In dit artikel laten we je zien hoe je Automations in Pabau gebruikt om een reeks van vier maandelijkse e-mailherinneringen in te stellen die klanten automatisch aanmoedigen om hun afspraak opnieuw te boeken.
Herboekingsherinneringen zijn een van de effectiefste manieren om klanten te behouden en een consistent afsprakenschema aan te houden. In plaats van handmatig contact op te nemen met klanten die niet opnieuw hebben geboekt, kun je de Automations-functie van Pabau gebruiken om automatisch tot vier maandelijkse herinneringsmails te versturen — geactiveerd door de datum van hun laatst voltooide afspraak.
LET OP: Je moet voor elke herinnering een aparte automatisering aanmaken. Omdat elke automatisering klanten target op een ander moment na hun laatste afspraak (1 maand, 2 maanden, 3 maanden en 4 maanden), herhaal je de onderstaande stappen vier keer, waarbij je de timing en boodschap telkens aanpast.
Je eerste herinnering instellen (1 maand na de laatste afspraak)
Stap 1: Ga naar Automations
Log in op je Pabau-account en klik op Marketing in het linker zijmenu. Selecteer vervolgens Automation.
Stap 2: Maak een nieuwe automatisering aan
Klik op de knop Create Automation rechtsboven op de pagina. Selecteer Start from scratch.
Stap 3: Kies het automatiseringsfilter
Wanneer je gevraagd wordt om het primaire object te selecteren, kies je Appointment. Hierdoor kan de automatisering klanten targeten op basis van hun afsprakengeschiedenis.
Stap 4: Selecteer het type automatisering
Selecteer op het volgende scherm Send an Email als het type automatisering.
Stap 5: Vul de instellingen in
Vul onder het tabblad Settings het volgende in:
- Automatiseringstitel — geef een duidelijke interne naam, bijvoorbeeld: Herboekingsherinnering — 1 maand
- E-mailonderwerp — bijvoorbeeld: "We zien je graag weer terug!" of "Tijd om je volgende afspraak te boeken"
- Afzendernaam en e-mailadres — selecteer je gewenste afzendergegevens
- Frequentie — zet dit op Every 1 Day, zodat het systeem dagelijks controleert op klanten die aan de criteria voldoen
- Don't send to the same client more than once — laat dit uit staan, omdat je wilt dat de automatisering blijft controleren en versturen waar van toepassing
Stap 6: Bepaal de doelgroep
Klik op het tabblad Audience en maak een nieuwe doelgroep aan met de volgende voorwaarden:
- Afspraakdatum was 30 dagen geleden
- Afspraakstatus is Complete
- Contact waar laatste afspraakdatum 30 dagen geleden is (zodat herinneringen alleen worden verstuurd naar klanten die nog niet opnieuw hebben geboekt)
Als je een specifieke dienst wilt targeten — bijvoorbeeld klanten die een bepaalde behandeling hebben gehad — voeg dan een extra voorwaarde toe voor de afspraakdienst. Geef de doelgroep een naam en klik op Save.
Stap 7: Ontwerp de e-mail
Klik op het tabblad Design en stel je e-mail samen met de drag-and-drop-editor of een bestaande sjabloon.
Houd de boodschap vriendelijk en persoonlijk — herinner de klant aan de dienst die hij of zij heeft gehad en voeg een duidelijke call-to-action toe. Overweeg een knop toe te voegen die rechtstreeks linkt naar je Online Bookings-pagina, zodat klanten met één klik opnieuw kunnen boeken.
Stap 8: Controleer en activeer
Klik op het tabblad Review om te controleren of alle velden correct zijn ingevuld. Zodra je tevreden bent, klik je op Turn On om de automatisering te activeren. Deze verschijnt nu op je Automations-pagina met de schakelaar ingeschakeld.
De overige drie herinneringen instellen
Zodra je eerste automatisering actief is, moet je het proces nog drie keer herhalen — één automatisering voor elke extra maandelijkse herinnering. De stappen zijn identiek, met de volgende aanpassingen voor elk:
Tweede herinnering — 2 maanden na de laatste afspraak
- Automatiseringstitel: Herboekingsherinnering — 2 maanden
- Doelgroepvoorwaarde: Afspraakdatum was 60 dagen geleden
- E-mailboodschap: Een iets directere follow-up, waarin wordt erkend dat het al een paar maanden geleden is
Derde herinnering — 3 maanden na de laatste afspraak
- Automatiseringstitel: Herboekingsherinnering — 3 maanden
- Doelgroepvoorwaarde: Afspraakdatum was 90 dagen geleden
- E-mailboodschap: Een warmere, meer persoonlijke boodschap — overweeg een kleine stimulans aan te bieden, zoals een korting of voorrangsboeking
Vierde herinnering — 4 maanden na de laatste afspraak
- Automatiseringstitel: Herboekingsherinnering — 4 maanden
- Doelgroepvoorwaarde: Afspraakdatum was 120 dagen geleden
- E-mailboodschap: Een laatste zetje — houd de toon luchtig en uitnodigend, zodat het voor klanten die zijn weggebleven makkelijk is om terug te komen
LET OP: Zodra je de eerste automatisering hebt ingesteld, gebruik je de functie Clone om deze te dupliceren voor de overige drie. Beweeg gewoon over de drie stippen op de automatiseringskaart, klik op Clone, en werk vervolgens de titel, doelgroeptiming en e-mailinhoud bij voordat je deze inschakelt. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd in vergelijking met elke automatisering vanaf nul opbouwen.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden via de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.