sowie erstellen, bearbeiten und als abgeschlossen markieren können - alles zentral im Kalender.
HINWEIS: Bevor Sie die Aktivitäten im Kalender überprüfen, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel zu Aktivitäten zu lesen, um besser zu verstehen, wie Aktivitäten funktionieren und wie sie im gesamten System verwendet werden.
Schritt 1: Zugriff auf den Kalender
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Pabau-Konto an und klicken Sie im linken Seitenmenü auf ''Kalender''.
Schritt 2: Zugriff auf das Aktivitäten-Dashboard
Klicken Sie auf der rechten Seite der Kalenderansicht auf die Schaltfläche ''Aktivitäten''. Dadurch öffnet sich eine eigene Ansicht, in der Sie alle Aktivitäten an einem Ort verwalten können.
Schritt 3: Übersicht über die Aktivitätenansicht
In der Aktivitätenansicht werden Aufgaben nach Mitarbeitern gruppiert und basierend auf dem ausgewählten Datum angezeigt. Dieses Layout bietet Ihnen eine klare und strukturierte Möglichkeit, die Arbeitsbelastung und den Aufgabenfortschritt im Team zu überwachen.
Die Ansicht umfasst Folgendes:
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Mitarbeiterspalten
Jede Spalte steht für ein Teammitglied und zeigt dessen zugewiesene Aufgaben für das gewählte Datum an. Sind keine Aufgaben vorhanden, wird eine Aufforderung zur Erstellung einer neuen Aktivität angezeigt. -
Datumsnavigation
Verwenden Sie oben auf der Seite die Pfeile oder das Kalendersymbol, um zwischen den Daten zu wechseln. So können Sie Aktivitäten für vergangene oder zukünftige Tage einsehen. -
Mitarbeiterfilter
Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um Aktivitäten nach bestimmten Teammitgliedern zu filtern. Dies ist nützlich, um sich auf einzelne Arbeitsbelastungen zu konzentrieren oder bestimmte Rollen zu überwachen. -
Standortfilter
Wenden Sie den Standortfilter an, um Aktivitäten anzuzeigen, die für eine bestimmte Klinik oder einen bestimmten Standort geplant sind. Dies ist besonders hilfreich für Praxen mit mehreren Standorten. -
Aktivitätskarten
Jede Aufgabe zeigt ihren Titel, den zugewiesenen Mitarbeiter, die Beschreibung (falls vorhanden) sowie Fälligkeitsdatum und -uhrzeit an. Diese Karten können angeklickt werden, um die Aktivitätsdetails anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu aktualisieren. -
Bereich „Abgeschlossen“
Am unteren Ende jeder Spalte finden Sie einen Bereich „Abgeschlossen“. Sobald eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wurde, wird sie mit einem Zeitstempel in diesen Bereich verschoben, sodass Sie den Fortschritt leicht nachverfolgen können.
Schritt 4: Eine neue Aktivität erstellen
Um eine neue Aktivität zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ''Aktivität erstellen'' unter dem Namen des Mitarbeiters, dem Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
Sobald Sie auf Aktivität klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit mehreren auszufüllenden Feldern. Wählen Sie zunächst oben den Aktivitätstyp aus - zur Auswahl stehen E-Mail, Anruf, Nachricht und Meeting, jeweils durch ein Symbol dargestellt. Wählen Sie die Option, die am besten zur erfassten Aufgabe passt.
Geben Sie im Feld Betreff den Titel oder Betreff der Aktivität ein.
Legen Sie anschließend über die Felder Datum und Uhrzeit fest, wann die Aktivität stattfinden soll. Bei Bedarf können Sie im Feld Aktivitätsnotizen zusätzliche Hinweise oder Anweisungen hinzufügen.
Die Aktivität wird automatisch dem in der Kalenderansicht ausgewählten Teammitglied zugewiesen. Bei Bedarf können Sie dies ändern und die Aktivität vor dem Speichern einem anderen Benutzer zuweisen.
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aktivität können Sie außerdem den Namen des Leads oder Patienten hinzufügen, damit klar ist, worauf sich die Aufgabe bezieht - das erleichtert die Nachverfolgung von Follow-ups und Kundeninteraktionen.
Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, können Sie die Aktivität auf der Kundenkarte speichern, abbrechen oder als erledigt markieren, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist und Sie sie protokollieren möchten.
Nach dem Speichern erscheint die Aktivität im Kalender unter dem Namen des ausgewählten Mitarbeiters.
Schritt 5: Eine Aktivität bearbeiten, löschen oder abschließen
Um eine Aktivität zu bearbeiten oder zu löschen, suchen Sie die Aktivität im Kalender und klicken Sie auf die drei Punkte daneben.
Um eine Aktivität als abgeschlossen zu markieren, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen daneben. Die Aktivität wird dann mit der erfassten Abschlusszeit in den Bereich „Abgeschlossen“ verschoben, sodass Sie den Fortschritt leicht nachverfolgen können.
Um eine abgeschlossene Aktivität wieder zu öffnen, klicken Sie auf die abgeschlossene Aufgabe und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dadurch wird die Aktivität wieder in die aktive Liste verschoben.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie alle Aktivitäten im Kalender effizient verwalten und Ihr Team organisiert und auf Kurs halten.
Weitere Anleitungen finden Sie in den untenstehenden verwandten Artikeln. Wählen Sie zusätzliche Anleitungen aus oder nutzen Sie die Suchleiste oben auf der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.
Um Ihr Pabau-Konto zudem umfassend zu nutzen und besser zu verstehen, empfehlen wir Ihnen, die zusätzlichen Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Dort finden Sie ausführliche Video-Tutorials und Lektionen, die ein umfassendes Lernerlebnis bieten und Ihnen die wesentlichen Fähigkeiten für den Erfolg mit Pabau vermitteln.