De tijdregistratiefunctie gebruiken

In dit artikel bespreken we hoe jij en je teamleden de tijd die aan werken en pauzes wordt besteed kunnen bijhouden met onze tijdregistratiefunctie.

Met de tijdregistratiefunctie kunnen jij en je medewerkers vastleggen wanneer je op het werk aankomt, pauze neemt en vertrekt. Het dient ook als basis voor het berekenen van gewerkte uren en lonen, mocht je die functie willen gebruiken.

LET OP: Let op: de tijdregistratiefunctie is alleen beschikbaar voor medewerkers als de functie Werkroosters en lonen voor elke medewerker afzonderlijk is ingeschakeld. Volg om deze functie in te schakelen simpelweg de stappen in deze handleiding.

Inklokken

Stap 1: Log in op je Pabau-account en klik op je avatar rechtsboven in het scherm.

Stap 2: Zoek in het avatarmenu het onderdeel voor inklokken, dat de resterende tijd tot het begin van je dienst toont op basis van je rooster. Klik op "Inklokken" om het begin van je werkdag te markeren. Als je die dag geen geplande dienst hebt, kun je nog steeds inklokken en wordt er een urenstaat aangemaakt.

Stap 3: Zodra je bent ingeklokt, begint de timer de tijd te tellen die is verstreken sinds je op de inklokknop hebt geklikt. Hij toont ook de resterende tijd tot het einde van je dienst, gebaseerd op de eindtijd van de dienst in de Roosterplanner.

Als je te laat inklokt, toont een waarschuwing hoeveel tijd je te laat bent.

Pauze nemen

Stap 1: Klik op "Pauze starten" wanneer je een pauze wilt nemen of een vergadering/training wilt bijwonen. Selecteer in het pop-upvenster het bijbehorende gebeurtenistype.

Stap 2: De beschikbare pauzetypen zijn afhankelijk van de blokkeeropties die je hebt aangemaakt. Standaard zijn opties zoals Lunch, Vergadering en Training beschikbaar als deze actief zijn ingesteld, maar je kunt ook aangepaste opties toevoegen door de stappen in deze handleiding te volgen.

Stap 3: Zodra een pauzetype is geselecteerd:

• Stopt de teller, omdat deze alleen actieve werkuren bijhoudt.
• Wordt het geselecteerde blokkeertype (bijv. "Lunch") weergegeven.
• Worden de resterende minuten voor de pauze getoond, berekend vanaf de huidige tijd minus de blokkeerduur.
• Verschijnt er een knop "Pauze beëindigen".
  

LET OP: Of een pauze betaald of onbetaald is, hangt af van de instellingen voor die blokkeeroptie.

Als je betaalde pauzes hebt genomen, weerspiegelt de urenstaat dit, waardoor je in aanmerking komt voor vergoeding; zo niet, dan niet.

Pauze beëindigen en werk hervatten

Stap 1: Klik op "Pauze beëindigen" wanneer je klaar bent om het werk te hervatten. De timer start opnieuw vanaf waar hij was gestopt voordat de pauze begon.

Stap 2: Je kunt meerdere pauzes nemen, zelfs als het dagelijkse quotum al is opgebruikt. Als je bijvoorbeeld een lunchpauze van 20 minuten hebt genomen en daarna nog een lunchpauze wilt, toont de timer 0 resterende minuten, maar de urenstaat geeft de totale pauzetijd correct weer.

Uitklokken

Stap 1: Klik op "Uitklokken" om je werkdag te beëindigen. Als je dienst nog niet is afgelopen, moet je het uitklokken bevestigen in een pop-up. Als je dienst is afgelopen, gebeurt het uitklokken automatisch.

Stap 2: Na het uitklokken toont je urenstaat voor die dag:

• De locatie waar je hebt gewerkt.
• Het totale aantal gewerkte uren, inclusief eventuele genomen pauzes.

Stap 3: Als je per ongeluk op "Uitklokken" klikt in plaats van een pauze te nemen en je later opnieuw inklokt, wordt er nog een pauze aangemaakt (onbetaald en niet meegeteld als werktijd). De uiteindelijke uitkloktijd op de urenstaat moet het moment weerspiegelen waarop je die dag daadwerkelijk klaar was met werken.

Stap 4: Ook na het uitklokken kun je indien nodig opnieuw inklokken. Het systeem blijft vanaf dat moment je diensttijd tellen.

Belangrijke opmerkingen:

• Locatietracking: De tijdregistratiefunctie registreert je locatie ongeacht de gebruikte browser. Alleen het handmatig klikken op de knop stopt dit - browservernieuwingen of het wissen van cache/cookies hebben hier geen invloed op.

• Locatieopslag: Je huidige locatie (gebaseerd op IP-adres) wordt opgeslagen wanneer je op Inklokken klikt. Als locatierechten zijn verleend, wordt je locatie geregistreerd telkens wanneer je in- of uitklokt en is deze opvraagbaar voor audits.

• Timerreset: De timer wordt om middernacht gereset. Als je bijvoorbeeld 5 uur werkt tot 11:59 uur 's avonds, worden deze uren weergegeven in de urenstaat van vandaag. Om middernacht wordt de timer gereset. Als je vergeet uit te klokken of na middernacht blijft werken, blijft de teller doorlopen en begint er om 00:00 uur een nieuwe urenstaat voor de volgende dag.

• Tijdzone: De tijdzone wordt altijd bepaald door de tijdzone die is geselecteerd in je Bedrijfsgegevens onder Setup.

Door de bovenstaande stappen te volgen, kunnen jij en je team eenvoudig je werkuren en pauzes bijhouden, wat zorgt voor nauwkeurige urenstaten en beter tijdbeheer. 

---

Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen, andere handleidingen selecteren of de zoekbalk boven aan de pagina gebruiken. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.

Om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we je bovendien aan de aanvullende handleidingen en bronnen van de Pabau Academy te verkennen. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, en een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.