In dit artikel nemen we je mee door het beheren van de urenstaten voor medewerkers in je praktijk.
Wie kan urenstaten beheren?
Voordat we ingaan op de stappen: het is belangrijk om te weten dat alleen beheerders binnen je Pabau-account — degenen die als zodanig zijn gedefinieerd via de functie Team — de bevoegdheid hebben om de urenstaten van alle medewerkers te bekijken, bewerken en verwijderen. Als je geen beheerder bent, heb je meer beperkte toegang, wat betekent dat je alleen je eigen urenstaten kunt bekijken en indienen.
Wat je kunt doen op de pagina Urenstaten:
De pagina Urenstaten haalt informatie direct uit de tijdregistratiefunctie. Op deze pagina kun je het volgende doen:
Je eigen urenstaten indienen: Als je bent vergeten in te klokken, te laat hebt ingeklokt of per ongeluk te vroeg hebt uitgeklokt, kun je handmatig een urenstaat indienen om nauwkeurige gegevens te garanderen.
Urenstaten van collega's bewerken: Als beheerder kun je fouten in de urenstaten van andere medewerkers corrigeren, zodat de gegevens de juiste gewerkte uren weergeven.
Een overzicht van tijdsbeheer van medewerkers bekijken: Als je beheerder bent, heb je toegang tot een overzicht dat laat zien hoe elke medewerker zijn of haar tijd heeft besteed, waarmee je de productiviteit kunt monitoren en naleving van de geplande uren kunt waarborgen.
LET OP: De functie Werkroosters en lonen moet voor elke medewerker afzonderlijk worden ingeschakeld. Volg om deze functie in te schakelen simpelweg de stappen in deze handleiding.
Laten we nu het proces doornemen voor het openen en beheren van urenstaten.
Stap 1: Naar de pagina Urenstaten gaan
Begin met inloggen op je Pabau-account. Zoek in het linkermenu de optie "Team" en klik erop. Selecteer in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt "Urenstaten." Hiermee kom je op de hoofdpagina voor het beheren van urenstaten, waar alle urenstaatgegevens worden bewaard.
De weergave van deze pagina verschilt licht afhankelijk van je rol in je Pabau-account (beheerder of niet-beheerder).
-
- Als beheerder zie je zowel je eigen urenstaten als de urenstaten van alle medewerkers die werken op locaties waartoe je toegang hebt.
- Niet-beheerders zien alleen hun eigen urenstaten.
Boven aan de pagina met urenstaten vind je navigatieopties waarmee je kunt schakelen tussen verschillende dagen, of urenstaten per dag, week of maand kunt bekijken. 
Als beheerder kun je ook filters toepassen op medewerker en locatie om de weergegeven informatie te verfijnen.
LET OP: Je kunt alleen de locaties zien en selecteren waartoe je bent geautoriseerd, zoals ingesteld in het tabblad Locaties van je gebruikersprofiel onder de functie Team.
Stap 2: Urenstaten bekijken en begrijpen
Zodra je de pagina Urenstaten hebt geopend, kun je beginnen met het bekijken en beheren van de urenstaten van je medewerkers.
Urenstaatactiviteit bekijken: Voor een gedetailleerd overzicht van de activiteit van een medewerker op een bepaalde dag, klik je op de rij die overeenkomt met die medewerker in de urenstaattabel. Hiermee opent een voorbeeld waarin je een chronologische lijst ziet van acties die de medewerker tijdens zijn of haar dienst heeft uitgevoerd, inclusief inkloktijden, pauzetijden en uitkloktijden.
Zelfs als een medewerker niet was ingeroosterd of niet heeft ingeklokt, staat er toch een rij voor deze persoon in de urenstaattabel.
Voor meer inzicht in specifieke gebeurtenissen tijdens de dienst, zoals inklokken, pauzes of uitklokken, beweeg je gewoon over het pictogram in de urenstaat. Hierdoor verschijnt een tooltip met extra details over de gebeurtenis.
Lopende diensten: Als een medewerker actief is ingeklokt, loopt de tijdsindicator van de urenstaat in real time op naarmate de dag vordert, en toont deze de verstreken tijd tot aan de geplande eindtijd.
Voltooide diensten: Voor diensten die al zijn afgelopen, zie je het totale aantal gewerkte uren en minuten. Als de medewerker nog is ingeklokt, blijft het systeem deze informatie bijwerken totdat hij of zij uitklokt.
Meerdere urenstaten per dag: Het is belangrijk om te weten dat een medewerker per dag slechts één urenstaat kan hebben voor dezelfde locatie. Wel kan diegene meerdere urenstaten hebben voor verschillende locaties op dezelfde dag, zolang de in-/uitkloktijden niet overlappen.
Geen geplande dienst: Als een medewerker geen geplande dienst heeft voor de dag maar toch inklokt, wordt er automatisch een urenstaat gegenereerd voor zijn of haar primaire locatie, zoals gedefinieerd in het gebruikersprofiel onder de teaminstellingen.
Urenstaatlabels
Op de pagina Urenstaten kun je verschillende labels tegenkomen:
Gesloten: Dit label verschijnt wanneer de locatie gesloten is, op basis van de openingstijden van de locatie die zijn ingesteld onder Setup > Locaties.
Vrij: Dit label geeft aan dat de medewerker geen geplande dienst heeft voor de dag.
Afwezig: Dit label wordt gebruikt wanneer het einde van de dag is bereikt en de medewerker niet heeft ingeklokt. Het einde van de dag wordt bepaald door de sluitingstijd van de locatie.
Stap 3: Een urenstaat toevoegen
Als je een urenstaat moet toevoegen voor jezelf of een andere medewerker, volg dan deze stappen:
-
Beginnen met het toevoegen van een urenstaat: Begin door op de knop "Urenstaat toevoegen" op de pagina Urenstaten te klikken.
-
Een locatie selecteren: Je wordt vervolgens gevraagd om de locatie te selecteren waar de medewerker werkt. Je kunt alleen kiezen uit je primaire en toegestane locaties, waarbij alleen de teamleden van die specifieke locaties worden weergegeven. Als je de optie "Alle locaties" kiest, worden alle teamleden van je primaire en toegestane locaties weergegeven.
-
Naar medewerkers zoeken: Gebruik de zoekbalk om eenvoudig de medewerker te vinden voor wie je een urenstaat toevoegt, door zijn of haar naam te typen.
-
Locatietoewijzing:
Als de geselecteerde medewerker slechts toegang heeft tot één locatie, wordt die locatie vooraf geselecteerd.
Als de medewerker toegang heeft tot meerdere locaties maar op de geselecteerde datum is ingeroosterd voor één daarvan, wordt die locatie geselecteerd en is deze niet bewerkbaar.
Als de medewerker geen geplande dienst heeft op de geselecteerde datum, kun je kiezen uit de primaire en toegestane locaties van de medewerker.
Het selecteren van een locatie is verplicht. -
Inkloktijden instellen:
Als het teamlid een geplande dienst had op de geselecteerde locatie, geeft de inkloktijd automatisch de geplande starttijd van de dienst van dat teamlid weer.
Als het teamlid geen geplande dienst heeft, toont het systeem de standaard werktijden van de locatie.
Je kunt de standaardtijd accepteren of deze bewerken door op het veld te klikken en een nieuwe tijd te selecteren.
-
Pauzes toevoegen:
Je kunt de pauzeduur handmatig invoeren, of je kunt het zandloperpictogram gebruiken om de pauzeduur in te stellen.
Om een pauze toe te voegen, klik je op de knop "Pauze toevoegen". Hiermee wordt een lijst met pauzetypen weergegeven, zoals gedefinieerd in de instellingen voor blokkeeropties. Nadat je een pauzetype hebt geselecteerd, verschijnt dit in het venster voor het aanmaken van de urenstaat.
-
Uitkloktijd instellen:
Als het teamlid een geplande dienst had, staat de uitkloktijd standaard op de geplande eindtijd, hoewel deze kan worden bewerkt.
Als het teamlid geen geplande dienst had, is het veld voor de uitkloktijd leeg en moet je een eindtijd selecteren. -
Totale uren berekenen:
Totaal gewerkte uren: Dit veld toont het totale aantal gewerkte uren, berekend als de tijd tussen inklokken en uitklokken, inclusief betaalde pauzes maar exclusief onbetaalde pauzes.
Betaalde pauzes: Dit veld berekent de tijd die is besteed aan betaalde pauzes.
Totaal betaalde uren: Dit veld toont het totale aantal gewerkte uren minus de tijd die is besteed aan onbetaalde pauzes.
Zodra alle gegevens zijn ingevuld, klik je op "Aanmaken" om de urenstaat op te slaan. De nieuwe urenstaat verschijnt nu op de overzichtspagina van urenstaten.
Stap 4: Een urenstaat bewerken
Als je een fout moet corrigeren of gegevens voor een lopende dienst moet bijwerken, kun je een urenstaat bewerken.
Om een urenstaat te bewerken, klik je op de specifieke urenstaat die je wilt aanpassen. Hiermee opent de zijbalk Activiteit. Van hieruit kun je ervoor kiezen om de urenstaat te bewerken of te verwijderen via het menu met drie puntjes.
Bewerkingsrechten:
Beheerders kunnen zowel lopende urenstaten bewerken als urenstaten die al zijn voltooid (waarbij de medewerker heeft uitgeklokt).Niet-beheerders kunnen hun urenstaten niet meer bewerken nadat deze zijn ingediend.
Wat kan worden bewerkt:
Je kunt de inkloktijd wijzigen, pauzes toevoegen of verwijderen, en de uitkloktijd aanpassen. Je kunt echter de datum of locatie van urenstaten die niet in conceptstatus staan en al zijn voltooid, niet wijzigen.
Zodra je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, klik je op "Opslaan" om de urenstaat bij te werken.
Stap 5: Een urenstaat verwijderen
Soms moet een urenstaat volledig worden verwijderd — of deze nu per ongeluk is ingediend of om een andere reden.
Beheerders kunnen elke urenstaat van elke medewerker verwijderen, met uitzondering van actieve urenstaten (dat wil zeggen, die waarbij de inklokfunctie momenteel actief is).
Je kunt urenstaten op twee verschillende manieren verwijderen:
-
Zijbalk Activiteit: Als je in de zijbalk Activiteit van de urenstaat op het menu met drie puntjes klikt, verschijnt de optie "Verwijderen".
-
Pagina Urenstaat bewerken: Op de pagina "Urenstaat bewerken" is een speciale knop "Verwijderen" beschikbaar om de urenstaat te verwijderen.
Als je de verwijderoptie op een van beide plekken selecteert, verschijnt er een bevestigingsvenster om te controleren of je wilt doorgaan met de verwijdering. Bevestig je keuze om de urenstaat definitief te verwijderen.
Door deze stappen te volgen, kun je urenstaten effectief beheren binnen Pabau, wat zorgt voor nauwkeurige registratie van werkuren en soepel tijdbeheer voor je team.
Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen, andere handleidingen selecteren of de zoekbalk boven aan de pagina gebruiken. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we je bovendien aan de aanvullende handleidingen en bronnen van de Pabau Academy te verkennen. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, en een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.