So bearbeiten Sie einen Bericht

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch das Bearbeiten eines gespeicherten benutzerdefinierten Berichts.

Sie können einen gespeicherten benutzerdefinierten Bericht an zwei Stellen bearbeiten: über die neue Berichte-Startseite (über das Drei-Punkte-Menü des jeweiligen Berichts und den Berichtseditor) oder über die klassische Seite „Berichte“. Diese Anleitung behandelt beide Wege.

Schritt 1:  Öffnen Sie die Funktion Analytics

Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und gehen Sie im linken Seitenmenü zu Analytics, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Reports“. Nachdem Sie auf Reports geklickt haben, sehen Sie alle standardmäßigen, vorgefertigten Berichte.

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Bearbeiten über die neue Berichte-Startseite

Wenn Ihr Konto die neue Berichte-Startseite verwendet (geöffnet über das Banner „Try our new suite of reports“ — siehe unsere Anleitung New Suite of Reports), verwalten Sie benutzerdefinierte Berichte direkt über die Berichtsliste.

Schritt 2: „My reports“ öffnen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste der Berichte-Startseite auf My reports, um Ihre gespeicherten benutzerdefinierten Berichte zu sehen.

Schritt 3: Das Drei-Punkte-Menü verwenden

Jede Berichtszeile verfügt rechts über ein Drei-Punkte-Menü mit allem, was Sie zur Verwaltung des Berichts benötigen:

• Rename — den Namen des Berichts direkt in der Liste bearbeiten.
• Manage access — steuern, wer den Bericht öffnen oder ändern darf (siehe nächster Schritt).
• Duplicate — eine Kopie des Berichts erstellen, um damit zu experimentieren.
• Go to [Datentyp] — zur Pabau-Seite der Daten wechseln, auf denen der Bericht basiert (zum Beispiel „Go to Clients“).
• Change ownership — den Bericht an ein anderes Teammitglied übertragen. Wählen Sie den neuen Besitzer aus und bestätigen Sie — dieser wird ab diesem Zeitpunkt Besitzer des Berichts.
• Customize — den Bericht im Berichtseditor öffnen, in dem Sie Filter, Spalten und Diagramm ändern und Ihre Änderungen speichern können.
• Delete — den Bericht endgültig entfernen. Sie werden zur Bestätigung aufgefordert, da dies nicht rückgängig gemacht werden kann.

HINWEIS: Rename, Manage access, Change ownership und Delete werden nur bei Berichten angezeigt, deren Besitzer Sie sind.

Schritt 4: Zugriff verwalten

Wenn Sie Manage access auswählen, öffnet sich das Panel „Who can access this report“. Wählen Sie eine der Zugriffsebenen:

• Private to the creator — nur Sie können den Bericht öffnen.
• Everyone can access — alle Mitarbeiter Ihres Kontos können ihn öffnen.
• Specific users or teams — legen Sie genau fest, wer was tun darf. Für jede Person kann Hidden (kann den Bericht nicht sehen), View only (kann öffnen, aber nicht ändern) oder View & edit (kann öffnen und ändern) eingestellt werden. Verwenden Sie die Optionen „Set all“, um allen gleichzeitig eine Berechtigungsstufe zuzuweisen — Hide from everyone, Everyone can view oder Everyone can edit — und weisen Sie ganzen Teams Rechte zu, sofern Sie diese verwenden.

Klicken Sie auf Save access, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Schritt 5: Direkt im Bericht bearbeiten

Sie können den Bericht auch öffnen und dessen Filter und Spalten direkt in der Berichtsansicht anpassen. Sobald Sie eine Änderung vornehmen, erscheint eine Schaltfläche Save as — sie belässt den ursprünglichen Bericht unverändert und speichert Ihre Version als neuen Bericht. Um den gespeicherten Bericht selbst zu ändern, verwenden Sie Customize im Drei-Punkte-Menü.

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Bearbeiten über die klassische Seite „Berichte“

Auf der klassischen Seite „Berichte“ erfolgt die Bearbeitung im Bearbeitungsbildschirm des Berichts, ausgehend vom Tab „My Reports“.

Schritt 2: Gespeicherte benutzerdefinierte Berichte finden und öffnen

Suchen Sie im Bereich „Reports“ auf der linken Seite des Bildschirms den Tab „My Reports“. Klicken Sie auf diesen Tab, um eine Liste Ihrer gespeicherten benutzerdefinierten Berichte zu öffnen. Identifizieren Sie den gewünschten Bericht und klicken Sie auf dessen Namen, um ihn zu öffnen.

Sobald der gespeicherte benutzerdefinierte Bericht geöffnet ist, suchen Sie oben rechts im Bildschirm nach der Schaltfläche „Edit“. 

Schritt 3: Filter anpassen

Nach dem Klick auf „Edit“ gelangen Sie zum Bearbeitungsbildschirm des Berichts. Hier können Sie die aktuell auf Ihren Bericht angewendeten Filter anpassen. Filter sind unerlässlich, um die Daten einzugrenzen und sich auf bestimmte Informationen zu konzentrieren.

• Filter hinzufügen: Klicken Sie auf das Pluszeichen unterhalb bestehender Filter und geben Sie dann die Details für Ihren neuen Filter ein.
• Filter bearbeiten: Suchen Sie den zu ändernden Filter. Klicken Sie auf das jeweilige Element innerhalb dieses Filters, das Sie ändern möchten, wählen Sie eine andere Option aus dem Dropdown-Menü aus und speichern Sie Ihre Änderungen.
• Filter löschen: Bewegen Sie die Maus über den zu entfernenden Filter und klicken Sie auf das erscheinende Symbol „X“.

 

Jeder Filter besteht aus vier Elementen - Objekt, Feld, Operator und Wert.

Im untenstehenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel für die vier Elemente im Bericht „Appointments by Location“.

• Objekt: Das ist der Fokuspunkt („Appointment“).
• Feld: Das ist das spezifische Detail, an dem Sie interessiert sind („Appointment date“).
• Operator: Dieser zeigt, wie sich das Feld auf den Wert bezieht („is“).
• Wert: Das sind die spezifischen Daten, die Sie betrachten („this month“).

Jedes dieser Elemente kann angepasst werden, indem Sie einfach darauf klicken und eine andere Option auswählen.

Zum Beispiel:

• Wenn Ihr Bericht alle Termine außer denen im laufenden Monat enthalten soll, können Sie den Operator auf „is not“ ändern, um diese auszuschließen.
• Wenn Sie alle Termine für einen bestimmten Standort in einem anderen Zeitraum sehen möchten — etwa letzten Monat, letztes Quartal oder einen anderen Zeitraum — klicken Sie einfach auf den aktuellen Wert (z. B. „this month“). Es wird Ihnen dann eine Liste verfügbarer Optionen angezeigt, um den gewünschten Zeitraum festzulegen.

Diese Beispiele zeigen nur einige der Möglichkeiten. Das System bietet viele Filter, die Sie beliebig kombinieren können, um detaillierte, individuelle Berichte zu erstellen.

HINWEIS: Alle an den Filtern vorgenommenen Änderungen werden automatisch in den Berichtsdaten im unteren Bereich des Bildschirms übernommen. Wenn Sie die Daten aktualisieren möchten, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Run“. 

Schritt 4: Berichtsnamen ändern und angezeigte Spalten anpassen

Wenn Sie den Namen des Berichts ändern möchten, klicken Sie einfach auf das Namensfeld oben im Bearbeitungsbildschirm. So können Sie den Berichtsnamen nach Bedarf bearbeiten und aktualisieren. Eine Umbenennung kann den Bericht klarer machen und Änderungen an seinem Zweck widerspiegeln.

Sie können auch die im Bericht angezeigten Spalten ändern. Die angezeigten Spalten helfen Ihnen, die richtigen Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen. Um Spalten zu bearbeiten, suchen Sie das Feld „Columns“ auf der linken Seite des Bildschirms. Hier können Sie Spalten hinzufügen oder entfernen, um den Bericht an Ihre aktuellen Anforderungen anzupassen.

Schritt 5: Zugriff verwalten

Nachdem Sie den Bericht geöffnet haben, finden Sie oben rechts im Bildschirm die Schaltfläche „Manage Access“, dargestellt durch ein Personensymbol. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zu den Berechtigungseinstellungen zu gelangen. Hier können Sie festlegen, wer auf den Bericht zugreifen kann, und bestimmen, ob die Person den Bericht nur ansehen oder auch ansehen und bearbeiten darf. 

Schritt 6: Änderungen speichern

Sobald Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, denken Sie daran, sie zu speichern, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Save“ klicken. Dieser Schritt stellt sicher, dass der aktualisierte benutzerdefinierte Bericht die von Ihnen vorgenommenen Änderungen widerspiegelt.

HINWEIS: Sie können sich außerdem  zu diesem Thema informieren, indem Sie sich eine Lektion in der  Pabau Academy ansehen. Außerdem empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel  Reports zu lesen, um dieses Thema noch eingehender zu erkunden.

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Weitere Anleitungen finden Sie in den verwandten Artikeln unten. Wählen Sie zusätzliche Anleitungen aus oder nutzen Sie die Suchleiste oben auf der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.

Um Ihr Pabau-Konto noch besser nutzen und verstehen zu können, empfehlen wir Ihnen außerdem, weitere Anleitungen und Ressourcen in der Pabau Academy zu erkunden. Dort finden Sie ausführliche Video-Tutorials und Lektionen, die Ihnen ein umfassendes Lernerlebnis bieten und Sie mit den wesentlichen Fähigkeiten ausstatten, um mit Pabau erfolgreich zu sein.