Dit artikel legt uit hoe je automatiseringsregels instelt om factuurherinneringen te versturen en je facturatieproces te stroomlijnen.
Met Factuurautomatisering in Pabau kun je nu automatisch herinneringen sturen naar klanten met openstaande betalingen. Deze functie helpt je administratief werk te verminderen, je cashflow te verbeteren en ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Of je nu voorzichtige herinneringen of stevige follow-ups wilt versturen, jij hebt volledige controle met aanpasbare regels en filters.
LET OP: Als je het Advanced Marketing-abonnement hebt, kun je onbeperkt automatiseringen aanmaken — in tegenstelling tot het standaardabonnement, dat maar twee actieve automatiseringen tegelijk toestaat. Om de uitgebreide mogelijkheden van Marketing Plus te ontdekken, raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Stap 1: Ga naar Automatiseringen
Log in op je Pabau-account en ga naar het Marketing onderdeel in het linker zijmenu. Klik op "Automatisering" om verder te gaan.
Stap 2: Nieuwe automatisering aanmaken
Om een nieuwe automatisering aan te maken, klik je op de knop "Automatisering aanmaken" in de rechterbovenhoek.
Stap 3: Kies het automatiseringsobject
Ga verder om een automatisering vanaf nul te starten. In de volgende stap kies je het object waarvoor je een automatisering wilt uitvoeren; selecteer "Facturen" om de facturen te filteren.
Stap 4: Kies het type automatisering
Op de volgende pagina wordt je gevraagd of je een sms-automatisering of e-mailautomatisering wilt aanmaken. Ga verder met het selecteren van de e-mailoptie.
Stap 5: Instellingen configureren
Op dit tabblad, als je een e-mailautomatisering aanmaakt, geef je de interne titel van de automatisering op en het e-mailonderwerp dat zichtbaar zal zijn voor klanten.
Je kunt ook de frequentie van de automatisering plannen en voorkomen dat er meerdere keren naar dezelfde klant wordt verzonden.
Stap 6: Doelgroep configureren
Deze stap is cruciaal bij het instellen van je automatisering. Ga naar het tabblad 'Doelgroep' en klik op de knop 'Aanmaken' om filters toe te voegen.
- Toon klanten die aan ALLE van deze voorwaarden voldoen - filtert klanten die aan alle door jou toegevoegde voorwaarden voldoen; als één voorwaarde niet overeenkomt, wordt de klant niet getoond. In dit geval raden we aan om de voorwaarde "Klant Actief is Actief" aan dit filter toe te voegen, zodat alleen actieve klanten worden getoond.
- En komt overeen met ELK van deze voorwaarden - filtert op elke voorwaarde die je toevoegt. In dit geval raden we aan om de voorwaarde "Factuurbetaalstatus is Onbetaald" en "Factuurbetaalstatus is Deels betaald" toe te voegen.
Zodra je de juiste filters hebt toegevoegd, zorg ervoor dat je een filternaam invoert; je kunt de wijzigingen niet opslaan zonder deze. Nadat je de naam hebt toegevoegd, verschijnt de blauwe knop 'Opslaan' rechtsonder in het scherm.
Nadat je het filter hebt opgeslagen, worden de resultaten weergegeven op het tabblad Doelgroep, afhankelijk van wat je hebt geselecteerd. In dit geval wordt bijvoorbeeld elke klant met een factuur met een onbetaalde status opgenomen, en het filter wordt hieronder opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Stap 7: Ontwerp configureren
Je kunt kiezen uit verschillende sjablonen die Pabau aanbiedt, of je kunt je eigen sjabloon maken door deze te coderen. Je vindt de optie om je sjabloon te coderen door naar beneden te scrollen op het tabblad Ontwerp.
Als je liever een sjabloon van Pabau gebruikt, kun je alle onderdelen handmatig invoeren door ze naar de pagina te slepen en neer te zetten.
Als je elders al een sjabloon hebt gemaakt, kun je de HTML-code rechtstreeks invoeren. Daarnaast kun je componenten handmatig invoeren in het sjabloon 'Zelf coderen'.
Stap 8: Factuurlink toevoegen
Om een link naar de factuur in je automatisering op te nemen, klik je op het berichtonderdeel waar de link moet verschijnen. Aan de rechterkant verschijnt een instellingenpaneel — zoek naar de optie "Speciale links".
Klik erop en kies vervolgens "Factuur betaallink" om deze aan het onderdeel toe te voegen. Hierdoor wordt een dynamische link ingevoegd die elke klant rechtstreeks naar zijn portaal brengt om zijn openstaande factuur te bekijken en te betalen.
Stap 9: Automatisering activeren
Ga naar het tabblad Overzicht om te bevestigen of je de instelling van je automatisering hebt afgerond. Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld voor activering. Zodra alles in orde is, klik je op de knop "Inschakelen" om deze te activeren.
Als je op de knop "Opslaan" klikt, wordt je automatisering opgeslagen zonder deze te activeren. Dit betekent dat deze wordt bewaard in je lijst met automatiseringen, maar niet zal draaien totdat je deze handmatig activeert.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol factuurautomatiseringen instellen in Pabau.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.