In dit artikel leggen we uit wat het rapport Apparatuurbenutting laat zien, hoe je het vindt en hoe je het leest.
Het rapport Apparatuurbenutting laat zien hoe intensief elk stuk apparatuur wordt gebruikt. Voor de door jou gekozen periode vergelijkt het de tijd dat elk item in gebruik was via de afspraken waaraan het was toegewezen, met de tijd dat het beschikbaar was om te gebruiken.
Zo kun je knelpuntapparatuur die op volle capaciteit draait, en onderbenutte middelen die stilstaan, opsporen. Het is een alleen-lezen rapportageweergave — niets wat je hier doet, verandert de gegevens.
Hoe je het vindt
Stap 1: Ga naar de functie Analyse
Log in op je Pabau-account en ga in het linkermenu naar Analyse, klik vervolgens op de knop "Rapporten".
Stap 2: Open de rapportenbanner
Klik in de banner "Probeer onze nieuwe reeks rapporten" op Nu proberen.
Ga in de nieuwe rapportenweergave naar het onderdeel Afspraken en scroll naar de groep "Uitsplitsingen", klik dan op Apparatuurbenutting om het rapport te openen.
Voordat je het rapport leest: waar de cijfers vandaan komen
Drie onderdelen van de instellingen voeden dit rapport. Als een cijfer verkeerd lijkt, komt dat bijna altijd doordat een van deze niet is ingesteld zoals je verwacht.
1. Je apparatuur — Instellingen → Resources
Apparatuur wordt aangemaakt en beheerd onder Instellingen → Resources (apparatuuritems worden in het menu "Resources" genoemd). Voor elk item kun je instellen:
- Naam — wat wordt weergegeven in de kolom Apparatuur van het rapport.
- Diensten — ofwel "alle diensten", ofwel een specifieke lijst van diensten waarvoor dit item wordt gebruikt. Dit is de koppeling tussen apparatuur en afspraken: wanneer een dienst wordt geboekt, wordt de apparatuur die aan die dienst is gekoppeld toegewezen aan de afspraak, en dat telt het rapport als gebruik.
- Locaties — ofwel alle locaties, ofwel specifieke locaties. Een item verschijnt alleen in het rapport als het is toegewezen aan een locatie waartoe je toegang hebt. Apparatuur zonder locatie wordt volledig uitgesloten.
- Actief — alleen actieve items worden gerapporteerd. Inactieve (of verwijderde) apparatuur verschijnt nooit.
Een stuk apparatuur heeft ook een aantal — hoeveel eenheden je van dat item hebt. Dit aantal fungeert als de capaciteit van het item en staat standaard op 1 (zie "Hoe de cijfers worden berekend" hieronder). Items met een aantal van 2 of meer worden volledig ondersteund: ze krijgen proportioneel meer beschikbare tijd, en gelijktijdige afspraken tellen mee tegen elke eenheid.
2. Je openingstijden — Instellingen → Locaties → Openingstijden
Dit is verreweg de belangrijkste instelling voor de percentages, en degene die het vaakst over het hoofd wordt gezien. "Beschikbare tijd" wordt rechtstreeks overgenomen uit de openingstijden van je kliniek, ingesteld per locatie onder Instellingen → Locaties → (open een locatie) → Openingstijden. Elke dag heeft een openingstijd, een sluitingstijd en een "gesloten"-markering.
- Als je een specifieke locatie hebt geselecteerd in het rapport, worden de openingstijden van die locatie gebruikt (met terugval op je bedrijfsbrede standaardtijden voor elke dag die de locatie niet zelf instelt).
- Als je Alle locaties bekijkt, worden de standaard bedrijfsopeningstijden gebruikt — tenzij je account alleen toegang heeft tot één actieve locatie, in welk geval de eigen tijden van die locatie worden gebruikt, zodat het cijfer overeenkomt met wat je zou zien als je die locatie direct selecteert.
- Als er helemaal geen openingstijden zijn ingesteld, valt het rapport terug op een standaard werkdag van 10 uur per dag, zodat het nooit breekt — maar de percentages weerspiegelen dan niet je werkelijke beschikbaarheid totdat je juiste tijden instelt.
Dagen die als gesloten zijn gemarkeerd, dragen nul beschikbare tijd bij, zodat een kliniek die maandag tot en met vrijdag open is, niet wordt afgestraft voor lege weekenden.
3. Je afspraken
Gebruik wordt opgebouwd uit afspraken. Een afspraak telt mee voor een item wanneer dat item eraan is toegewezen (via de geboekte dienst). Afspraken met de status Geannuleerd of Niet verschenen tellen nooit mee, omdat de apparatuur dan niet daadwerkelijk in gebruik was.
Afspraken worden op basis van hun startdatum aan het rapport gekoppeld, dus een boeking telt mee in de periode waarin deze begint.
De pagina doorlopen, van boven naar beneden
Filters (bovenaan de pagina)
Deze twee bedieningselementen bepalen wat het hele rapport meet. Verander een van beide en de kaarten, de grafiek en de tabel worden allemaal opnieuw berekend.
Datums — De periode die je meet. Dit is verplicht en staat standaard op Vandaag. Elk cijfer op de pagina is beperkt tot afspraken die binnen dit bereik beginnen, en de berekening van de beschikbare tijd telt alleen de dagen binnen dit bereik.
Locatie — Kies één kliniekvestiging, of selecteer Alle locaties. Het filter start op je primaire locatie als deze is ingesteld in je medewerkersprofiel, en anders op Alle locaties. De vervolgkeuzelijst toont alleen locaties waartoe je account toegang heeft, en het rapport is altijd beperkt tot die locaties — zelfs bij "Alle locaties" zie je nooit gebruik van een locatie waartoe je geen toegang hebt.
Tip: Voor het meest nauwkeurige cijfer voor beschikbare tijd selecteer je een specifieke locatie — bij meerdere locaties gebruikt de weergave "Alle locaties" je bedrijfsbrede standaard-openingstijden in plaats van de eigen tijden van elke locatie te combineren. (Als je account slechts één actieve locatie heeft, gebruikt "Alle locaties" al de eigen tijden van die locatie.)
Werkbalkknoppen (rechtsboven)
Kolommen — Opent een paneel om de tabelkolommen (Apparatuur, Boekingen, Geboekte uren, Benutting) te tonen of te verbergen. Je selectie wordt onthouden voor de volgende keer.
Exporteren — Downloadt de uitsplitsing per item als CSV-bestand, zodat je een kopie kunt bewaren of het elders kunt analyseren. Het bevat dezelfde Apparatuur, Boekingen, Geboekte uren (als uren en minuten) en Benutting % die op het scherm worden getoond.
Afdrukken — Opent het afdrukvenster van je browser om het rapport af te drukken zoals weergegeven.
Help (?) — Opent de ingebouwde uitleg van het rapport.
Vernieuwen (blauwe knop, uiterst rechts) — Voert het rapport opnieuw uit om de nieuwste gegevens op te halen, met een "Vernieuwen…"-status tijdens het laden.
De drie samenvattingskaarten
Deze vatten alles samen binnen je huidige selectie — alle apparatuur, binnen de gekozen datums en locatie.
Totale benutting — Totale geboekte tijd over alle apparatuur, gedeeld door de totale beschikbare tijd over alle apparatuur. Je kerncijfer voor "gebruiken we onze apparatuur?". (Aangeduid als "Geboekt ÷ beschikbare tijd".)
Geboekte uren — Totale gebruikstijd over alle apparatuur voor de periode, weergegeven als uren en minuten (bijv. 12:30). Daaronder vertelt "van 80:00 beschikbaar" je de totale beschikbare tijd waartegen dit wordt gemeten.
Totaal ongebruikt — Het aandeel van de beschikbare tijd dat ongebruikt bleef (ongebruikte capaciteit). Dit is simpelweg het tegenovergestelde van de totale benutting: 30% benut betekent 70% ongebruikt.
Benuttingsuitsplitsing (het cirkeldiagram)
Het cirkeldiagram en de lijst ernaast laten zien hoe je totale gebruikstijd was verdeeld over je apparatuur. Elk segment en elke rij in de lijst vertegenwoordigt het aandeel van één item in alle geboekte tijd, met de drukste bovenaan. Deze aandelen tellen op tot 100% en beantwoorden de vraag "welke apparaten nemen het meeste gebruik voor hun rekening?" Apparatuur die in de periode helemaal niet is gebruikt, krijgt geen segment. De gekleurde stip naast elk item komt overeen met de rij in de tabel eronder.
De uitsplittingstabel
Eén rij per stuk apparatuur, gesorteerd van drukst naar minst druk (hoogste benutting bovenaan).
- Apparatuur — De naam van het item, met de kleur die overeenkomt met het cirkeldiagram.
- Boekingen — Het aantal afspraken waaraan het item was toegewezen in de periode (Geannuleerd en Niet verschenen uitgesloten). Dit aantal is klikbaar: als je erop klikt, opent het rapport Afspraken in een nieuw tabblad, vooraf gefilterd op precies die afspraken — hetzelfde item, dezelfde datums, hetzelfde locatiebereik, met annuleringen en no-shows uitgesloten, zodat het aantal altijd overeenkomt met de onderliggende afspraken.
- Geboekte uren — Totale gebruikstijd voor dat item, weergegeven als uren en minuten (UU:MM).
- Benutting — De gebruikstijd van dat item als aandeel van zijn eigen beschikbare tijd. 100% betekent dat het item elke beschikbare minuut in gebruik was. Deze percentages per item meten elk item afzonderlijk ten opzichte van zichzelf, dus ze tellen niet op tot het totaalcijfer op de samenvattingskaart.
Als niets overeenkomt met je filters, zie je: "Geen apparatuuritems komen overeen met je filters voor deze periode en locatie."
Hoe de cijfers worden berekend (met voorbeelden)
Beschikbare tijd voor een item = het aantal × je openingstijden over de periode.
Voorbeeld: je hebt 2 exemplaren van een apparaat, en de kliniek is 10 uur per dag open gedurende 5 werkdagen. Beschikbare tijd = 2 × 10 × 5 = 100 uur. (De meeste apparatuur heeft een aantal van 1, dus het is simpelweg openingstijden × dagen.)
Gebruikstijd (geboekt) wordt berekend op basis van de afspraken waaraan het item was toegewezen — maar wordt gemeten als daadwerkelijke bezetting, niet als een simpele optelsom van afspraakduren. Twee regels zijn hierbij belangrijk:
- Overlappingen worden beperkt tot het aantal. Als je slechts 1 exemplaar van een item hebt, kunnen twee overlappende afspraken het niet "meer dan volledig geboekt" maken — de overlap wordt eenmaal geteld. Als je er 2 hebt, tellen twee gelijktijdige afspraken terecht als het gebruik van beide eenheden. Gebruik boven het aantal dat je hebt, wordt nooit meegeteld.
- Geannuleerde en Niet verschenen afspraken worden overal uitgesloten.
Benutting per item = de gebruikstijd van dat item ÷ zijn eigen beschikbare tijd.
Voorbeeld: een apparaat dat 30 uur van zijn 100 beschikbare uren wordt gebruikt, geeft 30% aan.
Totale benutting (samenvattingskaart) = totale gebruikstijd over alle apparatuur ÷ totale beschikbare tijd over alle apparatuur.
Ongebruikt % = 100% minus totale benutting.
Zaken die de cijfers beïnvloeden (goed om te weten)
- Alleen actieve apparatuur, toegewezen aan een locatie waartoe je toegang hebt, wordt getoond. Als een item ontbreekt, controleer dan of het actief is en een locatie heeft onder Instellingen → Resources.
- Openingstijden bepalen de percentages. Verkeerd ingestelde of ontbrekende openingstijden zijn de meest voorkomende reden dat de benutting te hoog of te laag lijkt. Stel ze per locatie in onder Instellingen → Locaties → Openingstijden.
- Bij meerdere locaties gebruikt "Alle locaties" de bedrijfsbrede standaardtijden, niet de eigen tijden van elke locatie — selecteer een specifieke locatie wanneer je een exact cijfer voor beschikbare tijd nodig hebt. (Accounts met één locatie ondervinden hier geen invloed van: "Alle locaties" gebruikt dan de eigen tijden van die locatie.)
- Boekingen tellen op basis van de startdatum — een afspraak valt in de periode waarin deze begint.
- Rechten worden overal gehandhaafd — het rapport toont nooit gebruik van locaties waartoe je account geen toegang heeft.
- Er vinden hier geen kortingen/wijzigingen plaats — het is een alleen-lezen rapport.
Met deze kennis kun je het rapport Apparatuurbenutting met vertrouwen lezen om te ontdekken welke apparaten op volle capaciteit draaien en welke stilstaan.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze video-leerreeks bekijken, de Pabau Academy, of de Support-pagina bezoeken voor extra hulp.