Een dienst aanmaken

Diensten vormen de kern van je praktijk, en begrijpen hoe je ze effectief instelt, zorgt voor een probleemloze ervaring voor zowel je team als je klanten.

Diensten vormen de kern van je praktijk, en weten hoe je ze correct instelt, zorgt voor een soepele ervaring voor zowel je team als je klanten.

Het is belangrijk om de dienststructuur in Pabau te begrijpen. De hiërarchie begint met dienstgroepen, gevolgd door categorieën en vervolgens individuele diensten.

Voorbeeld:

• Dienstgroep: Injectables
• Categorie: Botox
• Dienst: Botox-consult

Stap 1: Navigeer naar Diensten

Log in op je Pabau-account, en ga in het linker zijmenu naar Setup, klik daarna op de knop "Services" onder "Services".

 

 

Stap 2: Nieuwe dienst aanmaken

Klik rechtsboven op New Service en kies het type dienst dat je wilt aanmaken: In-person of Virtual.

 

De pagina voor het aanmaken van een dienst heeft vijf tabbladen:

• General
• Assign
• Pricing
• Online Booking
• Client Pathway

Stap 3: Vul de dienstgegevens in - tabblad General

Voer in het tabblad General de dienstgegevens in. Hier zijn de belangrijkste velden die je moet invullen:

• Service Name – Deze naam is zichtbaar voor klanten, zorg er dus voor dat deze correct is.

• Service Code – Optioneel.

• Category – De categorie waartoe deze dienst behoort.

• Appointment Color – Afspraken voor deze dienst worden weergegeven in de agenda met deze kleur.

• Image – Deze afbeelding wordt weergegeven bij het afrekenen. Je kunt een afbeelding uploaden vanaf je apparaat of kiezen uit de bibliotheek.

Onder Advanced Settings kun je het volgende configureren:

• Automatic Consumption: Hiermee kun je verbruiks- of retailproducten koppelen aan de dienst. Wanneer deze dienst wordt verkocht, trekt het systeem automatisch de opgegeven productaantallen af van de voorraad. Klik hiervoor op Add Product, selecteer de items en aantallen, en zorg ervoor dat je Consumable Deduction aanvinkt om voorraadaftrek bij elke verkoop in te schakelen.

In het gedeelte Other Information kun je het volgende toevoegen:

• SKU (Stock Keeping Unit): Unieke code voor voorraadbeheer.

• Procedure Code: Wordt meestal gebruikt voor integraties, diagnosecodes of rapportage.

• Invoice Item Name: Aangepaste naam voor de dienst die op facturen wordt weergegeven in plaats van de standaardnaam.

• Display Text on Invoice: Extra tekst die op facturen wordt weergegeven wanneer deze dienst wordt geleverd.

Als de dienst alleen betaald kan worden met een vooraf betaald pakket, vink dan Use a package session to pay for the service aan.

Voor diensten waarvoor een patch test vereist is, schakel je Set if this service requires a patch test in. Dit zorgt voor herinneringen bij het boeken van de afspraak.

Stap 4: Locaties en medewerkers toewijzen - tabblad Assign

Selecteer in het tabblad Assign welke locaties deze dienst aanbieden en welke medewerkers deze kunnen uitvoeren. Je kunt ook de ruimte en apparatuur opgeven die nodig zijn voor de dienst.

Stap 5: Prijzen en boekingsgegevens opgeven - tabblad Pricing

In het tabblad Pricing:

• Kies het beschikbaarheidstype van de dienst:

  • Book & Sell: Kan geboekt worden in de agenda en verkocht worden bij het afrekenen.

  • Book: Alleen boekbaar, niet verkoopbaar bij het afrekenen.

  • Sell: Alleen verkoopbaar, niet boekbaar.

• Voer de prijs van de dienst in. De valuta is gebaseerd op je bedrijfsinstellingen.

• Onder Special Pricing kun je verschillende prijzen instellen per medewerker of locatie.

• Selecteer de standaardduur van de afspraak, die tijdens het boeken aangepast kan worden.

• Stel de toepasselijke belastingen in via Setup > Taxes onder Financials.

• Onder Extra Time kun je extra buffertijd na de afspraak inschakelen voor voorbereiding of opruimen.

Je kunt ook een aanbetaling of volledige betaling vereisen tijdens het boeken, wat kan gelden voor handmatige en/of online boekingen.

Stap 6: De instellingen voor Online Booking instellen

In het tabblad Online Booking kun je beheren hoe de dienst wordt weergegeven wanneer klanten online boeken.

• Schakel online booking voor deze dienst in of uit met de schakelaar boven aan de pagina.

• Voeg een friendly name toe — dit is hoe de dienst wordt weergegeven aan klanten bij het online boeken. Je kunt bijvoorbeeld "Eerste consult" schrijven in plaats van de interne naam die in je kliniek wordt gebruikt.

• Voeg een description toe om klanten meer details over de dienst te geven.
  Dit veld ondersteunt korte tekst waarin je kunt beschrijven wat de afspraak inhoudt, voor wie deze geschikt is, welke voorbereiding nodig is, of andere belangrijke informatie. Dit helpt klanten begrijpen wat ze kunnen verwachten, wat hun boekingsvertrouwen vergroot en de kans op annuleringen of no-shows vermindert.

• Als je niet zeker weet wat je moet schrijven, kun je de knop "Generate" gebruiken om automatisch een voorgestelde beschrijving te maken. Dit gebruikt AI om een korte beschrijving op te stellen op basis van de dienstnaam — je kunt het resultaat altijd bewerken om het beter aan te laten sluiten bij je toon en dienstaanbod.

• Je kunt ook ''Add Service Notice'' uitklappen om specifieke voorwaarden, instructies of belangrijke mededelingen toe te voegen die klanten moeten zien voordat ze de boeking bevestigen (bijv. annuleringsbeleid, aankomsttijd, enz.).

Onder Advanced Settings kun je boekingen beperken tot:

• Alleen bestaande klanten

• Alleen nieuwe klanten

• Zowel nieuwe als bestaande klanten

Nieuwe klanten zijn klanten die nog geen afspraak hebben gehad in je praktijk.
Bestaande klanten zijn klanten met minstens één afgeronde afspraak in je agenda.

Je kunt boekingen ook beperken tot klanten die eerder een specifieke dienst hebben ontvangen die jij bepaalt.

Stap 7: Bevestigen en aanmaken

Zorg ervoor dat de schakelaar Active rechtsboven is ingeschakeld, klik dan op Create om je nieuwe dienst op te slaan.

OPMERKING: Je kunt ook meer leren over dit onderwerp door een les te bekijken op Pabau Academy.

---

Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.

Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, om de extra handleidingen en middelen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.