Deze handleiding legt uit hoe je faxnummers instelt, faxen verstuurt en inkomende faxen ontvangt rechtstreeks in de Faxinbox van Pabau, zodat je de faxcommunicatie van je kliniek kunt beheren zonder het platform te verlaten.
Inhoudsopgave:
1. Hoe je fax instelt
2. Hoe je faxen verstuurt en ontvangt
De Faxinbox van Pabau centraliseert alle faxcommunicatie van je kliniek — van het beheren van faxnummers tot het versturen en ontvangen van documenten rechtstreeks binnen het platform.
Of je nu voor het eerst fax instelt of al nummers hebt om te beheren, dit artikel leidt je door elke stap zodat je faxworkflows kunt afhandelen zonder externe tools of handmatige omwegen.
Hoe je fax instelt
Stap 1: Ga naar Afzenderadressen
Begin met inloggen op je Pabau-account met je bestaande inloggegevens. Voordat je faxen kunt versturen of ontvangen, moet er een faxnummer geconfigureerd en toegewezen zijn. In de instellingen van Pabau:
-
Ga naar Setup in het linker menu.
-
Navigeer naar Marketing & Communicatie > Afzenderadressen.
- Klik op de knop "Afzender aanmaken" rechtsboven en klik op "Fax instellen."
Stap 2: Faxnummer toevoegen
Hier kun je een faxnummer aanschaffen of toevoegen dat wordt gebruikt als je "Fax als"-afzender-ID bij het versturen van faxen. Er opent een venster waarin je een faxnummer kunt toevoegen. Klik op de knop "Nummer toevoegen/porteren" om te beginnen.
Afhankelijk van of je al een faxnummer hebt of een nieuw nummer nodig hebt, kies je bovenaan het tabblad Nieuw nummer of Bestaand porteren.
Stap 3: Nieuw nummer toevoegen
Als je een nieuw nummer wilt toevoegen, wordt je gevraagd het land en de staat/regio te selecteren en een beschikbaar faxnummer te kiezen voordat je naar de volgende stap gaat.
Door vervolgens op "Nummer toevoegen" te klikken, wordt het geselecteerde faxnummer aan je account toegevoegd en is het direct beschikbaar voor het versturen en ontvangen van faxen binnen Pabau.
Het kiezen van een herkenbaar faxnummer voor je kliniek zorgt ervoor dat externe zorgverleners en labs meteen herkennen waar de faxen vandaan komen. Zodra een faxnummer is toegevoegd, verschijnt het in de Faxinbox en in de workflows van "Fax versturen" als afzenderoptie.
Hoe je faxen verstuurt en ontvangt
Stap 1: Ga naar de Faxinbox
Zoek de Faxinbox in de navigatiebalk rechtsboven. Als je op de knop Faxinbox klikt, opent het centrale gebied waar inkomende en uitgaande faxen worden weergegeven, inclusief het aantal ongelezen berichten als er nieuwe faxen binnenkomen. Deze inbox dient als je centrale hub om alle faxcommunicatie te beheren zonder Pabau te verlaten.
Stap 2: Een fax versturen
Klik in de Faxinbox op Nieuwe fax om het faxformulier te openen.
Vul vervolgens de volgende gegevens in:
-
Voer het faxnummer van de ontvanger in
Typ het volledige bestemmingsfaxnummer, inclusief land- en netnummer. -
Kies het faxnummer van je kliniek
Als je meerdere nummers hebt geconfigureerd, kies je het nummer waarvandaan je wilt versturen. Dit laat de ontvanger weten waar de fax vandaan komt. -
Voeg je documenten toe
Upload de bestanden die je wilt faxen (bijv. PDF's of afbeeldingen). Alle pagina's die je toevoegt, worden in één keer verstuurd. -
Voeg notities/opmerkingen toe (optioneel)
Als je wilt, kun je een kort bericht of instructies voor de ontvanger toevoegen. -
Klik op Versturen
Zodra alles klaarstaat, klik je op Versturen. Je fax wordt verzonden en verschijnt in de sectie Verzonden van de Faxinbox zodra deze is afgeleverd.
Door faxen op deze manier te versturen, heb je geen traditionele faxmachine meer nodig — alles gebeurt online via de interface van Pabau. Moderne online faxsystemen werken op vergelijkbare wijze: geüploade documenten worden als fax naar het bestemmingsnummer verstuurd.
Stap 3: Inkomende faxen ontvangen
Inkomende faxen komen rechtstreeks in je Faxinbox binnen:
-
Controleer het tabblad Inbox
Ontvangen faxen worden weergegeven onder Inkomend, met status, afzendernummer en tijdstip. -
Open een fax
Klik op een faxvermelding om het document en de pagina's te bekijken. -
Downloaden of opslaan bij klant
Je kunt de fax lokaal downloaden of toevoegen aan een klantdossier in Pabau, zodat deze wordt opgeslagen onder EMR > Documenten. -
Update van het aantal ongelezen berichten
Zodra je een fax bekijkt, wordt deze als gelezen gemarkeerd en wordt de indicator voor ongelezen berichten automatisch bijgewerkt.
Net als bij online e-mailgebaseerde faxsystemen wordt alles opgeslagen in een doorzoekbare interface, zodat je faxen eenvoudig kunt vinden en beheren.
Stap 4: Je faxberichten beheren
Zodra je faxen hebt verstuurd of ontvangen, kun je:
-
Je faxen filteren (bijv. verzonden versus inkomend) linksboven in het scherm.
-
Zoeken op nummer, datum of klant.
-
Verzonden/ontvangen documenten bekijken.
Zo blijft je inbox overzichtelijk en bruikbaar om communicatie in de loop van de tijd bij te houden.
Raadpleeg voor meer handleidingen de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen voor een holistische leerervaring, waarmee je de essentiële vaardigheden kunt opdoen om succesvol te zijn met Pabau.