Hoewel je je klant-e-mailnotificaties in Pabau volledig kunt aanpassen, raden we je aan de volgende best practices te volgen om een verzorgde, consistente ervaring te creëren die vertrouwen opbouwt en de betrokkenheid van klanten verbetert.
Deze suggesties zijn gebaseerd op echte feedback van klinieken en ontwerpprincipes die ervoor zorgen dat je e-mails professioneler en gebruiksvriendelijker aanvoelen.
LET OP: Voordat je deze best practices toepast, zorg ervoor dat je je klantnotificaties correct hebt ingesteld.
Volg de stappen in deze handleiding om je e-mailnotificaties in te schakelen en aan te passen.
Zodra je alles hebt ingesteld, volgen hier onze belangrijkste aanbevelingen om je klant-e-mails verzorgd, on-brand en effectief te maken.
1. Gebruik de merkkleur van je bedrijf voor knoppen
Je primaire knop (bijvoorbeeld voor links naar formulieren of het klantportaal) moet altijd overeenkomen met de merkkleur van je kliniek. Dit zorgt voor een consistente visuele identiteit in alle communicatie en helpt klanten je merk direct te herkennen.
Hoe je dit doet: Ga bij het bewerken van de e-mailsjabloon naar de kleur van Knoppen & Bijlagen, en pas je merkkleur toe met de kleurkiezer of door de hex-code in te voeren.
2. Houd je logo groter dan 100px
Zorg ervoor dat het logo van je kliniek minimaal 100px groot is voor duidelijkheid en zichtbaarheid. Een scherp, hoogwaardig logo boven aan de e-mail versterkt het vertrouwen in je merk.
TIP: Vermijd het uploaden van kleine of onscherpe versies van je logo, omdat deze op verschillende apparaten pixelig kunnen overkomen.
3. Gebruik zachte of neutrale achtergrondkleuren
Kies zachte pasteltinten of neutrale tonen (zoals lichtgrijs, beige of wit) voor de achtergrondkleur van je e-mail. Deze kleuren zorgen voor een rustige en professionele uitstraling terwijl de focus op je boodschap blijft liggen.
Vermijd: Felle of donkere kleuren die moeilijk leesbaar of visueel overweldigend kunnen zijn.
4. Schakel actieknoppen voor afspraken uit als je wijzigingen liever zelf handmatig beheert
Standaard bevatten je e-mailnotificaties knoppen waarmee klanten hun afspraken kunnen bevestigen, verplaatsen of annuleren. Als je liever zelf wijzigingen beheert of last-minute annuleringen wilt verminderen, raden we aan deze opties uit te schakelen in de sectie Weergave van de e-maileditor.
Hierdoor worden deze knoppen uit de e-mail verwijderd en heb je volledige controle over eventuele boekingswijzigingen.
5. Voeg social media-iconen toe in de footer
Door links naar de social media-accounts van je kliniek in de footer van de e-mail toe te voegen, geef je klanten een eenvoudige manier om je content te volgen, voor/na-resultaten te bekijken of reviews te lezen — allemaal zaken die je reputatie versterken.
Hoe je dit doet: Voeg Facebook-, Instagram- of andere iconen toe in de footersectie, en deze worden gekoppeld aan je bedrijfsprofielen die je in het systeem hebt geïmporteerd. Als je social media-profielen wilt instellen in je bedrijfsprofiel in Pabau, raadpleeg dan dit artikel.
6. Voeg het relevante medische formulier toe (indien nodig)
Voor afspraakherinneringen of bevestigingen raden we aan het relevante medische intake- of toestemmingsformulier direct in de e-mail toe te voegen. Dit versnelt het inchecken en zorgt ervoor dat klanten voorbereid aankomen.
Klanten kunnen het formulier van tevoren invullen, wat zowel je team als de klant waardevolle tijd in de kliniek bespaart.
7. Aanbevolen e-mailindeling
Hier is een basisindeling die we voorstellen voor klantnotificaties:
-
Logo (minimaal 100px)
-
Begroeting (bijv. "Hoi [Voornaam klant],")
-
Afspraakgegevens (duidelijk en beknopt)
-
Actieknop (link naar intakeformulier of portaal)
-
Secundaire boodschap (bijv. "Kom graag 10 minuten van tevoren")
-
Social media-iconen in de footer
-
Contactgegevens (telefoonnummer, adres, antwoordadres)
8. Voorbeeld van e-mailinhoud (je kunt dit kopiëren)
Onderwerpregel: Je afspraak bij [Kliniek Naam] – [Datum & Tijd]
E-mailtekst:
Hoi [Voornaam klant],
We kijken ernaar uit je te zien tijdens je afspraak op [Datum] om [Tijd].
Vul je medische intakeformulier alvast in door hieronder te klikken:
[Vul mijn formulier in]
Heb je nog vragen? Beantwoord gerust deze e-mail of bel ons op [Telefoonnummer].
Tot snel,
Het team van [Kliniek Naam]
[Social media-iconen]
Uiteindelijk zijn de tone-of-voice en branding van je kliniek uniek — en dat is een goede zaak. Maar door deze best practices te volgen, zorg je ervoor dat elke e-mail netjes, betrouwbaar en gemakkelijk uitvoerbaar is voor klanten.
Je kunt je berichten nog steeds personaliseren om bij je tone-of-voice te passen — zorg er alleen voor dat de structuur, het kleurenschema en de belangrijkste acties consistent zijn in alle notificaties.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden via de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je uitrust met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.