In dit artikel laten we je zien hoe je documenten deelt die zijn geüpload naar het profiel van een klant via het Klantportaal. Door documenten veilig te delen, zorg je ervoor dat je klanten de bestanden die ze nodig hebben veilig en gemakkelijk kunnen bekijken.
Dit artikel behandelt de nieuwe klantkaart, beschikbaar voor geselecteerde klinieken vanaf augustus 2026. Als je klantkaart er anders uitziet, raadpleeg dan de handleiding Documenten veilig delen vanaf de klantkaart (Klassiek) in plaats daarvan.
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin door in te loggen op je Pabau-account, en gebruik daarna de zoekbalk boven in het scherm om de klant te vinden met wie je een document wilt delen.
Stap 2: Open het gedeelte Documenten
Klik op het tabblad "EMR" (bij Amerikaanse bedrijven aangeduid als "Chart"), en klik daarna op de kaart "Documenten".
Stap 3: Zoek het document dat je wilt delen
Zoek het document dat je wilt delen en klik op het menu met drie stippen rechts van de rij, en selecteer vervolgens "Veilig delen".
Stap 4: Deel het document veilig
Het paneel "Documenten delen" wordt aan de rechterkant van het scherm geopend, met je document al geselecteerd. Vanaf hier kun je documenten bekijken, aanpassen en veilig naar je klant versturen.
Dit is wat elk onderdeel van het paneel omvat:
-
Gedeelde documenten
Boven in het paneel zie je het totale aantal documenten dat al met de klant is gedeeld.
Klik op "Bekijken" om de "Deelgeschiedenis" te openen, waarin te zien is welke documenten zijn gedeeld, wanneer ze zijn verstuurd, welk teamlid ze heeft gedeeld en wanneer de ontvanger ze heeft geopend.
-
Delen met
Selecteer wie de documenten ontvangt — meestal de klant, maar je kunt ook delen met een andere contactpersoon die aan de klant is gekoppeld, zoals een verzekeringsmaatschappij. Bij ontvangers zonder e-mailadres of mobiel nummer wordt een waarschuwingspictogram getoond.
-
Geselecteerd
De documenten die je hebt gekozen om te delen. Wil je er meer toevoegen, klik dan op een document in de lijst "Recente documenten" hieronder om het toe te voegen; klik op een geselecteerd document om het te verwijderen.
-
Ook delen via sms
Laat deze schakelaar aan staan als je wilt dat de klant de beveiligde link ook via sms ontvangt — deze staat standaard aan. Om deze optie te gebruiken, zorg ervoor dat sms-meldingen voor veilig delen zijn ingeschakeld in je instellingen bij "Klantmeldingen".
-
E-mailbezorging
De gedeelde documenten worden per e-mail naar de klant verstuurd. Je kunt de e-mailsjabloon bekijken door op de link in dit gedeelte te klikken.
Het sjabloon kan ook worden aangepast in "Klantmeldingen", zodat het beter aansluit bij de stijl en boodschap van je kliniek.
-
Opmerking
Gebruik het veld "Schrijf een opmerking voor de e-mail" om een persoonlijk berichtje voor je klant toe te voegen — dit wordt meegestuurd met de gedeelde documenten en geeft context of extra informatie die de klant nodig heeft.
-
Wachtwoordbeveiliging
De optie "Wachtwoord beveiligen" staat standaard aan om je documenten veilig te houden. Er wordt automatisch een toegangs-pincode, geldig voor 30 dagen, meegestuurd in de e-mail naar de ontvanger — deze moet worden ingevoerd om de gedeelde documenten te kunnen bekijken.
-
Afronden & verzenden
Zodra je alle details hebt gecontroleerd, klik je op "Veilig delen" om de documenten naar je klant te versturen. De knop toont "Veilig delen via e-mail" of "Veilig delen via sms" wanneer er maar één kanaal is ingeschakeld, en blijft inactief totdat je minstens één ontvanger en één document hebt geselecteerd. Als je besluit niet door te gaan, klik je op "Sluiten" — er wordt dan niets opgeslagen of verstuurd.
Stap 5: Hoe de klant toegang krijgt tot het document
Nadat je het document hebt gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangspincode.
Om het document in het Klantportaal te openen, moet de klant deze pincode invoeren, zodat alleen de bedoelde ontvanger de documenten kan bekijken.
Na het invoeren van de pincode wordt de klant naar het Klantportaal geleid, waar hij of zij het document veilig kan bekijken en openen.
Als er 5 keer een onjuiste pincode wordt ingevoerd, ziet de klant een foutmelding. Om dit op te lossen, moet een teamlid het document opnieuw delen via een nieuwe beveiligde link.
Door deze stappen te volgen, kun je documenten veilig delen met je klanten en ervoor zorgen dat ze de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen — jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Je kunt ook onze videoserie, de Pabau Academy, bekijken of de Support-pagina bezoeken voor extra hulp.