In dit artikel laten we je zien hoe je door de pagina Afspraken navigeert en deze begrijpt, te vinden onder de sectie Geld in Pabau. Deze pagina biedt een gedetailleerd overzicht van alle klantafspraken binnen een geselecteerde periode - zo houd je eenvoudig uitgevoerde diensten, medewerkersactiviteit en omzetgerelateerde gegevens bij.
Stap 1: Ga naar de pagina Afspraken
Log in op je Pabau-account en klik in het linker zijmenu op Geld, selecteer vervolgens "Afspraken" om naar de pagina Afspraken te gaan.
Stap 2: Het overzicht Afspraken begrijpen
Het scherm Afspraken overzicht biedt een gedetailleerd overzicht van alle geplande afspraken, zodat je klantboekingen efficiënt kunt filteren, doorzoeken en beheren.
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen van het Afspraken-scherm:
Filters en zoekopties
Gebruik deze tools om de lijst met afspraken in de tabel te verfijnen en te organiseren:
-
Startdatum afspraak
Filter afspraken op basis van hun geplande startdatum. Je kunt snel periodes selecteren zoals deze maand, deze week, enz. -
Locatie
Bekijk afspraken van één of meerdere kliniek-locaties. -
Dienst
Focus op afspraken voor een specifieke dienst (bijv. Hydrafacial, Botox, Yogales). -
Met
Filter op medewerker om afspraken te zien die zijn geboekt met specifieke teamleden. -
Filteren op
Gebruik deze vervolgkeuzelijst voor geavanceerde filteropties zoals afspraakstatus, annuleringsredenen of boekingsbron. Je kunt deze instellingen ook opslaan als een aangepaste weergave voor snelle toegang later. -
Zoekveld
Vind snel specifieke klanten, diensten of andere gegevens via de zoekbalk rechtsboven. -
Kolommen bewerken
Pas de tabel aan door te selecteren welke kolommen je wilt weergeven - ideaal om de weergave af te stemmen op jouw rol of workflow.
OPMERKING: Wil je meer weten over het maken van een aangepaste weergave om specifieke gegevens te tonen, bekijk dan dit artikel.
Wat elke kolom betekent
Elke rij in de tabel vertegenwoordigt een individuele afspraak. De kolommen geven belangrijke details om boekingen effectief te beheren:
-
Datum/tijd afspraak
Het exacte tijdstip waarop de afspraak gepland staat om te beginnen. -
Datum afspraak
Een vereenvoudigde weergave van de datum van de afspraak - handig voor groeperen of sorteren. -
Locatie afspraak
Geeft aan op welke locatie de afspraak zal plaatsvinden. -
Naam klant
Toont de naam van de klant, vaak met een kleurgecodeerde avatar of initialen voor snelle herkenning. -
Duur
Geeft aan hoe lang de afspraak duurt (bijv. 1u, 1u 30m, 5m). -
Dienst
Toont de specifieke dienst die voor die afspraak is geboekt.
Je kunt de kolommen ook opnieuw ordenen naar wens. Beweeg gewoon over een kolomkop, klik en houd het puntjes-icoon vast en sleep de kolom vervolgens naar de gewenste positie. Zo organiseer je de afsprakentabel precies zoals jij dat wilt.
Tips om het meeste uit de pagina Afspraken te halen
-
Gebruik meerdere filters samen om snel specifieke boekingen te vinden, zoals alle Botox-afspraken met een bepaalde medewerker deze week.
-
Sla je gewenste kolomindeling op door kolommen te selecteren en te ordenen die passen bij je dagelijkse taken.
- Combineer datum- en dienstfilters om te zien welke diensten in de loop van de tijd het drukst zijn.
-
Filter op medewerker en afspraakstatus om teamprestaties te controleren.
- Toon kolommen zoals Omzet of Betaalstatus om geld direct op de pagina bij te houden.
- Sleep je meest gebruikte kolommen (zoals Naam klant of Dienst) naar links voor snelle toegang.
-
Bekijk regelmatig de afspraakstatussen via de vervolgkeuzelijst Filteren op om annuleringen of no-shows efficiënt te beheren.
Door deze stappen en tips te volgen, kun je je afspraken efficiënt beheren en bijhouden, zodat je kliniek soepel blijft draaien.
Afspraken in bulk bewerken
OPMERKING: Bulkbewerking op deze pagina wordt beschikbaar na de volgende Pabau-release. Zie je het potloodicoon niet wanneer je rijen selecteert, dan heeft jouw account de update nog niet ontvangen.
Vanuit de lijst Afspraken kun je de status, dienst, annuleringsgegevens en aangepaste velden van meerdere boekingen tegelijk bijwerken - bijvoorbeeld om een ochtend met no-shows te markeren, of een annuleringsreden vast te leggen voor een geannuleerde kliniekssessie.
Stap 3: Selecteer de afspraken die je wilt wijzigen
- Vink het selectievakje aan bij elke rij die je wilt opnemen. Om alle rijen op de huidige pagina te selecteren, gebruik je het selectievakje in de tabelkop.
- Er verschijnt een werkbalk boven de tabel met N geselecteerd en een potloodicoon.
OPMERKING: Bulkbewerking geldt alleen voor de rijen die je aanvinkt. Als je Selecteer alle N records gebruikt om alles te selecteren dat aan je filters voldoet, is het potlood grijs - hef die selectie op en vink in plaats daarvan rijen aan.
Rijen aangevinkt - de werkbalk toont het aantal en het potloodicoon voor bulkbewerking
Stap 4: Kies wat je wilt wijzigen
Klik op het potloodicoon om het paneel Bulk bewerken rechts te openen. Elk veld dat je kunt wijzigen wordt weergegeven met een vervolgkeuzelijst:
- Huidige waarde behouden - laat het veld ongewijzigd. Dit is de standaardinstelling voor elk veld.
- Huidige waarde bewerken - stel dezelfde nieuwe waarde in voor elk geselecteerd record.
- Waarde wissen - maak het veld leeg voor elk geselecteerd record.
Elk veld begint op Huidige waarde behouden, en de knop geeft aan hoeveel records worden gewijzigd
Voor afspraken biedt het paneel:
- Afspraakstatus - elke status die voor jouw account is ingesteld.
- Dienst - de geboekte dienst.
- Annuleringsreden - gekozen uit je geconfigureerde annuleringsredenen.
- Annuleringsopmerking - vrije tekst.
- Elk aangepast afspraakveld dat je hebt ingesteld, verschijnt hier ook, ongeacht of de kolom in de tabel wordt getoond.
Afspraakstatus biedt alleen Behouden en Bewerken - er is geen optie Waarde wissen, omdat een boeking altijd een status moet hebben
OPMERKING: Het instellen van een Annuleringsreden of Annuleringsopmerking legt die informatie vast bij de afspraak - het annuleert de afspraak niet en de klant wordt niet op de hoogte gebracht. Om een boeking te annuleren, wijzig je de Afspraakstatus.
OPMERKING: Afspraakstatus en Dienst hebben geen optie Waarde wissen - elke boeking moet beide behouden. Annuleringsreden en -opmerking kunnen wel worden gewist.
Stap 5: Wijzigingen doorvoeren
- Klik onderaan het paneel op 8 afspraken bewerken - de knop geeft het exacte aantal records aan dat wordt gewijzigd.
- De tabel wordt vernieuwd en een bevestigingsbericht geeft aan hoeveel records zijn bijgewerkt.
BELANGRIJK: Je kunt maximaal 100 afspraken in één keer wijzigen. Selecteer je er meer, dan krijg je een foutmelding en wordt er niets gewijzigd - werk in batches van 100 of minder.
WAARSCHUWING:
Bulkwijzigingen kunnen niet ongedaan worden gemaakt. Controleer het paneel voordat je het toepast - de waarden die je instelt vervangen wat momenteel op elk geselecteerd record staat.
Wat er op de achtergrond gebeurt
- Statuswijzigingen worden vastgelegd in de geschiedenis van elke afspraak, zodat je kunt zien wat er is gewijzigd en wanneer.
- Het wijzigen van de Dienst werkt de dienst bij die op de afspraak wordt getoond; het herberekent niet de prijs van een afspraak die al is gefactureerd.
- Alleen statussen en diensten die voor jouw eigen account zijn ingesteld, worden aangeboden, zodat een bulkbewerking een boeking niet naar de dienst van een andere kliniek kan verplaatsen.
Waar deze waarden vandaan komen
- Afspraakstatus ← de statussen geconfigureerd onder Instellingen → Afspraakstatussen.
- Dienst ← je dienstenlijst onder Instellingen → Diensten.
- Annuleringsreden ← de redenen geconfigureerd onder Instellingen → Annuleringsredenen.
Het potlood verschijnt alleen voor medewerkers wiens rechten toegang tot de pagina Afspraken omvatten.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Om je bovendien te helpen je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we aan de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.