Hoe de HubSpot-integratie werkt

De HubSpot-integratie houdt je Pabau-klanten en -leads synchroon met de contacten en deals in je HubSpot-portal. Contacten worden beide kanten op gesynchroniseerd — nieuwe en bijgewerkte Pabau-klanten worden vrijwel realtime naar HubSpot gepusht, en contactwijzigingen die in HubSpot worden gemaakt, stromen terug naar Pabau — terwijl je Pabau-leads HubSpot-deals worden, afspraken als HubSpot-afspraakrecords verschijnen, en verkopen en betalingen als notities op de tijdlijn van het contact kunnen worden gelogd.

Dit is een connector binnen de Data Sync-tool van Pabau. Als je nieuw bent met Data Sync, lees dan eerst Hoe Data Sync werkt in Pabau voor de algemene concepten (triggers, mapping, het bezorglog en herhalingen). Deze gids behandelt alles wat specifiek is voor HubSpot.

OPMERKING: Je hebt beheerderstoegang in Pabau nodig om de connector in te stellen, en een HubSpot-login die apps mag installeren in je portal.

Wat de connector doet

Maakt of werkt een HubSpot-contact bij wanneer een klant wordt aangemaakt of bewerkt in Pabau — en brengt contactwijzigingen gemaakt in HubSpot terug naar Pabau.
Maakt of werkt een HubSpot-deal bij wanneer een Pabau-lead wordt aangemaakt of bijgewerkt, en verplaatst de fase van de deal wanneer de lead als gewonnen of verloren wordt gemarkeerd.
Maakt een HubSpot-afspraakrecord (gekoppeld aan het contact) wanneer een afspraak wordt geboekt of gewijzigd, en markeert deze als geannuleerd wanneer de boeking wordt geannuleerd.
Logt optioneel verkopen en betalingen als notities op de tijdlijn van het contact — factuurnummer, totaal en items voor een verkoop; bedrag en methode voor een betaling, waarbij terugbetalingen als negatieve bedragen worden weergegeven (standaard uitgeschakeld).
Verwijdert optioneel het HubSpot-contact of de deal wanneer de klant of lead in Pabau wordt verwijderd (standaard uitgeschakeld).
Maakt optioneel nieuwe Pabau-klanten aan van niet-gekoppelde HubSpot-contacten (standaard uitgeschakeld).

OPMERKING: Een contact dat in HubSpot wordt verwijderd, wordt nooit in Pabau verwijderd — medische dossiers worden bewaard, en verwijdering stroomt alleen vanuit Pabau naar buiten.

Voordat je begint

De verbinding gebruikt HubSpot's eigen inlogsysteem (OAuth) — er zijn geen API-keys om te kopiëren. Je hebt een HubSpot-account nodig en een login die apps kan installeren in de portal die je wilt verbinden (in de meeste portals betekent dit een superadmin).

Stap 1: Verbind je HubSpot-account

Je kunt op twee plekken beginnen:

Instellingen > App Marketplace — selecteer de HubSpot-tegel. Dit brengt je direct naar de Data Sync-instelling hieronder.
Data Hub > Data Sync — selecteer Connector toevoegen, kies HubSpot, en selecteer Instellen.

De eerste stap van de instelling vraagt je om je account te verbinden. Selecteer HubSpot verbinden — er opent een HubSpot-venster waarin je inlogt, de te verbinden portal kiest en de toegang goedkeurt. Zodra je goedkeurt, sluit het venster en maakt Pabau automatisch de verbinding, en opent deze zodat je de triggers, veldmapping en instellingen hieronder kunt bekijken.

TIP: Als je browser het pop-upvenster blokkeert, sta pop-ups toe voor Pabau en selecteer opnieuw HubSpot verbinden.

Stap 2: Triggers

Op het tabblad Triggers kies je welke Pabau-events naar HubSpot worden gepusht:

client.create / client.update → HubSpot-contacten aanmaken of bijwerken (standaard ingeschakeld).
client.delete → HubSpot-contacten verwijderen (standaard uitgeschakeld).
lead.create / lead.update / lead.won / lead.lost → HubSpot-deals aanmaken of bijwerken (standaard ingeschakeld) — gewonnen en verloren verplaatsen de deal naar je closed-won- / closed-lost-fase.
lead.delete → HubSpot-deals verwijderen (standaard uitgeschakeld).
booking.create / booking.update → HubSpot-afspraken aanmaken of bijwerken (standaard ingeschakeld).
booking.canceled → HubSpot-afspraken annuleren (standaard ingeschakeld).
invoice.create → Verkopen loggen als contactnotities (standaard uitgeschakeld).
payment.create / payment.refund → Betalingen loggen als contactnotities (standaard uitgeschakeld).

BELANGRIJK: Zodra client.delete is ingeschakeld, verwijdert het verwijderen van een klant in Pabau altijd het gekoppelde HubSpot-contact — zelfs als je de synchronisatierichting voor contacten op alleen inbound hebt gezet. Dit is bewust zo, zodat een verwijdering die in Pabau wordt gehonoreerd, ook in HubSpot wordt gehonoreerd. Laat dit uitgeschakeld als je wilt dat verwijderde klanten als contacten in HubSpot blijven bestaan.

Stap 3: Veldmapping

Klap op het tabblad Mapping Contacten uit om te zien hoe Pabau-klantvelden worden gemapt naar standaard HubSpot-contacteigenschappen. De standaardmapping is:

E-mail → E-mail (verplicht — zie hieronder hoe matching werkt)
Voornaam → Voornaam
Achternaam → Achternaam
Mobiele telefoon → Mobiel telefoonnummer
Telefoon → Telefoonnummer
Straatadres → Straatadres
Stad → Stad
Provincie/regio → Staat/regio
Postcode → Postcode
Land → Land
Geboortedatum → Geboortedatum

Schakel een rij uit om te stoppen met het synchroniseren van dat veld, wijs een rij toe aan een andere HubSpot-eigenschap (bijvoorbeeld Bedrijfsnaam, Website-URL, Functietitel, Levenscyclusfase of Leadstatus) via de dropdowns, of voeg rijen toe voor je eigen Pabau-aangepaste velden. De richtingsinstelling van elke objectgroep bepaalt of deze beide kanten op synchroniseert (standaard voor contacten en deals), alleen outbound (Pabau → HubSpot) of alleen inbound, en de instelling Data-conflictoplossing bepaalt welke kant wint wanneer onduidelijk is welke de nieuwere data heeft — Pabau is standaard de bron van waarheid.

De groep Deals laat zien hoe een Pabau-lead een deal wordt: de dealnaam wordt automatisch samengesteld uit de naam van de lead, en de dealfase wordt bepaald via de pipeline-fasemap op het tabblad Instellingen (met terugval op de standaardfase van je portal).

OPMERKING: De dealrijen op persoonsniveau (naam, e-mail, telefoon enzovoort) zijn standaard uitgeschakeld omdat standaard HubSpot-portals die eigenschappen niet op deals definiëren — het inschakelen ervan zonder een bijpassende aangepaste dealeigenschap in je portal laat elke dealschrijfactie mislukken. Schakel ze alleen in als je portal de bijpassende aangepaste eigenschappen heeft.

De groepen Afspraken, Verkopen en Betalingen worden automatisch samengesteld — afspraaknaam, tijden, duur en status komen van de boeking, en de notitietekst komt van de factuur of betaling. Er is niets om handmatig te mappen; schakel ze in of uit vanaf het tabblad Triggers. Afspraken synchroniseren alleen outbound (Pabau → HubSpot).

Stap 4: Synchronisatie-instellingen

Op het tabblad Instellingen vind je de verbindingskaart — die de verbonden HubSpot-portal toont, met de optie om te verbreken — en deze opties:

Ontbrekende records aanmaken bij bijwerken (standaard Ja) — het bewerken van een klant of lead die nooit heeft gesynchroniseerd, maakt het record in HubSpot aan in plaats van het over te slaan.
Nieuwe klanten aanmaken van HubSpot-contacten (standaard Nee) — indien ingeschakeld, worden HubSpot-contacten die met geen bestaande klant overeenkomen, aangemaakt als nieuwe Pabau-klanten. Gekoppelde contacten blijven in beide richtingen synchroniseren.
Pipeline-fasemap — koppelt je Pabau-leadpipelinefasen aan HubSpot-dealfasen, zodat een lead die door je Pabau-pipeline beweegt, de deal door de jouwe in HubSpot verplaatst. Niet-gemapte fasen gebruiken de standaardfase van je portal.

Gebruik Verbinding testen om te bevestigen dat Pabau je HubSpot-portal kan bereiken.

BELANGRIJK: Laat Nieuwe klanten aanmaken van HubSpot-contacten uitgeschakeld, tenzij je zeker weet dat je dit wilt. Een actieve marketingportal kan binnen minuten honderden contacten wijzigen, en het inschakelen van deze optie maakt een Pabau-klant aan voor elk niet-gekoppeld contact dat je campagnes raken.

Hoe records worden gematcht

Wanneer een contact in HubSpot verandert, bepaalt Pabau bij welke klant (indien van toepassing) het hoort:

Een klant die al met dat contact heeft gesynchroniseerd, wordt altijd gebruikt — de opgeslagen koppeling is bepalend.
Anders, als de e-mail van het contact exact overeenkomt met één Pabau-klant, wordt die klant gekoppeld en bijgewerkt.
Als de e-mail overeenkomt met meer dan één klant, of overeenkomt met een klant die al gekoppeld is aan een ander HubSpot-contact, wordt er niets weggeschreven — de wijziging wordt overgeslagen in plaats van geraden. Contacten zonder e-mailadres worden ook nooit op basis van gissingen gematcht.

Als niets overeenkomt, wordt een nieuwe Pabau-klant alleen aangemaakt wanneer Nieuwe klanten aanmaken van HubSpot-contacten is ingeschakeld. In alle gevallen overschrijft oudere data nooit nieuwere data — de wijzigingen van elke kant worden alleen toegepast wanneer ze nieuwer zijn dan wat de andere kant al heeft.

Deals voor je leads

Elke Pabau-lead die je synchroniseert, wordt een HubSpot-deal die naar de lead is genoemd, in de fase waar je pipeline-fasemap naar verwijst. Wanneer de lead in Pabau als gewonnen of verloren wordt gemarkeerd, verplaatst de deal naar je closed-won- of closed-lost-fase — waardoor de cirkel wordt gesloten voor pipeline- en ROI-rapportage in HubSpot.

Test het van begin tot eind

Selecteer op het tabblad Mapping Testevent verzenden, kies een event zoals client.update, en selecteer Test verzenden. Pabau kiest een echte klant, stuurt deze door de live pipeline en registreert het resultaat in het log, gelabeld als test. Open de Logs om te bevestigen dat het is gelukt, en controleer vervolgens het contact in HubSpot.

Het bezorglog lezen

Selecteer Logs op de connector om elke bezorging te zien — inclusief het exacte verzoek dat Pabau heeft verzonden, het antwoord dat HubSpot heeft teruggestuurd, en een correlatie-ID voor supporttickets. Fouten volgen de standaard Data Sync-regels: tijdelijke problemen (ratelimieten, netwerkfouten, HubSpot-serverfouten) worden automatisch opnieuw geprobeerd volgens een oplopend schema, terwijl permanente afwijzingen de reden tonen zodat je de data kunt herstellen en opnieuw kunt verzenden met Nieuwste data synchroniseren. Zie Hoe Data Sync werkt in Pabau voor de volledige gids over statussen, herhalingen en opnieuw verzenden.

Verbinding verbreken

Om de synchronisatie te stoppen, open je het tabblad Instellingen van de connector en verbreek je de HubSpot-portal, of pauzeer of verwijder je de connector vanaf zijn kaart in Data Hub > Data Sync. Het verbreken van de verbinding stopt de synchronisatie in beide richtingen; de bezorggeschiedenis wordt bewaard voor audit.