In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je je Pabau-account integreert met Xero, zodat facturen automatisch worden gesynchroniseerd.
Deze integratie vereenvoudigt je financiële workflows en zorgt voor accurate en actuele gegevens in beide systemen. Dit geldt ook voor eventuele wijzigingen aan die facturen, en voor betalingen.
LET OP: Voor hulp bij het oplossen van problemen met je Xero-integratie, raadpleeg dit artikel.
Stap 1: Een nieuwe Xero-applicatie aanmaken
Log in op je Xero-account en ga naar de sectie "My Apps" van de Xero Developer-pagina.
Klik hieronder om naar de sectie ''My Apps'' te gaan:
Stap 2: Een nieuwe Xero-app aanmaken
Klik op de knop "New App" om een nieuwe Xero-applicatie aan te maken. Negeer eventuele eerder aan Pabau CRM gekoppelde apps, of verwijder ze indien nodig.
Vul het formulier in met de volgende gegevens:
- App Name: Voer een naam in voor je app (bijv. Pabau CRM).
- Integration Type: Kies "Web app."
- Company or Application URL: https://app.pabau.com/
- Redirect URI: https://app.pabau.com/setup/app-marketplace/xero
Let op:
De Company/Application URL en Redirect URI hierboven zijn afhankelijk van jouw regio.
Vervang app.pabau.com door het domein dat overeenkomt met de regio van jouw account, bijvoorbeeld app-uk.pabau.com of app-eu.pabau.com.
Nadat je het formulier hebt ingevuld, scrol je naar beneden en klik je op "Create App."
Stap 3: App-gegevens bekijken
Je wordt doorgestuurd naar de detailpagina van de nieuw aangemaakte app. Ga naar het tabblad "Configuration" aan de linkerkant om je automatisch gegenereerde Client ID te vinden. Klik op "Generate a secret" om een geheime sleutel voor de app aan te maken.
LET OP: Deze screenshot toont het standaard regiodomein. Gebruik de URL van je eigen regio, zoals beschreven in Stap 2.
Stap 4: Client ID en geheime sleutel ophalen
Log in op je Pabau-account en ga naar Setup door op de knop "Setup" in het linkermenu te klikken. Selecteer "App Marketplace" in de sectie Integrations en kies vervolgens "Xero" uit de lijst met integraties.
Plak de Client ID en de Client Secret die je in Xero hebt gegenereerd in het integratieformulier in Pabau CRM, en klik daarna op "Generate sync link" om verder te gaan.
Zorg er voordat je verdergaat voor dat het relevante account in Xero is ingesteld om betalingen toe te staan.
Ga in je Xero-account naar Dashboard > Accounting > Chart of Accounts, en klik op het account dat je wilt gebruiken. Vink op het scherm ''Edit Account Details'' het vakje "Enable payments to this account" aan en sla je wijzigingen op.
Zo zorg je ervoor dat het account geselecteerd kan worden bij het configureren van de factuur- en betalingsinstellingen in Pabau.
Stap 5: Rechten toekennen
Je wordt gevraagd om rechten toe te kennen aan Pabau. Bekijk de vereiste rechten en klik op "Allow access."
Je wordt terug naar je Xero Integration-dashboard in Pabau CRM geleid.
Stap 6: De standaard factuurstatus instellen
Op de Xero Integration-pagina, onder het tabblad Invoices, kun je selecteren hoe je wilt dat facturen naar Xero worden gesynchroniseerd. Dit stel je in bij Default Invoices Status. Zorg ervoor dat je de juiste status selecteert.
-
Draft - facturen die in Pabau worden aangemaakt, worden gesynchroniseerd naar Xero en behouden dezelfde structuur en gegevens als bij de eerste synchronisatie. Als je bijvoorbeeld in Pabau een factuur opstelt met specifieke regelitems, klantgegevens en betalingsvoorwaarden, verschijnt deze factuur in Xero met al deze gegevens intact. Eventuele wijzigingen die je na de synchronisatie in Pabau aanbrengt aan de factuur, worden alleen automatisch doorgevoerd in Xero als je de factuur handmatig in Xero bijwerkt.
-
Awaiting Approval - de facturen worden gesynchroniseerd naar Xero, maar het proces wordt pas afgerond zodra je ze handmatig goedkeurt in Xero. Met deze status kun je de facturen in Xero controleren voordat ze officieel worden geregistreerd. Zodra je de facturen in Xero goedkeurt, worden ze verwerkt en vastgelegd in je boekhoudsysteem.
- Awaiting Payment (aanbevolen) - eventuele wijzigingen die in Pabau aan de facturen worden aangebracht, worden direct doorgevoerd in Xero. Als je bijvoorbeeld de details van een factuur in Pabau aanpast, zoals het toevoegen van een nieuw regelitem of het wijzigen van de betalingsvoorwaarden, worden deze wijzigingen in real-time gesynchroniseerd met Xero.
LET OP: We raden aan om de status in te stellen op "Awaiting Payment".
Onder het tabblad invoices vind je Default Xero account code line items. Alle codes die in Xero zijn ingeschakeld, verschijnen in het dropdownmenu, waar je kunt selecteren welke code je als standaard wilt instellen.
Stap 7: Wijzigingen opslaan
Om de integratie te voltooien, ga je naar de knop "Save Changes" rechtsboven op de pagina.
Stap 8: Bevestiging
Gefeliciteerd! Je hebt je Xero-account succesvol gesynchroniseerd met je Pabau-account. Je kunt nu profiteren van geautomatiseerd factuurbeheer en betalingstracking tussen Pabau en Xero.
Door deze stappen te volgen, heb je een set-and-forget proces opgezet, dat voortdurende synchronisatie en efficiëntie garandeert bij het beheren van je financiële gegevens tussen platforms.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring waarmee je de essentiële vaardigheden opbouwt om succesvol te zijn met Pabau.