Dit artikel legt uit hoe het online boekingssysteem automatisch de beschikbaarheid van ruimtes controleert.
Inhoudsopgave:
1. Hoe de beschikbaarheid van ruimtes wordt gecontroleerd
2. Configuratievereisten
3. Hoe de inrichting van ruimtes de beschikbaarheid bij online boeken beïnvloedt
Om uw boekingsproces betrouwbaarder te maken, controleert het online boekingsportaal van Pabau naast de beschikbaarheid van medewerkers ook de beschikbaarheid van ruimtes.
Zo weet u zeker dat wanneer een klant een dienst boekt waarvoor een specifieke ruimte nodig is (zoals een consultkamer of een laserruimte), het systeem alleen tijdvakken toont waarin zowel de medewerker als de benodigde ruimte vrij zijn. Dit voorkomt planningsconflicten en zorgt voor een soepele klantervaring, van boeking tot aankomst.
Hoe de beschikbaarheid van ruimtes wordt gecontroleerd
Wanneer een klant uw online boekingsportaal gebruikt, controleert Pabau automatisch drie belangrijke gegevens voordat een beschikbaar tijdvak wordt getoond:
1. Beschikbaarheid van medewerkers
Controleert het rooster van het teamlid om te bevestigen dat deze beschikbaar is en dat er voor dat moment een dienst is aangemaakt. Een medewerker wordt alleen als beschikbaar beschouwd voor online boekingen als er een dienst is die het gevraagde afspraaktijdstip dekt.
2. Koppeling dienst-ruimte
Dit is de cruciale koppeling tussen een dienst en de fysieke ruimte(s) waar deze moet worden uitgevoerd. Om de beschikbaarheid van ruimtes te kunnen controleren, moet het online boekingsportaal eerst weten of een dienst een ruimte vereist en, zo ja, welke.
3. Beschikbaarheid van de ruimte en locatie:
Deze laatste controle bevestigt twee dingen: dat de benodigde ruimte vrij is tijdens het gekozen tijdstip, en dat deze daadwerkelijk bestaat op de kliniekvestiging die de klant in het online boekingsportaal heeft gekozen.
Dit is een essentiële stap die onmogelijke boekingen voorkomt (bijvoorbeeld een tijdvak aanbieden voor een dienst in uw kliniek "Downtown" terwijl de benodigde ruimte alleen beschikbaar is in uw kliniek "Uptown").
Configuratievereisten
Om de automatische ruimtecontrole te laten werken, moet het volgende in Pabau zijn geconfigureerd:
1. Beschikbaarheid van medewerkers
Dienst voor medewerker aanmaken
Volg de onderstaande stappen om te controleren of er voor een medewerker een dienst is aangemaakt:
Stap 1: ga naar Team
Log in op uw Pabau-account en ga in het linker zijmenu naar Team, klik vervolgens op "Rooster".
Stap 2: tijdvak voor de dienst selecteren
De medewerkers staan links vermeld en de dagen van de week worden bovenaan weergegeven.
Klik op het gewenste tijdvak om het aanmaken van de dienst te starten.
Maak een dienst aan door begin- en eindtijden in te voeren of te kiezen uit standaardsjablonen. U kunt ook rechtsboven op de uitvouwknop klikken voor meer opties.
Voer in het menu "Dienst aanmaken" het volgende in:
- Begin en einde van de dienst (datum wordt vooraf ingevuld op basis van het gekozen tijdvak - verplicht veld)
- Locatie (verplicht veld, standaard uw standaardlocatie)
- Diensten die in de dienst zijn opgenomen (optioneel, standaard Alle diensten)
- Een ruimte toewijzen (optioneel)
- Aanvullende notities (optioneel)
Klik op Dienst aanmaken om deze te bevestigen en in te plannen.
OPMERKING: diensten met alle diensten worden groen gemarkeerd, terwijl diensten met slechts enkele geselecteerde diensten roze worden weergegeven.
2. Koppeling dienst-ruimte
Een ruimte aan een dienst toewijzen
Deze methode is het meest geschikt wanneer u zich op één dienst richt en de vereisten ervan wilt vastleggen.
Stap 1: Ga naar Instellingen
Ga naar de knop Instellingen linksonder op het scherm om de pagina "Instellingen" te openen. Klik op het tabblad "Diensten" in het gedeelte Catalogus .
Stap 2: Diensten openen
Klik op het tabblad "Diensten" in het gedeelte Diensten. Op deze pagina ziet u een lijst met alle diensten die u in het systeem hebt aangemaakt. Gebruik de zoekbalk om de dienst te vinden die u wilt bewerken.
Stap 3: dienst selecteren
Klik op de naam van de dienst om de configuratie-instellingen te bekijken.
Stap 4: ruimte toewijzen
Ga naar het tabblad "Toewijzen" en selecteer vervolgens het subtabblad "Resources", waar u direct kunt wijzigen welke ruimte(s) nodig zijn om deze specifieke dienst uit te voeren.
Vink de ruimtes aan of uit om te bepalen waar deze specifieke dienst kan worden uitgevoerd.
Een dienst aan een ruimte toewijzen
Deze methode is handig wanneer u alle diensten wilt zien die aan één ruimte zijn gekoppeld.
Stap 1: ga naar Instellingen
Ga naar de knop Instellingen linksonder op het scherm om de pagina "Instellingen" te openen.
Stap 2: Ruimtes openen
Klik op het gedeelte "Catalogus" om het tabblad "Ruimtes" weer te geven en toegang te krijgen tot de ruimtes die u in het systeem hebt aangemaakt.
Stap 3: aan de ruimte toegewezen diensten bekijken
Selecteer eerst de ruimte die u wilt configureren. Het tabblad "Details" wordt standaard geopend.
Op dit tabblad vindt u de schakelaar "Alle diensten kunnen in deze ruimte worden uitgevoerd". Deze schakelaar bepaalt hoe diensten worden toegewezen:
- Wanneer deze schakelaar AAN staat: alle diensten in uw systeem kunnen in deze ruimte worden uitgevoerd.
- Wanneer deze schakelaar UIT staat: er verschijnt een nieuwe optie waarmee u handmatig alleen de specifieke diensten kunt selecteren die in deze ruimte worden uitgevoerd.
3. Beschikbaarheid van de ruimte en locatie
Een locatie aan een ruimte toewijzen
Stap 1: ga naar Instellingen
Ga naar de knop Instellingen linksonder op het scherm om de pagina "Instellingen" te openen.
Stap 2: Ruimtes openen
Klik op het gedeelte "Catalogus" om het tabblad "Ruimtes" weer te geven en toegang te krijgen tot de ruimtes die u in het systeem hebt aangemaakt.
Stap 3: locatie configureren
Ga naar het tabblad "Locaties" om een lijst van uw beschikbare klinieken te zien. Selecteer hier de locatie die u aan deze ruimte wilt koppelen.
Hoe de inrichting van ruimtes de beschikbaarheid bij online boeken beïnvloedt
Het systeem gedraagt zich anders afhankelijk van hoe u de dienst hebt geconfigureerd. Dit zijn de meest voorkomende scenario's:
1. De dienst vereist één specifieke ruimte
Als een dienst gekoppeld is aan één ruimte op de boekingslocatie, controleert Pabau zowel de beschikbaarheid van de medewerker als die van die specifieke ruimte.
- Resultaat: een tijdvak wordt alleen getoond als zowel de medewerker als de ruimte beschikbaar zijn gedurende de volledige duur van de afspraak.
- Voorbeeld: een klant wil een dienst van 60 minuten boeken om 2:00 PM. De medewerker is vrij van 2:00 PM tot 3:00 PM, maar de benodigde ruimte is alleen vrij van 2:00 PM tot 2:45 PM. In dat geval wordt het tijdvak van 2:00 PM niet getoond, omdat de ruimte niet gedurende de volledige 60 minuten beschikbaar is.
2. De dienst vereist een willekeurige van meerdere ruimtes
Als een dienst aan meerdere ruimtes is gekoppeld (bijvoorbeeld uitvoerbaar in "Consultkamer 1" of "Consultkamer 2"), controleert Pabau of de medewerker vrij is en of ten minste één van de gekoppelde ruimtes beschikbaar is.
- Resultaat: een tijdvak wordt getoond als de medewerker en ten minste één van de ruimtes beschikbaar zijn. Wanneer de klant de boeking voltooit, wijst Pabau willekeurig een van de beschikbare ruimtes aan de afspraak toe. Als er geen ruimtes vrij zijn, wordt het tijdvak verborgen.
3. De dienst vereist geen ruimte
Als aan een dienst voor de boekingslocatie geen ruimtes zijn gekoppeld, werkt het systeem zoals het altijd heeft gedaan.
- Resultaat: de beschikbaarheid is uitsluitend gebaseerd op het rooster van de medewerker.
OPMERKING: het systeem houdt alleen rekening met ruimtes die beschikbaar zijn op de locatie die de klant in het boekingsportaal heeft geselecteerd. Als een afspraak wordt geboekt voor "Locatie A", maar de voor de dienst benodigde ruimte alleen aan "Locatie B" is toegewezen, wordt het tijdvak niet getoond.
Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen, andere handleidingen selecteren of de zoekbalk boven aan de pagina gebruiken. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we je bovendien aan de aanvullende handleidingen en bronnen van de Pabau Academy te verkennen. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, en een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.