Credentialing, je Claim.MD-verbinding, factureringsprofiel, verzekeraars en inschrijvingen, NPI's van zorgverleners, CPT-gecodeerde diensten en eigen bijdragen - de basis die claims foutloos houdt.
Je basis voor verzekeringsfacturering bepaalt of alle volgende stappen goed werken: correcte claims, minder afwijzingen en betalingen die binnenkomen zonder dat je erachteraan hoeft. Deze gids doorloopt de essentiële onderdelen in de volgorde van Pabau's setup-checklist. Werk van boven naar beneden — elk onderdeel bouwt voort op het vorige.
📌 Let op: Elektronische verzekeringsfacturering via Claim.MD geldt alleen voor Amerikaanse verzekeraars.
1. Credentialing en waarom het belangrijk is
Credentialing is de manier waarop verzekeraars verifiëren dat een zorgverlener gelicentieerd, gekwalificeerd en bevoegd is om diensten te leveren en hiervoor te factureren. Het is de moeite waard om dit als eerste goed te regelen, want het betekent:
- Je claims worden meteen correct verwerkt.
- Je factureert onder de juiste identiteit van zorgverlener en organisatie.
- Je vermijdt vertragingen, afwijzingen en weigeringen van verzekeraars.
Credentialing gebeurt rechtstreeks met elke verzekeraar, buiten Pabau om — houd je NPI's, taxonomiecodes en credentialing-status actueel bij elke verzekeraar waar je bij factureert.
2. Verbind je Claim.MD-account
Pabau dient claims in via je eigen Claim.MD clearinghouse-account. Zo verbind je het:
- Ga naar Instellingen → Claims en open de tegel Claim.MD.
- Plak op het tabblad Credentials je AccountKey (genereer er een in het Claim.MD-portaal onder Settings → Account Settings).
- Klik op Connect — Pabau verifieert de sleutel bij Claim.MD en slaat deze versleuteld op.
Zodra dit is geverifieerd, toont het tabblad Credentials je verbonden Claim.MD-account en wanneer de sleutel voor het laatst is geverifieerd. Het tabblad Overview houdt je hele setup bij als een checklist die groen wordt naarmate je elk onderdeel hieronder afrondt.
3. Vul je factureringsprofiel in
Het factureringsprofiel identificeert je praktijk als de factureringsaanbieder - dit is wat wordt afgedrukt in vak 33 van elke CMS-1500-claim. Vul op het tabblad Billing profile het volgende in:
- Naam factureringsorganisatie
- Factureringsnummer (groep) NPI
- Belastingnummer (9 cijfers) en type belastingnummer (EIN of SSN)
- Praktijkadres en telefoonnummer
LET OP: Een profiel zonder NPI of belastingnummer kan geen claims indienen of inschrijvingen bij verzekeraars starten — de checklist op Overview laat zien wat er nog ontbreekt.
4. Voeg je verzekeraars toe
Verzekeraars worden toegevoegd op het tabblad Payers, waar elke verzekeraar staat waar je in Pabau bij factureert. Voor elke verzekeraar heb je twee opties:
- Find payer - koppel een bestaande Pabau-verzekeraar aan het bijbehorende Claim.MD payer-ID zodat claims elektronisch worden verstuurd.
- Add payer from Claim.MD - blader door de volledige Claim.MD-catalogus (4.000+ verzekeraars, doorzoekbaar op naam of payer-ID) en importeer er een; deze wordt een Pabau-verzekeraar, al gekoppeld en klaar om in te schrijven. Elk item in de catalogus toont wat de verzekeraar ondersteunt: claim filing, ERA en eligibility.
De samenvattingslabels bovenaan het tabblad tonen in één oogopslag waar je staat: Fully enrolled, Partially enrolled, Not enrolled, Not available (de verzekeraar ondersteunt geen elektronische transacties), en hoeveel verzekeraars nog niet gekoppeld zijn.
5. Schrijf je in voor claim filing, ERA en eligibility
Inschrijving activeert elektronische transacties met elke verzekeraar. Open een gekoppelde verzekeraar met View om het inschrijvingspaneel te zien:
- Een voortgangsbalk volgt de drie diensten van de verzekeraar - Eligibility, Claim filing en ERA payment reports.
- Waar een verzekeraar inschrijving vereist, klik je op Enroll - Pabau opent het inschrijvingsformulier van de verzekeraar bij Claim.MD (een eenmalige beveiligde link) en volgt de aanvraag als Processing totdat deze is goedgekeurd.
- Inschrijvingen worden gedaan voor de factureringsentiteit (je groeps-NPI + belastingnummer) uit het factureringsprofiel.
Goed om te weten: vereisten verschillen per verzekeraar - sommige accepteren claims zonder enige inschrijving, sommige schrijven automatisch in voor ERA zodra je begint met indienen, en ERA-goedkeuringen kunnen tot 30 dagen duren. Volledige details: Elektronische inschrijvingen bij verzekeraars.
6. Voeg NPI's van zorgverleners toe
Elke zorgverlener die factureerbare zorg levert, heeft een eigen individuele NPI nodig - deze wordt verstuurd als de rendering provider (vak 24J) op elke claimregel. Vul op het tabblad Providers de NPI van elke zorgverlener in en, optioneel, hun taxonomiecode.
7. Configureer factureerbare diensten met CPT-codes
Claims factureren diensten op basis van CPT/HCPCS-procedurecodes, dus je diensten hebben de juiste codes en tarieven nodig. Pabau levert de volledige Amerikaanse codesets onder Instellingen → Diagnostic & Billing Codes - inclusief ICD-10-CM voor diagnoses en 20.000+ CPT/HCPCS-codes voor procedures, bijgewerkt met de officiële releases.
Blader of zoek in elke codeset - en stel CPT/HCPCS in als je standaard facturering, zodat claimformulieren en dienstprijzen dit overal gebruiken:
Koppel vervolgens de juiste code aan elke dienst waarvoor je factureert:
- Ga naar Instellingen → Diensten en open de dienst die je bij verzekeraars factureert.
- Open het tabblad Pricing en klap het onderdeel Insurance Billing uit.
- Klik onder Billing codes op Add A Billing Code en kies CPT / HCPCS code.
- Zoek op code of omschrijving, selecteer het juiste resultaat en klik op Add CPT code.
Wanneer je een verzekeraar factureert voor deze dienst, kiest de kostenregel van de claim uit deze codes - en je kunt ook rechtstreeks vanaf de claimregel de volledige codebibliotheek doorzoeken.
8. Schakel het innen van eigen bijdragen van klanten in
Door het aandeel van de klant al bij het moment van de dienstverlening te innen, blijven openstaande bedragen laag. Registreer de eigen bijdrage (of mede-verzekering) en het eigen risico van elke polis bij de polisgegevens van de klant - je ziet deze wanneer je de factuur voor het bezoek opmaakt, zodat je de eigen bijdrage direct bij verkoop kunt innen en alleen het deel van de verzekeraar op de claim factureert.
Wat is de volgende stap?
Nu de basis staat, ga verder met Verzekeringsgids deel 2: Verzekeringsinstellingen voor klanten - of ga terug naar Aan de slag met verzekeringsfacturering voor het volledige overzicht.
Was deze gids nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer gidsen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of ga naar de Support-pagina voor extra hulp.