Een herboekings-recallworkflow identificeert automatisch klanten die een afgeronde afspraak hebben gehad en stuurt hen een persoonlijke e-mail om hen eraan te herinneren hun volgende sessie te boeken. Zodra hij actief is, draait hij elke week vanzelf — niemand in je team hoeft eraan te denken om hem te versturen.
💡In dit voorbeeld hebben we een herboekingsherinnering gemaakt voor klanten die de afgelopen week een afgeronde afspraak hadden, ideaal voor IV-therapie- of LED-gezichtsbehandelingen.
Je kunt de timing precies aanpassen zoals je nodig hebt, bijvoorbeeld om hem 12 weken na een antirimpelbehandeling te versturen, of zes maanden na een dermale fillerbehandeling.
In dit voorbeeld gebruiken we de Schedule-trigger.
Stap 1: Ga naar Workflows
Log in op je Pabau-account via app.pabau.com. Ga in de linkerzijbalk naar Marketing en klik vervolgens op Workflow. Klik rechtsboven op Create Workflow.
Selecteer, wanneer daarom wordt gevraagd, Start from Scratch.
Stap 2: Selecteer de Schedule-trigger
De rechterzijbalk opent en vraagt je om een trigger te kiezen. Selecteer Schedule.
Configureer de schema-instellingen in de zijbalk:
- Start date - stel dit in op de datum van vandaag
- At het tijdstip waarop je wilt dat de workflow elke week draait (bijvoorbeeld 09:00)
- End date - selecteer Never ends
- Run rule every - stel in op 1 en selecteer Week in de dropdown
Zodra dit is geconfigureerd, verschijnt er een Next run-voorbeeld, dat de datum en tijd van de eerste geplande uitvoering bevestigt.
Stap 3: Bouw de PQL-query
Vink op hetzelfde scherm het selectievakje Run a PQL search and execute actions for each work item in the query aan. Klik op Insert om het paneel Build PQL Query te openen.
Configureer het voorbeeld van de query:
- Object - selecteer Appointments
- Condition 1 - stel Appointment Date
=LAST WEEK in - Klik op + Add condition
- Condition 2 - stel Appointment Status
=Complete in
Het voorbeeld onderaan toont:
object = 'Appointments' AND Appointment Date = 'LAST WEEK' AND Appointment Status = 'Complete'
Klik op Insert PQL en vervolgens op Validate Query. Er verschijnt een groene bevestiging met het aantal gevonden overeenkomstige afspraken.
OPMERKING: Om alleen klanten te targeten die een specifieke behandeling hebben gehad, klik je vóór het invoegen op + Add condition en voeg je Appointment Service = [naam van je behandeling] toe.
Stap 4: Voeg een Send Email-actie toe
Zodra je op Save klikt bij de trigger, opent het paneel Create automatisch. Selecteer Action.
Klik vervolgens op de knop Actions in Pabau.
En klik op Communication.
Selecteer in de lijst Send Email.
Je ziet nu het scherm Configure Action - Send Email met de standaardvelden — To, From, Subject en Message zijn allemaal vooraf geselecteerd en verplicht. Klik op Continue.
Vul de vier verplichte velden in:
To - selecteer Client email (trigger) in de sectie Schedule. Dit adresseert de e-mail dynamisch aan de klant die aan elke afspraak is gekoppeld.
From - selecteer het verzendadres van je kliniek in de sectie Other.
Subject - gebruik de dropdown om indien nodig een dynamische waarde in te voegen en typ vervolgens je onderwerpregel. Voeg bijvoorbeeld Client first name (trigger) in, gevolgd door Time to book your next session.
Message — schrijf je recallbericht in het tekstveld. Klik op Insert in de werkbalk om het paneel met samenvoegvelden te openen en overal in de tekst dynamische waarden toe te voegen. Het paneel heeft twee tabbladen:
- Compatible values — klantgegevens uit de trigger, waaronder voornaam, achternaam, e-mail en meer, georganiseerd onder Clients, User, Location en Invoices
- Advanced formatting — gegevens op triggerniveau, waaronder Date and Time, Online Booking (waar je de samenvoegtag Booking URL vindt), Client Area en Medical forms
Een eenvoudig recallbericht zou er zo uit kunnen zien:
Hoi [Client first name],
Het is alweer een week geleden sinds je laatste bezoek en we zien je graag weer terug.
Als je klaar bent om je volgende sessie te boeken, kan dat online via [Booking URL] of bel ons gewoon even.
We kijken ernaar uit je snel weer te zien.
[User full name]
Als je liever een volledig vormgegeven, branded e-mail verstuurt, klik dan op Email Editor onderaan het veld Message om een drag-and-drop-builder te openen.
Klik op Save Action. De actie verschijnt als stap 2 op het canvas.
Stap 5: Testen en activeren
Klik rechtsboven op Test Workflow. Dit voert een geforceerde uitvoering uit op basis van de volledige dataset die door je PQL-query wordt geretourneerd. Open het tabblad Run History om te bevestigen dat de juiste afspraken zijn geïdentificeerd en dat de actie Send Email is voltooid met de status Success.
Als je tevreden bent, zet je de schakelaar van Draft naar Publish en klik je op Save.
De workflow is nu actief. Elke week, op de dag en het tijdstip die je hebt ingesteld, worden automatisch alle klanten gevonden die de week ervoor een afgeronde afspraak hadden, en ontvangen zij je recall-e-mail.
Raadpleeg voor meer handleidingen de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je het maximale uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account optimaal te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring waarmee je de essentiële vaardigheden opdoet om succesvol te zijn met Pabau.