In dit artikel leer je hoe je een vooraf ingevuld CMS-1500-formulier controleert, valideert met Claim.MD, de claim elektronisch indient en volgt tot aan de uitbetaling.
Je hebt de basisinstellingen voor verzekeringen ingesteld (deel 1), de polis van je klant toegevoegd (deel 2) en het bezoek gekoppeld aan de betaler (deel 3). In deze laatste fase zet je dat afgeronde bezoek om in een correcte elektronische claim — gevalideerd voordat deze Pabau verlaat, ingediend via het Claim.MD-clearinghouse en gevolgd tot aan de uitbetaling.
OPMERKING: Verzekeringsfacturatie is momenteel beschikbaar voor praktijken in de Verenigde Staten. Claims worden elektronisch ingediend via het Claim.MD-clearinghouse.
1. Open de claim vanuit het bezoek
Elke factuur die naar een verzekeraar wordt uitgegeven, verschijnt automatisch op het claimsdashboard - je hoeft niets extra aan te maken:
- Ga naar Geld → Claims (of open de factuur en klik op de knop Claim.MD in de header).
- Zoek het bezoek op - de rij toont het factuurnummer, de klant, het lidnummer, de betaler, het autorisatienummer van de case bij het bezoek en de bedragen.
- Klik op de rij om de claimwerkruimte te openen.
Omdat de afspraak al de betaler bevatte (deel 3), opent de claim direct bij de juiste verzekeraar, zonder dat je iets opnieuw hoeft in te voeren:
2. Controleer het vooraf ingevulde CMS-1500-formulier
De claimwerkruimte bevat de volledige set CMS-1500-velden, en alles wat je eerder hebt ingesteld, is al vooraf ingevuld:
- Patiënt & verzekering - naam, geboortedatum en adres uit het klantdossier; het lidnummer en groepsnummer uit de polis (vakken 1a–11).
- Diagnoses - de actieve problemen van de klant vullen de ICD-10-velden (vak 21). Het probleem "Acne vulgaris" van onze demoklant kwam terecht als L70.0 in slot A.
- Kostenregels - één regel per factuuronderdeel (vak 24), met het bedrag, de eenheden en de behandeldata — en de CPT-code die je in deel 1 aan de dienst hebt gekoppeld staat er al bij (99213 in ons voorbeeld).
- Voorafgaande autorisatie - het autorisatienummer van de case die je bij het boeken hebt gekoppeld, vult vak 23 onder Claimgegevens vooraf in.
- Uitvoerende zorgverlener - kies uit de NPI's die je hebt toegevoegd via Instellingen → Claims → Claim.MD → Zorgverleners (vak 24J).
Alles kan nog worden aangepast vóór indiening - de zoekiconen bij de diagnose- en procedurevelden openen de volledige ICD-10-CM- en CPT/HCPCS-opzoekfuncties.
3. Valideren met Claim.MD
Klik op Valideren (of Valideren met Claim.MD in de banner). Pabau controleert eerst de verplichte velden aan de clientzijde, bouwt vervolgens de exacte claim die Claim.MD zal ontvangen en bevestigt dat deze goedgekeurd is. Als alles in orde is, zie je Geen openstaande fouten en verandert de claim naar Klaar om in te dienen:
4. Dien de claim elektronisch in
Klik op Factuur naar Claim.MD sturen. De claim wordt geüpload naar het clearinghouse, krijgt een Claim.MD-referentie en wordt doorgestuurd naar de betaler:
De statuslabel verandert naar Ingediend en in de voettekst staat "Factuur verzonden - wachten op uitbetaling". Als je dezelfde claim later opnieuw indient (na een correctie), wordt de oorspronkelijke claim bij het clearinghouse bijgewerkt - er wordt nooit een duplicaat aangemaakt.
5. Volg de claimstatussen
Pabau volgt elke claim door zes statussen. Gebruik Synchroniseren op het dashboard (of het synchronisatie-icoon bij de claim) om de laatste updates op te halen van Claim.MD en de betaler.
Elke stap wordt vastgelegd in de geschiedenis van de claim - open deze met het klokicoon in de claimheader. Je ziet elke validatie, indiening, afwijzingsreden en update van de betaler met bijbehorend tijdstip:
6. Wanneer een claim wordt afgewezen
Als Claim.MD of de betaler de claim afwijst, komen de foutmeldingen rechtstreeks terug op de claim - elk met de exacte melding en, bij veelvoorkomende problemen, een duidelijke uitleg en oplossing:
- Lees elke foutmelding - Details kopiëren voor Claim.MD kopieert de technische referentie als je contact moet opnemen met support.
- Corrigeer de genoemde velden (in ons voorbeeld gaf de sandbox een melding over een behandeldatum, die we direct hebben aangepast).
- Klik op Opnieuw valideren en vervolgens weer op Factuur naar Claim.MD sturen. De nieuwe indiening werkt dezelfde claim bij.
Hoe zit het met betalingen?
Wanneer de betaler afrekent, komt de elektronische uitbetaling (ERA) binnen bij Geld → Betalingsuitbetaling — haal deze op, koppel deze aan de factuur, en de claim verandert naar Betaald (of toont de weigeringsdetails van de betaler), waarbij de betaling automatisch wordt geboekt bij de verzekeraar. Eigen bijdrages van patiënten blijven aan de klantzijde van de boekhouding staan.
Wat is de volgende stap?
Dat is de volledige cyclus - van een geboekt bezoek tot een betaalde claim. De volledige Verzekeringsgids-serie:
- Deel 1: Basisinstellingen voor verzekeringen instellen
- Deel 2: Klantverzekering instellen
- Deel 3: Afspraken koppelen aan verzekering
- Deel 4: Verzekeringsclaims indienen en volgen (dit artikel)
Nog vragen? Neem gerust contact met ons op via de in-app chat - we helpen je graag om je eerste claims de deur uit te krijgen.
Was deze gids nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer gidsen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of de Supportpagina bezoeken voor extra hulp.