In dit artikel laten we je zien hoe je formulieren en behandelnotities veilig kunt delen vanaf het profiel van een klant via het Klantenportaal. Het proces is vergelijkbaar met het delen van documenten en zorgt ervoor dat gevoelige klantgegevens veilig worden verzonden.
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Log eerst in op je Pabau-account en gebruik de zoekbalk boven in het scherm om de klant te zoeken met wie je een formulier wilt delen.
Stap 2: Open de klantkaart en formulieren
Selecteer in het dropdownmenu een van de volgende opties:
-
Formulieren - om medische of administratieve formulieren te delen
-
Behandelnotities - om klinische notities of voortgangsoverzichten te delen
Stap 3: Zoek het formulier of de behandelnotitie die je wilt delen
Blader in de geselecteerde sectie door de lijst en zoek het specifieke formulier of de behandelnotitie die je wilt delen. Naast elk item zie je een knop "Veilig delen".
OPMERKING: Als je HIPAA-compliance-ondersteuning hebt ingeschakeld, kun je geen formulieren met de klant delen.
Stap 4: Deel het formulier/de behandelnotitie veilig
Zodra je op ''Veilig delen'' klikt, wordt er een paneel aan de rechterkant van het scherm geopend.
Hier kun je je formulieren bekijken, aanpassen en veilig naar de klant versturen via het Klantenportaal.
Dit bevat elke sectie van het paneel Veilig delen:
-
Gedeelde formulieren
Boven in het paneel zie je het totale aantal formulieren dat met de klant is gedeeld.
Als je de details wilt bekijken, klik dan op de knop ''Bekijken'' om de ''Deelgeschiedenis'' te openen. Hier zie je welke formulieren zijn gedeeld, wanneer ze zijn verzonden en welk teamlid ze heeft gedeeld.
-
Gegevens ontvanger
Selecteer in het veld ''Delen met'' wie de gedeelde formulieren ontvangt, meestal de klant, maar je kunt ze ook delen met een verzekeringsmaatschappij of een andere geautoriseerde contactpersoon.
- Geselecteerde formulieren
Hier zie je het formulier dat je hebt gekozen om te delen. Als je nog meer formulieren wilt toevoegen, selecteer je deze eenvoudig uit de lijst voordat je verzendt.
-
Delen via sms
Je kunt de sms -schakelaar inschakelen als je wilt dat de klant de beveiligde link naast e-mail ook via sms ontvangt. Om deze optie te gebruiken, moet je ervoor zorgen dat Veilig delen via sms is ingeschakeld in je instellingen bij ''Klantnotificaties'' .
-
Verzending via e-mail
De gedeelde formulieren worden per e-mail naar de klant verzonden. Je kunt de e-mailtemplate bekijken door op de link in deze sectie te klikken.
De template kan ook worden aangepast in ''Klantnotificaties'' zodat deze beter aansluit bij de stijl en communicatie van je kliniek.
-
Notitie klantenportaal
Gebruik dit veld om een persoonlijk bericht voor je klant toe te voegen. Deze notitie wordt samen met de gedeelde formulieren weergegeven in het Klantenportaal en biedt context of extra informatie die je klant nodig kan hebben.
-
Wachtwoordbeveiliging
De optie Wachtwoord beveiligen is standaard ingeschakeld om je formulieren veilig te houden. Wanneer deze is ingeschakeld, wordt er automatisch een toegangspincode opgenomen in de e-mail die naar de ontvanger wordt gestuurd. De ontvanger moet deze pincode invoeren om de gedeelde formulieren te openen, en deze blijft 30 dagen geldig, zodat alleen de bedoelde persoon toegang heeft tot de bestanden.
-
Afronden en verzenden
Als je alle gegevens hebt gecontroleerd, klik dan op ''Veilig delen via e-mail'' om de formulieren naar je klant te versturen. Als je besluit niet door te gaan, klik dan op Sluiten - er wordt dan niets opgeslagen of verzonden.
Je kunt het formulier ook per e-mail naar de klant sturen door op de drie puntjes naast het formulier te klikken en de optie "Als e-mail verzenden" te selecteren. In dat geval wordt het formulier als pdf-bijlage rechtstreeks naar de inbox van de klant verzonden.
Stap 5: Hoe de klant toegang krijgt tot het formulier
Nadat de formulieren zijn gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangspincode.
Om het formulier in het Klantenportaal te openen, moet de klant deze pincode invoeren, zodat alleen de bedoelde ontvanger de formulieren kan bekijken.
Na het invoeren van de pincode wordt de klant doorgestuurd naar het Klantenportaal, waar hij of zij het formulier veilig kan bekijken en openen.
Als er 5 keer een verkeerde pincode wordt ingevoerd, ziet de klant een foutmelding. Om dit op te lossen, moet een teamlid de brief opnieuw versturen via een nieuwe beveiligde link.
Door deze stappen te volgen, kun je formulieren en behandelnotities veilig delen met je klanten, zodat ze de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven op de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan om, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden via de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.