In diesem Artikel behandeln wir den Prozess der Rechnungsbearbeitung in Pabau.
Dieser Artikel behandelt die neue Kundenkarte, die ausgewählten Kliniken ab August 2026 zur Verfügung steht. Wenn Ihre Kundenkarte anders aussieht, lesen Sie stattdessen die Anleitung So bearbeiten Sie eine Rechnung über die Kundenkarte (Klassisch).
Schritt 1: Navigieren Sie zur Kundenkarte
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Pabau-Konto an und öffnen Sie dann die Kundenkarte des gewünschten Kunden über die Suchleiste am oberen Bildschirmrand.
Schritt 2: Öffnen Sie Finanzen
Öffnen Sie den Tab Finanzen und klicken Sie unter Rechnungen auf die Nummer der Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.
Schritt 3: Bearbeiten Sie die Rechnung
Im Bildschirm „Rechnung bearbeiten“ finden Sie die Tabs Details, Positionen und Zahlungen.
Im Tab Details sind die Informationen in Abschnitte unterteilt:
- Zahlungslink – teilen Sie einen Link mit dem Kunden, damit dieser die Zahlung online abschließen kann. Sie können den Link kopieren oder einen QR-Code generieren.
- Rechnungskennungen – sehen Sie die Rechnungsnummer ein, aktualisieren Sie das Rechnungsdatum oder verknüpfen Sie die Rechnung mit einem Termin.
- Rechnungsdetails – aktualisieren Sie den Standort, an wen die Rechnung ausgestellt ist, die Preisliste und den Zahlungspflichtigen/Empfänger (sowie das ausstellende Unternehmen, sofern Ihr Konto mehrere hat).
- Rechnungsnotizen – fügen Sie interne Hinweise, besondere Anweisungen oder Nachverfolgungen hinzu. Diese Notizen sind nur für den internen Gebrauch bestimmt und erscheinen nicht auf der Rechnungs-PDF.
- Rechnung übertragen – verschieben Sie die Rechnung mit der Schaltfläche Übertragen auf einen anderen Kunden.
Auf der linken Seite zeigt ein Bereich Provisionsübersicht, an wen die Provision ausgestellt wird und wie hoch der Betrag ist, mit der Option, eine Provision hinzuzufügen oder zu bearbeiten (wird angezeigt, wenn die Rechnung provisionsfähige Positionen enthält). Darunter protokolliert ein Bereich Aktivität Aktionen wie hinzugefügte Zahlungen, geänderte Positionen und den Zeitpunkt der Rechnungserstellung.
Im Tab Positionen finden Sie eine vollständige Liste aller in der Rechnung enthaltenen Positionen sowie darunter einen Abschnitt Abrechnungscodes.
Für jede Position können Sie Folgendes bearbeiten:
- Mitarbeiter – der Mitarbeiter, der der Position zugewiesen ist.
- Stückpreis – der Preis pro Einheit.
- Menge – die Anzahl der Einheiten.
- Rabatt – ein angewendeter Rabatt.
- Steuer – der angewendete Steuersatz (z. B. Nullsatz (0 %)).
Bitte beachten Sie:
Wenn Sie den Mitarbeiter einer Rechnungsposition ändern, weist Pabau Sie darauf hin, falls der ausgewählte Mitarbeiter keiner Provisionsstruktur angehört.
Eine Warnmeldung erklärt, dass für diese Position keine Provision gewährt wird, damit Sie sich der Auswirkung bewusst sind, bevor Sie die Änderung bestätigen.
Der Gesamtpreis jeder Position wird basierend auf diesen Feldern automatisch aktualisiert. Sie können außerdem:
- Eine Positionsnotiz hinzufügen, indem Sie auf das Notizsymbol neben dem Gesamtpreis klicken. Im Gegensatz zu Rechnungsnotizen erscheinen Positionsnotizen auf der Rechnungs-PDF.
- Eine Position entfernen, indem Sie auf das X daneben klicken.
- Eine neue Position hinzufügen, indem Sie oben rechts auf Positionszeile hinzufügen klicken.
Am Ende der Positionsliste zeigt eine Zusammenfassung den Gesamtrabatt, den Zwischensumme, die Gesamtsteuer und den Rechnungsbetrag.
Beim Bearbeiten von Rechnungspositionen gibt es einige wichtige Regeln zu beachten:
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Der Gesamtbetrag einer Position kann nicht unter null reduziert werden.
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Der Rechnungsbetrag kann nicht unter den bereits gezahlten Betrag reduziert werden.
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Positionen können bei Gutschriften oder bei Rechnungen, gegen die eine Gutschrift ausgestellt wurde, nicht bearbeitet werden.
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Einige Änderungen erfordern eine Bestätigung, bevor sie angewendet werden, da sie sich auf Rechnungsberichte und andere abhängige Arbeitsabläufe auswirken. Denken Sie daran, vor dem Verlassen auf Änderungen speichern zu klicken – wenn Sie versuchen, die Seite mit ungespeicherten Änderungen zu verlassen, werden Sie gefragt, ob Sie speichern oder verwerfen möchten.
Im Tab Zahlungen können Sie unter Zahlungen bearbeiten die mit der Rechnung verknüpften Zahlungen einsehen und verwalten.
Wenn Ihr Konto mehrere Wallets verwendet, können Sie über ein Wallet-Dropdown oben zwischen den verschiedenen mit der Zahlung verknüpften Wallets wechseln.
Jeder Zahlungseintrag zeigt:
- Bezahlt von – die Person, die die Zahlung geleistet hat. Verwenden Sie das Dropdown, um dies zu ändern.
- Methode – wie die Zahlung erfolgte (z. B. Karte, Bargeld, Überweisung). Verwenden Sie das Dropdown, um dies zu ändern.
- Betrag – der gezahlte Betrag.
- Datum – das Datum und die Uhrzeit der Zahlung. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um dies zu ändern.
Am Ende zeigt eine Zusammenfassung den ausstehenden Betrag, die zugeordneten Zahlungen und den Rechnungsbetrag.
Sie können außerdem:
- Eine Notiz zu einer Zahlung hinzufügen, indem Sie auf das Notizsymbol neben dem Eintrag klicken.
- Eine Quittung für die Zahlung mit dem Drucksymbol ausdrucken.
- Eine Zahlung stornieren, indem Sie auf die Schaltfläche X ganz rechts im Zahlungseintrag klicken – Sie werden um Bestätigung gebeten, da das Stornieren einer Zahlung endgültig ist.
Wenn die Rechnung noch einen ausstehenden Betrag aufweist, können Sie über die Schaltfläche + Zahlung hinzufügen eine Zahlung entgegennehmen – siehe So bezahlen Sie eine unbezahlte Rechnung über die Kundenkarte.
Nach Abschluss haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung entweder in der Vorschau anzuzeigen oder, wenn Sie zufrieden sind, auf Änderungen speichern zu klicken.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Details, Positionen und Zahlungen einer Rechnung sicher direkt über die Kundenkarte bearbeiten und dabei jeden Datensatz genau und aktuell halten.
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