In dit artikel leggen we uit wat het rapport Openstaande vorderingen laat zien, hoe je het vindt en hoe je het leest.
Het rapport Openstaande vorderingen beantwoordt één vraag: wie is de kliniek geld verschuldigd, en hoe lang staat dit al open? Het toont per debiteur — een klant of een verzekeraar — één regel, en verdeelt het saldo over kolommen op basis van ouderdom, zodat je in één oogopslag ziet wat recent is en wat al maanden achterstallig is.
Hoe je het vindt
Stap 1: Ga naar de functie Analytics
Log in op je Pabau-account en ga in het linkermenu naar Analytics, klik daarna op de knop "Reports".
Stap 2: Open de rapportenbanner
Klik op de banner "Try our new suite of reports" op Try it now.
Zodra je in de nieuwe rapportweergave bent, ga je naar de sectie Sales & Finance en klik je op Aged Debt om het rapport te openen.
Filters
- Debtor Type – All (standaard, toont zowel klanten als verzekeraars), Clients only, of Insurance only. Let op: als Insurance is geselecteerd, wordt het tegoed van klanten niet getoond, omdat tegoed op rekening een klantconcept is en geen verzekeringsconcept.
- Location – Standaard je hoofdlocatie als deze is ingesteld in je personeelsprofiel, anders All locations. Let op: de vervolgkeuzelijst toont alleen locaties waarvoor je rechten hebt, dus je kunt geen vestiging kiezen waar je geen toegang toe hebt.
- Month – Huidige maand (standaard, cijfers van vandaag) of een eerdere maand (cijfers zoals ze stonden aan het einde van die maand).
- Zoekvak – Typ de naam of het ID van een klant om het rapport te beperken tot overeenkomende debiteuren. De zoekopdracht wordt op het rapport zelf toegepast, waardoor de totalen onderaan opnieuw worden berekend voor alleen de overeenkomende rijen — handig om snel het totaal van één debiteur te zien.
Het rapport begrijpen
Elke debiteur krijgt één rij, verdeeld over zes leeftijdskolommen plus een kolom Total Debt:
De ouderdom van een saldo wordt geteld vanaf de factuurdatum (voor onbetaalde facturen) of de betaaldatum (voor tegoed op rekening) — altijd berekend vanaf de datum die wordt getoond bij "Showing balances as of…", niet vanaf vandaag.
Tip: Klik op een kolomkop om het rapport op die kolom te sorteren — klik nogmaals om te wisselen tussen oplopend en aflopend.
Rood versus zwart: tegoed of schuld
- Rood betekent dat de klant de kliniek geld verschuldigd is (echte schuld).
- Zwart betekent dat de kliniek de klant geld verschuldigd is — tegoed op rekening dat is betaald maar nog niet is besteed.
Een klant met een zwart getal staat dus in het krijt bij de kliniek in positieve zin (heeft tegoed), ook al heet het "Aged Debt"-rapport — dat is normaal, geen fout.
Als een klant zowel een onbetaalde factuur als vooruitbetaald tegoed heeft, heffen de twee elkaar alleen op als ze in dezelfde leeftijdskolom vallen. Tegoed en schuld in verschillende kolommen blijven gescheiden, en het eindtotaal geeft de werkelijke totale positie weer.
Inzoomen op verzekeringsschuld
Bij verzekeringsdebiteuren is elk bedrag in een kolom een link. Als je erop klikt, opent het Claims-scherm in een nieuw tabblad, al gefilterd op die verzekeraar, je geselecteerde locatie en facturen waarvan de ouderdom binnen de aangeklikte kolom valt (op basis van dezelfde "as of"-datum) — zodat het totaal op het Claims-scherm overeenkomt met het bedrag waarop je in het rapport klikte. Zo kun je direct van "deze verzekeraar is ons geld verschuldigd dat 61–90 dagen oud is" naar de individuele claims achter dat cijfer gaan.
Wat het Month-filter echt doet
Als je een eerdere maand kiest, wordt er niet alleen gefilterd — het toont de positie van de kliniek precies zoals die was op de laatste dag van die maand. Een factuur die eind maart onbetaald was maar sindsdien is betaald, wordt bij het bekijken van maart nog steeds als schuld getoond, omdat dat toen de waarheid was. Dit maakt het rapport nuttig voor maandafsluitingen.
LET OP: De datum bij "Showing balances as of…" is nooit later dan vandaag, en elke maand is een eigen momentopname — dus "deze maand" vergelijken met "vorige maand" betekent twee verschillende momenten vergelijken, en verschillen zijn te verwachten.
Bedieningselementen in de werkbalk
LET OP: Het rapport bewaart de cijfers een paar minuten voor snelheid in plaats van direct opnieuw te berekenen. Als je net een betaling hebt ontvangen of een factuur hebt aangepast en dit nog niet zichtbaar is, wacht dan een minuutje of twee en klik daarna op Refresh.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een klant bekeken op 24 juni 2026:
- Eén onbetaalde factuur van £100, gedateerd 12 mei → 43 dagen oud → valt in 31–60 dagen.
- Een top-up van £25 betaald op 12 juni → 12 dagen oud → valt in ≤30 dagen.
- £376 aan top-ups betaald half mei → valt in 31–60 dagen.
Na verrekening: de kolom ≤30 dagen toont £25 tegoed, en de kolom 31–60 dagen toont £376 tegoed minus de factuur van £100, wat £276 tegoed overlaat. In totaal heeft deze klant £301 tegoed — ze zijn niets verschuldigd, omdat de factuur volledig wordt gedekt door tegoed in dezelfde kolom.
Goed om te weten (veelgestelde vragen)
- Oud tegoed dat recent is besteed, ziet er nog steeds oud uit. Tegoed wordt geregistreerd op basis van wanneer het is betaald, niet wanneer het wordt besteed. Als een klant een jaar geleden £500 heeft opgeladen en er vandaag £200 van uitgeeft, komt die uitgave eerst uit het oudste tegoed — waardoor er nog £300 in de kolom 300+ dagen blijft staan. Er ontstaat geen nieuwe "recente" post.
- Met terugwerkende kracht gedateerde top-ups komen terecht in de kolom die overeenkomt met de ingevoerde datum, niet met de datum waarop ze aan het systeem zijn toegevoegd.
- Creditnota's verlagen het openstaande saldo van een factuur zodra ze zijn toegepast — een niet-toegepaste/concept-creditnota heeft nog geen effect op het rapport.
- Terugbetalingen verlagen het tegoed van een klant, dus een lager dan verwacht tegoedsaldo kan verklaard worden door een recente terugbetaling.
- Geannuleerde facturen worden volledig uitgesloten — ze worden nooit als schuld geteld.
- Verwijderde klanten of inloopklanten zonder actief klantdossier verschijnen niet (verzekeringsschuld blijft altijd behouden).
- Tegoed op rekening wordt kliniekbreed bijgehouden, niet per vestiging — dus filteren op één locatie kan de tegoedkant er iets vertekend uit laten zien. Gebruik All locations voor volledig nauwkeurige tegoedcijfers.
Door deze stappen te volgen, kun je met het rapport Openstaande vorderingen precies zien wie de kliniek geld verschuldigd is, hoe oud die schuld is en waar tegoed zich bevindt.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of de Support-pagina bezoeken voor extra hulp.