Stripe-integratie

In dit artikel doorlopen we samen alle stappen om de Stripe-integratie in Pabau in te stellen en te gebruiken.

Inhoudsopgave:

1. Hoe je integreert met Stripe
2. Kaarttransacties verwerken
3. Hoe je betalingen terugbetaalt
4. Hoe je geschillen afhandelt

LET OP: Om de Stripe-integratie in te stellen, moet je Pabau-account geregistreerd zijn in een land en valuta (ingesteld bij Instellingen > Bedrijfsgegevens) die Stripe ondersteunt.

Hoe je integreert met Stripe

Stap 1: Ga naar Instellingen

Om de Stripe-integratie in Pabau te activeren, open je je account met je inloggegevens en ga je naar Instellingen, en vervolgens naar Kaartterminals. Klik op de knop Connect om je Stripe-account te koppelen.

Stap 2: Gegevens invoeren

Nadat je op Connect hebt geklikt, verschijnt er een pop-upvenster. Vul de gevraagde gegevens van Stripe in, waaronder E-mail (je zakelijke e-mailadres), Land en Website, en klik daarna op de knop "Connect Account".

LET OP: In deze fase is alleen een Stripe-gebruikersnaam ingesteld, waardoor de integratie nog niet volledig is en nog niet gebruikt kan worden.

Stap 3: Instellingen voltooien

De knop Connect toont nu Complete Setup. Klik op Complete Setup om een door Stripe gehoste pagina te openen, waar je alle vereiste bedrijfsgegevens invult. Je kunt deze stap in één keer of in meerdere fases doorlopen, aangezien Stripe je voortgang automatisch opslaat.

Geef op de Stripe-pagina eerst de volgende gegevens op:

• Telefoonnummer
• E-mail

Klik daarna op de knop "Submit" om verder te gaan naar de volgende stap.

Stap 4: Bedrijfsgegevens invoeren

Vul in deze stap je bedrijfsgegevens in om de Stripe-instelling af te ronden. De gegevens die je moet invullen zijn onder andere:

• Wettelijke bedrijfsnaam – De officiële naam van je bedrijf zoals geregistreerd bij de relevante instanties.

• Bedrijfsnaam (handelsnaam) – De naam waaronder je bedrijf publiekelijk actief is, indien anders dan de wettelijke naam.

• Companies House-registratienummer (CRN) – Je officiële registratienummer (alleen VK), indien van toepassing.

• Bedrijfsadres – Het officiële adres van je bedrijf.

• Zakelijk telefoonnummer – Een contactnummer voor je bedrijf.

• Branche – De sector of het type bedrijf dat je runt.

• Zakelijke website – De URL van je website, indien beschikbaar.

Stap 5: Verifieer je persoonlijke gegevens

Bevestig of voeg in deze stap je persoonlijke gegevens toe om je identiteit bij Stripe te verifiëren. De gegevens die je moet invullen zijn onder andere:

• Wettelijke naam – Je volledige naam zoals die op officiële documenten staat.

  • Wettelijke voornaam – Je voornaam.

  • Wettelijke achternaam – Je familienaam of achternaam.

• E-mailadres – Je zakelijke of persoonlijke e-mailadres.

• Functietitel – Je rol binnen het bedrijf, zoals CEO, Manager of Partner.

• Geboortedatum – Voer je geboortedatum in het formaat MM/DD/JJJJ in.

• Woonadres – Je woonadres, inclusief:

  • Land – Het land waar je woont.

  • Straatnaam – Huisnummer en straatnaam.

  • Appartement, eenheid of anders – Optionele details over appartement of eenheid.

  • Plaats – Je stad of dorp.

  • Postcode – Je postcode.

• Telefoonnummer – Inclusief landcode en nummer (bijv. +44 7400 123456).

Bevestig daarnaast je rol binnen het bedrijf door de van toepassing zijnde opties aan te vinken:

• Ik bezit 25% of meer van het bedrijf.

• Ik ben directeur van het bedrijf of lid van het bestuur.

• Ik heb aanzienlijke managementcontrole over het bedrijf.

Na het selecteren van een of meer vakjes over je rol binnen het bedrijf, verschijnen er extra vragen afhankelijk van je keuze:

• Ik bezit 25% of meer van het bedrijf – Er verschijnt een vervolgvraag:
  "Ben jij de enige persoon die 25% of meer van het bedrijf bezit?"
  Kies Ja of Nee.

• Ik ben directeur van het bedrijf of lid van het bestuur – Er verschijnt een vervolgvraag:
  "Ben jij de enige persoon in het bestuur van het bedrijf?"
  Kies Ja of Nee.

• Ik heb aanzienlijke managementcontrole over het bedrijf – Er verschijnt een vervolgvraag:
  "Ben jij de enige persoon met aanzienlijke managementcontrole over het bedrijf?"
  Kies Ja of Nee.

Klik op "Continue" om verder te gaan naar de volgende stap.

Stap 6: Ontbrekende directeuren, eigenaren of accountgegevens toevoegen

In deze stap voeg je eventuele aanvullende informatie toe op basis van je keuzes in de vorige stap over persoonlijke gegevens.

• Als je "Ik bezit 25% of meer van het bedrijf" hebt geselecteerd, word je mogelijk gevraagd een directeur toe te voegen als deze nog niet vermeld staat.

• Als je "Ik ben directeur van het bedrijf of lid van het bestuur" hebt geselecteerd, moet je mogelijk de eigenaar van het bedrijf toevoegen.

• Als je alle drie de opties hebt geselecteerd, word je doorgestuurd naar een stap om je bankrekening- of pinpas-/creditcardgegevens toe te voegen om de instelling af te ronden.

Stap 7: Controleren en indienen

De laatste stap in het voltooien van de Stripe-integratie is het controleren van alle gegevens die je in de vorige stappen hebt ingevuld.

Neem even de tijd om te controleren of alle persoonlijke, zakelijke en accountgegevens correct zijn. Je kunt eventuele aanpassingen doorvoeren voordat je verdergaat.

Zodra alles gecontroleerd is, klik je op Submit om de integratie af te ronden.

Na het indienen is je Stripe-account volledig gekoppeld en klaar voor gebruik met Pabau.

---

Kaarttransacties verwerken

Je kunt op verschillende plekken binnen Pabau betalingen ontvangen, elk met meerdere betaalmethoden.

1. Pabau

Point of Sale (POS)
Ontvang betalingen rechtstreeks bij de POS via:

• Kaartterminal 

• Handmatige kaartinvoer

• Opgeslagen kaartmethoden

Klantkaart – scherm Factuur bewerken
Verwerk betalingen voor facturen via:

• Kaartterminal

• Handmatige kaartinvoer

• Opgeslagen kaartmethoden

LET OP: Voor meer informatie over het betalen van openstaande facturen vanaf de klantkaart, raadpleeg deze gids.

2. Online boekingen

Klanten kunnen bij het online boeken betalen voor:

• Aanbetalingen voor afspraken

• Lidmaatschappen

• Cadeaubonnen

• Pakketten

3. Pabau Connect

Klanten kunnen Pabau Connect gebruiken om:

• Openstaande of gedeeltelijk betaalde facturen te betalen

• Offertes te betalen

---

 

Hoe je betalingen terugbetaalt

Stap 1: Ga naar de klantkaart

Log in op je Pabau-account met je inloggegevens. Gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina om de klant te vinden voor wie je een terugbetaling wilt uitvoeren. Klik op de naam om naar de klantkaart te gaan.

Stap 2: Zoek de factuur op

Selecteer op de klantkaart het tabblad "Financials". Dit tabblad geeft een gedetailleerd overzicht van alle betalingen van de klant.

Klik binnen het tabblad Financials op het subtabblad "Invoices" om een lijst met alle uitgegeven facturen te bekijken. Zoek de factuur die je wilt terugbetalen en klik op het factuurnummer om de details te bekijken.

Stap 3: Ga naar Opties

Beweeg op de pagina Factuur bewerken met je muis over de knop "Options" rechtsboven. Er verschijnt een menu met verschillende acties, waaronder de optie "Refund".

Stap 4: Terugbetaling instellen

Als je op Refund klikt, opent de pop-up Creditnota aanmaken. Kies een reden en vink onder "Items to credit" de items aan die je terugbetaalt, en pas de hoeveelheid of het bedrag per item aan. Het totaal wordt automatisch bijgewerkt.

Laat "Refund the allocated payment" ingeschakeld om het geld terug te storten aan de klant, kies daarna de betaalmethode en klik op Create credit note. Zodra dit is bevestigd, wordt de terugbetaling namens de kliniek via Stripe verwerkt.

LET OP: Geld wordt alleen aan de klant teruggestort als het bedrag dat je crediteert al betaald is. Als het creditbedrag hoger is dan wat de klant heeft betaald, wordt in plaats daarvan het openstaande saldo verlaagd en wordt de factuur als volledig betaald gemarkeerd. De oorspronkelijke factuur blijft geregistreerd staan en de creditering wordt vastgelegd voor audit-doeleinden.

Stap 5: Kies een betaalmethode

Selecteer "Account" als methode voor de terugbetaling. Bevestig de terugbetaling in het pop-upvenster door op "Refund Now" te klikken.

Acties na de terugbetaling

Nadat de terugbetaling is verwerkt, gebeurt het volgende:

• Er verschijnt een terugbetalingsregel in het tabblad Financials.
• Er wordt een saldoregel geregistreerd in het tabblad Payments, die het terugbetaalde bedrag weerspiegelt. Deze regel gebruikt dezelfde betaalmethode als waarmee de oorspronkelijke betaling is verwerkt.
• Het terugbetaalde bedrag wordt toegevoegd aan het "On Account"-saldo van de klant.

Dit terugbetaalde bedrag kan nu worden gebruikt voor toekomstige betalingen binnen het systeem, net als elk ander accountsaldo.

---

Hoe je geschillen afhandelt

Geschillen begrijpen

Een geschil, ook wel chargeback genoemd, ontstaat wanneer een kaarthouder bij zijn kaartuitgever bezwaar maakt tegen een betaling. Bij het verwerken van een chargeback start de kaartuitgever een formeel geschil bij het kaartnetwerk, wat leidt tot een directe terugboeking van de betaling. Hierbij wordt het betaalde bedrag, samen met een of meer netwerkgeschilkosten, teruggehaald bij Pabau Pay, mogelijk gemaakt door Stripe. Vervolgens trekt Pabau Pay het betaalde bedrag en de geschilkosten af van je saldo.

LET OP: Pabau en Stripe nemen niet deel aan het geschillenproces en hebben geen invloed of controle over de uiteindelijke beslissing. Toch staan we klaar om je bij elke stap van het proces te ondersteunen.

Toegang tot geschillen

Om geschillen binnen je Pabau-account te bekijken en te beheren, moet je eerst zorgen dat je de juiste rechten hebt ingeschakeld. Ga hiervoor naar het onderdeel "Team" in het linkermenu, selecteer opnieuw "Team", en klik op de gebruiker voor wie je toegang tot de Wallet-functie wilt inschakelen.

Ga in het profiel van de gebruiker naar het tabblad "Permissions". 

Scroll naar en open de categorie rechten "Money", en zet de rechten voor "Can access wallet" op "aan". Sla de wijzigingen op door rechtsboven op de knop "Save Changes" te klikken.

Zodra je de Wallet-rechten hebt ingeschakeld, kun je de Wallet-functie openen door op het Wallet-icoon rechtsboven in het scherm, naast je avatar, te klikken.

Geschillen bekijken

Klik in de Wallet-pop-up links op "Disputes".

Rechts zie je een gedeelte met het aantal openstaande geschillen en een knop met de tekst "View all disputes."

Klik op "View all disputes" om een nieuwe pagina te openen met een lijst van alle geschillen.

Lijst met geschillen

De lijst met geschillen bestaat uit een tabel met de volgende kolommen:

• Amount: Het bedrag van de betwiste transactie.

• Status: De huidige status van het geschil.

• Reason: De reden voor het geschil (bijv. Fraudulent, Not as described, enz.).

• Customer: Het e-mailadres van de klant die betrokken is bij het geschil.

• Source Type: Het type betaalmethode dat voor de transactie is gebruikt (waarbij alleen de laatste 4 cijfers van het kaartnummer zichtbaar zijn).

• Disputed On: De landvlag en de datum waarop het geschil is gestart.

• Respond By: De uiterste datum om op het geschil te reageren.

Redenen voor geschillen

• Canceled: Deze reden is van toepassing wanneer een kaarthouder producten annuleert of retourneert, of diensten annuleert, en de handelaar geen creditering verwerkt of een transactiebon ongeldig maakt.

• Duplicate: Deze reden omvat verwerkingsfouten, waaronder dubbele transacties, verkeerd in rekening gebrachte bedragen, betalingen via andere middelen en soortgelijke fouten.

• Fraudulent: Geschillen onder deze reden geven aan dat de gegevens van de kaarthouder zijn gecompromitteerd en dat de transactie niet door de rechtmatige kaarthouder is geautoriseerd.

• Not as Described: Deze reden is van toepassing wanneer een kaarthouder producten of diensten ontvangt die niet overeenkomen met wat bij aankoop is aangeboden, of wanneer de ontvangen items beschadigd of defect waren.

• Not Received: Deze reden wordt gekozen wanneer de kaarthouder deelnam aan de transactie, maar de producten of diensten niet zoals verwacht heeft ontvangen.

• Other: Elk geschilscenario dat niet duidelijk in een van de bovenstaande categorieën past, valt onder "Other".

Statussen van geschillen

De status van een geschil kan veranderen op basis van de voortgang en afhandeling. Dit zijn de mogelijke statussen:

• Days to Respond: Deze status geeft de termijn aan waarbinnen je op het geschil moet reageren. Deze periode ligt doorgaans tussen de 7 en 21 dagen, afhankelijk van het beleid van het kaartnetwerk. Na het indienen van bewijs wordt dit doorgestuurd naar de bank van de kaarthouder, die een beperkte termijn heeft, meestal tussen de 60 en 75 dagen, om te reageren, met variaties afhankelijk van het kaartnetwerk.
• Deadline Missed: Geeft aan dat de reactietermijn is verstreken zonder dat er bewijs is ingediend, wat resulteert in een uitspraak in het voordeel van de kaarthouder.
• Won: Het geschil is beslecht in het voordeel van de handelaar, en het betwiste bedrag (minus eventuele toepasselijke kosten) wordt teruggestort.
• Lost: Het geschil is beslecht in het voordeel van de kaarthouder, en het betwiste bedrag, samen met de geschilkosten, wordt niet teruggestort.

Geschillen beheren

Je kunt met je muis over elke geschilstatus bewegen om relevante uitleg te bekijken. Daarnaast bevat de status "Won" een link naar de Pricing & Fees-pagina van Stripe voor meer informatie.

Details en beheer van geschillen

Klik op een geschil om de details ervan te bekijken. Op de pagina Dispute Details vind je rechtsboven essentiële informatie, waaronder het geschil-ID, de naam van de klant (klikken leidt naar de klantkaart), de betaalmethode, de laatste 4 cijfers van de bankrekening en een risico-inschatting.

In het gedeelte "This payment was disputed" vind je belangrijke details over het geschil, zoals het betwiste bedrag, de reden en voorgestelde stappen voor afhandeling. Rechtsonder kun je kiezen om het geschil te accepteren (Accept Dispute) of te betwisten (Counter Dispute), afhankelijk van je gewenste aanpak.

Gebruik de knop "Guide Me" voor aanbevelingen over het afhandelen van geschillen. Klik op "Next" om naar de volgende pagina met aanbevelingen te gaan, of op "Skip to dispute details" om de gids over te slaan en direct de geschildetails te bekijken.

Onder het gedeelte "This payment was disputed" vind je een tijdlijn met de statuswijzigingen van het geschil in de tijd.

In het gedeelte "Checkout Summary" vind je uitgebreide klantinformatie.

Daarnaast zijn er details beschikbaar over de betaalmethode, metadata, koppelingen, gebeurtenissen, logboeken en alle activiteit met betrekking tot de betaling.

Door deze stappen te volgen, kun je geschillen binnen je Pabau-account effectief bekijken en beheren, zodat je tijdig kunt reageren en oplossingen kunt vinden om je bedrijfsbelangen te beschermen.

Proactief monitoren en aanpakken van geschillen is essentieel voor het behouden van goede klantrelaties en financiële stabiliteit.

---

Voor meer gidsen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende gidsen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze gidsen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.

Om je verder te helpen je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we je aan de aanvullende gidsen en bronnen te verkennen die beschikbaar zijn bij de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring waarmee je de essentiële vaardigheden opdoet om succesvol te zijn met Pabau.