In dit artikel behandelen we de stappen en richtlijnen om je te helpen bij het maken van een medisch formulier, zodat je het proces voor effectieve documentatie kunt stroomlijnen.
Het beheren van je medische formulieren via Pabau heeft veel voordelen. Om te beginnen heb je geen rommel meer van al die papieren formulieren, en je bespaart er ook nog geld mee. Daarnaast zijn al je klantformulieren overal en altijd voor je beschikbaar.
Volg deze instructies om een medisch formulier aan te maken in je Pabau-account:
Stap 1: Toegang tot sjablonen voor medische formulieren
Log in op je Pabau-account en ga naar Setup, klik daarna op "Forms" onder Clinical.
Stap 2: Een leeg sjabloon maken
Klik rechtsboven op "Create Form" en selecteer "Blank Template."
LET OP: Je kunt ook gebruikmaken van de vooraf gebouwde formulieren van Pabau. Raadpleeg voor meer informatie ons artikel "How to Use a Medical Form Template".
Stap 3: Algemene formuliergegevens
In de sectie "General" rechtsboven geef je essentiële gegevens voor je medisch formulier op:
Form Name: Voer een beschrijvende naam voor je formulier in.
Associated Services: Geef aan welke diensten aan dit formulier gekoppeld zijn. Deze koppeling is cruciaal voor automatisering en zorgt ervoor dat het formulier vooraf wordt geladen in het klanttraject in de Pabau-app.
Form Type: Kies het juiste formuliertype uit de volgende opties:
- Medical History: Dit formulier geeft een algemeen overzicht van de achtergrond van de patiënt. Het is niet verplicht voor elke afspraak, maar dient om uitgebreide informatie te verzamelen.
- Consent: Het toestemmingsformulier informeert de patiënt over de behandeling die ze krijgen, inclusief mogelijke risico's. Het wordt sterk aanbevolen om patiënten voor elke behandeling een toestemmingsformulier te laten ondertekenen.
- Treatment Form: Dit formulier is bedoeld om door de behandelaar te worden ingevuld en dient als samenvatting van de afspraak. Het kan informatie bevatten zoals batchnummers en dosering, vooral bij afspraken met injectables.
- Prescription: Dit formulier wordt gebruikt door voorschrijvers om patiënten toestemming te geven voor het verstrekken van medicijnen.
- Lab Form: Dit formulier is bedoeld voor elk type bloedtest.
Zorg ervoor dat je het meest geschikte formuliertype kiest op basis van het doel van je medisch formulier. 
Zodra je deze gegevens hebt ingevuld, ben je klaar om in de volgende stappen de onderdelen van je medisch formulier te bouwen.
Stap 4: Onderdelen toevoegen aan het formulier
De sectie "Components" wordt beschikbaar zodra je een formuliertype hebt geselecteerd in de sectie "General".
In deze sectie vind je verschillende bouwstenen of onderdelen die de structuur van je medisch formulier vormen. Sleep het gewenste element uit de lijst naar het midden van het scherm om het aan je formulier toe te voegen.
De beschikbare onderdelen variëren afhankelijk van het formuliertype dat je hebt geselecteerd. Elk onderdeel heeft een korte beschrijving die het beoogde gebruik aangeeft.
Klik op het toegevoegde onderdeel in het midden van het scherm om het te bewerken. Hierdoor wordt een menu aan de rechterkant van je scherm geopend, waar je het onderdeel kunt aanpassen, als verplicht kunt markeren en indien nodig kunt verwijderen.
LET OP: Door "Show advanced settings" te selecteren in de sectie Component settings, heb je de optie om een gekoppeld veld in te stellen, waarbij het antwoord van de klant op een vraag wordt weergegeven in het veld dat is opgegeven onder Linked field.
Daarnaast betekent het instellen van een "Default value" dat het antwoord op de vraag automatisch wordt vooringevuld op basis van de merge tag die in het veld Default value wordt gebruikt.
Als je bijvoorbeeld de merge tag "Client Full Name" opneemt als standaardwaarde voor het Short answer-onderdeel, wordt dat veld automatisch gevuld met de naam van de klant.
Klik na het bewerken op "Save component" om je wijzigingen te bevestigen.
Het Matrix-onderdeel gebruiken
Een van de beschikbare opties is het Matrix-onderdeel, waarmee je meerdere gerelateerde antwoorden kunt verzamelen in een gestructureerd tabelformaat. In plaats van meerdere afzonderlijke vragen toe te voegen, kun je met het Matrix-onderdeel deze samenvoegen onder één label — waardoor je formulier beknopter en makkelijker in te vullen wordt voor patiënten.
Dit is vooral handig wanneer je wilt dat patiënten reageren op een lijst met items met behulp van dezelfde set antwoordopties. Je kunt patiënten bijvoorbeeld vragen om verschillende symptomen — zoals pijn, vermoeidheid en misselijkheid — te beoordelen met dezelfde schaal: None, Mild, Moderate of Severe.
Het Matrix-onderdeel bestaat uit twee elementen:
Rows – de individuele items of stellingen waarvoor je antwoorden wilt (bijvoorbeeld: Existing or recent illness, Hospitalisation or surgeries, Medications, Medication intolerance, Any known allergies)
Columns – de antwoordopties waaruit patiënten kunnen kiezen (bijvoorbeeld: Yes, No, of een aangepaste schaal)
Bij het instellen van een Matrix-onderdeel kun je ook het invoertype voor de antwoordkolommen kiezen:
Text – patiënten typen een kort antwoord per rij
Paragraph – patiënten voeren een langer antwoord met meerdere regels in
Checkbox – patiënten vinken één of meer opties per rij aan
Om de Matrix te configureren, voeg je je vragen één voor één toe met de knop "+ Add question" en stel je de antwoordopties in met "+ Add answer." Je kunt zowel rijen als kolommen opnieuw ordenen door het greep-icoon links te verslepen. Om een item te verwijderen, klik je op het prullenbak-icoon ernaast.
Patiënten selecteren of vullen eenvoudig één optie per rij in, waardoor het snel en eenvoudig is om te reageren — zelfs wanneer het formulier een lange lijst met onderwerpen behandelt.
Zodra je klaar bent met het configureren van de Matrix, klik je op "Save component" om je wijzigingen te bevestigen.
Tip: Om ervoor te zorgen dat je medische formulieren de branding van je kliniek weerspiegelen, kun je het ontwerp aanpassen door verschillende elementen toe te voegen.
In plaats van het logo van je kliniek handmatig te uploaden, kun je de <-> Company Logo (company) merge tag invoegen in een Text-onderdeel, die automatisch het logo ophaalt dat in je systeem is opgeslagen.
Daarnaast kun je de naam van je bedrijf toevoegen door een Text-onderdeel toe te voegen, en de personalisatie versterken door andere merge tags in te voegen die patiënt- en kliniekgegevens dynamisch invullen.
Je hebt ook de mogelijkheid om tekst en opmaak aan te passen aan je merkidentiteit, waardoor je een consistente en professionele uitstraling creëert.
Het opzetten van formulieren met huisstijl versterkt niet alleen de merkherkenning, maar zorgt ook voor consistentie in alle communicatie met patiënten. Een goed gestructureerd en visueel aantrekkelijk formulier verbetert de leesbaarheid, waardoor het voor zowel patiënten als personeel gemakkelijker is om te navigeren, en versterkt het vertrouwen in je kliniek.
Het AI Summary-onderdeel gebruiken
Het AI Summary-onderdeel is een lang antwoord dat je team met AI kan opstellen, met gebruik van de antwoorden die al elders op hetzelfde formulier zijn vastgelegd. In plaats van een bezoeksamenvatting of overdrachtsnotitie helemaal opnieuw te schrijven, klikt een medewerker op een knop en zet Pabau de antwoorden van het formulier om in een eerste concept dat ze kunnen controleren en bewerken voordat het wordt opgeslagen.
Je vindt het in de General-groep van de Components-lijst, naast Short answer en Long answer. Sleep het net als elk ander onderdeel naar je formulier.
Zodra het op het formulier staat, klik je op het onderdeel om de instellingen rechts te openen. Een AI Summary wordt geconfigureerd met drie details:
Prompt – de instructie die je wilt dat de AI volgt, bijvoorbeeld "Schrijf een warme, eenvoudig geschreven bezoeksamenvatting voor de klant op basis van hun antwoorden hieronder." Terwijl je bron-antwoorden hieronder aanvinkt, plaatst Pabau elk antwoord als een [label] tag, zodat je een antwoord precies daar kunt plaatsen waar je het wilt binnen de instructie.
Button name – het label van de knop waarop het personeel op het formulier klikt om het concept te genereren, bijvoorbeeld "Draft visit summary".
Use answers from – vink de onderdelen aan waarvan de antwoorden naar de AI moeten worden gestuurd. Dit kunnen short answers, long answers, dropdowns, single of multiple choice, sliders en grids elders in het formulier zijn.
LET OP: Een AI Summary heeft een vraag, een prompt, een button name en minstens één bron-antwoord nodig voordat het kan worden opgeslagen. Wanneer een collega het formulier invult, klikt hij/zij op jouw knop om de samenvatting in het veld te genereren, en controleert en bewerkt deze vervolgens voordat hij wordt opgeslagen — de AI stelt op, een persoon geeft altijd de definitieve goedkeuring. Overal elders (de iOS-app, het klantportaal) gedraagt het onderdeel zich als een normaal long answer, zodat antwoorden in elke weergave bewerkbaar blijven.
Stap 5: Het formulier afronden
Ga verder met het toevoegen van vragen en benodigde informatie aan je medisch formulier. Herhaal deze stappen zo vaak als nodig totdat je formulier compleet is.- Gebruik de knop Preview (meestal boven in het scherm te vinden) om de lay-out en inhoud van het formulier te controleren. Zorg dat je tevreden bent met hoe het eruitziet en leest.
- Zodra je klaar bent met het ontwerpen van je medisch formulier, klik je op Create Form (meestal rechtsboven) om het af te ronden en op te slaan.
- Je medisch formulier is nu succesvol aangemaakt.
LET OP: Als je een formulier wilt maken dat lijkt op een ander formulier dat al in je systeem staat, kun je dat formulier klonen in plaats van het tweede formulier helemaal opnieuw te maken.
Je kunt ook meer leren over dit onderwerp door een les te bekijken op Pabau Academy.
Daarnaast raden we aan om ons artikel over Medical Forms te lezen voor een uitgebreidere verkenning van dit onderwerp.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven in de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, om de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videolessen en tutorials, en biedt zo een allesomvattende leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.