In dit artikel laten we je zien hoe je door de tab Afspraken op de klantkaart navigeert en deze begrijpt. Deze tab geeft een compleet overzicht van de afsprakenhistorie van een klant, zodat je aankomende, verlopen, geannuleerde en no-show afspraken kunt bijhouden en elke afspraak rechtstreeks vanuit de tijdlijn kunt beheren.
LET OP: Deze functie maakt deel uit van de nieuwe versie van de klantkaart en is momenteel alleen beschikbaar voor geselecteerde gebruikers, vanaf augustus 2026. Een bredere uitrol naar alle accounts volgt binnenkort.
Stap 1: Ga naar de tab Afspraken
Log in op je Pabau-account en open de klantkaart van de klant wiens afspraken je wilt bekijken.
Klik bovenaan de klantkaart op de tab "Afspraken". Het getal naast de tab toont het totaal aantal geregistreerde afspraken voor die klant.
Stap 2: Het overzicht van afspraken begrijpen
De tab Afspraken toont alle afspraken van de klant op een tijdlijn aan de linkerkant, gegroepeerd per maand. Op de tab "Alle" scheidt een "Vandaag"-markering aankomende afspraken van eerdere afspraken, en afspraken die op dezelfde dag vallen worden onder één datumkop gegroepeerd. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen van de pagina:
Afsprakenfilters
Gebruik de tabs bovenaan de pagina om de weergegeven afspraken te filteren. Elke tab toont het aantal afspraken in die categorie:
- Alle - Toont elke afspraak, ongeacht de status.
- Aankomend - Toont alleen afspraken die voor een toekomstige datum gepland staan.
- Verlopen - Toont alleen afspraken die al hebben plaatsgevonden.
- Geannuleerd - Toont alleen geannuleerde afspraken.
- No-shows - Toont alleen afspraken waarbij de klant niet is komen opdagen.
Wanneer je de tab "Geannuleerd" opent, verschijnt er een extra filter waarmee je "Alle" annuleringen kunt bekijken, alleen annuleringen "Binnen beleid", of alleen "Te laat" geannuleerde afspraken. Elke geannuleerde afspraak wordt dienovereenkomstig gelabeld en toont de reden van annulering. Van hieruit kun je ook op de knop "Herstellen" klikken om een geannuleerde afspraak terug te zetten.
Naast de tabs kun je ook op het filtericoon rechtsboven op de pagina klikken om geavanceerde filters toe te passen op status, teamlid, dienst en datumbereik.
Afspraakdetails
Elke rij in de tijdlijn vertegenwoordigt een individuele afspraak en bevat:
- Dienst - De naam van de geboekte dienst.
- Datum en tijd - Wanneer de afspraak gepland staat.
- Teamlid - Het teamlid waarmee de afspraak geboekt is, weergegeven als avatar. Beweeg over de avatar om de naam te zien; eventuele extra teamleden worden weergegeven als gestapelde avatars.
- Locatie - De klinieklocatie van de afspraak.
- "Virtueel"-markering - Geeft aan dat de afspraak een videoafspraak is.
- "Dx"-label - Geeft aan dat er een diagnose gekoppeld is aan de afspraak. Klik erop om de diagnose te bekijken of bewerken.
- Status - Een kleurgecodeerd label naast de naam van de dienst dat de huidige status van de afspraak toont (bijvoorbeeld Gepland of Voltooid), overeenkomend met de statussen die op de agenda worden gebruikt.
- Betaling - Een label voor elke factuur die aan de afspraak gekoppeld is, met de status (Betaald, Openstaand, Aanbetaling of Credit) samen met eventuele openstaande bedragen. Klik op een label om die factuur te bekijken.
- Boekingsbron - Een icoon geeft aan wanneer de afspraak online door de klant is geboekt.
Je kunt ook op "Notitie toevoegen" onder een afspraak klikken om er een notitie aan toe te voegen, en op "Toon meer" klikken om eventuele aangepaste boekingsvelden te tonen die voor de afspraak zijn vastgelegd. Meerdaagse boekingen worden gegroepeerd in één reeks, waarbij elke rij gelabeld is als "Dag 1 van 3", "Dag 2 van 3", enzovoort.
Individuele afspraken beheren
Klik op het menu met de drie puntjes rechts van een afspraak om deze te beheren. Afhankelijk van de status van de afspraak zijn de volgende acties beschikbaar:
- Afspraak bekijken - Open de afspraak in de agenda.
- Verzetten - Verplaats de afspraak naar een andere datum of tijd.
- Opnieuw boeken - Boek dezelfde dienst opnieuw voor de klant.
- Notitie toevoegen - Voeg een notitie toe aan de afspraak (wordt "Notitie bewerken" zodra er al een notitie bestaat).
- Deelnemen aan videogesprek - Neem deel aan het videogesprek voor virtuele afspraken.
- Bevestiging verzenden - Stuur de afspraakbevestiging opnieuw naar de klant (alleen voor aankomende afspraken).
- Herinneringen & meldingen - Pas de afspraakherinnering en feedbackverzoek voor de afspraak aan (alleen voor aankomende afspraken).
- Auditlogboek - Bekijk een logboek van alle wijzigingen die aan de afspraak zijn aangebracht.
- Afspraak annuleren - Annuleer de afspraak. Je wordt gevraagd een annuleringsreden te selecteren en kunt kiezen of je de klant per e-mail of sms wilt informeren.
- Verwijderen - Verwijder de afspraak permanent. Je wordt gevraagd om te bevestigen, aangezien dit niet ongedaan kan worden gemaakt.
Voor geannuleerde afspraken kun je ook de annuleringsreden bewerken of de afspraak herstellen.
LET OP: Voor het verzetten en annuleren zijn de bijbehorende gebruikersrechten vereist - zonder deze wordt de optie grijs weergegeven.
Gebruik daarnaast de knop "Factuur opstellen" rechts van een afspraak of dag om een factuur aan te maken voor de geleverde diensten. Voor afspraken die al gefactureerd zijn, klik je op het factuurlabel om in plaats daarvan de factuur te bekijken.
Tips om het meeste uit de tab Afspraken te halen
- Controleer de tab "Geannuleerd" voordat je kosten in rekening brengt - De filters "Binnen beleid" en "Te laat" laten je in één oogopslag zien of een annuleringskost van toepassing is.
- Gebruik "Opnieuw boeken" voor terugkerende klanten - Boek een eerdere afspraak in een paar klikken opnieuw in plaats van een nieuwe boeking helemaal opnieuw aan te maken.
- Bekijk de tab "No-shows" voordat je nieuwe boekingen bevestigt - Een patroon van no-shows kan een aanbetaling of vooruitbetaling voor toekomstige afspraken rechtvaardigen.
- Gebruik het auditlogboek om wijzigingen te traceren - Als een afspraak onverwacht verzet of geannuleerd is, laat het auditlogboek zien wie de wijziging heeft gemaakt en wanneer.
- Voeg notities toe om context op één plek te bewaren - Voeg notities over speciale verzoeken of vervolgacties rechtstreeks toe aan de betreffende afspraak.
Door deze filters en acties te gebruiken, kun je de volledige afsprakenhistorie van een klant bekijken en elke boeking beheren zonder de klantkaart te verlaten.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder doorbladeren of de zoekbalk bovenaan de pagina gebruiken. Je kunt ook onze videoleerreeks, de Pabau Academy, bekijken of de Support-pagina bezoeken voor extra hulp.