Betalingsbeleid inschakelen

In dit artikel leggen we je uit hoe je de functie Betalingsbeleid in Pabau inschakelt.

Met de functie Betalingsbeleid stel je regels in voor wanneer klanten moeten betalen voor diensten. Dit omvat het bepalen wanneer het volledige bedrag dat een klant verschuldigd is betaald moet worden, het instellen van het eerste verschuldigde saldo,  en het bepalen van het tijdsbestek voor volledige betaling: vóór een afspraak plaatsvindt, of nadat een factuur is opgesteld.

We laten je ook zien hoe je een betaling kunt aanvragen bij klanten wanneer je een afspraak inplant in de agenda.

Stap 1: Ga naar de instellingen van het Betalingsbeleid

Log eerst in op je Pabau-account. Selecteer in het linker zijmenu Setup, en klik vervolgens op Policies onder het gedeelte "Financials". Kies op de pagina Policies voor "Payment Policy" om je instellingen te configureren.

Stap 2: Configureer je Betalingsbeleid

Selecteer in de Payment Policy-modal eerst de diensten waarop dit beleid van toepassing is. Je kunt de dienstgroepen en categorieën uitklappen om specifieke diensten aan of uit te vinken.

Bepaal vervolgens onder het gedeelte "Initial Balance Due" hoeveel van de totale prijs van de dienst de klant direct moet betalen. Je kunt dit instellen als een percentage van het totaal, of kiezen voor de optie "Full Balance Due", waarbij volledige betaling vooraf vereist is.

Stap 3: Stel het resterende saldo in

Geef in het gedeelte "Full Balance Due" aan wanneer de klant het resterende saldo moet betalen. Dit gedeelte wordt alleen weergegeven als je bij de eerste stap niet voor "Full Balance Due" hebt gekozen. Je hebt twee opties:

• Bepaal hoeveel dagen na het aanmaken van de factuur van de klant wordt verwacht dat hij/zij het resterende bedrag betaalt.
• Kies als alternatief de datum van de volgende afspraak, en stel het aantal dagen vóór de afspraak in waarop van de klant wordt verwacht dat hij/zij het resterende bedrag betaalt.

Stap 4: Express Booking inschakelen

Om klanten automatisch een betaallink te sturen bij het boeken van een afspraak, schakel je Express Booking in door de schakelaar "Enable Express Booking" aan te zetten nadat je het eerste en resterende verschuldigde saldo hebt geconfigureerd.

Zodra dit is ingeschakeld, ontvangen klanten direct na het boeken van de afspraak een e-mail met een beveiligde betaallink.

De schakelaar "Take Partial Payment" staat standaard ingeschakeld voor alle accounts. Je kunt deze optie in- of uitschakelen, afhankelijk van of je wilt dat klanten gedeeltelijke of aangepaste betalingen kunnen doen.

Alle wijzigingen worden automatisch toegepast op facturen en offertes waarbij Stripe-betalingen worden geaccepteerd.

Stap 5: Beleidsoverzicht bekijken

Nadat je je betalingsbeleid hebt ingesteld, kun je het overzicht van het beleid bekijken in de linkerbovenhoek van de pagina. Dit overzicht toont het aantal diensten waarop het beleid van toepassing is, of er automatisch een e-mail naar klanten wordt gestuurd, de vervaldatum voor het resterende saldo, de status van Pabau Pay in je account, en de datum van de laatst aangebrachte wijzigingen aan het beleid.

 

Stap 6: Betaling aanvragen bij het boeken van een afspraak

Met je betalingsbeleid ingesteld, kun je nu een betaling aanvragen op het moment van boeken. Ga naar de Agenda en boek een afspraak zoals gebruikelijk.

In het boekingsmenu zie je een selectievakje "Request payment" — deze optie is alleen zichtbaar als je de instelling "Enable Express Booking" hebt ingeschakeld.

 
Selecteer dit selectievakje, rond de afspraakgegevens af en klik op "Book appointment." De klant ontvangt vervolgens een e-mail met een link naar het klantportaal, waar de betaling kan worden voltooid.

Het bedrag dat bij de klant wordt aangevraagd, is het percentage dat is opgegeven in de instellingen van het Betalingsbeleid, toegepast op de dienstprijs als er één dienst wordt geboekt, of op de totale dienstprijzen als er meerdere diensten worden geboekt.

Als het eerste verschuldigde saldo bijvoorbeeld is ingesteld op 10% en de totale kosten van de geboekte dienst €500 bedragen, is het vooraf aangevraagde bedrag €50. Dit wordt berekend door 10% toe te passen op het totaal van €500, wat resulteert in een vooruitbetaling van €50.

Belangrijke opmerkingen

• De instellingen van Express Booking overschrijven eventuele bestaande aanbetalingsinstellingen voor dezelfde dienst wanneer je handmatig een afspraak boekt via de agenda. Je aanbetalingsinstellingen blijven echter ongewijzigd voor online boekingen.
• Als een klant boekt vanuit een pakket, verschijnt het selectievakje "Request payment" niet, omdat het pakket al betaald is.
• De factuur wordt aangemaakt zodra de klant op de betaallink in de e-mail klikt.
• Indien ingeschakeld, geldt het betalingsbeleid ook voor offertes die naar klanten en leads worden verstuurd.

De gegenereerde factuur heeft de volgende eigenschappen:

• Aangemaakt door: Voor- en achternaam van de klant voor wie de afspraak is geboekt.
• Aanmaakdatum en -tijd: Het moment waarop de klant op de betaalknop in de e-mail heeft geklikt.
• Factuurdatum: De datum van de afspraak waarvoor de factuur is gegenereerd.
• Locatie: Locatie van de afspraak.
• Bijbehorende afspraak: De geboekte afspraak/afspraken waarbij het selectievakje "request payment" is aangevinkt.
• Uitgereikt aan: Voor- en achternaam van de klant.

Door deze handleiding te volgen, kun je de functie Express Booking in Pabau instellen en beheren.

---

Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen, aanvullende handleidingen selecteren, of de zoekbalk bovenaan de pagina gebruiken. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.

Daarnaast raden we je aan om, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring waarmee je de essentiële vaardigheden kunt opdoen om succesvol te zijn met Pabau.