In deze gids leer je hoe je eenvoudig offertes kunt maken en beheren met Pabau.
Stap 1: Offertesjablonen maken
Om offertes te maken, moet je eerst offertesjablonen instellen in je account. Er is standaard een sjabloon beschikbaar, maar je kunt ook extra sjablonen maken.
Log in op je Pabau-account, ga naar Instellingen en navigeer naar de sectie "Financials" . Klik op "Quote Templates."
De bestaande offertesjablonen zijn hier zichtbaar, met de mogelijkheid om de sjablonen te ordenen, de naam van het sjabloon te bekijken, de aanmaakdatum en de wijzigingsdatum, evenals een drie-puntjes-icoon waarmee je het sjabloon kunt bewerken, klonen of verwijderen.
LET OP: Om offertes te beheren, moet je ervoor zorgen dat de benodigde offerte-gerelateerde rechten zijn ingeschakeld in je gebruikersprofiel onder de functie Team, binnen de rechtengroep Money.
Om een sjabloon te maken, klik je op de knop "Create Template" rechtsboven.
In de secties "Appearance" en "Components" kun je het uiterlijk en de velden van het sjabloon aanpassen.
Op het tabblad ''Appearance'' kun je het sjabloon een naam geven, het instellen als standaard, je logo uploaden en de grootte en positie ervan aanpassen. Je kunt ook marges en tekstkleur aanpassen en de diensten selecteren waarop dit sjabloon van toepassing moet zijn, zodat het juiste sjabloon voor elk type offerte wordt gebruikt.
Op het tabblad "Components" kun je verschillende onderdelen van de offerte configureren, waaronder:
- Quote Name: Geef de offerte een titel, die prominent bovenaan wordt weergegeven.
- Body Content: Pas de tekst in de body van de offerte aan, met gebruik van merge-tags voor automatische integratie van bedrijfs- en klantgegevens.
- Line Items Table: Pas de informatie aan die wordt weergegeven voor de producten en diensten die in de offerte zijn opgenomen.
- Payment Terms: Bepaal je betalingsvoorwaarden en voeg desgewenst "Terms and Conditions" toe in het laatste onderdeel, wat een speciale knop in dit veld introduceert.
- E-Signature and Print Signature: Voeg velden toe voor een elektronische of afgedrukte handtekening.
- Download Button: Pas de tekst op de downloadknop aan voor een persoonlijke touch.
- Footer Message: Voeg een aangepast bericht toe aan de voettekst voor extra context.
- Fees & Distribution: Pas de naam van de sectie Fees & Distribution aan indien nodig.
- Terms & Conditions: Voer je specifieke Terms and Conditions in om duidelijkheid en transparantie te garanderen.
Bekijk het ontwerp rechts en klik op "Create" om het sjabloon op te slaan.
Stap 3: Fee Distribution instellen
Ga in Instellingen naar de sectie "Financials", en selecteer vervolgens "Quote Fee Distribution".
In deze sectie zie je de bestaande fee-verdelingen, met categorieën aan de linkerkant en fees in het midden.
-
Category: Dit is een brede groepering van alle kosten die verband houden met een bepaalde behandeling of procedure, zoals “Surgery Fee Distribution.”
-
Fees: Dit zijn de specifieke kosten binnen die categorie, zoals “Doctor Fee,” “Nurse Fee,” en “Clinical Expenses.”
Om een categorie te maken, klik je op het plusteken aan de linkerkant. Zodra de categorie is aangemaakt en geselecteerd, kun je fees toevoegen.
Klik rechtsboven op "New Fee" om een fee toe te voegen. Voer de naam en het percentage van de fee in. Het totale percentage van alle fees binnen de categorie moet samen 100% zijn.
Zodra de fees zijn aangemaakt, kun je items toevoegen aan elke fee of de fee bewerken of verwijderen door op het drie-puntjes-icoon aan de uiterst rechterkant van elke fee te klikken.
Stap 4: Een offerte maken
Om een offerte te maken, ga je naar "Money" in het linker zijmenu en klik je vervolgens op "Quote" om naar de pagina Offertes te gaan. 
Op de pagina Offertes kun je bestaande offertes bekijken of nieuwe aanmaken door rechtsboven op "Create Quote" te klikken.
Het aanmaakproces van een offerte bestaat uit vijf stappen, te beginnen met het selecteren van de klant of lead. Als je een offerte maakt voor een klant, kun je ook de afspraak selecteren waar deze offerte betrekking op heeft.
Je kunt het aanmaakproces van een offerte ook starten vanaf:
- De klantkaart van de klant voor wie je een offerte wilt maken:
- De leadkaart van de lead voor wie je een offerte wilt maken:
- Het contextmenu van een bestaande afspraak in de agenda:
Voltooi het offertesjabloon door naar de volgende stappen te gaan via "Next" rechtsboven.
In de sectie "Details" selecteer je een offertesjabloon, voer je de naam van de offerte in en kies je de eigenaar van de offerte. Als de offerte is gekoppeld aan een afspraak uit de vorige stap, wordt de locatie vergrendeld; anders kun je deze handmatig selecteren.
De vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van de duur die je kiest (bijvoorbeeld: als je drie maanden selecteert, wordt de vervaldatum drie maanden na de aanmaakdatum ingesteld).
Je kunt ook koperopmerkingen en betalingsvoorwaarden toevoegen in de bijbehorende velden.
In de stap "Line Items" klik je op de knop "Add Line Item" rechts en selecteer je de items die je wilt opnemen uit je diensten, producten of pakketten.
Door op "Manage fee distribution" te klikken, kun je een van je offerte-fee-verdelingen selecteren die je hebt aangemaakt in Quote Fee Distribution.
De laatste stap is de Review-stap, waarin je de offerte kunt controleren voordat je deze naar de klant verstuurt.
Klik rechtsboven op "Create" om de offerte in je Pabau-account aan te maken.
Stap 5: Offerte delen met klant
Zodra je een offerte aanmaakt, verschijnt er een pop-up met een link die je kunt kopiëren en delen met de klant.
Je kunt handmatig een e-mail met de offerte versturen of op de knop "Send Quote" klikken om het standaard sjabloon voor het delen van offertes te gebruiken.
Om het standaardsjabloon voor het versturen van offertes aan te passen, kun je naar de sectie Client Notifications gaan en de nodige aanpassingen maken.
Stap 6: Offertes beheren
Zodra deze is opgeslagen, verschijnt de offerte op de pagina "Quotes". Naast de naam van de klant verschijnt de sectie "Action".
Vanaf hier kun je de offerte beheren door de details te bekijken, de link te kopiëren, te downloaden, af te drukken, te klonen, te bewerken of te verwijderen uit het systeem.
Stap 7: Offertes bekijken in de klantkaart
Je kunt de offerte ook bekijken in de klantkaart door een klant op te zoeken in de zoekbalk.
Typ de naam van de klant in en selecteer deze om naar de klantkaart te gaan. Ga vervolgens naar het subtabblad "Financials" .
Het tweede tabblad is het subtabblad "Quotes" onder Financials. Van daaruit kun je alle offertes bekijken die betrekking hebben op de klant, inclusief het offertenummer, de status en de deelopties.
Daarnaast bieden de drie puntjes uiterst rechts dezelfde functionaliteiten als de knop "Action" bij "Quotes."
Door deze stappen te volgen, kun je offertes maken en beheren binnen het Pabau-platform voor een gestroomlijnd bedrijfsproces.
Voor meer gidsen verwijzen we je naar de gerelateerde artikelen hieronder, kun je aanvullende gidsen selecteren of de zoekbalk bovenaan de pagina gebruiken. Deze gidsen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende gidsen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.