Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir pour connecter votre compte Xero à Pabau, y compris un processus d'intégration étape par étape et des conseils de dépannage courants pour garantir une synchronisation fluide de vos données financières.
Table des matières :
1. Comment intégrer Xero
2. Dépannage de Xero
2.1. Impossible de localiser Xero dans Pabau
2.2. Champs de données ne se mappant pas correctement de Pabau vers Xero
2.3. Les codes de compte Xero ne s'affichent pas dans Pabau
2.4. Comment intégrer des codes de compte spécifiques à un service dans Pabau
2.5. Comment vérifier si une facture a été synchronisée avec Xero dans Pabau
2.6. Détecter les erreurs de synchronisation
2.7. Erreurs d'intégration
Comment intégrer Xero
Cette intégration simplifie vos flux de travail financiers, en garantissant des enregistrements précis et à jour dans les deux systèmes. Cela inclut toute modification apportée à ces factures, ainsi que les paiements.
Étape 1 : Créer une nouvelle application Xero
Connectez-vous à votre compte Xero et accédez à la section « My Apps » de la page Xero Developer.
Étape 2 : Créer une nouvelle application Xero
Cliquez sur le bouton « New App » pour lancer la création d'une nouvelle application Xero. Ignorez toute application précédemment liée à Pabau CRM, ou supprimez-la si nécessaire.
Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
- App Name : Saisissez un nom pour votre application (par exemple, Pabau CRM).
- Integration Type : Choisissez « Web app ».
- Company or Application URL : https://app.pabau.com/
- Redirect URI : https://app.pabau.com/setup/app-marketplace/xero
Veuillez noter :
Le Company/Application URL et le Redirect URI ci-dessus dépendent de votre région.
Remplacez app.pabau.com par le domaine correspondant à la région de votre compte, par exemple app-uk.pabau.com ou app-eu.pabau.com.
Une fois le formulaire complété, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Create App ».
Étape 3 : Accéder aux détails de l'application
Vous serez redirigé vers la page de détails de l'application nouvellement créée. Accédez à l'onglet « Configuration » à gauche pour trouver votre Client ID généré automatiquement. Cliquez sur « Generate a secret » pour créer une clé secrète pour l'application.
REMARQUE : cette capture d'écran montre le domaine régional par défaut. Utilisez l'URL de votre propre région, comme décrit à l'étape 2.
Étape 4 : Récupérer le Client ID et la clé secrète
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez à Configuration en cliquant sur le bouton « Paramètres » dans le menu latéral gauche. Sélectionnez « App Marketplace » dans la section Développeur et autres, puis choisissez « Xero » dans la liste des intégrations.
Collez le Client ID et la Client Secret key générés dans Xero dans le formulaire d'intégration de Pabau CRM, puis cliquez sur « Generate sync link » pour continuer.
Avant de continuer, assurez-vous que le compte concerné dans Xero est configuré pour accepter les paiements.
Dans votre compte Xero, allez dans Dashboard > Accounting > Chart of Accounts, puis cliquez sur le compte que vous souhaitez utiliser. Sur l'écran « Edit Account Details », cochez la case « Enable payments to this account » et enregistrez vos modifications.
Cela garantit que le compte pourra être sélectionné lors de la configuration des paramètres de factures et de paiements dans Pabau.
Étape 5 : Accorder les autorisations
Vous serez invité à accorder des autorisations à Pabau. Vérifiez les autorisations requises et cliquez sur « Allow access ».
Vous serez redirigé vers votre tableau de bord d'intégration Xero dans Pabau CRM.
Étape 6 : Définir le statut de facture par défaut
Sur la page d'intégration Xero, sous l'onglet Invoices, vous pouvez sélectionner la façon dont vous souhaitez que les factures se synchronisent avec Xero. Cela se configure dans le Default Invoices Status. Assurez-vous de sélectionner le statut correct.
-
Draft - les factures créées dans Pabau seront synchronisées avec Xero et conserveront la même structure et les mêmes détails qu'au moment de la synchronisation initiale. Par exemple, si vous émettez une facture dans Pabau avec des lignes spécifiques, des informations client et des conditions de paiement, lorsque cette facture se synchronise avec Xero, elle apparaîtra dans Xero avec tous ces détails intacts. Toute modification apportée à la facture dans Pabau après la synchronisation ne se reflétera automatiquement dans Xero que si vous mettez à jour manuellement la facture dans Xero.
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Awaiting Approval - les factures se synchroniseront avec Xero, mais le processus ne sera finalisé qu'une fois que vous les aurez approuvées manuellement dans Xero. Ce statut vous permet de vérifier les factures dans Xero avant qu'elles ne soient officiellement enregistrées. Une fois que vous approuvez les factures dans Xero, elles seront traitées et enregistrées dans votre système comptable.
- Awaiting Payment (recommandé) - toute modification apportée aux factures dans Pabau sera immédiatement reflétée dans Xero. Par exemple, si vous mettez à jour les détails d'une facture dans Pabau, comme l'ajout d'une nouvelle ligne ou la modification des conditions de paiement, ces changements se synchroniseront avec Xero en temps réel.
REMARQUE : nous recommandons de le définir sur le statut « Awaiting Payment ».
Sous l'onglet des factures, vous trouverez les lignes de code de compte Xero par défaut. Tous les codes activés depuis Xero apparaîtront dans le menu déroulant, où vous pourrez sélectionner le code que vous souhaitez définir par défaut.
Étape 7 : Enregistrer les modifications
Pour finaliser l'intégration, accédez au bouton « Save Changes » dans le coin supérieur droit de la page.
Étape 8 : Confirmation
Félicitations ! Vous avez synchronisé avec succès votre compte Xero avec votre compte Pabau. Vous pouvez désormais profiter des avantages de la gestion automatisée des factures et du suivi des paiements entre Pabau et Xero.
En suivant ces étapes, vous avez mis en place un processus automatisé, garantissant une synchronisation continue et une efficacité dans la gestion de vos données financières entre les plateformes.
Dépannage de Xero
Voici une liste des problèmes et erreurs courants que vous pourriez rencontrer avec Xero dans Pabau, ainsi que des instructions pour les résoudre.
#1 Impossible de localiser Xero dans Pabau
Étape 1 : Accéder à App Marketplace
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants. Ensuite, accédez à la page Paramètres ; vous trouverez App Marketplace sous la section Intégrations.
Étape 2 : Accéder à Xero
Sur la page App Marketplace, vous pourrez localiser Xero. Si vous avez déjà intégré Xero à votre compte Pabau, vous pouvez également le retrouver dans l'onglet « Connected Apps ».
REMARQUE : pour savoir comment intégrer Xero à votre compte Pabau, consultez cet article.
#2 Champs de données ne se mappant pas correctement de Pabau vers Xero
Étape 1 : Vérifier le statut de facture par défaut
Sur la page d'intégration Xero, sous l'onglet Invoices, vous pouvez sélectionner la façon dont vous souhaitez que les factures se synchronisent avec Xero. Cela se configure dans le Default Invoices Status. Assurez-vous d'avoir sélectionné le statut correct.
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Draft - les factures créées dans Pabau seront synchronisées avec Xero et conserveront la même structure et les mêmes détails qu'au moment de la synchronisation initiale. Par exemple, si vous émettez une facture dans Pabau avec des lignes spécifiques, des informations client et des conditions de paiement, lorsque cette facture se synchronise avec Xero, elle apparaîtra dans Xero avec tous ces détails intacts. Toute modification apportée à la facture dans Pabau après la synchronisation ne se reflétera automatiquement dans Xero que si vous mettez à jour manuellement la facture dans Xero.
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Awaiting Approval - les factures se synchroniseront avec Xero, mais le processus ne sera finalisé qu'une fois que vous les aurez approuvées manuellement dans Xero. Ce statut vous permet de vérifier les factures dans Xero avant qu'elles ne soient officiellement enregistrées. Une fois que vous approuvez les factures dans Xero, elles seront traitées et enregistrées dans votre système comptable.
- Awaiting Payment (recommandé) - toute modification apportée aux factures dans Pabau sera immédiatement reflétée dans Xero. Par exemple, si vous mettez à jour les détails d'une facture dans Pabau, comme l'ajout d'une nouvelle ligne ou la modification des conditions de paiement, ces changements se synchroniseront avec Xero en temps réel.
REMARQUE : nous recommandons de le définir sur le statut « Awaiting Payment ».
Étape 2 : Vérifier Xero
Pour vérifier que tout est bien synchronisé dans Xero, connectez-vous à votre compte Xero à l'aide de vos identifiants. Sous l'onglet Business situé en haut à gauche de la page, vous trouverez l'onglet « Invoices ». Tous les statuts de factures seront affichés en haut de la page.
#3 Les codes de compte Xero ne s'affichent pas dans Pabau
Étape 1 : Se connecter à Xero
Commencez par vous connecter à votre compte Xero. Sous l'onglet Accounting en haut à gauche de la page, vous trouverez l'option Chart of Accounts.
Étape 2 : Activer le code de compte
Une fois sur la page Chart of Accounts, vous pouvez consulter une liste de codes à intégrer dans votre compte Pabau. Ces codes permettent de catégoriser chaque transaction.
Après avoir localisé le code souhaité, cliquez sur le nom, et une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous devrez cocher l'option « Enable Payments to this Account ». Cliquez sur le bouton Save pour finaliser l'action.
Étape 3 : Vérifier le code dans Pabau
Après avoir activé le code dans Xero, connectez-vous à Pabau pour vous assurer que tout est correctement reflété. Accédez à la page d'intégration Xero pour continuer. Sous l'onglet des factures, vous trouverez les lignes de code de compte Xero par défaut. Tous les codes activés depuis Xero apparaîtront dans le menu déroulant, où vous pourrez sélectionner le code que vous souhaitez définir par défaut.
#4 Comment intégrer des codes de compte spécifiques à un service dans Pabau
Si vous souhaitez mapper certains services spécifiques avec des codes différents, vous pouvez le faire en accédant à l'onglet Services sur la page d'intégration Xero et en sélectionnant les codes disponibles dans le menu déroulant situé à l'extrême droite du nom du service.
REMARQUE : si vous n'attribuez pas de code à un service, il aura le code de compte par défaut que vous avez défini sous l'onglet Invoices.
#5 Comment vérifier si une facture a été synchronisée avec Xero dans Pabau
Étape 1 : Accéder à Money
Une fois connecté à Pabau, développez l'onglet Money dans le menu latéral gauche et cliquez sur Invoices pour commencer.
Toutes les factures seront affichées sur la page Invoices, et la colonne Sync Xero sera automatiquement ajoutée après l'intégration avec Xero.
L'icône dans la colonne Sync Xero indique le statut de la facture.
- Icône grise - La synchronisation est en cours
- Icône rouge - La facture n'est pas synchronisée
- Icône bleue - La facture a été synchronisée avec succès
Étape 2 : Accéder à la fiche client
Pour consulter une fiche client, vous pouvez soit cliquer sur le nom du client depuis les factures listées sur la page Invoices, soit accéder à la barre de recherche en haut de la page et saisir au moins trois lettres du nom du client. Pabau filtrera les résultats au fur et à mesure de votre saisie.
Étape 3 : Passer à l'onglet Financials
Après avoir sélectionné le client, vous trouverez l'onglet « Financials » dans la fiche client. Cet onglet contient un historique de tous les paiements effectués par le client. Cliquez sur le numéro de facture pour afficher tous les détails de la facture.
Vous pouvez voir l'icône Sync Xero dans le coin supérieur gauche de la facture. Si vous survolez cette icône, elle affichera son statut de synchronisation.
Étape 4 : Vérifier le statut de synchronisation
Sous l'onglet Payments, assurez-vous que l'option « Sync payments to XERO » est activée. Si tous les paramètres sont corrects et que les factures ne se synchronisent pas, veuillez transmettre ces cas au support client pour une enquête plus approfondie.
REMARQUE : après l'émission de la facture, il peut falloir 3 à 5 minutes pour que la mise à jour se termine et que la facture apparaisse sur la plateforme Xero.
#6 Détecter les erreurs de synchronisation
Chaque fois qu'une synchronisation échoue à s'établir ou à se terminer avec votre organisation Xero, l'icône rouge apparaîtra, et un message s'affichera lorsque vous la survolez.
Si vous survolez l'icône qui ne s'est pas synchronisée automatiquement, vous pouvez cliquer pour planifier une synchronisation manuelle.
Vous pouvez également identifier toutes les erreurs de synchronisation sur la page d'intégration Xero dans Pabau, sous l'onglet Sync Errors. Cette page affiche toutes les factures qui n'ont pas été synchronisées automatiquement et les erreurs que vous avez reçues.
Si une tentative de synchronisation de la facture a échoué pour une raison quelconque, voici les raisons et erreurs les plus courantes que nous avons rencontrées jusqu'à présent :
XEROINV-01
Cela signifie que la facture que vous avez tenté de synchroniser est introuvable dans Pabau ; la cause potentielle est qu'un membre du personnel l'a peut-être supprimée du système entre-temps.
XEROINV-02
Cela signifie que le contact assigné à la facture est introuvable dans Pabau ; la cause potentielle est qu'un membre du personnel l'a peut-être supprimé du système entre-temps.
XEROIN-03
Nous n'avons pas pu faire correspondre le GUID de facture demandé avec une facture de votre organisation Xero. Une cause potentielle est que la facture dans Xero a peut-être été supprimée/archivée.
XEROINV-04
Cela signifie que les données étaient mal formées pour votre organisation Xero ; veuillez signaler ces cas au support client pour investigation.
XEROINV-05
Cela signifie que votre entreprise a activé les paiements pour la synchronisation avec Xero, mais qu'aucun paiement n'était rattaché à la facture demandée pour la synchronisation. La facture sera synchronisée sans information de paiement.
XEROIN-06
Cela signifie qu'une erreur s'est produite lors de la tentative de synchronisation des informations de paiement rattachées à la facture avec votre organisation Xero ; veuillez signaler ces cas au support client pour investigation.
XEROINV-07
Cela signifie que la facture a été modifiée/mise à jour sur la plateforme Xero alors qu'elle avait initialement été générée depuis Pabau ; ces cas ne seront pas traités par l'API, car ils sont considérés comme des mises à jour non conformes au processus de mise à jour habituel entre Pabau et votre organisation Xero.
XEROINV-08
Cela signifie que la facture a été générée avec le statut « Authorized » ; il s'agit de la forme finale de la facture sur la plateforme Xero, et elle n'est plus éligible à recevoir une quelconque mise à jour provenant d'API et/ou de systèmes externes.
XEROINV-09
Cela signifie que le code de compte par défaut 200 a été supprimé/archivé de votre organisation Xero ; afin de poursuivre avec une synchronisation correcte, sélectionnez un compte de paiement valide dans votre tableau de bord d'intégration Xero.
XEROINV-10
Cette erreur indique que l'ID de facture n'a pas pu être trouvé sur votre plateforme Xero. La cause potentielle est que la facture n'est plus disponible sur votre plateforme Xero.
Pour ce type de problème, veuillez envoyer un e-mail au support, et nous déclencherons manuellement une nouvelle insertion de ces factures pour qu'elles soient synchronisées sur votre plateforme Xero.
XEROINV-11
Ce code d'erreur indique qu'une erreur s'est produite lors du traitement des paiements pour cette facture ; veuillez vérifier vos paramètres de paiement sur le tableau de bord d'intégration Xero dans Pabau et vous assurer que tous les codes de compte appropriés sont définis avec des comptes valides pouvant accepter des paiements.
#7 Erreurs d'intégration
Si vous rencontrez des difficultés pour connecter Xero à Pabau, voici les messages d'erreur les plus courants et comment les résoudre.
Code d'erreur : 500
Message : unauthorized_client: Unknown client or client not enabled
Cette erreur signifie que le Client ID que vous avez saisi dans Pabau est incorrect, ou que le client n'a pas été activé dans votre application Xero.
Comment le résoudre :
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Connectez-vous à votre compte Xero et accédez à My Apps.
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Retrouvez l'application que vous avez créée en suivant le guide de configuration de l'intégration Xero.
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Cliquez sur l'application et passez à l'onglet « Configuration ».
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Copiez le Client ID.
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Dans Pabau, accédez à Paramètres > App Marketplace > Connected Apps > Xero.
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Cliquez sur le bouton Configure.
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Collez le Client ID dans le formulaire et cliquez sur Generate Sync Link pour continuer.
Code d'erreur : 400
Message : The requested URL returned error: 400
Cette erreur apparaît généralement lorsque la Client Secret Key est incorrecte ou manquante.
Comment le résoudre :
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Ouvrez la page de détails de votre application Xero comme décrit ci-dessus.
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Si vous n'avez pas enregistré la clé secrète d'origine, vous pouvez supprimer l'ancienne ou l'ignorer.
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Cliquez sur Generate another secret pour créer une nouvelle clé.
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Copiez et enregistrez immédiatement la nouvelle clé en lieu sûr, car vous ne pourrez plus la consulter par la suite.
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Dans Pabau, accédez à Paramètres > App Marketplace > Connected Apps > Xero.
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Cliquez sur le bouton Configure.
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Collez la nouvelle Client Secret Key dans le formulaire et cliquez sur Generate Sync Link.
Code d'erreur : 500
Message : unauthorized_client : Invalid redirect_uri
Cette erreur signifie que l'URI de redirection OAuth 2.0 n'a pas été correctement configurée dans votre application Xero.
Comment le résoudre :
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Accédez à la page de détails de votre application Xero.
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Repérez le champ OAuth 2.0 redirect URI.
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Assurez-vous que l'URL correcte est saisie sans erreur.
Si votre URL Pabau est app.pabau.com, utilisez cette URI :https://app.pabau.com/index.php?p=xero_integration
Si votre compte utilise un domaine différent, remplacez-le en conséquence. Par exemple, si votre URL est clinic.pabau.me, utilisez :https://clinic.pabau.me/index.php?p=xero_integration
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Cliquez sur Save pour mettre à jour les détails de l'application.
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Relancez le processus d'intégration dans Pabau.
Si vous rencontrez un message d'avertissement associé à votre icône qui ne figure pas dans notre liste, veuillez le signaler à notre équipe de support client.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.