Creditnota's worden op facturen uitgegeven om fouten recht te zetten, terugbetalingen te verwerken of saldi aan te passen. In dit artikel leggen we in detail uit hoe je een creditnota uitgeeft voor een factuur vanuit de klantkaart.
Dit artikel gaat over de nieuwe klantkaart, beschikbaar voor geselecteerde klinieken vanaf augustus 2026. Als je klantkaart er anders uitziet, raadpleeg dan de handleiding Een creditnota uitgeven voor een factuur vanuit de klantkaart (klassiek).
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin met inloggen op je Pabau-account. Klik daarna op de zoekbalk bovenaan de pagina en typ minstens drie letters van de naam van de klant — Pabau filtert de resultaten terwijl je typt. Selecteer de klant om de klantkaart te openen.
Stap 2: Ga naar het tabblad Financieel
Selecteer in de klantkaart het tabblad Financieel. Hier vind je de facturen, betalingen en andere financiële gegevens van de klant.
Stap 3: Zoek de factuur op
Open binnen Financieel het subtabblad Facturen, waar alle opgestelde facturen worden weergegeven. Zoek de factuur waarvoor je een creditnota wilt uitgeven en klik op het factuurnummer om deze te openen.
Je kunt een creditnota ook direct vanuit de factuurlijst uitgeven — beweeg met je muis over de factuurregel, klik op de drie stippen rechts en selecteer Creditnota in het dropdownmenu.
Stap 4: Open het menu Opties
Klik met de factuur geopend op de knop Opties rechtsboven. In een dropdownmenu zie je de acties die je met de factuur kunt uitvoeren — Creditnota is de eerste optie.
OPMERKING: Rechten voor creditnota's kunnen worden aangepast in het medewerkersprofiel. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Stap 5: Kies een reden voor de creditnota
Zodra je op Creditnota klikt, verschijnt het venster Creditnota aanmaken, met daarin het factuurnummer en een korte uitleg over wat een creditnota inhoudt.
Selecteer eerst een Reden voor creditnota in het dropdownmenu (verplicht). Standaard zijn de redenen:
- Schuld afgeschreven
- Onjuist bedrag
- Tekort verzekering
- Opnieuw indienen bij verzekering
Je kunt indien nodig ook de Datum aanpassen — deze kan niet eerder liggen dan de factuurdatum.
Stap 6: Pas de details aan
In het gedeelte Items om te crediteren kun je:
- Het vakje aanvinken naast elk item dat je in de creditnota wilt opnemen
- De Aantal en het Creditbedrag voor elk item aanpassen
- Alles selecteren / Alles wissen gebruiken in de hoek van de kaart om alle items in één keer te selecteren of te deselecteren
Afhankelijk van de factuur zie je mogelijk ook deze extra opties:
- Toegewezen betaling terugbetalen — dit wordt automatisch ingeschakeld wanneer het bedrag dat je crediteert groter is dan het openstaande saldo van de factuur, waarbij het overschot wordt terugbetaald aan de klant. Als een terugbetaling van toepassing is, selecteer je de terugbetalingsmethode in het dropdownmenu dat verschijnt.
- [Item] verwijderen van klantkaart — voor vouchers en pakketten op de factuur kun je dit vakje aanvinken om het item uit het klantdossier te verwijderen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Terug naar voorraad — voor retailproducten kun je dit vakje aanvinken om de gecrediteerde voorraad terug te zetten in je inventaris.
- Notitie toevoegen (optioneel) — voeg interne notities toe over de creditnota.
Het Totaalbedrag creditnota wordt automatisch bijgewerkt op basis van de geselecteerde items en bedragen. Klik, wanneer je klaar bent, op Creditnota aanmaken om te bevestigen, of op Annuleren om te stoppen zonder op te slaan.
Stap 7: Bevestig de wijzigingen
Om te bevestigen dat de wijzigingen zijn doorgevoerd in het klantdossier, ga je naar Financieel > Facturen, waar de creditnota verschijnt met een factuurnummer dat begint met CN, samen met het gecrediteerde bedrag.
Je ziet ook de labels Credit en Terugbetaling naast de oorspronkelijke factuur, die aangeven dat er een creditnota is uitgegeven en, indien van toepassing, dat er een terugbetaling is verwerkt.
Als je deze stappen volgt, kun je een creditnota uitgeven om factureringsfouten te corrigeren en de financiële gegevens van de klant accuraat te houden.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoreeks, de Pabau Academy, bekijken of de Support-pagina bezoeken voor extra hulp.