In dit artikel leggen we uit hoe je afspraken kunt boeken binnen een bestaande shift.
Stap 1: Ga naar Agenda
Log in op je Pabau-account en klik in het linker zijmenu op Agenda.
Stap 2: Selecteer een tijdslot
Klik op het gewenste tijdslot om het menu "Nieuwe afspraak maken" te openen. Afspraken kunnen alleen worden geboekt binnen een bestaande shift, dus zorg ervoor dat je eerst een shift aanmaakt.
Stap 3: Kies een klant
Selecteer de klant via de zoekbalk of maak een nieuwe klant aan door op "Nieuwe klant toevoegen" te klikken.
Nadat je een klant hebt geselecteerd, zie je de volgende informatie in de rechterbovenhoek van het afsprakenvenster:
- De totale omzet van de klant (inclusief betaalde en onbetaalde facturen)
- Het totale aantal voltooide afspraken
- De laatste beoordelingsscore die de klant heeft achtergelaten
- Het totale aantal geannuleerde afspraken
- Het totale aantal no-shows
In het gedeelte Waarschuwingen & Allergieën kun je eventuele allergieën en medewerkerswaarschuwingen bekijken die voor de klant zijn geregistreerd, indien van toepassing.
In het gedeelte Notities zie je alle afspraak- en klantnotities en kun je ook een nieuwe afspraaknotitie toevoegen.
In het gedeelte Bestanden kun je een voorbeeld bekijken van de laatste drie bestanden die zijn geüpload naar de klantkaart.
Hoe je een afspraak boekt_
In het gedeelte Laatste 3 afspraken kun je de laatste drie afspraken van de klant bekijken en tussen deze afspraken wisselen met de pijltjes. Om een afspraak opnieuw te boeken, klik je op de knop "Opnieuw boeken".
LET OP: Deze gegevens worden alleen weergegeven als ze beschikbaar zijn in de klantkaart. Als bepaalde informatie niet is geregistreerd, blijven die velden leeg.
In het gedeelte Klant aangemaakt zie je de datum waarop de klant is aangemaakt en de medewerker die het profiel heeft aangemaakt.
Stap 4: Dienst selecteren
Selecteer de dienst voor de afspraak. Je kunt door de opties scrollen of de zoekbalk gebruiken om een dienst op naam te vinden. Bovenaan het venster voor dienstselectie zie je de drie meest recent geboekte diensten van de klant, die je kunt selecteren om snel te boeken.
De starttijd wordt vooraf ingevuld op basis van je geselecteerde tijdslot, en de duur wordt automatisch ingevuld op basis van de ingestelde duur van de dienst. Optioneel kun je afspraaknotities toevoegen.
Stap 5: Notificatievoorkeuren
In het gedeelte "Notificaties" vind je verschillende tegels die de verschillende klantnotificatieopties weergeven.
Bevestiging
De tegel "Bevestiging" geeft aan of er een standaardbevestiging naar de klant wordt gestuurd. Als zowel het e-mail- als het sms-icoon blauw zijn, wordt er via beide kanalen een bevestiging verstuurd. Als een of beide iconen grijs zijn, wordt er via die methode geen bevestiging verstuurd. Deze instellingen worden automatisch overgenomen uit je instellingen voor klantnotificaties.
Herinnering
De tegel "Herinnering" toont of er een herinnering naar de klant wordt gestuurd. Als beide iconen blauw zijn, ontvangt de klant herinneringen via e-mail en sms. Als een of beide iconen grijs zijn, worden er via dat kanaal geen herinneringen verstuurd. Ook deze instellingen worden overgenomen uit je instellingen voor klantnotificaties.
LET OP: Herinneringen worden niet verstuurd als de afspraak eerder begint dan de instelling "Vooraankondiging herinnering" aangeeft. Als herinneringen bijvoorbeeld twee dagen voor de afspraak worden verstuurd, wordt er voor een boeking van morgen geen herinnering verstuurd.
Medische geschiedenis
De tegel "Medische geschiedenis" geeft aan of er een vragenlijst over de medische geschiedenis naar de klant wordt gestuurd. Het formulier dat wordt verstuurd, is het formulier dat in je account als standaard is ingesteld.
Als de tegel grijs is met een foutpictogram, moet je een vragenlijst instellen en deze als standaard markeren.
Formulieren
De tegel "Formulieren" toont eventuele aanvullende formulieren die zijn gekoppeld aan de dienst die je boekt. Door met je muis over deze tegel te bewegen, zie je welke formulieren voorafgaand aan de afspraak bij de klant zullen worden opgevraagd.
Als de tegel grijs is met een foutpictogram en je wilt aanvullende formulieren bij de klant opvragen, kun je dit instellen door de stappen in deze handleiding te volgen.
Voorzorg
De tegel "Voorzorg" toont eventuele sjablonen voor voorzorgsmaatregelen die zijn gekoppeld aan de diensten die je boekt, zoals ingesteld in de dienstinstellingen onder "Klanttraject."
Als de tegel grijs is met een foutpictogram en je wilt instructies voor voorzorgsmaatregelen naar klanten sturen, kun je dit instellen door de stappen in deze handleiding te volgen.
Feedback
Tot slot toont de tegel "Feedback" of er een feedbackverzoek naar de klant wordt gestuurd. Net als bij andere notificaties geldt: als zowel het e-mail- als het sms-icoon blauw zijn, wordt het verzoek via beide kanalen verstuurd. Als een of beide iconen grijs zijn, wordt er via dat kanaal geen feedback opgevraagd. Ook deze instellingen worden overgenomen uit je instellingen voor klantnotificaties.
Als je een foutpictogram ziet en je wilt feedbackverzoeken naar klanten sturen, zorg er dan voor dat de klantnotificatie voor feedbackverzoeken is ingeschakeld door de stappen hier te volgen.
Betaling
De tegel "Betaling" toont of er een notificatie naar de klant wordt gestuurd zodra er een betaling is gedaan. Als zowel het e-mail- als het sms-icoon blauw zijn, ontvangt de klant een bevestiging via beide kanalen. Als een of beide iconen grijs zijn, wordt de notificatie niet via die methode verstuurd.
Deze notificaties worden bepaald door je Betalingsbeleid-instellingen. Als je bijvoorbeeld Express Booking gebruikt, kunnen klanten direct na het boeken automatisch een beveiligde betaallink via e-mail ontvangen. Dit helpt tijdige betalingen te garanderen en houdt klanten op de hoogte van hun transacties.
Wil je meer weten over het betalingsbeleid en hoe je dit kunt inschakelen, raadpleeg dan dit artikel.
LET OP: Als je klantnotificaties zijn ingesteld om e-mail- en/of sms-bevestigingen, herinneringen of feedbackverzoeken te versturen, maar de tegels toch grijs blijven, controleer dan of deze notificaties niet zijn uitgeschakeld in je agenda-instellingen.
Stap 6: Bevestig de boeking
Klik op de knop Afspraak boeken. Bekijk de totale kosten en duur erboven. De afspraak is nu ingepland.
Wanneer je met je muis over een afspraak in de agenda beweegt, verschijnt er een samenvattingskaart met de volgende belangrijke details:
- Klantnaam: De volledige naam van de klant die de afspraak bijwoont.
- E-mailadres klant: Het primaire e-mailadres om de klant te bereiken.
- Geboekte dienst: De specifieke dienst of behandeling die de klant zal ontvangen.
- Tijd & duur: De starttijd van de afspraak en de totale geplande duur.
- Status: De huidige status van de afspraak (bijv. Bevestigd, Aangekomen, Voltooid).
- Ruimte: De aangewezen ruimte of locatie binnen de kliniek voor deze afspraak.
- Behandelaar: De naam van de behandelaar die de dienst zal uitvoeren.
- Betaler: Geeft aan wie verantwoordelijk is voor de betaling (bijv. de klant of een externe verzekeraar).
- Noodcontact: Belangrijke contactgegevens die in noodgevallen worden gebruikt.
- Waarschuwingen: Toont belangrijke klantinformatie, zoals bekende allergieën of medische problemen.
LET OP: Je kunt ook meer leren over dit onderwerp door een les te bekijken op Pabau Academy.
Daarnaast raden we aan om ons artikel over Agenda te lezen voor een diepgaandere verkenning van dit onderwerp.
Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen, extra handleidingen selecteren of de zoekbalk bovenaan de pagina gebruiken. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.