Facturen aanmaken

Een uitgebreide handleiding voor alle verschillende methoden om facturen aan te maken en te versturen in Pabau.

Inhoudsopgave:

1. Een factuur aanmaken voor een afspraak vanuit de agenda
2. Een factuur aanmaken vanuit het verkooppunt 
         2.1. Een factuur aanmaken voor een product
         2.2. Een factuur aanmaken voor een pakket
         2.3. Een factuur aanmaken voor cadeaubonnen
         2.4. Een factuur aanmaken voor abonnementen
         2.5. Een factuur aanmaken voor een inloopklant
         2.6. Een factuur aanmaken voor een derde partij        
3. Een factuur aanmaken vanuit de klantkaart
         3.1. Een factuur aanmaken voor een afspraak vanuit de klantkaart

---

Een factuur aanmaken voor een afspraak vanuit de agenda 

Stap 1: Ga naar de agenda

Log in op je Pabau-account en klik in het linkermenu op Agenda.

Stap 2: Kies een afspraak 

Kies in de agenda de afspraak waarvoor je een factuur wilt aanmaken en klik erop. Klik in de afspraakopties op "Afrekenen". Je wordt hierdoor doorgestuurd naar het verkooppunt.

 

Stap 3: Maak de factuur aan 

Aan de rechterkant van het verkooppunt wordt de naam van de klant automatisch ingevuld en worden de geboekte diensten automatisch aan de winkelwagen toegevoegd op basis van de afspraakgegevens. Je kunt ook extra items toevoegen vanuit de beschikbare categorieën aan de linkerkant:

• Diensten 
• Producten 
• Pakketten 
• Verbruiksartikelen
• Cadeaubonnen

Je kunt geen accountbetalingen toevoegen aan facturen die andere items bevatten. Om geld toe te voegen aan een account, maak je een aparte factuur aan die alleen de accountbetaling bevat.

Je kunt de prijs, hoeveelheid, kortingen of belastingtarieven van individuele items aanpassen door erop te klikken en de gegevens naar wens te wijzigen.


Zodra alle items aan de winkelwagen zijn toegevoegd, klik je op "Doorgaan" om verder te gaan naar de volgende stap.  

Stap 4: Kies de betaalmethode

Selecteer op dit punt de betaalmethode en geef aan welk bedrag de klant met die methode betaalt.

• Als het volledige bedrag is voldaan, klik dan op "Betaling bevestigen" om de transactie af te ronden.
• Als de factuur later betaald wordt, klik dan op "Opslaan als onbetaald" om het proces te voltooien.
• Als de klant een deel van de factuur heeft betaald, klik dan op "Opslaan als deels betaald" om de factuur op te slaan als gedeeltelijk betaald.

Stap 5: Afrekenen voltooid

Op het scherm "Afrekenen voltooid" zie je de transactiegegevens en de factuurstatus.

Je kunt de factuur ook bekijken onder het tabblad Financiën in de klantkaart.

Door deze stappen te volgen, kun je een factuur aanmaken voor een afspraak vanuit de agenda. 

---

Een factuur aanmaken vanuit het verkooppunt 

Stap 1: Maak een verkoop aan

Log in op je Pabau-account bovenaan het scherm naast de zoekbalk en klik op de knop 'Aanmaken'. Kies vervolgens 'Verkoop' om naar het verkooppunt te gaan.

Stap 2: Selecteer klant

De eerste stap is het selecteren van de klant. Typ hiervoor de naam van je klant in de hoofdzoekbalk rechtsboven. Zodra de zoekresultaten verschijnen, selecteer je de juiste klant uit de lijst.

Stap 3: Selecteer dienst

Klik vervolgens in het linkermenu op "Diensten." Blader door de dienstcategorieën en klik op de dienst(en) die je wilt verkopen.

Je kunt meerdere diensten toevoegen; deze verschijnen in de winkelwagen van de klant aan de rechterkant van het scherm. Nadat je alle diensten hebt toegevoegd, controleer je het totaal onder de winkelwagen. Klik op 'Doorgaan' om verder te gaan naar de betaalopties.

 

Stap 4: Rond de betaling af

Op dit punt kun je een betaalmethode selecteren voor de factuur of deze onbetaald laten. De knop rechtsonder verandert afhankelijk van je keuze:

• Als je geen betaalmethode toevoegt (de factuur onbetaald laten), wordt de knop 'Opslaan als onbetaald' genoemd.
• Als je wel een betaalmethode toevoegt (bijvoorbeeld door kaartgegevens in te voeren, een contante betaling te registreren of een andere beschikbare optie te selecteren), wordt de knop 'Betaling bevestigen' genoemd.

Klik op deze knop rechtsonder om verder te gaan met de gekozen actie.

Op het scherm "Afrekenen voltooid" zie je de transactiegegevens en de factuurstatus. Je kunt de klantkaart openen door op de klantnaam op het scherm "Afrekenen voltooid" te klikken.

Je kunt de factuur ook bekijken onder het tabblad Financiën in de klantkaart.

Door deze stappen te volgen, kun je succesvol een factuur aanmaken vanuit het verkooppunt.

---

Een factuur aanmaken voor een product

Stap 1: Toegang tot het verkooppunt

Log om te beginnen in op je Pabau-account en ga naar het verkooppunt door op de knop "Aanmaken" bovenaan het scherm te klikken. Selecteer vervolgens "Verkoop."

Stap 2: Voeg product toe

Zoek in het menu rechts naar de klant door de naam in te typen in de zoekbalk.

 

Om producten toe te voegen, selecteer je 'Producten' in het hoofdmenu, meestal aan de linkerkant. Blader door de weergegeven categorieën om het gewenste product te vinden en klik erop om het aan de huidige verkoop toe te voegen. Elk toegevoegd item verschijnt in de winkelwagen van de klant, zichtbaar aan de rechterkant van het afrekenscherm.

Zodra je alle gewenste producten hebt toegevoegd, wordt het verschuldigde totaalbedrag weergegeven onder de items in de winkelwagen. Klik op de knop 'Doorgaan' om naar het scherm voor het selecteren van de betaalmethode te gaan.

Stap 3: Rond de betaling af   

Op dit punt kun je een betaalmethode selecteren voor de factuur of deze onbetaald laten. De knop rechtsonder verandert afhankelijk van je keuze:

• Als je geen betaalmethode toevoegt (de factuur onbetaald laten), wordt de knop 'Opslaan als onbetaald' genoemd.
• Als je wel een betaalmethode toevoegt (bijvoorbeeld door kaartgegevens in te voeren, een contante betaling te registreren of een andere beschikbare optie te selecteren), wordt de knop 'Betaling bevestigen' genoemd.

Klik op deze knop rechtsonder om verder te gaan met de gekozen actie.

Op het scherm "Afrekenen voltooid" zie je de transactiegegevens en de factuurstatus. Je kunt de klantkaart openen door op de klantnaam op het scherm "Afrekenen voltooid" te klikken. 

Je kunt de factuur ook bekijken onder het tabblad Financiën in de klantkaart.

Door deze stappen te volgen, kun je producten verkopen aan klanten die een afspraak hebben gehad of je kliniek hebben bezocht.

---

Een factuur aanmaken voor een pakket

Stap 1: Toegang tot het verkooppunt

Log om te beginnen in op je Pabau-account en ga naar het verkooppunt door op de knop "Aanmaken" bovenaan het scherm te klikken. Selecteer vervolgens "Verkoop."

Stap 2: Voeg pakket toe

Zoek in het menu rechts de klant aan wie je het pakket wilt verkopen en klik op hun naam.

Ga vervolgens naar het menu aan de linkerkant en selecteer "Pakketten." Kies het pakket dat je wilt verkopen en klik erop.

Je kunt zoveel pakketten toevoegen als nodig; deze worden toegevoegd aan de winkelwagen van de klant, die je aan de rechterkant van het afrekenscherm kunt bekijken. Zodra je klaar bent met het toevoegen van de pakketten, zie je het totaalbedrag eronder. Klik op "Doorgaan," waarna je gevraagd wordt de betaalmethode te selecteren.

Stap 3: Rond de betaling af

Op dit punt kun je een betaalmethode selecteren voor de factuur of deze onbetaald laten. De knop rechtsonder verandert afhankelijk van je keuze:

• Als je geen betaalmethode toevoegt (de factuur onbetaald laten), wordt de knop 'Opslaan als onbetaald' genoemd.
• Als je wel een betaalmethode toevoegt (bijvoorbeeld door kaartgegevens in te voeren, een contante betaling te registreren of een andere beschikbare optie te selecteren), wordt de knop 'Betaling bevestigen' genoemd.

Klik op deze knop rechtsonder om verder te gaan met de gekozen actie.

Op het scherm "Afrekenen voltooid" zie je de transactiegegevens en de factuurstatus. Je kunt de klantkaart openen door op de klantnaam op het scherm "Afrekenen voltooid" te klikken. 

Je kunt de factuur bekijken onder "Financiën" en "Facturen" wanneer je het profiel van de klant opent. Pakketten worden opgeslagen onder de sectie "Pakketten" binnen het profiel van de klant. Zo kan de klant het pakket gebruiken om de volgende afspraak te betalen, waarbij een sessie wordt afgetrokken van het pakketsaldo.

Door deze stappen te volgen, kun je efficiënt pakketten verkopen aan klanten die een afspraak hebben gehad of je kliniek hebben bezocht.

---

Een factuur aanmaken voor cadeaubonnen

Stap 1: Ga naar het verkooppunt

Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Klik op de knop Aanmaken bovenaan de pagina naast de zoekbalk en selecteer "Verkoop" om naar het verkooppunt te gaan.

OPMERKING: Voor meer informatie over het verkooppunt, bekijk dit artikel.

Je moet eerst de klant selecteren rechtsboven op de pagina, zodat de functies beschikbaar worden. Anders blijven ze grijs weergegeven totdat je een klant hebt geselecteerd.

De optie Cadeaubon verschijnt linksonder op de pagina. 

OPMERKING: Als je bonnen hebt aangemaakt in Pabau en de optie Cadeaubon niet verschijnt bij het verkooppunt, controleer dan je POS-configuratie om te zien of deze optie is uitgeschakeld. Raadpleeg dit artikel over POS-configuratie voor meer informatie.

Stap 2: Verkoop cadeaubon

Wanneer je op "Cadeau" klikt, verschijnen de cadeaubonnen die je in Pabau hebt aangemaakt. Je kunt vervolgens de bon selecteren om verder te gaan met de aankoop. De details van de cadeaubon worden onder de naam van de klant weergegeven. 

Als je op de regel van de cadeaubon in de winkelwagen klikt, opent het pop-upvenster Bon bewerken, waarin de volgende onderdelen aanwezig zijn:

• Waarde - je kunt de prijs van de cadeaubon handmatig aanpassen

• Geldigheid - je kunt de geldigheidsperiode handmatig aanpassen

• Bonnencode - je kunt unieke codes van 9 cijfers genereren of handmatig een code invoeren, waarbij je ervoor zorgt dat er geen dubbele bonnencodes in het systeem voorkomen.

• Ontvanger - Dit staat standaard op de klant die voor de bon betaalt. Je kunt echter elke klant uit het klantenbestand selecteren, waardoor de bon aan iemand anders dan de betalende klant kan worden toegewezen

• Aantal - hiermee kun je het aantal bonnen kiezen

• Verkocht door - hiermee kun je de medewerker selecteren onder wiens naam je de bonverkoop wilt registreren

• Korting - hiermee kun je een korting toevoegen aan de aankoop

• Belastingtarief - hiermee kun je indien nodig een belastingtarief toevoegen

• Prullenbakicoon - verwijder item uit de winkelwagen

• Annuleren - de wijzigingen aan de bon annuleren

• Opslaan - pas de wijzigingen aan de bon toe

Als alles klopt, klik dan op de knop "Opslaan" om naar de betaalpagina te gaan.

Op de betaalpagina kun je de betaalmethode selecteren die de klant wil gebruiken en op de knop "Betaling bevestigen" klikken om de transactie te voltooien. 

Zodra de betaling is bevestigd, zie je alle factuurgegevens, waarbij je op de naam van de klant kunt klikken om naar hun klantkaart te gaan en de bon te bekijken. 

Stap 3: Ga naar de klantkaart

Zodra je de klantkaart opent, ga je naar het tabblad Cadeaubonnen om alle bonnen te zien die de klant heeft gekocht. Pabau verdeelt bonnen ook in Actieve en Verlopen bonnen.

OPMERKING: Om te bekijken hoe je een cadeaubon kunt gebruiken om een afspraak te betalen, bekijk dit artikel.

Door deze stappen te volgen, kun je vanuit het afrekenscherm een cadeaubon aan een klant verkopen.

---

Een factuur aanmaken voor abonnementen

Stap 1: Ga naar het verkooppunt

Klik om naar het verkooppunt te gaan op de knop "Aanmaken" rechtsboven in het scherm en vervolgens op "Verkoop."

   

Stap 2: Selecteer abonnement

Ga verder zoals je zou doen bij het uitvoeren van een verkoop. Abonnementen worden aan de linkerkant weergegeven. Als je op Abonnementen klikt, zie je alle abonnementen die je in Pabau hebt aangemaakt.

OPMERKING: Je kunt niets anders meer aan de winkelwagen toevoegen zodra je een abonnement hebt geselecteerd. 

Stap 3: Voltooi de abonnementsinstelling

Zodra je een abonnement selecteert, opent automatisch het venster "Abonnement instellen".

Dit venster bevat:

• Startdatum abonnement: Bepaalt wanneer het abonnement start.
• Kaartgegevens: Voer hier de kaartgegevens van de klant in, of selecteer een reeds opgeslagen kaart.
• Betalingsschema: Toont hoeveel en wanneer de klant in rekening wordt gebracht, inclusief eventuele naar rato berekende eerste kosten.
• Overzicht van voorwaarden: Bevat de factureringsfrequentie en het bedrag, belasting, eventuele aansluitkosten, de datum van de eerste kosten, verlengingsvoorwaarden, annuleringsvoorwaarden en de betaalmethode.

OPMERKING: Om een abonnement te kopen, moeten kaartgegevens worden ingevoerd of een opgeslagen kaart worden geselecteerd om de klant in te schrijven. Gratis (gratis geprijsde) abonnementen vereisen geen kaartgegevens — er wordt geen betaling in rekening gebracht.

Zodra de kaartgegevens zijn ingevoerd (of geselecteerd) en de instelling is bevestigd, gebeurt het volgende:

• Er wordt een factuur en betaling aangemaakt onder de itemcategorie "Abonnement".
• De medewerker die op de factuur staat, is degene die het abonnement heeft verkocht.
• De itemnaam komt overeen met de naam van het abonnement.
• De eenheidsprijs weerspiegelt de kosten van het abonnement.
• De hoeveelheid staat altijd op 1.
• Er wordt geen korting toegepast.
• Belasting volgt de instellingen die zijn gedefinieerd bij het aanmaken van het abonnement.
• De totaalprijs bevat de kosten van het abonnement na belasting.

De factuurdatum en de bijbehorende betaling komen overeen met de datum waarop het abonnement wordt geactiveerd, wat kan afwijken van de daadwerkelijke verkoopdatum. Er wordt telkens een factuur en betaling gegenereerd wanneer het abonnement wordt verlengd, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Toekomstige facturen zijn gekoppeld aan dezelfde locatie waar het abonnement oorspronkelijk werd verkocht.

Door deze stappen te volgen, kun je abonnementen succesvol verkopen.

---

Een factuur aanmaken voor een inloopklant

Stap 1: Maak een verkoop aan

Log in op je Pabau-account bovenaan het scherm naast de zoekbalk en klik op de knop 'Aanmaken'. Kies vervolgens 'Verkoop' om naar het verkooppunt te gaan.

Stap 2: Kies een inloopklant

Ga eenmaal in het verkooppunt naar de rechterkant van het venster en selecteer 'Inlopen'. Bij het selecteren van een 'inloopklant' hoef je geen klantkaart of hun gegevens al in het systeem te hebben. Hun gegevens worden echter opgeslagen als 'inloopklant'.

 

 

Ga na het klikken op 'Inlopen' naar de linkerkant om hun aankoop te kiezen. Je kunt kiezen uit diensten en producten of verbruiksartikelen toevoegen die tijdens de afspraak zijn gebruikt. Andere opties zijn alleen beschikbaar voor klanten die je eerder aan het systeem hebt toegevoegd.

Stap 3: Maak een factuur aan

Zodra je het item uit het menu hebt geselecteerd, zoals een dienst, en erop hebt geklikt, wordt het toegevoegd aan de winkelwagen aan de rechterkant. Ga vervolgens verder naar de knop 'Doorgaan' om verder te gaan met de betaling.

 

Kies vervolgens de betaalmethode en klik op 'Betaling bevestigen'. Zodra dit is gedaan, kun je de factuur voor die inloopklant bekijken.

Door deze stappen te volgen, kun je een factuur aanmaken voor inloopklanten die je kliniek bezoeken.

---

Een factuur aanmaken voor een derde partij

Stap 1: Ga naar Objecten

Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de instellingenpagina door op het tabblad Instellingen in het linkermenu te klikken. Onder de sectie Overig vind je het subtabblad "Derde partijen".

Stap 2: Derde partijen aanmaken en toewijzen

Als je nog geen derde partij hebt aangemaakt, begin dan met het aanmaken van een derde partij. Raadpleeg dit artikel voor stapsgewijze instructies over het aanmaken van een derde partij en het koppelen ervan aan klanten. 

Ga naar de klantkaart om te controleren of de derde partij is gekoppeld voordat je de factuur aanmaakt. Voor instructies over het toevoegen van een relatie aan een klantkaart, bekijk dit artikel.

Stap 3: Ga naar het verkooppunt

Ga naar de knop "Aanmaken" bovenaan de pagina naast de zoekbalk en klik op "Verkoop." Voor meer informatie over hoe je een verkoop uitvoert, raadpleeg dit artikel.

Zoek je klant op in de zoekbalk rechtsboven de pagina. Typ de eerste drie letters van de naam van de klant zodat deze verschijnt.

Nadat je de klant hebt geselecteerd, verschijnt er een lijst met opties onder de naam van de klant, waaronder aan wie je de dienst/het product in rekening wilt brengen. In deze stap kun je de verantwoordelijke partij voor het betalen van de facturen wijzigen. Als je op de optie "In rekening brengen" klikt, verschijnt er een lijst met derde partijen die aan de klant zijn gekoppeld, zodat je de juiste partij kunt selecteren.

OPMERKING: De optie "In rekening brengen" verschijnt alleen wanneer klanten relaties (derde partijen) hebben toegevoegd aan hun klantkaart. 

Klik na het selecteren van de dienst en aan wie je deze in rekening brengt op de knop "Doorgaan" rechtsonder op de pagina om verder te gaan naar de betaalpagina.

Selecteer op de betaalpagina de betreffende betaalmethode en voeg het bedrag toe dat de derde partij heeft betaald, of sla de factuur op als onbetaald als er nog niet is betaald. Zodra je op de knop "Opslaan als onbetaald" of "Betaling bevestigen" klikt, word je doorgestuurd naar de afrekenpagina, waar je de factuurgegevens kunt bekijken, e-mailen, afdrukken, creditnota's toevoegen en nog veel meer opties hebt. 

Op de factuur staat vermeld dat deze wordt gefactureerd aan de naam van het bedrijf van de derde partij. 

De factuur is zichtbaar op de klantkaart onder het tabblad "Facturen" in de sectie "Financiën". Klik op het factuurnummer om de details te bekijken.

Klik na het openen van de factuur op het tabblad "Details" linksboven op de pagina. Dit tabblad toont belangrijke informatie over de factuur, waaronder aan wie de factuur is uitgegeven.

Door deze stappen te volgen, kun je een factuur aanmaken voor een derde partij. 

---

Een factuur aanmaken vanuit de klantkaart

Stap 1: Ga naar de klantkaart

Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk bovenaan de pagina en typ minstens drie letters van de naam van de klant. Pabau filtert de resultaten terwijl je typt.

Stap 2: Maak een verkoop aan 

Ga na het openen van de klantkaart naar de knop "Aanmaken" rechtsonder en klik erop. Kies in het menu "Verkoop."

Je wordt hierdoor doorgestuurd naar het verkooppunt.

Stap 3: Selecteer dienst(en) 

Wanneer je een factuur aanmaakt vanuit de klantkaart, is het klantveld rechtsboven op het scherm al ingevuld. Ga naar het menu links en kies "Dienst." 

Blader door de dienstcategorieën en klik op de dienst(en) die je wilt verkopen.

Je kunt meerdere diensten toevoegen; deze verschijnen in de winkelwagen van de klant aan de rechterkant van het scherm. Nadat je alle diensten hebt toegevoegd, controleer je het totaal onder de winkelwagen. Klik op 'Doorgaan' om verder te gaan naar de betaalopties.

OPMERKING: Tijdens het afrekenen kun je ook producten, abonnementen, cadeaubonnen en verbruiksartikelen verkopen, evenals geld toevoegen aan het account van een klant.

Stap 4: Rond de betaling af

Op dit punt kun je een betaalmethode selecteren voor de factuur of deze onbetaald laten. De knop rechtsonder verandert afhankelijk van je keuze:

• Als je geen betaalmethode toevoegt (de factuur onbetaald laten), wordt de knop 'Opslaan als onbetaald' genoemd.
• Als je wel een betaalmethode toevoegt (bijvoorbeeld door kaartgegevens in te voeren, een contante betaling te registreren of een andere beschikbare optie te selecteren), wordt de knop 'Betaling bevestigen' genoemd.

Klik op deze knop rechtsonder om verder te gaan met de gekozen actie.

Op het scherm "Afrekenen voltooid" zie je de transactiegegevens en de factuurstatus. Je kunt de klantkaart opnieuw openen door op de klantnaam op het scherm "Afrekenen voltooid" te klikken.

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig een factuur aanmaken vanuit de klantkaart.

---

Een factuur aanmaken voor een afspraak vanuit de klantkaart

Stap 1: Ga naar de klantkaart

Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk bovenaan het scherm en begin de naam van de klant te typen. Hun profiel verschijnt in de zoekresultaten. 

Stap 2: Ga naar het tabblad Afspraken

Zodra je de klantkaart opent, ga je naar het tabblad "Afspraken" om alle geplande afspraken voor de klant te bekijken.

Zoek de betreffende afspraak en klik op "Factuur aanmaken."

• Als er geen factuur bestaat, is de knop "Factuur aanmaken" actief.

• Als er al een factuur bestaat, wordt de knop grijs weergegeven en is deze niet klikbaar.

Stap 3: Maak een factuur aan

Klik op de knop "Factuur aanmaken"; hierdoor opent het verkooppunt (POS). Alle afspraken van de klant voor die dag worden automatisch geladen in het verkooppunt. Voltooi de factuur zoals gebruikelijk in het verkooppunt.

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig facturen aanmaken voor afspraken rechtstreeks vanuit de klantkaart.

---

Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.

Daarnaast raden we je aan om, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt diepgaande videotutorials en lessen, voor een holistische leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succes te behalen met Pabau.