Zo stel je een follow-upworkflow na een behandeling in Een follow-upworkflow na een behandeling stuurt automatisch de dag na afloop van een afspraak een gepersonaliseerde e-mail naar een klant, zodra deze als voltooid is gemarkeerd. Het is een eenvoudige manier om even te informeren, nazorgadvies te delen en het gesprek gaande te houden - zonder dat iemand in je team eraan hoeft te denken om het te versturen.
Deze workflow gebruikt de trigger Appointments: Updated, die wordt geactiveerd zodra de status van een afspraak wordt gewijzigd, gecombineerd met een vertraging om de e-mail op het juiste moment te versturen.
Stap 1: Ga naar Workflows
Log in op je Pabau-account via app.pabau.com. Ga in de linkerzijbalk naar Marketing en klik vervolgens op Workflow. Klik rechtsboven op Create Workflow. Selecteer wanneer daarom wordt gevraagd Start from Scratch.
Stap 2: Selecteer de trigger Appointments: Updated
De rechterzijbalk wordt geopend en vraagt je een trigger te kiezen. Selecteer Appointments.
Onder het raster verschijnt een lijst met opties voor afspraakactiviteit. Selecteer Updated - dit activeert de workflow zodra een afspraak via de agenda wordt bijgewerkt, inclusief wanneer de status wordt gewijzigd naar Complete.
Klik op de knop Save en het paneel Create wordt geopend. Selecteer Condition.
Stap 3: Voeg voorwaarden toe
Het scherm Condition wordt geopend met een standaard voorwaarderij onder Appointments. Klik op Appointment Date om de veldselector te openen en kies Appointment Status uit de lijst.
De voorwaarde wordt bijgewerkt naar Where Appointment Status is Waiting. Klik op Waiting om de waardeselector te openen en kies Complete.
Klik op Add Condition om een tweede voorwaarderij toe te voegen. Stel deze keer in op Where Service is [naam van je behandeling]. In dit voorbeeld gebruiken we Hydrotherapy Session - vervang dit door de behandeling die je wilt targeten.
Klik op Add Condition om op te slaan. Het voorwaardeblok verschijnt op het canvas en toont beide regels gekoppeld met AND.
OPMERKING: De voorwaarde Service is optioneel. Als je wilt dat de follow-up na elke voltooide afspraak wordt verstuurd, ongeacht de behandeling, heb je alleen de eerste voorwaarde nodig: Where Appointment Status is Complete.
Stap 4: Voeg een vertraging toe
Klik op de knop + onder het voorwaardeblok op het canvas. Selecteer in het paneel Create de optie Delay.
De configuratie voor Delay opent met twee velden - een getal en een tijdseenheid. Zet het getal op 1 en selecteer Day in de vervolgkeuzelijst. Hiermee wordt de workflow ingesteld om één dag te wachten na het activeren van de trigger voordat de e-mail wordt verstuurd.
Beschikbare tijdseenheden zijn: Minute, Hour, Day, Month, Year. Pas dit aan naargelang de gewenste follow-uptiming van je kliniek.
Klik op Save. Het Delay-blok verschijnt op het canvas met Wait for 1 day.
Stap 5: Voeg een actie Send Email toe
Klik op de knop + onder het Delay-blok. Selecteer in het paneel Create de optie Action, navigeer vervolgens naar Actions in Pabau → Communication → Send Email en klik op Next.
Je ziet het scherm Configure Action - Send Email met de standaardvelden. Klik op Continue.
Vul de vier verplichte velden in:
To - selecteer Client email (trigger) in de vervolgkeuzelijst. Hiermee wordt de e-mail dynamisch geadresseerd aan de klant die aan de afspraak is gekoppeld.
From - selecteer het afzenderadres van je kliniek in de sectie Other.
Subject - voeg indien nodig een dynamische waarde in en typ vervolgens je onderwerpregel. Bijvoorbeeld: [Client first name] - Hoe ging je behandeling?
Message - schrijf je follow-upbericht in het tekstveld. Klik op Insert in de werkbalk om merge tags toe te voegen vanuit de tabbladen Compatible values of Advanced formatting.
Een eenvoudig follow-upbericht zou er zo uit kunnen zien:
Hoi [Client first name],
Bedankt voor je bezoek gisteren. We hopen dat je je geweldig voelt na je sessie.
Als je vragen hebt over je nazorg of je volgende afspraak wilt boeken, helpen we je graag verder.
We horen graag hoe het met je gaat.
[User full name]
Klik op Save Action. De actie verschijnt als stap 4 op het canvas.
Stap 6: Testen en activeren
Klik rechtsboven op Test Workflow. Open het tabblad Run History om te bevestigen dat de workflow correct is uitgevoerd en dat de actie Send Email is afgerond met de status Success.
Zodra je tevreden bent, zet je de schakelaar van Draft naar Publish en klik je op Save.
De workflow is nu actief. Elke keer dat een afspraak die aan je voorwaarden voldoet als voltooid wordt gemarkeerd, wordt de follow-up e-mail de volgende dag automatisch verstuurd.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt diepgaande video-tutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.