Dit artikel geeft een overzicht van de functie Activiteiten in Pabau, met de nadruk op hoe je activiteiten aanmaakt, ze toewijst aan medewerkers, activiteiten als gereed markeert en meer.
Inhoudsopgave:
1. Activiteitstypen aanmaken en beheren
2. Een activiteit aanmaken vanuit de klantkaart
3. Een activiteit bewerken vanuit de klantkaart
4. Een activiteit als gereed markeren vanuit de klantkaart
5. Een activiteit verwijderen vanuit de klantkaart
6. Activiteiten beheren in de agenda
7. De pagina Activiteiten begrijpen
Activiteitstypen aanmaken en beheren
Stap 1: Naar Activiteitstypen gaan
Begin met inloggen op je Pabau-account. Klik daarna op Setup in het linkermenu, klik vervolgens op Objecten onder "Developer and Other" en selecteer Activiteitstypen.
Stap 2: Een activiteitstype aanmaken
Klik daar rechtsboven op de knop ''Activiteitstype maken''.
Er verschijnt een pop-up met twee tabbladen:
1. Systeem
Op het tabblad Systeem heb je de volgende opties:
- Naam: Voer een duidelijke, beschrijvende naam in voor de activiteit (bijv. "Klant bellen", "Factuur opvolgen", "Voorraadcontrole").
- Standaardduur: Stel in hoelang deze activiteit gewoonlijk duurt (bijv. 15 minuten, 30 minuten, 1 uur).
- Pictogram: Kies een pictogram dat de activiteit visueel weergeeft.
2. Meldingen
Op het tabblad Meldingen kun je herinneringen automatiseren wanneer een activiteit wordt aangemaakt, voor de klant/lead of voor een medewerker.
Je vindt hier twee schakelaars:
-
Melding aan klant/lead
Zet dit aan om de klant of lead een melding te sturen wanneer deze activiteit wordt aangemaakt. Zodra dit is ingeschakeld, kun je een e-mailsjabloon selecteren dat automatisch naar de ontvanger wordt gestuurd. -
Melding aan medewerker
Schakel dit in om een melding te sturen naar de toegewezen medewerker. Als dit aanstaat, verschijnt er een teksteditor waarin je het bericht kunt aanpassen.
Standaard luidt het bericht: Je hebt een openstaande activiteit voor [ActivitySubject] voor klant [ClientName].
Stap 3: Activiteitstypen bewerken
Om een activiteitstype te bewerken, klik je erop, breng je de nodige wijzigingen aan en klik je op "Opslaan".
LET OP: Hoe je activiteitstypen gebruikt, lees je in dit artikel.
Door deze stappen te volgen, kun je activiteitstypen aanmaken en beheren in je Pabau-account.
Een activiteit aanmaken vanuit de klantkaart
Stap 1: Naar de klantkaart gaan
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk boven aan de pagina en typ minstens drie letters van de klantnaam. Pabau filtert de resultaten terwijl je typt.
Stap 2: Een activiteit aanmaken
Zodra je het klantprofiel ziet, klik je op de knop Maken, weergegeven als een blauw plusteken rechtsonder op de pagina, om de optie voor het aanmaken van een activiteit te tonen.
LET OP: Voor instructies over het aanmaken en beheren van activiteitstypen, raadpleeg dit artikel.
Nadat je op "Activiteit" hebt geklikt, verschijnt er een venster met verschillende velden die je moet invullen. Selecteer eerst het activiteitstype. De pictogrammen voor activiteitstypen – e-mail, telefoongesprek, bericht en afspraak – staan boven in het venster, en je kunt het type kiezen dat bij je activiteit past.
In het veld E-mail voeg je een titel of onderwerp toe voor de activiteit die je wilt vastleggen.
In het veld voor datum en tijd kun je de beoogde periode invullen waarin deze activiteit moet worden uitgevoerd, en als er meer details nodig zijn, kun je die toevoegen in het veld voor activiteitsnotities.
Je kunt ook aangeven voor welke gebruiker deze activiteit bedoeld is. Standaard is dat de gebruiker waarmee je op dat moment bent ingelogd. Je kunt dit echter wijzigen als de activiteit voor een andere gebruiker is.
Nadat je de velden hebt ingevuld, kun je ervoor kiezen de activiteit op te slaan in de klantkaart, te annuleren of als gereed te markeren als de taak is afgerond en je die wilt vastleggen.
De aangemaakte activiteit kun je bekijken in de klantkaart onder het tabblad Activiteiten. 
Als je deze stappen volgt, leg je met succes een activiteit vast in de klantkaart.
Een activiteit bewerken vanuit de klantkaart
Stap 1: Naar de klantkaart gaan
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk boven aan de pagina en typ minstens drie letters van de klantnaam. Pabau filtert de resultaten terwijl je typt.
Stap 2: Naar het tabblad Activiteiten gaan
Als je de klantkaart bekijkt, ga je in het menu naar het tabblad Activiteiten. 
Stap 3: De activiteit bewerken
Zoek de activiteit die je wilt bewerken en klik op de drie puntjes helemaal rechts van de activiteit.
In het menu verschijnen drie acties, waaronder "Bewerken". 
Je kunt de activiteit ook bekijken en bewerken door op de naam van de activiteit te klikken.
Het bewerken van een activiteit werkt hetzelfde als het aanmaken van een activiteit.
Nadat je alle gewenste wijzigingen hebt aangebracht, klik je op "Opslaan" om ze door te voeren.
Door deze stappen te volgen, kun je elke activiteit die in de klantkaart is vastgelegd bewerken.
Een activiteit als gereed markeren vanuit de klantkaart
Stap 1: Naar de klantkaart gaan
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk boven aan de pagina en typ minstens drie letters van de klantnaam. Pabau filtert de resultaten terwijl je typt.
Stap 2: Naar het tabblad Activiteiten gaan
Als je de klantkaart bekijkt, ga je in het menu naar het tabblad Activiteiten.
Stap 3: Als gereed markeren
Zoek de activiteit die je als gereed wilt markeren en klik op de drie puntjes helemaal rechts van de activiteit.
In het menu verschijnen drie acties, waaronder "Als gereed markeren". 
Je kunt de activiteit ook als gereed markeren als je de activiteit bewerkt.
Als je per ongeluk een activiteit als gereed markeert, verandert de actie in "Als te doen markeren", zodat je de status van de activiteit weer op onvoltooid kunt zetten.
Door deze stappen te doorlopen, kun je een activiteit als gereed markeren.
Een activiteit verwijderen vanuit de klantkaart
Stap 1: Naar de klantkaart gaan
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk boven aan de pagina en typ minstens drie letters van de klantnaam. Pabau filtert de resultaten terwijl je typt.
Stap 2: Naar het tabblad Activiteiten gaan
Als je de klantkaart bekijkt, ga je in het menu naar het tabblad Activiteiten.
Stap 3: De activiteit verwijderen
Zoek de activiteit die je wilt verwijderen en klik op de drie puntjes helemaal rechts van de activiteit.
In het menu verschijnen drie acties, waarvan er één "Verwijderen" is. 
Nadat je Verwijderen hebt gekozen, wordt je gevraagd te bevestigen of je deze activiteit definitief wilt verwijderen. Klik op "Definitief verwijderen" om te bevestigen.
Door deze stappen te volgen, kun je een activiteit uit de klantkaart verwijderen.
Activiteiten beheren in de agenda
Stap 1: De agenda openen
Log eerst in op je Pabau-account en klik in het linkermenu op ''Agenda''.
Stap 2: Het activiteitendashboard openen
Klik helemaal rechts in de agendaweergave op de knop ''Activiteiten''. Hiermee open je een aparte weergave waarin je alle activiteiten op één plek kunt beheren.
Stap 3: Overzicht van de weergave Activiteiten
In de weergave Activiteiten worden taken gegroepeerd per medewerker en getoond op basis van de geselecteerde datum. Deze indeling geeft je een duidelijke en gestructureerde manier om de werklast en de voortgang van taken binnen het team te volgen.
Dit bevat de weergave:
-
Medewerkerskolommen
Elke kolom staat voor een teamlid en toont de toegewezen taken voor de gekozen datum. Zijn er geen taken, dan verschijnt er een oproep om een nieuwe activiteit aan te maken. -
Datumnavigatie
Gebruik boven aan de pagina de pijlen of het agendapictogram om tussen datums te wisselen. Zo bekijk je activiteiten van eerdere of komende dagen. -
Medewerkersfilter
Gebruik het vervolgkeuzemenu om activiteiten te filteren op specifieke teamleden. Dit is handig om je te richten op individuele werklast of om bepaalde rollen te volgen. -
Locatiefilter
Pas het locatiefilter toe om activiteiten te bekijken die op een bepaalde kliniek of locatie zijn ingepland. Dit is vooral handig voor praktijken met meerdere locaties. -
Activiteitkaarten
Elke taak toont de titel, de toegewezen medewerker, de omschrijving (indien ingevuld) en de vervaldatum en -tijd. Je kunt op deze kaarten klikken om de details van de activiteit te bekijken, te bewerken of bij te werken. -
Gedeelte 'Voltooid'
Onder aan elke kolom vind je een gedeelte 'Voltooid'. Zodra een taak als voltooid is gemarkeerd, verplaatst deze naar dit gedeelte met een tijdstempel, waardoor de voortgang eenvoudig te volgen is.
Stap 4: Een nieuwe activiteit aanmaken
Klik om een nieuwe activiteit aan te maken op de knop ''Activiteit maken'' onder de naam van de medewerker aan wie je de taak wilt toewijzen.
Zodra je op Activiteit klikt, verschijnt er een pop-upvenster met verschillende in te vullen velden. Selecteer eerst boven aan het activiteitstype - je kunt kiezen uit e-mail, telefoongesprek, bericht en afspraak, elk met een eigen pictogram. Kies het type dat het beste past bij de taak die je vastlegt.
Voer in het veld Onderwerp de titel of het onderwerp van de activiteit in.
Gebruik vervolgens de velden voor datum en tijd om aan te geven wanneer de activiteit moet plaatsvinden. Zo nodig kun je extra context of instructies toevoegen in het veld activiteitsnotities.
De activiteit wordt automatisch toegewezen aan het teamlid dat in de agendaweergave is geselecteerd. Zo nodig kun je dit wijzigen en de activiteit vóór het opslaan aan een andere gebruiker toewijzen.
Bij het aanmaken of bewerken van een activiteit kun je ook de naam van de lead of patiënt toevoegen, zodat duidelijk is op wie de taak betrekking heeft - waardoor je opvolging en klantcontacten makkelijker kunt volgen.
Nadat je de velden hebt ingevuld, kun je de activiteit opslaan in de klantkaart, annuleren of als gereed markeren als de taak is afgerond en je die wilt vastleggen.
Na het opslaan verschijnt de activiteit in de agenda onder de naam van de geselecteerde medewerker.
Stap 5: Een activiteit bewerken, verwijderen of voltooien
Om een activiteit te bewerken of te verwijderen, zoek je de activiteit in de agenda en klik je op de drie puntjes ernaast.
Om een activiteit als voltooid te markeren, vink je simpelweg het vakje ernaast aan. De activiteit verplaatst naar het gedeelte "Voltooid" waarbij het tijdstip van afronding wordt vastgelegd, waardoor de voortgang eenvoudig te volgen is.
Om de markering van een voltooide activiteit ongedaan te maken, klik je op de voltooide taak en vink je het vakje uit. Hiermee gaat de activiteit terug naar de actieve lijst.
Door deze stappen te volgen, kun je alle activiteiten in de agenda efficiënt beheren en je team georganiseerd en op koers houden.
De pagina Activiteiten begrijpen
Stap 1: Naar de pagina Activiteiten gaan
Log in op je Pabau-account en selecteer vervolgens ''Activiteiten'' in de linkerzijbalk om de pagina Activiteiten te openen.
Stap 2: Het activiteitenoverzicht begrijpen
De pagina Activiteiten toont een gedetailleerde lijst van alle activiteiten die aan medewerkers zijn toegewezen, met hulpmiddelen om elke taak te filteren, te zoeken en te beheren.
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen op de pagina Activiteiten:
Filter- en zoekopties
De pagina Activiteiten biedt verschillende hulpmiddelen om de taken in de tabel te verfijnen en te ordenen, zodat je je snel kunt richten op wat het belangrijkst is.
Filteren op
Gebruik filters om activiteiten te beperken op criteria zoals datum, klant, taaktype, status of toegewezen medewerker. Je kunt deze filters opslaan als aangepaste weergave om er later snel bij te kunnen en zo je workflow te stroomlijnen.
Zoekveld
Met de zoekbalk bovenaan vind je snel specifieke activiteiten op klantnaam, onderwerp of andere details, zodat je makkelijker vindt wat je nodig hebt.
Activiteit maken
Klik op de knop Activiteit maken rechtsboven om een nieuwe activiteit toe te voegen, zodat alle taken in Pabau worden vastgelegd en gevolgd.
Kolommen bewerken
Met de optie Kolommen bewerken pas je de tabel aan door te kiezen welke kolommen zichtbaar of verborgen zijn, zodat de weergave aansluit op jouw manier van werken.
Menu met drie puntjes
Als je op de drie puntjes (⋯) rechtsboven in de tabel klikt, krijg je extra weergaveopties. Hier kun je activiteiten filteren om te tonen:
-
Alle voltooide activiteiten
-
Achterstallige activiteiten
-
Alleen openstaande activiteiten
- Aangepast
-
Activiteiten voor een bepaalde periode, waaronder:
-
Vandaag
-
Morgen
-
Deze week
-
Volgende week
-
Dit menu geeft je snel toegang tot veelgebruikte weergaven en helpt je taken efficiënt te beheren zonder telkens handmatig filters aan te passen.
Wat elke kolom betekent
Elke rij in de tabel staat voor één activiteit. De belangrijkste kolommen zijn:
-
Toegewezen aan gebruiker – De medewerker die verantwoordelijk is voor het afronden van de activiteit.
-
Klantnaam – De naam van de klant die aan de activiteit is gekoppeld.
-
Gereed – Geeft aan of de activiteit is afgerond.
-
Vervaldatum – De datum en tijd waarop de activiteit klaar moet zijn.
-
Status – Toont de huidige status van de activiteit, zoals In behandeling of In afwachting.
-
Onderwerp – Een korte omschrijving of titel van de activiteit.
Wil je meer informatie weergeven, klik dan op de knop ''Kolommen bewerken'' om kolommen toe te voegen of te verwijderen en de tabel aan je wensen aan te passen.
Je kunt kolommen ook opnieuw ordenen: beweeg je muis over een kolomkop, klik op het puntjespictogram en houd het vast, en sleep de kolom naar de gewenste positie.
Voor snelle wijzigingen beweeg je gewoon je muis over een veld (zoals de toegewezen gebruiker, de klant of de vervaldatum) en klik je op het potloodpictogram om het direct vanuit de tabel bij te werken.
Als je met het selectievakje aan de rechterkant een of meer activiteiten selecteert, kun je ze dupliceren, toewijzen, als voltooid markeren of verwijderen — zo beheer je eenvoudig meerdere activiteiten tegelijk.
Nu je weet hoe je de pagina Activiteiten gebruikt, kun je al je taken efficiënter beheren in Pabau.
Voor meer handleidingen kun je de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen, andere handleidingen selecteren of de zoekbalk boven aan de pagina gebruiken. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, raden we je bovendien aan de aanvullende handleidingen en bronnen van de Pabau Academy te verkennen. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, en een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.