Deze handleiding laat je zien hoe je klanten opent in Pabau, je klantenlijst doorzoekt en navigeert door de gegevens op elke klantkaart.
Dit artikel gaat over de nieuwe klantkaart, beschikbaar voor geselecteerde klinieken vanaf augustus 2026. Ziet jouw klantkaart er anders uit? Raadpleeg dan de handleiding Overzicht van klanten en klantkaart (Classic).
Klanten zoeken
Typ waarnaar je op zoek bent in het zoekveld. De zoekbalk kan het volgende vinden:
- Klanten — zoek op naam, e-mail of andere klantgegevens
- Leads — vind leads in je pipeline
- Afspraken — vind aankomende of eerdere afspraken
- Facturen — zoek naar specifieke facturen
- Instellingen — vind snel elke instellingenpagina
Voor geavanceerde zoekopdrachten klik je rechtsonder op de knop voor geavanceerd zoeken.
Klik op de gewenste klantkaart.
Alle klanten bekijken
Navigeer in het linker zijmenu naar Klanten en kies vervolgens opnieuw Klanten om al je klanten op één plek te zien.
Pas de weergave van klantgegevens aan door velden te verplaatsen en toe te voegen via "Kolommen bewerken".
Je kunt meerdere klanten verwijderen of mailen door de selectievakjes links van elke klantrij aan te vinken.
Gebruik het Weergaven-dropdownmenu om klantweergaven te maken, waarbij klanten worden gegroepeerd die aan specifieke voorwaarden voldoen.
Met de zoekbalk kun je klanten vinden op basis van de gegevens in de kolommen die je aan de klantentabel hebt toegevoegd.
De klantkaart begrijpen
De klantkaart bevat alle klantgegevens en is onderverdeeld in secties. Onder de foto van de klant zie je de naam, geboortedatum, leeftijd, geslacht en klant-ID, samen met hun status (bijv. Actief) en eventuele labels die aan hen zijn toegekend (zoals "Big Spender" of "VIP").
Aan de linkerkant organiseren drie tabbladen de kerngegevens van de klant:
- Persoonlijk: Toont de status, labels en verzekeringsnummer van de klant, en een sectie "Details" met velden zoals Klant-ID, Doorverwezen door, Geslacht en Geboortedatum.
- Relaties: Toont de relaties van de klant.
- Verzekering: Bevat de verzekeringsgegevens van de klant.
In het midden van de klantkaart categoriseren meerdere tabbladen klantgegevens voor gemakkelijke toegang en beheer, elk met een live telling waar relevant:
- Overzicht: Een aanpasbaar overzicht van belangrijke klantinformatie.
- Afspraken: Alle afspraken die met de klant te maken hebben.
- EMR: Medische formulieren, recepten, documenten en foto's.
- Financieel: Betalingen gedaan door de klant.
- Communicatie: Meldingen die naar de klant zijn verstuurd.
- Abonnementen: Abonnementsplannen die de klant heeft gekocht.
- Pakketten: Pakketten die de klant heeft gekocht.
- Meer: Extra tabbladen, zoals Cadeaubonnen en Activiteiten, die niet in de hoofdbalk passen.
Overzicht
Binnen het tabblad Overzicht is de informatie georganiseerd in kaarten:
- Meldingen, allergieën & notities: Toont eventuele meldingen, allergieën of notities die voor de klant zijn vastgelegd, met een "+"-knop om direct vanuit deze weergave nieuwe toe te voegen.
- Afspraken: Toont de datum van het laatste bezoek van de klant, een link "Traject" om de volledige geschiedenis te bekijken, en toont aankomende afspraken naast eerdere bezoeken — elk met een snelle optie "Opnieuw boeken".
- Problemen: Toont eventuele actieve problemen die voor de klant zijn geregistreerd, waarbij belangrijke medische aandoeningen worden gemarkeerd waar het team van op de hoogte moet zijn.
- Producten: Geeft een lijst met producten die aan de klant zijn gekoppeld, samen met de datum waarop elk product is geregistreerd.
- Opgeslagen kaarten: Toont eventuele betaalkaarten die voor de klant zijn opgeslagen, met een optie om direct vanuit deze weergave een nieuwe kaart toe te voegen.
Afspraken
Het tabblad Afspraken toont alle afspraken van de klant, georganiseerd in een tijdlijn gegroepeerd per maand en datum.
Bovenaan kun je met subtabbladen afspraken filteren op status:
- Alle: Toont elke geregistreerde afspraak.
- Aankomend: Toont alleen toekomstige afspraken.
- Verlopen: Toont afspraken die al hebben plaatsgevonden.
- Geannuleerd: Toont afspraken die zijn geannuleerd.
- No-shows: Toont afspraken waar de klant niet is verschenen.
Met een filterpictogram rechts kun je de lijst verder verfijnen.
Elke datum groepeert de op die dag geboekte afspraken en toont de tijd, behandelnaam en locatie van elke afspraak. Van hieruit kun je:
- Direct onder elke afspraak een notitie toevoegen.
- Een factuur opstellen voor alle afspraken die op die datum zijn geboekt.
- De betaalstatus bekijken van elke afspraak (bijv. "Betaald") en toegang krijgen tot meer opties via het menu met drie stippen.
Dossier
Het tabblad Dossier (voorheen EMR) centraliseert alle medische en klinische gegevens van de klant.
Bovenaan toont een banner Medische geschiedenis de status van het intakeformulier van de klant, inclusief wanneer het voor het laatst is bijgewerkt, eventuele allergieën of actieve medicatie, en geregistreerde aandoeningen.
Van hieruit kun je:
- Geschiedenis: Eerdere versies van het medische geschiedenisformulier bekijken.
- Bijwerken: De medische geschiedenis van de klant bewerken.
- Bekijken: Het formulier openen zoals de klant het zou zien.
- Afdrukken: Het medische geschiedenisformulier afdrukken.
Onder de banner zijn gegevens georganiseerd in kaarten, elk met een live telling:
- Behandelnotities: Notities die tijdens de behandelingen van de klant zijn geregistreerd.
- Formulieren: Medische formulieren of toestemmingsformulieren die de klant heeft ingevuld.
- Metingen: Bijgehouden resultaten en metingen in de tijd.
- Foto's: Foto's van de klant, handig voor voor-/na-vergelijkingen.
- Allergieën: Eventuele allergieën die voor de klant zijn geregistreerd.
- Recepten: Medicatie voorgeschreven aan de klant.
- Documenten: Bestanden of documenten die voor de klant zijn geüpload.
- Plaktesten: Resultaten van uitgevoerde plaktesten.
- Educatie: Educatief materiaal dat met de klant is gedeeld.
- Labtesten: Labtestgegevens en resultaten.
- Klantproblemen: Actieve problemen of aandoeningen die voor de klant zijn gemarkeerd.
- Vaccinaties: Vaccinatiegegevens.
Onderaan biedt de kaart AI-patiëntsamenvatting de mogelijkheid om in een oogopslag een door AI geschreven samenvatting te genereren van de allergieën, medicatie, aandoeningen en geschiedenis van de klant.
Financieel
Het tabblad Financieel geeft een overzicht van alle betalingen en financiële gegevens die met de klant te maken hebben, georganiseerd in subtabbladen:
- Facturen: Alle facturen die voor de klant zijn opgesteld.
- Offertes: Offertes die aan de klant zijn verstrekt.
- Betalingen: Betalingen ontvangen van de klant.
- Loyaliteit: Loyaliteitspunten of beloningsactiviteit.
- Items: Afzonderlijke items of diensten die aan de klant zijn gefactureerd.
- Geannuleerd: Facturen of transacties die zijn geannuleerd.
- Overzichten: Rekeningoverzichten van de klant.
Binnen het subtabblad Facturen kunnen facturen verder worden gefilterd op status:
- Alle: Toont elke factuur.
- Openstaand: Toont onbetaalde of openstaande facturen.
- Afgesloten: Toont facturen die volledig zijn betaald.
Met een zoekbalk en filterpictogram kun je de lijst verder verfijnen op trefwoord of criteria.
Elke factuurregel toont het factuurnummer en de datum, locatie, medewerker, aan wie de factuur is uitgegeven, de gefactureerde items, betaalstatus (bijv. "Betaald," met een optie "Terugbetaling" indien van toepassing), het bedrag en eventueel verschuldigd bedrag.
Onderaan het tabblad zijn altijd twee samenvattende totalen zichtbaar: Openstaand (het totale onbetaalde bedrag) en Totaal gefactureerd (de totale waarde van alle facturen voor de klant).
Communicatie
Het tabblad Communicatie bevat alle berichten die naar de klant zijn verstuurd, georganiseerd in een tijdlijn gegroepeerd per maand en datum.
Bovenaan kun je met subtabbladen communicatie filteren op kanaal:
- Alle: Toont alle verstuurde communicatie.
- E-mail: Toont alleen e-mails.
- SMS: Toont alleen sms-berichten.
- Brief: Toont alleen brieven.
Aan de rechterkant helpen extra bedieningselementen je bij het navigeren:
- Aankomend / Verleden: Filterschakelaars die aantallen geplande versus reeds verstuurde communicatie tonen.
- Ga naar datum: Snel naar een specifieke datum in de tijdlijn navigeren.
- Alles afdrukken: De volledige communicatiegeschiedenis afdrukken.
Elk item toont het type bericht (bijv. "Nieuwe afspraak"), een vinkje ter bevestiging dat het is verzonden en afgeleverd, de datum en tijd van verzending, de afzender en ontvanger, en een voorbeeld van de berichtinhoud. Een dropdownpijl en een menu met drie stippen bij elk item geven toegang tot meer details en acties.
Abonnementen
Het tabblad Abonnementen toont alle abonnementsplannen die de klant heeft gekocht, verdeeld over twee subtabbladen:
- Jouw abonnementen: Toont de actieve abonnementsplannen van de klant.
- Transacties: Toont de transactiegeschiedenis met betrekking tot de abonnementen van de klant.
Elk abonnement wordt weergegeven als een kaart, vormgegeven als een lidmaatschapskaart, met de naam van het plan, klantnaam, kaartnummer, "Lid sinds"-datum en verlengingsdatum, samen met de huidige status (bijv. "Actief").
Aan de rechterkant toont een paneel Plangegevens de naam van het plan, de prijs en de volgende factureringsdatum, samen met snelle acties:
- Plan wijzigen: De klant overzetten naar een ander abonnementsplan.
- Abonnement pauzeren: Het abonnement tijdelijk pauzeren.
- Gebeurtenislogboek: Een geschiedenis bekijken van acties die op het abonnement zijn uitgevoerd.
- Abonnement opzeggen: Het abonnement volledig opzeggen.
Daaronder toont de sectie Voordelen alles wat in het plan is inbegrepen, zoals behandelingstegoeden (bijv. "Botox 1 gebied — 10 per maand," met bijgehouden gebruik en een link "Gebruik bekijken"), automatische kortingen (bijv. "Vrienden & Familie"), en gratis extra's (bijv. "Beloning").
Met een "Toevoegen"-knop kun je verdere voordelen aan het plan toevoegen.
Voor meer informatie over abonnementen, raadpleeg de handleiding Abonnementen.
Pakketten
Het tabblad Pakketten toont alle pakketten die de klant heeft gekocht, verdeeld over twee subtabbladen:
- Actief: Toont pakketten die momenteel beschikbaar zijn voor de klant om te gebruiken.
- Verlopen: Toont pakketten die op zijn of hun vervaldatum hebben overschreden.
Met een weergaveschakelaar rechts kun je wisselen tussen een raster- of lijstindeling.
Elk pakket wordt weergegeven als een kaart met de naam van het pakket, unieke code (bijv. "PK41766897") en status (bijv. "Actief"). Ook wordt het aantal gebruikte sessies ten opzichte van het totaal aantal inbegrepen sessies getoond, samen met visuele stippen die de resterende sessies weergeven. Verdere details omvatten:
- Waarde per stuk: De waarde van één sessie binnen het pakket.
- Activeringsdatum: De datum waarop het pakket is geactiveerd.
- Vervaldatum: De datum waarop het pakket verloopt.
Elke kaart toont ook het unieke referentienummer van het pakket onderaan, samen met een menu met drie stippen voor meer acties.
Voor meer informatie over pakketten, raadpleeg de handleiding Pakketten.
Cadeaubonnen
Het tabblad Cadeaubonnen (te vinden onder "Meer") toont alle vouchers die aan de klant zijn gekoppeld, verdeeld over twee subtabbladen:
- Actief: Toont vouchers die nog geldig zijn en een resterende waarde hebben.
- Verlopen: Toont vouchers die zijn verlopen of volledig zijn gebruikt.
Elke voucher wordt weergegeven als een kaart met het vouchersbedrag, de naam, de geldigheidsperiode en de unieke code, samen met een link "Diensten".
Aan de rechterkant toont een paneel Vouchergegevens:
- Resterend: Het resterende saldo, weergegeven ten opzichte van de oorspronkelijke totale waarde met een voortgangsbalk.
- Code: De unieke code van de voucher.
- Geldig vanaf: De datum waarop de voucher geldig werd.
- Verloopt: De vervaldatum van de voucher.
- Diensten: Het aantal diensten waarvoor de voucher kan worden ingewisseld.
- Ontvanger: De klant aan wie de voucher is uitgegeven.
Onderaan zijn drie acties beschikbaar:
- Verlengen: De geldigheidsperiode van de voucher verlengen.
- E-mailen: De voucher per e-mail naar de klant sturen.
- Algemene voorwaarden: De algemene voorwaarden van de voucher bekijken.
Voor meer informatie over cadeaubonnen, raadpleeg de handleiding Cadeaubonnen.
Activiteiten
Het tabblad Activiteiten (te vinden onder "Meer") registreert klantgerelateerde taken en activiteiten, zoals telefoontjes, e-mails, berichten, vergaderingen en servicedatums.
Bovenaan kun je met subtabbladen activiteiten filteren op type:
- Alle: Toont elke geregistreerde activiteit.
- E-mail: Toont alleen e-mailactiviteiten.
- Telefoontje: Toont alleen telefoonactiviteiten.
- Bericht: Toont alleen berichtactiviteiten.
- Vergadering: Toont alleen vergaderactiviteiten.
- Servicedatum: Toont alleen activiteiten met servicedatum.
Activiteiten zijn gegroepeerd op status (bijv. "Gepland"), waarbij elk item de naam van de activiteit, het type-pictogram, de vervaldatum en de toegewezen medewerker toont. Met een selectievakje kun je een activiteit als voltooid markeren, en een menu met drie stippen geeft toegang tot meer opties.
Voor meer informatie over activiteiten, raadpleeg de handleiding Activiteiten.
Snelle acties
Rechtsonder in de klantkaart geven twee zwevende knoppen snel toegang tot veelgebruikte acties:
- Kalenderpictogram: Brengt je naar de agenda, waar je een afspraak voor deze klant kunt boeken.
- Aanmaken-knop (blauw "+"-pictogram): Opent een menu met acties die je voor de klant kunt uitvoeren, zoals het versturen van een communicatie, het toevoegen van een behandelnotitie, het aanmaken van een toestemmingsformulier, het indienen van een labaanvraag, het toevoegen van een recept, het verwerken van een verkoop, het aanmaken van een offerte, of het registreren van een activiteit.
Met alles georganiseerd in deze tabbladen en snelle acties, biedt de klantkaart je een compleet overzicht op één plek voor het beheren van elk aspect van het traject van een klant in Pabau.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of ga naar de Support-pagina voor extra hulp.