Fälle: Eine ausführliche Anleitung

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Fälle erstellen, verfolgen und lösen, um Beschwerden, Vorfälle und interne Anfragen effizient zu verwalten.

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie Sie Falltypen erstellen
2. Wie Sie einen neuen Fall erstellen
3. Wie Sie Fälle verwalten
4. Wie Sie ein Fallformular einrichten
5. Wie Sie Fälle löschen

Fälle ist eine spezielle Funktion in Pabau, die Ihrer Klinik hilft, bei der Bearbeitung von medizinischen Beschwerden, klinischen Vorfällen oder internen Eskalationen konform, organisiert und reaktionsschnell zu bleiben. Mit anpassbaren Arbeitsabläufen, Fortschrittsverfolgung und sicherer Dokumentation stellt Fälle sicher, dass jedes Problem transparent und professionell behandelt wird.

Wie Sie Falltypen erstellen

Schritt 1: Zum Setup navigieren

Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten bei Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zur Setup-Seite in der unteren linken Ecke des Bildschirms.

Schritt 1: Zu den Falltyp-Einstellungen navigieren

Wählen Sie die Kategorie Sonstiges aus der Reihe der Einstellungsgruppen oben aus.

Suchen Sie unter Sonstiges die Karte Falltypen — verwendet, um Kundenfälle und -datensätze zu kennzeichnen — und klicken Sie darauf, um die Einstellungen zu öffnen.

Schritt 3: Einen neuen Falltyp erstellen

Navigieren Sie auf der Seite Falltypen in die obere rechte Ecke und klicken Sie auf die Schaltfläche „Falltyp erstellen", um zu beginnen.

Klicken Sie auf Falltyp erstellen, um das Formular zu öffnen, und füllen Sie dann die folgenden Felder aus:

Name — geben Sie einen klaren, aussagekräftigen Namen für den Falltyp ein, damit er in Ihrem System leicht erkennbar ist.
Fallcode — geben Sie einen eindeutigen Code für den Falltyp ein. Dies hilft bei der schnellen Referenz und beim Reporting.
Symbol — wählen Sie ein Symbol, um diesen Falltyp visuell darzustellen, damit er in Listen oder Dashboards leichter zu erkennen ist.
Berichtskategorien — zwei leere Felder stehen zunächst zur Verfügung. Klicken Sie auf „+ Element zur Liste hinzufügen", um weitere hinzuzufügen. Kategorien helfen dabei, Fälle zu organisieren und Berichterstellung sowie Analyse zu erleichtern.
Phasen — zwei leere Felder stehen zur Verfügung. Klicken Sie auf „+ Element zur Liste hinzufügen", um weitere Phasen hinzuzufügen. Phasen definieren den Arbeitsablauf des Falls und helfen, dessen Fortschritt zu verfolgen.
Ergebnisse — zwei leere Felder stehen zur Verfügung. Klicken Sie auf „+ Element zur Liste hinzufügen", um weitere Ergebnisse hinzuzufügen. Ergebnisse gewährleisten eine konsistente Nachverfolgung, wie Fälle gelöst oder eskaliert werden.

Schritt 4: Änderungen speichern

Navigieren Sie zum Abschluss in die obere rechte Ecke des Bildschirms und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern".

Mit diesen Schritten können Sie ganz einfach Falltypen in Pabau erstellen.

Wie Sie einen neuen Fall erstellen

Schritt 1: Zum Tab Kunden navigieren

Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten bei Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zum linken Seitenmenü und klicken Sie auf den Tab „Kunden", um ihn zu erweitern. Dies zeigt den Untertab „Fälle" an.

Schritt 2: Neuen Fall erstellen

Sobald Sie die Seite Fälle aufrufen, sehen Sie alle bisher erstellten Fälle. Um einen neuen Fall zu erstellen, gehen Sie in die obere rechte Ecke des Bildschirms und klicken Sie auf die Schaltfläche „Fall erstellen".

Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt, in dem Sie die folgenden Felder ausfüllen können:

Falltyp * – Wählen Sie den Falltyp aus, indem Sie unter Ihren erstellten Falltypen suchen und auswählen.
Kunde * – Suchen und wählen Sie den Kunden aus, auf den sich dieser Fall bezieht.
Fallverantwortlicher * – Weisen Sie einem Mitarbeiter die Verantwortung für die Verwaltung des Falls zu, indem Sie nach dessen Namen suchen und ihn auswählen.
Falldatum * – Geben Sie das Datum ein, an dem der Fall erstellt oder gemeldet wurde (Format: m/d/J).
Gemeldet von – Geben Sie den Namen der Person ein, die den Fall gemeldet hat.
Beschreibung – Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Falls an, einschließlich relevanter Details oder Beobachtungen.

Sobald Sie alle erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke des Fensters.

Schritt 3: Fall überprüfen

Sie werden zu dem gerade erstellten Fall weitergeleitet, wo Sie weitere Informationen hinzufügen und einsehen können.

Mit diesen Schritten können Sie ganz einfach einen neuen Fall in Pabau erstellen.

Wie Sie Fälle verwalten

Schritt 1: Zum Tab Kunden navigieren

Schritt 2: Falldetails anzeigen

Wenn Sie auf die Seite Fälle zugreifen, sehen Sie alle bisher erstellten Fälle. Klicken Sie auf einen beliebigen Fall, um dessen Details anzuzeigen.

Wenn Sie einen Fall öffnen, erhalten Sie eine vollständige Übersicht über dessen Details. Die Fallnummer erscheint oben links, und der Fallverantwortliche wird oben rechts auf dem Bildschirm angezeigt.

Direkt darunter, auf der oberen rechten Seite des Bildschirms, sehen Sie zwei Optionen:

Fall umwandeln: Verwenden Sie diese Option, um den Fall in einen anderen Datensatztyp oder Arbeitsablauf umzuwandeln, falls er neu klassifiziert werden muss. Zum Beispiel könnte ein Kundenbeschwerdefall in eine interne Eskalation oder eine Nachverfolgungsaufgabe umgewandelt werden.
Als geschlossen markieren: Klicken Sie hierauf, wenn der Fall vollständig gelöst wurde. Dies aktualisiert den Fallstatus und stellt sicher, dass er nicht mehr aktiv ist, aber weiterhin für Aufzeichnungen und Berichte gespeichert bleibt.

Schritt 3: Fallphase aktualisieren

Um die Fallphase zu aktualisieren, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Phasennamen aus den oben auf dem Bildschirm angezeigten Optionen. Der Fall wird automatisch in die ausgewählte Phase verschoben.

Die angezeigten Phasen basieren auf dem dem Fall zugewiesenen Falltyp.

Schritt 4: Notiz hinzufügen

Alle Aktivitäten, die in der Kundenkarte stattfinden, werden ebenfalls auf diesem Bildschirm angezeigt.

Schritt 5: Fall bearbeiten

Um die Fallinformationen zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten.

Von hier aus können Sie:

Weitere beteiligte Kunden hinzufügen
Die Information Gemeldet von eingeben oder aktualisieren
Die Fallbeschreibung eingeben oder aktualisieren

Schritt 6: Anhänge hinzufügen

Wenn Sie nach unten scrollen, finden Sie auf der linken Seite die Option, Anhänge zum Fall hinzuzufügen.

Durch Klicken auf „Anhang hinzufügen" öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie wählen können, eine Datei entweder aus dem Kundendatensatz oder direkt von Ihrem Gerät hochzuladen.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhängen", um den Vorgang abzuschließen.

Wenn Sie möchten, dass Anhänge automatisch zum Fall hinzugefügt werden, aktivieren Sie den Sync-Schalter.

Klicken Sie zum Abschluss auf „Ja, synchronisieren".

Schritt 7: Formulare hinzufügen

Unterhalb des Anhangsbereichs sehen Sie außerdem die Option, Formulare anzuhängen. Um dem Fall ein Formular hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Formulare hinzufügen".

Ein Pop-up-Fenster öffnet sich, in dem Sie auswählen können, welches Formular aus dem Kundendatensatz dem Fall angehängt werden soll. Durch Klicken auf das Feld Formular suchen öffnet sich ein Dropdown-Menü mit allen auf der Kundenkarte gespeicherten Formularen.

Sobald Sie das Formular ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern", um das Formular anzuhängen.

Um alle in der Kundenkarte gespeicherten Formulare automatisch an diesen Fall anzuhängen, aktivieren Sie den Sync-Schalter.

Schritt 8: Termine verknüpfen

Unterhalb des Formularbereichs finden Sie den Bereich Termine. Hier können Sie relevante Termine mit dem Fall verknüpfen, indem Sie auf die Schaltfläche „+ Termin hinzufügen" klicken.

Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt, in dem Sie durch Klicken auf das Feld Termin suchen nach relevanten Terminen suchen können. Ein Dropdown-Menü zeigt alle Termine für diesen Kunden an — wählen Sie einfach den gewünschten aus.

Klicken Sie auf „Speichern", um das Formular anzuhängen.

Schritt 9: Fallformular ausfüllen

Suchen und klicken Sie auf der rechten Seite auf (+) Formular hinzufügen, um auf verfügbare Fallformulare zuzugreifen. Wählen Sie das Formular aus, das Sie ausfüllen möchten, aus der Liste der von Ihnen im System erstellten Formulare.

Durch Klicken auf das Formular werden Sie zu einer neuen Seite weitergeleitet, auf der Sie die Fallinformationen ausfüllen können. Sobald Sie alle Details eingegeben haben, klicken Sie auf „Formular speichern", um den Vorgang abzuschließen.

Nachdem Sie das Formular gespeichert haben, kehren Sie zum Fall zurück, wo es im Aktivitätsbereich vermerkt wird. Das blaue Plus-Symbol erscheint nun ausgegraut, was darauf hinweist, dass das Formular hinzugefügt wurde.

Mit diesen Schritten können Sie Ihre Fälle in Pabau verwalten.

Wie Sie ein Fallformular einrichten

Fallformulare in Pabau ermöglichen es Ihrer Klinik, alle notwendigen Informationen für einen Fall strukturiert und einheitlich zu erfassen. Ob Sie sich mit Kundenbeschwerden, medizinischen Vorfällen oder internen Eskalationen befassen — Fallformulare stellen sicher, dass jedes Detail erfasst wird, was die Nachverfolgung, Verwaltung und effiziente Lösung von Fällen erleichtert. Die Einrichtung eines Fallformulars trägt dazu bei, Transparenz, Verantwortlichkeit und Compliance in Ihrer Klinik zu wahren und gleichzeitig den Arbeitsablauf für Ihr Team zu optimieren.

Schritt 1: Zum Setup navigieren

Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten bei Ihrem Pabau-Konto an. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Setup.

Schritt 2: Formulare unter Klinisch öffnen

Wählen Sie auf der Setup-Seite die Kategorie Klinisch aus der Reihe der Einstellungsgruppen oben aus und klicken Sie dann auf Formulare.

Schritt 3: Auf Formular erstellen klicken

Klicken Sie auf der Seite Formulare auf Formular erstellen in der oberen rechten Ecke.

Sie werden aufgefordert auszuwählen, ob Sie möchten, dass KI Ihnen bei der Erstellung eines Formulars hilft, oder ob Sie mit einer leeren Vorlage fortfahren möchten. Wählen Sie in diesem Fall „Leere Vorlage".

Schritt 4: Den Fallformulartyp auswählen

Gehen Sie im Formular-Builder zum Tab Typ und wählen Sie Fallformular aus der Liste der Formulartypen aus.

Schritt 6: Die Formulardetails ausfüllen

Wechseln Sie zum Tab Details. Hier legen Sie fest:

Formularname — geben Sie dem Formular einen klaren, aussagekräftigen Namen (standardmäßig „Unbenanntes Formular").
Für welche Leistung soll dieses Formular verwendet werden? — suchen Sie nach einer Leistung oder wählen Sie aus der Liste der Leistungskategorien (z. B. Chiropraktik, Klinische Leistungen, Kosmetische Behandlungen, Hautpflege) aus, um zu steuern, wo dieses Fallformular verwendet werden kann.

Schritt 7: Komponenten hinzufügen

Wechseln Sie zum Tab Komponenten, um mit dem Erstellen des Formulars zu beginnen. Komponenten sind unter Basis und Benutzerdefiniert gruppiert, mit Kategorien wie Allgemein und Auswahlmöglichkeiten.

Was sollte ein Fallformular enthalten?

Ein Fallformular sollte alle wesentlichen Informationen erfassen, die für eine ordnungsgemäße Überprüfung, Untersuchung und Lösung eines Falls erforderlich sind. Die Verwendung strukturierter Formularkomponenten gewährleistet Konsistenz, Klarheit und Compliance in Ihrer Klinik.

Nachfolgend finden Sie gängige Abschnitte und Beispielfragen, die Sie beim Erstellen eines Fallformulars berücksichtigen sollten:

Falldetails

Verwenden Sie Komponenten für Kurzantwort oder Datum, um wichtige Informationen zu erfassen.

Datum, an dem das Problem gemeldet wurde (Datum)
Wer hat den Fall gemeldet? (Kurzantwort)
Betroffener Standort oder Abteilung (Kurzantwort)

Beschwerde- oder Vorfallbeschreibung

Verwenden Sie Komponenten für Langantwort für detaillierte Antworten.

Bitte beschreiben Sie das Problem oder die Beschwerde im Detail (Langantwort)
Was ist passiert und wann ist es aufgetreten? (Langantwort)

Kategorie und Schweregrad

Verwenden Sie Dropdown- oder Mehrfachauswahl-Komponenten, um Antworten zu standardisieren.

Falltyp (Dropdown: Beschwerde, Vorfall, Feedback, Eskalation)
Schweregrad (Mehrfachauswahl: Niedrig, Mittel, Hoch)

Beteiligte Personen

Verwenden Sie Komponenten für Kurzantwort oder Mehrfachauswahl.

Beteiligte Mitarbeiter (Mehrfachauswahl)
Andere beteiligte Personen (falls zutreffend) (Kurzantwort)

Unterstützende Informationen

Verwenden Sie Komponenten für Datei-Upload oder Kontrollkästchen.

Unterstützende Dokumente oder Nachweise anhängen (Datei-Upload)
War ein Termin mit diesem Fall verbunden? (Ja/Nein-Kontrollkästchen)

Lösung und Nachverfolgung

Verwenden Sie Langantwort- und Dropdown-Komponenten.

Zur Lösung des Falls ergriffene Maßnahmen (Langantwort)
Ergebnis (Dropdown: Gelöst, Eskaliert, Nachverfolgung erforderlich)
Sind weitere Maßnahmen erforderlich? (Ja/Nein-Kontrollkästchen)

Erklärung (optional)

Verwenden Sie Kontrollkästchen- oder Unterschrift-Komponenten.

Ich bestätige, dass die bereitgestellten Informationen korrekt sind (Kontrollkästchen oder Unterschrift)

Schritt 5: Formular speichern

Sobald Sie alle relevanten Details ausgefüllt haben, navigieren Sie in die obere rechte Ecke des Bildschirms und klicken Sie auf „Formular erstellen", um den Vorgang abzuschließen.

Während die Funktion Fälle es Ihnen ermöglicht, Beschwerden oder Vorfälle zu protokollieren, zu verfolgen und zu verwalten, stellt die Verwendung eines offiziellen Fallformulars sicher, dass alle erforderlichen Informationen einheitlich und strukturiert erfasst werden. Fallformulare dienen als standardisierter Nachweis, der Ihrer Klinik hilft, wichtige Details klar zu dokumentieren, interne Überprüfungen zu unterstützen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wie Sie Fälle löschen

Schritt 1: Zu Fälle navigieren

Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten bei Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zum linken Seitenmenü und klicken Sie, um den Tab „Kunden" zu erweitern. Hier finden Sie den Untertab „Fälle".

Schritt 2: Auf die drei Punkte klicken

Auf dieser Seite sehen Sie alle Fälle, die in Ihrem Pabau-Konto erstellt wurden. Auf der äußersten rechten Seite des Falls sehen Sie ein Drei-Punkte-Menü. Klicken Sie darauf, um die verfügbaren Optionen zu öffnen.

Schritt 3: Fall löschen

Beim Klicken auf das Drei-Punkte-Menü wird die Option „Löschen" angezeigt.

Durch Klicken auf „Löschen" erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden zu bestätigen, ob Sie diesen Fall dauerhaft löschen möchten.

Klicken Sie auf „Ja, Fall entfernen", um den Vorgang abzuschließen.

Mit diesen Schritten können Sie ganz einfach jeden erstellten Fall in Ihrem Pabau-Konto löschen.

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