Deze handleiding legt uit hoe je klassen aanmaakt in Pabau, ze boekt via de agenda, en klasnotificaties instelt.
Inhoudsopgave:
1. Hoe maak je een klas aan
2. Hoe boek je een klas in de agenda
3. Hoe voeg je meer deelnemers toe aan een klas
4. Hoe stel je klantnotificaties in voor klassen
5. Hoe verwerk je een klasbetaling vanuit de agenda
6. Hoe update je afspraakstatussen voor klasdeelnemers
7. Hoe verwijder je deelnemers uit een klas
8. Hoe annuleer je een klasboeking vanuit de klantkaart
In Pabau is een Klas een type dienst waarbij meer dan één klant tegelijk kan deelnemen. Of je nu groepsfitnesssessies, trainingsprogramma's of workshops geeft, met de functie Klassen kun je deze groepsafspraken eenvoudig instellen en beheren.
Hoe maak je een klas aan
In Pabau maak je klassen op dezelfde manier aan als diensten, met slechts een paar extra instellingen om groepsafspraken te beheren. Of je nu training, workshops of groepsbehandelingen aanbiedt, met de klasfunctie kun je meerdere deelnemers in één boeking beheren.
Stap 1: Ga naar Setup
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar Setup, linksonder in het zijmenu, om de Setup-pagina te openen.
Stap 2: Ga naar Diensten
Klik onder de sectie Diensten op het tabblad Diensten.
Stap 3: Ga naar de knop "Nieuwe dienst"
Ga nu naar de knop "Nieuwe dienst" rechtsboven op de pagina om te beginnen.
Stap 4: Klas aanmaken
Je ziet nu een nieuwe optie "Klas" net onder de optie Virtueel. Klik op "Klas" om aan te geven dat de dienst die je aanmaakt een groepssessie is.
Op dit punt kun je beginnen met het invullen van de klasgegevens. Op het tabblad "Algemeen" kun je de volgende gegevens invullen:
-
Naam van de klas:
De naam van de klas (bijv. Yoga Flow, Laser Training, enz.) -
Aantal deelnemers:
Stel het maximale aantal personen in dat aan de klas kan deelnemen. Om als klas te tellen, moet het aantal deelnemers groter zijn dan 1. -
Diensttcode:
Een interne code om de klas snel te identificeren of te categoriseren (optioneel). -
Categorie:
Wijs de klas toe aan een specifieke categorie (bijv. Fitness, Training, Wellness) voor eenvoudiger filteren en organiseren. Volg de stappen in deze handleiding om een categorie aan te maken. -
Afspraakkleur:
Kies een kleur om de klas in je agenda weer te geven, handig voor snelle visuele herkenning. -
Afbeelding:
Upload een afbeelding die de klas vertegenwoordigt (deze kan worden getoond bij online boekingen, indien ingeschakeld).
Stap 5: Ga naar het tabblad Prijzen
Op dit tabblad kun je de prijs van de klas instellen, je aanbetalingsbedrag bepalen en je online betaalbeleid configureren, zodat klanten weten wat en wanneer ze moeten betalen.
Stap 6: Configureer de instellingen voor online boeken
Als je wilt dat de klas onder een andere naam verschijnt bij online boekingen, kun je een vriendelijke naam invoeren. Je kunt ook een beschrijving geven om klanten meer context te bieden.
Stap 7: Stel communicatie in
Je kunt ook communicatie instellen die voor en na de klasafspraak wordt verstuurd, op het tabblad "Klanttraject".
Berichten kunnen direct bij inschrijving worden verstuurd of ingepland als onderdeel van een automatisering (hiervoor moet Marketing Plus actief zijn).
Zodra je klaar bent met het configureren van de klasinstellingen, ga je naar de rechterbovenhoek van het scherm, schakel je Actief in en klik je op Aanmaken.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol een klas aanmaken in Pabau.
Hoe boek je een klas in de agenda
Stap 1: Ga naar de agenda
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens, en ga vervolgens naar de Agenda in het linkermenu.
Stap 2: Boek een klas
Selecteer in de agenda een beschikbaar tijdslot waar je de klas wilt boeken, waarna het venster voor het boeken van een afspraak opent. Bovenaan het venster kun je naar het tabblad "Klas" schakelen om te beginnen met het boeken van een klas.
Van hieruit kun je klassen rechtstreeks via de agenda boeken door de gewenste klas te selecteren en deelnemers in te schrijven.
De boekingsflow lijkt op het tabblad Afspraken; je kunt één of meer medewerkers selecteren, de locatie, ruimte en apparatuur kiezen, met een paar belangrijke verschillen:
-
De optie "Boeken vanuit pakket" verschijnt niet, omdat er niet vooraf individuele klanten worden geselecteerd.
-
Je kunt alleen kiezen uit diensten die zijn ingesteld als type: Klas.
-
Je kunt meerdere deelnemers toevoegen aan een klas. In het rechterdeel van het pop-upvenster kun je handmatig klanten toevoegen aan de klas. Het toevoegen van deelnemers is echter niet vereist om de klas te boeken; je kunt de klas boeken met nul deelnemers en ze later toevoegen.
Bij het boeken van een klas in de agenda heb je verschillende velden en opties tot je beschikking om de sessie aan te passen:
- Starttijd & duur
Kies wanneer de klas begint en hoe lang deze duurt. -
Ruimteselectie
Selecteer een ruimte voor de klas. De beschikbaarheid van ruimtes werkt hetzelfde als bij reguliere afspraken; alleen beschikbare ruimtes worden getoond. -
Klasnotities
Voeg interne notities toe met betrekking tot de klas. Deze zijn niet zichtbaar voor klanten. -
Klas herhalen
Gebruik deze optie als je een terugkerend klasschema wilt instellen. - Zoekbalk om deelnemers toe te voegen
Gebruik de zoekbalk om klanten op te zoeken en toe te voegen aan de klas. Je kunt een klas boeken met één, meerdere, of zelfs nul deelnemers en ze later toevoegen.
Stap 3: Configureer notificaties
Ga naar de sectie Deelnemers en klik op het belpictogram naast de naam van een deelnemer. Dit opent de notificatie-instellingen, waar je de notificaties die je wilt versturen kunt aan- of uitvinken.
Zodra je klaar bent met het toevoegen van de gegevens, klik je op de knop "Klas boeken" onderaan het venster.
Deze knop blijft grijs totdat alle verplichte velden zijn ingevuld:
- Klasdienst
- Medewerker
- Locatie
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol een klas boeken in de agenda.
Hoe voeg je meer deelnemers toe aan een klas
Stap 1: Klik op de klas
Zoek de klas op in je agenda en klik erop om de beschikbare acties te tonen.
Stap 2: Bekijk klas
Klik vervolgens op de optie "Klas bekijken" om meer deelnemers toe te voegen.
Stap 3: Deelnemers toevoegen
Er opent een venster aan de rechterkant waarin je alle deelnemers kunt bekijken. Om meer deelnemers toe te voegen, klik je op de knop "Deelnemer toevoegen +" rechtsboven.
Na het klikken verschijnt een zoekbalk waarmee je een bestaande klant kunt zoeken en toevoegen. Als je een nieuwe klant wilt toevoegen, heb je de optie +Nieuwe klant toevoegen.
Je kunt ook notities toevoegen in het veld "Notities toevoegen".
Klik ten slotte op de knop "Deelnemer toevoegen" rechtsonder in het scherm.
Je ontvangt een melding dat de deelnemers zijn toegevoegd, en de capaciteit wordt automatisch bijgewerkt.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol meer deelnemers toevoegen aan een reeds geboekte klas.
Hoe stel je klantnotificaties in voor klassen
Stap 1: Ga naar Setup
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de Setup-pagina, linksonder in het zijmenu. Klap vervolgens het tabblad "Communicatie" open onder de sectie Marketing & Communicatie. Hierdoor verschijnt het subtabblad "Klantnotificaties".
Stap 2: Ga naar het tabblad Klassen
Klik in de sectie Klantnotificaties op het tabblad "Klassen" in het linkermenu om alle beschikbare notificatietypes met betrekking tot klassen te bekijken.
Stap 3: Selecteer notificatietype
Kies het notificatietype dat je wilt configureren (bijv. bevestiging, herinnering, annulering) om de beschikbare instellingen en acties te bekijken.
Stap 4: Configureer notificaties
Je ziet een voorbeeld van het standaardbericht dat naar klanten wordt verstuurd.
-
Aan de linkerkant kun je specifieke gegevens aan- of uitvinken om op te nemen in of uit te sluiten van het bericht.
-
Om een aangepast bericht te maken, klik je op het tabblad "Aangepast" en bewerk je de tekst naar wens.
- Om het standaard sms-bericht te bekijken, klik je op de optie SMS boven het voorbeeld van de notificatie.
Om de notificatie in of uit te schakelen, beweeg je de muis over de knop "Bevestiging inschakelen" rechtsboven. Hierdoor verschijnen opties om e-mail- en/of sms-notificaties in of uit te schakelen. Je kunt beide, één van beide, of geen van beide selecteren, afhankelijk van je voorkeuren.
Stap 5: Wijzigingen opslaan
Zodra je tevreden bent met je configuratie, klik je op "Wijzigingen opslaan" rechtsboven om je instellingen toe te passen.
Door deze stappen te volgen, kun je aanpassen hoe klanten worden genotificeerd over hun klasboekingen.
Hoe verwerk je een klasbetaling vanuit de agenda
Stap 1: Ga naar de agenda
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens, en ga vervolgens naar de Agenda in het linkermenu.
Stap 2: Klik op de klas
Zoek de klas op in je agenda en klik erop om de beschikbare acties te tonen.
Stap 3: Bekijk klas
Klik vervolgens op de optie "Klas bekijken" om meer opties te bekijken.
Stap 4: Betaal voor de klas
Er opent een venster aan de rechterkant met alle deelnemers. Om een betaling te verwerken, klik je op het "$"-pictogram naast de naam van de deelnemer — dit brengt je naar het kassascherm.
Op het kassascherm (POS) worden de klant- en itemvelden automatisch vooraf ingevuld. Selecteer vervolgens de betaalmethode uit de beschikbare opties.
Zodra je klaar bent, klik je op de knop "Betaling bevestigen" rechtsonder om af te ronden.
Stap 5: Afrekenen voltooid
Zodra de betaling succesvol is verwerkt, zie je het scherm Afrekenen voltooid. Om terug te keren naar de agenda, klik je gewoon op de terugpijl linksboven.
Het pictogram naast de naam van de deelnemer wordt groen zodra hun betaling is voltooid.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol een betaling voor een klas verwerken vanuit de agenda.
Hoe update je afspraakstatussen voor klasdeelnemers
Stap 1: Ga naar de agenda
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens, en ga vervolgens naar de Agenda in het linkermenu.
Stap 2: Klik op de klas
Zoek de klas op in je agenda en klik erop om de beschikbare acties te tonen.
Stap 3: Bekijk klas
Klik vervolgens op de optie "Klas bekijken" om meer details te bekijken.
Stap 4: Status bijwerken
Er opent een venster aan de rechterkant met alle deelnemers. Om de afspraakstatus van een deelnemer bij te werken, klik je op het klokpictogram helemaal rechts van hun naam.
Hierdoor worden alle beschikbare afspraakstatussen getoond. Wanneer je de muis over een statuspictogram beweegt, verschijnt de naam van de status (zoals Wachtend, Aangekomen, Niet komen opdagen, of Voltooid).
Klik op het pictogram om de status van de deelnemer dienovereenkomstig bij te werken.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol afspraakstatussen bijwerken voor klasdeelnemers.
Hoe verwijder je deelnemers uit een klas
Stap 1: Klik op de klas
Zoek de klas op in je agenda en klik erop om de beschikbare acties te tonen.
Stap 2: Bekijk klas
Klik vervolgens op de optie "Klas bekijken" om meer details te bekijken.
Stap 3: Deelnemer verwijderen
Er opent een venster aan de rechterkant met alle deelnemers. Om iemand uit de klas te verwijderen, klik je gewoon op het prullenbakpictogram naast hun naam.
Er verschijnt een pop-up waarin je wordt gevraagd de verwijdering te bevestigen. Klik op "Verwijderen" om de actie af te ronden.
De deelnemer wordt uit de klas verwijderd, en de capaciteit wordt automatisch bijgewerkt.
De klas wordt geannuleerd voor de klant, en dit wordt weergegeven op hun klantkaart.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol een deelnemer uit een klas in Pabau verwijderen.
Hoe annuleer je een klasboeking vanuit de klantkaart
Stap 1: Open de klantkaart
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk om de klant te zoeken die zijn/haar deelname aan de klas wil annuleren.
Als alternatief kun je de klantkaart van de deelnemer openen door de klas vanuit de agenda te openen. Klik gewoon op de naam van de deelnemer om naar hun klantkaart te gaan.
Stap 2: Ga naar het tabblad Afspraken
Ga op de klantkaart naar het tabblad Afspraken om een lijst te bekijken van alle geboekte afspraken van de klant.
Stap 3: Ga naar de drie puntjes
Zoek de klas op die de klant heeft geboekt en beweeg de muis over de afspraak. Hierdoor verschijnt een menu met drie puntjes helemaal rechts.
Klik op de drie puntjes om de beschikbare acties te bekijken. Hierdoor verschijnt de optie om de deelname aan de klas te annuleren.
Stap 4: Selecteer annuleringsreden
Je wordt eerst gevraagd om een annuleringsreden te selecteren. Zodra een reden is geselecteerd, wordt de knop Afspraak annuleren actief. Klik erop om de annulering af te ronden.
De deelname aan de klas is geannuleerd, en de banner "Geannuleerd" verschijnt bij het bekijken van de afspraak op de klantkaart.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol de klasdeelname van een klant annuleren rechtstreeks vanuit hun klantkaart.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het maximale uit je Pabau-account te halen.
Om je bovendien te helpen je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we aan om de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een holistische leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.