Deze gids behandelt alles wat je moet weten over het koppelen van je Xero-account aan Pabau, inclusief een stapsgewijs integratieproces en veelvoorkomende tips voor probleemoplossing om een soepele synchronisatie van je financiële gegevens te garanderen.
Inhoudsopgave:
1. Hoe integreer je met Xero
2. Problemen oplossen met Xero
2.1. Xero niet te vinden in Pabau
2.2. Gegevensvelden worden niet correct gekoppeld van Pabau naar Xero
2.3. Xero-rekeningcodes worden niet weergegeven in Pabau
2.4. Hoe je servicespecifieke rekeningcodes toevoegt aan Pabau
2.5. Hoe je controleert of een factuur is gesynchroniseerd met Xero in Pabau
2.6. Synchronisatiefouten opsporen
2.7. Integratiefouten
Hoe integreer je met Xero
Deze integratie vereenvoudigt je financiële workflows en zorgt voor nauwkeurige en actuele gegevens in beide systemen. Dit geldt ook voor eventuele wijzigingen aan die facturen, en voor betalingen.
Stap 1: Maak een nieuwe Xero-applicatie
Log in op je Xero-account en ga naar het gedeelte "My Apps" van de Xero Developer-pagina.
Stap 2: Maak een nieuwe Xero-app
Klik op de knop "New App" om een nieuwe Xero-applicatie aan te maken. Negeer eerder gemaakte apps die met Pabau CRM te maken hadden, of verwijder ze indien nodig.
Vul het formulier in met de volgende gegevens:
- App Name: Voer een naam in voor je app (bijv. Pabau CRM).
- Integration Type: Kies "Web app."
- Company or Application URL: https://app.pabau.com/
- Redirect URI: https://app.pabau.com/setup/app-marketplace/xero
Let op:
De Company/Application URL en Redirect URI hierboven zijn afhankelijk van je regio.
Vervang app.pabau.com door het domein dat past bij de regio van je account, bijvoorbeeld app-uk.pabau.com of app-eu.pabau.com.
Nadat je het formulier hebt ingevuld, scroll je naar beneden en klik je op "Create App."
Stap 3: Toegang tot app-gegevens
Je wordt doorgestuurd naar de pagina met gegevens van de nieuw aangemaakte app. Ga naar het tabblad "Configuration" aan de linkerkant om je automatisch gegenereerde Client ID te vinden. Klik op "Generate a secret" om een geheime sleutel voor de app aan te maken.
OPMERKING: Deze schermafbeelding toont het standaard regiodomein. Gebruik de URL van je eigen regio zoals beschreven in stap 2.
Stap 4: Client ID en geheime sleutel ophalen
Log in op je Pabau-account en ga naar Setup door op de knop "Setup" in het linker zijmenu te klikken. Selecteer "App Marketplace" in het gedeelte Developer & Other en kies vervolgens "Xero" uit de lijst met integraties.
Plak de Client ID en Client Secret-sleutel die in Xero zijn gegenereerd, in het integratieformulier in Pabau CRM en klik vervolgens op "Generate sync link" om verder te gaan.
Zorg er voordat je verdergaat voor dat de betreffende rekening in Xero is ingesteld om betalingen toe te staan.
Ga in je Xero-account naar Dashboard > Accounting > Chart of Accounts, en klik op de rekening die je wilt gebruiken. Op het scherm "Edit Account Details" vink je het vakje "Enable payments to this account" aan en sla je je wijzigingen op.
Zo zorg je ervoor dat de rekening kan worden geselecteerd bij het instellen van factuur- en betalingsinstellingen in Pabau.
Stap 5: Machtigingen verlenen
Je wordt gevraagd om machtigingen aan Pabau te verlenen. Bekijk de vereiste machtigingen en klik op "Allow access."
Je wordt teruggeleid naar je Xero-integratiedashboard in Pabau CRM.
Stap 6: Standaard factuurstatus instellen
Op de Xero-integratiepagina kun je onder het tabblad Invoices kiezen hoe je facturen wilt synchroniseren met Xero. Dit stel je in bij de Default Invoices Status. Zorg ervoor dat je de juiste status selecteert.
-
Draft - de facturen die in Pabau zijn aangemaakt, worden gesynchroniseerd met Xero en behouden dezelfde structuur en details als bij de eerste synchronisatie. Als je bijvoorbeeld een factuur in Pabau opstelt met specifieke regelitems, klantgegevens en betalingsvoorwaarden, verschijnt deze factuur na synchronisatie in Xero met al deze details intact. Wijzigingen die na de synchronisatie in Pabau aan de factuur worden aangebracht, worden alleen automatisch weergegeven in Xero als je de factuur handmatig bijwerkt in Xero.
-
Awaiting Approval - de facturen worden gesynchroniseerd met Xero, maar het proces wordt pas afgerond zodra je ze handmatig goedkeurt in Xero. Met deze status kun je de facturen in Xero controleren voordat ze officieel worden vastgelegd. Zodra je de facturen in Xero goedkeurt, worden ze verwerkt en geregistreerd in je boekhoudsysteem.
- Awaiting Payment (Aanbevolen) - eventuele wijzigingen aan facturen in Pabau worden direct doorgevoerd in Xero. Als je bijvoorbeeld de gegevens van een factuur in Pabau bijwerkt, zoals het toevoegen van een nieuw regelitem of het wijzigen van betalingsvoorwaarden, worden deze wijzigingen in realtime gesynchroniseerd met Xero.
OPMERKING: We raden aan de status in te stellen op "Awaiting Payment".
Onder het tabblad invoices vind je Default Xero account code line items. Alle codes die vanuit Xero zijn ingeschakeld, verschijnen in het dropdownmenu, waar je kunt selecteren welke code je als standaard wilt instellen.
Stap 7: Wijzigingen opslaan
Om de integratie af te ronden, ga je naar de knop "Save Changes" in de rechterbovenhoek van de pagina.
Stap 8: Bevestiging
Gefeliciteerd! Je hebt je Xero-account succesvol gesynchroniseerd met je Pabau-account. Je kunt nu profiteren van geautomatiseerd factuurbeheer en betalingstracking tussen Pabau en Xero.
Door deze stappen te volgen, heb je een set-and-forget proces ingesteld, wat voortdurende synchronisatie en efficiëntie garandeert bij het beheren van je financiële gegevens tussen platforms.
Problemen oplossen met Xero
Hieronder staan veelvoorkomende problemen en fouten die je kunt tegenkomen met Xero in Pabau, met instructies over hoe je ze oplost.
#1 Xero niet te vinden in Pabau
Stap 1: Ga naar App Marketplace
Begin door in te loggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de Setup-pagina; je vindt App Marketplace onder het gedeelte Integrations.
Stap 2: Ga naar Xero
Op de App Marketplace-pagina kun je Xero vinden. Als je Xero al hebt geïntegreerd in je Pabau-account, kun je het ook vinden in het tabblad "Connected Apps".
OPMERKING: Om te weten hoe je Xero kunt integreren in je Pabau-account, verwijzen we je naar dit artikel.
#2 Gegevensvelden worden niet correct gekoppeld van Pabau naar Xero
Stap 1: Controleer de standaard factuurstatus
Op de Xero-integratiepagina kun je onder het tabblad Invoices kiezen hoe je facturen wilt synchroniseren met Xero. Dit stel je in bij de Default Invoices Status. Zorg ervoor dat je de juiste status hebt geselecteerd.
-
Draft - de facturen die in Pabau zijn aangemaakt, worden gesynchroniseerd met Xero en behouden dezelfde structuur en details als bij de eerste synchronisatie. Als je bijvoorbeeld een factuur in Pabau opstelt met specifieke regelitems, klantgegevens en betalingsvoorwaarden, verschijnt deze factuur na synchronisatie in Xero met al deze details intact. Wijzigingen die na de synchronisatie in Pabau aan de factuur worden aangebracht, worden alleen automatisch weergegeven in Xero als je de factuur handmatig bijwerkt in Xero.
-
Awaiting Approval - de facturen worden gesynchroniseerd met Xero, maar het proces wordt pas afgerond zodra je ze handmatig goedkeurt in Xero. Met deze status kun je de facturen in Xero controleren voordat ze officieel worden vastgelegd. Zodra je de facturen in Xero goedkeurt, worden ze verwerkt en geregistreerd in je boekhoudsysteem.
- Awaiting Payment (Aanbevolen) - eventuele wijzigingen aan facturen in Pabau worden direct doorgevoerd in Xero. Als je bijvoorbeeld de gegevens van een factuur in Pabau bijwerkt, zoals het toevoegen van een nieuw regelitem of het wijzigen van betalingsvoorwaarden, worden deze wijzigingen in realtime gesynchroniseerd met Xero.
OPMERKING: We raden aan de status in te stellen op "Awaiting Payment".
Stap 2: Controleer Xero
Om te controleren of alles correct is gesynchroniseerd in Xero, log je in op je Xero-account met je inloggegevens. Onder het tabblad Business, linksboven op de pagina, vind je het tabblad "Invoices". Alle factuurstatussen worden boven op de pagina weergegeven.
#3 Xero-rekeningcodes worden niet weergegeven in Pabau
Stap 1: Log in op Xero
Begin door in te loggen op je Xero-account. Onder het tabblad Accounting, linksboven op de pagina, vind je de optie Chart of Accounts.
Stap 2: Rekeningcode inschakelen
Zodra je op de Chart of Accounts-pagina bent, kun je een lijst met codes bekijken om te integreren in je Pabau-account. Deze codes helpen elke transactie te categoriseren.
Nadat je de gewenste code hebt gevonden, klik je op de naam en verschijnt er een pop-upvenster waarin je de optie "Enable Payments to this Account" moet aanvinken. Klik op de knop Save om de actie te voltooien.
Stap 3: Controleer de code in Pabau
Na het inschakelen van de code in Xero, log je in op Pabau om te controleren of alles correct wordt weergegeven. Ga naar de Xero-integratiepagina om verder te gaan. Onder het tabblad invoices vind je Default Xero account code line items. Alle codes die vanuit Xero zijn ingeschakeld, verschijnen in het dropdownmenu, waar je kunt selecteren welke code je als standaard wilt instellen.
#4 Hoe je servicespecifieke rekeningcodes toevoegt aan Pabau
Als je specifieke diensten aan verschillende codes wilt koppelen, kun je dit doen door naar het tabblad Services te gaan op de Xero-integratiepagina en de beschikbare codes te selecteren in het dropdownmenu aan de rechterkant van de servicenaam.
OPMERKING: Als je geen code aan een service toewijst, krijgt deze de standaard rekeningcode die je hebt ingesteld op het tabblad Invoices.
#5 Hoe je controleert of een factuur is gesynchroniseerd met Xero in Pabau
Stap 1: Ga naar Money
Zodra je bent ingelogd op Pabau, vouw je het tabblad Money in het linker zijmenu uit en klik je op Invoices om te beginnen.
Alle facturen worden weergegeven op de Invoices-pagina, en de kolom Sync Xero wordt automatisch toegevoegd na integratie met Xero.
Het icoon in de kolom Sync Xero geeft de status van de factuur aan.
- Grijs icoon- Synchronisatie is bezig
- Rood icoon- De factuur is niet gesynchroniseerd
- Blauw icoon- Factuur is succesvol gesynchroniseerd
Stap 2: Ga naar de klantkaart
Om een klantkaart te bekijken, kun je op de klantnaam klikken vanuit de facturen op de facturenpagina, of naar de zoekbalk boven aan de pagina gaan en minstens drie letters van de naam van de klant intypen. Pabau filtert de resultaten terwijl je typt.
Stap 3: Schakel over naar het tabblad Financials
Na het selecteren van de klant vind je het tabblad "Financials" op de klantkaart. Dit tabblad bevat een overzicht van alle betalingen die door de klant zijn gedaan. Klik op het factuurnummer om alle factuurdetails weer te geven.
Je kunt het Sync Xero-icoon linksboven op de factuur zien. Als je erover hovert, wordt de synchronisatiestatus weergegeven.
Stap 4: Verifieer de synchronisatiestatus
Zorg ervoor dat onder het tabblad Payments de optie "Sync payments to XERO" is ingeschakeld. Als alle instellingen correct zijn en facturen niet worden gesynchroniseerd, meld deze gevallen dan bij de klantenservice voor verder onderzoek.
OPMERKING: Nadat de factuur is aangemaakt, kan het 3-5 minuten duren voordat de update is voltooid en de factuur op het Xero-platform verschijnt.
#6 Synchronisatiefouten opsporen
Wanneer een synchronisatie niet tot stand komt of niet kan worden voltooid richting je Xero-organisatie, verschijnt het rode icoon en wordt een bericht weergegeven wanneer je erover hovert.
Als je hovert over het icoon dat niet automatisch is gesynchroniseerd, kun je klikken om het in te plannen voor handmatige synchronisatie.
Je kunt ook alle synchronisatiefouten identificeren op de Xero-integratiepagina in Pabau onder het tabblad Sync Errors. Deze pagina toont alle facturen die niet automatisch zijn gesynchroniseerd en welke fouten je hebt ontvangen.
Als er een poging is gedaan om de factuur te synchroniseren en dit om een of andere reden is mislukt, zijn dit de meest voorkomende oorzaken en fouten die we tot nu toe hebben gezien:
XEROINV-01
Dit betekent dat de factuur die je probeerde te synchroniseren niet kan worden gevonden in Pabau; de mogelijke oorzaak is dat een medewerker deze in de tussentijd uit het systeem heeft verwijderd.
XEROINV-02
Dit betekent dat het contact dat aan de factuur is toegewezen niet kan worden gevonden in Pabau; de mogelijke oorzaak is dat een medewerker het in de tussentijd uit het systeem heeft verwijderd.
XEROIN-03
We konden de opgevraagde factuur-GUID niet koppelen aan een factuur voor je Xero-organisatie. Een mogelijke oorzaak is dat de factuur in Xero mogelijk is verwijderd/gearchiveerd.
XEROINV-04
Dit betekent dat de gegevens onjuist waren opgemaakt voor je Xero-organisatie; meld deze gevallen bij de klantenservice voor onderzoek.
XEROINV-05
Dit betekent dat je bedrijf Payments Enabled heeft om te synchroniseren met Xero, maar er waren geen betalingen gekoppeld aan de gevraagde factuur voor synchronisatie. De factuur wordt gesynchroniseerd zonder betalingsinformatie.
XEROIN-06
Dit betekent dat er een fout is opgetreden bij het synchroniseren van de bijgevoegde betalingsinformatie voor de factuur met je Xero-organisatie; meld deze gevallen bij de klantenservice voor onderzoek.
XEROINV-07
Dit betekent dat de factuur is bewerkt/bijgewerkt op het Xero-platform terwijl deze oorspronkelijk vanuit Pabau was gegenereerd; deze gevallen worden niet verwerkt door de API omdat ze worden beschouwd als niet-toegestane updates die niet het normale updateproces van Pabau naar je Xero-organisatie volgen.
XEROINV-08
Dit betekent dat de factuur is gegenereerd met de status "Authorized"; dit is de definitieve vorm van de factuur op het Xero-platform, en deze komt niet in aanmerking voor updates van externe API's en/of systemen.
XEROINV-09
Dit betekent dat de standaard rekeningcode 200 is verwijderd/gearchiveerd uit je Xero-organisatie; om correct te kunnen synchroniseren, selecteer je een geldige betaalrekening in je Xero-integratiedashboard.
XEROINV-10
Deze fout geeft aan dat het factuur-ID niet kon worden gekoppeld op je Xero-platform. De mogelijke oorzaak hiervan is dat de factuur niet langer beschikbaar is op je Xero-platform.
Voor dit type problemen kun je een e-mail sturen naar support, en zullen we handmatig een nieuwe invoeging activeren om die facturen op je Xero-platform te synchroniseren.
XEROINV-11
Deze foutcode geeft aan dat er een fout is opgetreden bij het verwerken van betalingen voor deze factuur; bekijk je betalingsinstellingen op het Xero-integratiedashboard in Pabau en zorg ervoor dat je alle juiste rekeningcodes hebt ingesteld met geldige rekeningen die betalingen kunnen accepteren.
#7 Integratiefouten
Als je problemen ondervindt bij het koppelen van Xero aan Pabau, vind je hieronder de meest voorkomende foutmeldingen en hoe je ze oplost.
Foutcode: 500
Bericht: unauthorized_client: Unknown client or client not enabled
Deze fout betekent dat de Client ID die je in Pabau hebt ingevoerd onjuist is, of dat de client niet is ingeschakeld in je Xero-app.
Hoe je dit oplost:
-
Log in op je Xero-account en ga naar My Apps.
-
Zoek de app die je hebt aangemaakt volgens de Xero-integratiegids.
-
Klik op de app en ga naar het tabblad "Configuration".
-
Kopieer de Client ID.
-
Ga in Pabau naar Setup > App Marketplace> Connected Apps> Xero.
-
Klik op de knop Configure.
-
Plak de Client ID in het formulier en klik op Generate Sync Link om verder te gaan.
Foutcode: 400
Bericht: The requested URL returned error: 400
Deze fout verschijnt meestal wanneer de Client Secret Key onjuist is of ontbreekt.
Hoe je dit oplost:
-
Open de detailpagina van je Xero-app zoals hierboven beschreven.
-
Als je de originele geheime sleutel niet hebt opgeslagen, kun je de oude verwijderen of negeren.
-
Klik op Generate another secret om een nieuwe sleutel te maken.
-
Kopieer en bewaar de nieuwe sleutel meteen veilig, want je kunt hem niet opnieuw bekijken.
-
Ga in Pabau naar Setup > App Marketplace> Connected Apps> Xero.
-
Klik op de knop Configure.
-
Plak de nieuwe Client Secret Key in het formulier en klik op Generate Sync Link.
Foutcode: 500
Bericht: unauthorized_client : Invalid redirect_uri
Deze fout betekent dat de OAuth 2.0 redirect URI niet correct is ingesteld in je Xero-app.
Hoe je dit oplost:
-
Ga naar de detailpagina van je Xero-app.
-
Zoek het veld OAuth 2.0 redirect URI.
-
Zorg ervoor dat de juiste URL zonder typefouten is ingevoerd.
Als je Pabau-URL app.pabau.com is, gebruik dan deze URI:https://app.pabau.com/index.php?p=xero_integration
Als je account een ander domein gebruikt, vervang je dit dienovereenkomstig. Als je URL bijvoorbeeld clinic.pabau.me is, gebruik dan:https://clinic.pabau.me/index.php?p=xero_integration
-
Klik op Save om de applicatiegegevens bij te werken.
-
Probeer het integratieproces in Pabau opnieuw.
Als je een waarschuwingsbericht bij je icoon tegenkomt dat niet in onze lijst staat, meld dit dan bij ons klantenserviceteam.
Voor meer gidsen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra gidsen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze gidsen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we, om je te helpen je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, aan om de extra gidsen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen voor een holistische leerervaring die je kan voorzien van de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.