Dans cet article, nous allons vous guider dans la gestion de la liste d'attente. Vous apprendrez à ajouter des clients, à réserver des rendez-vous, à retirer des personnes de la liste d'attente et à gérer les notifications selon les besoins de votre clinique.
Table des matières :
1.Comment utiliser une liste d'attente2.Comment ajouter un client à la liste d'attente
3.Comment réserver un client depuis la liste d'attente
4.Comment retirer un client de la liste d'attente
5.Comment envoyer des notifications de liste d'attente pour l'auto-réservation
6.Comment modifier la notification de liste d'attente
7.Comment activer la liste d'attente dans les réservations en ligne
8.Comment rejoindre la liste d'attente via les réservations en ligne
Comment utiliser une liste d'attente
Dans cet article, nous allons vous expliquer les étapes pour configurer et gérer efficacement la fonctionnalité de liste d'attente dans Pabau afin de maximiser la productivité de votre clinique.
La fonctionnalité de liste d'attente dans Pabau vous permet de combler automatiquement les annulations de dernière minute et les créneaux vides dans votre planning avec des clients qui attendent leurs horaires préférés. Cet outil simple mais puissant notifie automatiquement les clients lorsqu'un créneau se libère, vous aidant à augmenter le chiffre d'affaires de votre clinique et à améliorer la satisfaction des clients.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez au Calendrier où vous gérez vos rendez-vous.
REMARQUE : Pour en savoir plus sur la gestion de votre calendrier, veuillez consulter cet article.
Étape 2 : Accédez à la Liste d'attente
Après avoir ouvert le Calendrier, cliquez sur le bouton « Liste d'attente » sur le côté droit de l'écran. Le panneau de la liste d'attente s'ouvrira alors, vous permettant de la gérer.
Étape 3 : Ajoutez un client à la Liste d'attente
Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton « Ajouter à la liste d'attente ». Cela ouvrira un menu de rendez-vous où vous devrez saisir les détails du client :
Nom du client – Saisissez le nom du client.
Service – Sélectionnez le service demandé par le client.
Membre du personnel préféré – Choisissez le membre du personnel préféré du client (le cas échéant).
Disponibilité – Indiquez l'horaire et la disponibilité préférés du client.
Retirer après (délai) – Définissez le moment où le client sera automatiquement retiré de la liste d'attente si le rendez-vous n'est pas réservé à temps.
Étape 4 : Réservez un client ou envoyez une notification
Lorsqu'un créneau de rendez-vous se libère :
Réserver le client : Si le client est disponible et qu'une correspondance est trouvée, vous pouvez immédiatement réserver le client dans le créneau disponible.
Envoyer une notification : Si le client préfère s'auto-réserver, vous pouvez lui envoyer une notification (e-mail/SMS) lui permettant de réserver le créneau lui-même.
Étape 5 : Notifications de la liste d'attente
Vous pouvez personnaliser les notifications de la liste d'attente pour vous assurer que vos clients reçoivent les alertes appropriées lorsqu'un rendez-vous devient disponible. Pour configurer les notifications spécifiques à la liste d'attente, veuillez consulter les notifications clients.
De plus, lorsqu'un rendez-vous est annulé, Pabau vérifie désormais automatiquement la liste d'attente pour trouver des correspondances. Si une correspondance est trouvée, le système affichera l'entrée de la manière suivante :
Si la liste d'attente est ouverte (c'est-à-dire que vous consultez activement la liste ou que vous l'avez ouverte à l'écran) : Toute entrée correspondante de la liste d'attente sera surlignée en vert pour attirer l'attention, jusqu'à la fermeture manuelle de la liste d'attente.
Si la liste d'attente est fermée (c'est-à-dire que vous ne consultez pas activement la liste d'attente ou que vous l'avez fermée) :
Un numéro apparaîtra sur le bouton de la liste d'attente lui-même pour signaler à l'utilisateur l'entrée correspondante.
Comment ajouter un client à la liste d'attente
Dans ce guide, nous vous montrerons comment ajouter un client à la liste d'attente Pabau, ce qui vous aidera à gérer les annulations et à combler les créneaux vides en permettant aux clients d'attendre leurs horaires préférés.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez au Calendrier où vous gérez vos rendez-vous.
REMARQUE : Pour en savoir plus sur la gestion de votre calendrier, veuillez consulter cet article.
Étape 2 : Accédez à la fonctionnalité de Liste d'attente
Une fois le Calendrier ouvert, cliquez sur le bouton « Liste d'attente » sur le côté droit de l'écran. Le panneau de la liste d'attente s'ouvrira alors, vous permettant de la gérer.
Étape 3 : Ajoutez un client à la liste d'attente
Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton « Ajouter à la liste d'attente ». Cela ouvrira un menu de rendez-vous où vous devrez saisir les détails du client :
Nom du client – Saisissez le nom du client.
Service – Sélectionnez le service demandé par le client.
Membre du personnel préféré – Choisissez le membre du personnel préféré du client (le cas échéant).
Disponibilité – Indiquez l'horaire et la disponibilité préférés du client.
Retirer après (délai) – Définissez le moment où le client sera automatiquement retiré de la liste d'attente si le rendez-vous n'est pas réservé à temps.
Étape 4 : Enregistrez les modifications
Une fois tous les détails saisis, cliquez sur « Ajouter à la liste d'attente » dans le coin inférieur droit pour enregistrer les modifications et ajouter le client à votre liste d'attente.
Maintenant que vous savez comment ajouter un client à la liste d'attente, vous pouvez facilement gérer les annulations et garder votre planning complet, garantissant une meilleure productivité et satisfaction des clients.
Comment réserver un client depuis la liste d'attente
Dans ce guide, nous vous montrerons comment réserver rapidement un client depuis la liste d'attente lorsqu'un rendez-vous devient disponible. Ce processus vous aide à combler efficacement les annulations de dernière minute et à garantir que votre planning reste complet.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez au Calendrier où vous gérez vos rendez-vous.
Étape 2 : Vérifiez les créneaux disponibles
Lorsqu'un rendez-vous est annulé, le système vérifiera automatiquement la liste d'attente pour voir si des clients attendent ce même créneau horaire. Si une correspondance est trouvée, le bouton Liste d'attente affichera un numéro indiquant combien de clients attendent ce créneau spécifique. De plus, une notification apparaîtra à côté de l'entrée de la liste d'attente indiquant « Créneau disponible » pour vous alerter du nouveau créneau libre.
REMARQUE : En plus de réserver manuellement les clients, vous pouvez également leur envoyer un message en un clic pour les informer qu'un créneau s'est libéré en suivant les étapes de cet article.
Étape 3 : Réservez un rendez-vous avec le client
Dans la fenêtre modale de la liste d'attente, vous verrez une icône de calendrier à côté de la notification « Créneau disponible ». Cliquez sur cette icône, et vous serez redirigé vers le calendrier.
Remarque : Avant de finaliser la réservation, nous vous recommandons de contacter le client pour confirmer son intérêt pour le service. Cela permet d'éviter de réserver un rendez-vous s'il a changé d'avis entretemps.
Étape 4 : Choisissez un créneau horaire disponible
Une fois redirigé vers le calendrier, choisissez la date et l'heure correspondantes pour le client. Ensuite, ajoutez le service, définissez la durée, et remplissez tous les autres détails nécessaires. Après avoir complété les informations, poursuivez la réservation du rendez-vous pour le client.
Une fois le rendez-vous réservé, le client recevra votre confirmation par e-mail/SMS par défaut, que vous pouvez personnaliser en suivant ces étapes.
Maintenant que vous savez comment réserver un client depuis la liste d'attente, vous pouvez facilement gérer vos rendez-vous et garantir un processus de planification fluide.
Comment retirer un client de la liste d'attente
Dans cet article, vous apprendrez à retirer un client de la liste d'attente si son rendez-vous n'est plus nécessaire.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez au Calendrier où vous gérez vos rendez-vous.
REMARQUE : Pour plus d'informations sur la gestion de la liste d'attente, veuillez consulter cet article.
Étape 2 : Accédez à la fonctionnalité de Liste d'attente
Une fois le Calendrier ouvert, cliquez sur le bouton « Liste d'attente » sur le côté droit de l'écran. Un panneau apparaîtra alors sur le côté droit de votre écran, vous permettant de gérer la liste d'attente.
Étape 3 : Trouvez le client
Dans le panneau de la liste d'attente, vous pouvez voir tous les clients répertoriés sous l'onglet « En attente » ou utiliser les options de filtrage pour trouver rapidement le client que vous souhaitez retirer.
Étape 4 : Procédez au retrait
Pour retirer un client de la liste d'attente, cliquez sur le bouton « X » dans le coin supérieur droit de son entrée dans le panneau de la liste d'attente pour un retrait immédiat, ou cliquez sur la flèche à côté de son nom pour ouvrir les détails de son rendez-vous puis cliquez sur le bouton « Retirer » dans le coin supérieur droit de la vue détaillée. Il vous sera demandé de confirmer le retrait si vous utilisez l'option détaillée.
Une fois confirmé, le client sera retiré avec succès de la liste d'attente.
En suivant ces étapes, vous pourrez retirer avec succès un client de la liste d'attente.
Comment envoyer des notifications de liste d'attente pour l'auto-réservation
Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment envoyer des notifications aux clients, leur permettant de réserver eux-mêmes un rendez-vous lorsqu'un créneau se libère.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez au Calendrier où vous gérez vos rendez-vous.
Étape 2 : Accédez à la fonctionnalité de Liste d'attente
Une fois le Calendrier ouvert, cliquez sur le bouton « Liste d'attente » sur le côté droit de l'écran. Un panneau apparaîtra alors sur le côté droit de votre écran, vous permettant de gérer la fonctionnalité de liste d'attente.
Étape 3 : Trouvez le client
Dans le panneau de la liste d'attente, consultez tous les clients répertoriés sous l'onglet « En attente » ou utilisez les options de filtrage pour trouver rapidement le client que vous souhaitez notifier.
Étape 4 : Envoyez la notification d'auto-réservation
Trouvez le client pour lequel un créneau s'est libéré, puis cliquez sur le bouton de notification pour l'informer qu'il peut réserver le rendez-vous.
REMARQUE : Avant d'envoyer la notification, assurez-vous que les notifications de liste d'attente sont activées sous Notifications clients dans la Configuration. Pour personnaliser le modèle qui sera envoyé aux clients lorsqu'un créneau est disponible, suivez les étapes de ce guide.
Une fois la notification envoyée, le client recevra un e-mail l'informant qu'il peut réserver le créneau de rendez-vous disponible.
Maintenant que vous savez comment envoyer des notifications aux clients, vous pouvez facilement gérer la liste d'attente et vous assurer que les clients sont informés lorsqu'un créneau de rendez-vous se libère.
Comment modifier la notification de liste d'attente
Étape 1 : Accédez à la Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau avec vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez à la page Configuration. Sous la section Marketing et Communications, vous trouverez « Communications ». Cliquez pour développer, et cela révélera l'onglet Notifications clients.
Étape 2 : Sélectionnez la notification de liste d'attente
Sur la page Notifications clients, vous verrez tous les modèles de communication automatisée envoyés aux clients. Pour modifier le modèle standard de la notification « Liste d'attente », cliquez simplement dessus.
Étape 3 : Modifiez la notification
Toutes vos options de modification sont répertoriées sur le côté gauche dans la section Générateur. Vous pouvez y apporter des ajustements et prévisualiser vos modifications dans la section « Aperçu ».
Vous pouvez modifier l'arrière-plan, le texte et les couleurs des boutons. Vous pouvez également ajouter du texte supplémentaire à la notification, ajuster la taille du logo et inclure vos icônes de réseaux sociaux.
Pour modifier la notification SMS, passez à l'onglet Texte SMS et mettez à jour le texte dans la zone de message. Vous pouvez également ajouter des balises de fusion pour inclure des détails comme les informations client, les spécificités du rendez-vous, la date, l'heure, et plus encore.
Étape 4 : Enregistrez les modifications
Après avoir apporté les ajustements, cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans le coin supérieur droit pour finaliser les modifications.
En suivant ces étapes, vous pouvez personnaliser votre modèle de notification de liste d'attente.
Comment activer la liste d'attente dans les réservations en ligne
Dans cet article, vous apprendrez à activer la fonctionnalité de liste d'attente dans les réservations en ligne. Cette fonctionnalité permet à vos clients de s'ajouter eux-mêmes à une liste d'attente lorsqu'aucun créneau de rendez-vous n'est disponible.
Étape 1 : Accédez à la Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau avec vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez au bouton Configuration situé dans le coin inférieur gauche de l'écran.
Sous la section « Catalogue » vous trouverez l'onglet « Réservation en ligne ».
Étape 2 : Personnalisez la Réservation en ligne
Cliquez sur le bouton « Personnaliser » situé dans le coin inférieur droit de l'écran pour accéder aux paramètres disponibles.
Étape 3 : Activez la Liste d'attente
Dans la section de personnalisation des réservations en ligne, allez dans l'onglet « Général » et faites défiler légèrement vers le bas pour trouver l'option « Autoriser la liste d'attente ». Cochez la case pour activer la fonctionnalité de liste d'attente.
Étape 4 : Enregistrez les modifications
Ensuite, cliquez sur « Enregistrer les modifications » dans le coin supérieur droit pour appliquer vos paramètres.
Assurez-vous que les Réservations en ligne sont activées en actionnant le bouton en haut, puis cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour appliquer.
Pour en savoir plus sur comment activer les Réservations en ligne, veuillez consulter cet article.
Une fois la liste d'attente activée, voici comment elle apparaîtra à vos clients dans les Réservations en ligne.
L'activation de la fonctionnalité de liste d'attente permet à vos clients de rejoindre une liste d'attente lorsque les rendez-vous sont complets, vous aidant à gérer la demande plus efficacement. En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez facilement activer ou désactiver cette fonctionnalité selon les besoins de votre clinique.
Comment rejoindre la liste d'attente via les réservations en ligne
Cet article explique comment les clients peuvent rejoindre la liste d'attente depuis le portail de réservation en ligne.
Étape 1 : Accédez à votre portail de réservation en ligne
Accédez à votre portail de réservation en ligne pour commencer le processus. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le bouton « Réserver maintenant » depuis votre site web, ou vous trouverez le lien du portail dans votre compte Pabau dans l'onglet Réservation en ligne.
Étape 2 : Sélectionnez une catégorie
Une fois que les clients accèdent au portail de réservation, ils verront le message d'en-tête, les catégories disponibles, les forfaits/cours créés, les bons cadeaux, et plus encore. Pour continuer la réservation d'un service, il leur suffit de cliquer sur une catégorie.
Ensuite, ils devront sélectionner un service dans la catégorie choisie et cliquer sur « Suivant » en bas à droite pour poursuivre la réservation.
REMARQUE : Pour plus d'informations sur la liste d'attente, veuillez consulter cet article.
Étape 3 : Choisissez une date et une heure
Après avoir sélectionné un service, les clients seront redirigés vers le calendrier pour voir les créneaux disponibles. Une notification de liste d'attente sera toujours présente, invitant les clients à rejoindre la liste d'attente si nécessaire.
Si le créneau souhaité est complet, une icône de sablier apparaîtra à côté de la date, indiquant que le créneau n'est pas disponible.
Étape 4 : Rejoignez la liste d'attente
Si le client clique sur le bouton « Rejoindre la liste d'attente », ce qui suit se produira en fonction du statut de son compte :
-
S'il n'est pas connecté : Il sera redirigé vers l'écran de connexion. Après s'être connecté, il sera dirigé vers l'écran d'informations de la liste d'attente.
-
S'il est connecté : Il sera immédiatement dirigé vers l'écran d'informations de la liste d'attente pour saisir ses détails.
Étape 5 : Soumettez les informations de la liste d'attente
Une fois sur l'écran d'informations de la liste d'attente, les clients peuvent choisir un membre du personnel préféré (le cas échéant), sélectionner une date préférée et ajouter des commentaires particuliers dans la zone de texte. Après avoir complété les détails, ils peuvent cliquer sur « Rejoindre la liste d'attente ».
Après validation, les clients seront redirigés vers un écran de confirmation indiquant leur ajout à la liste d'attente. Un bouton « Réserver un autre rendez-vous » sera disponible, permettant aux clients d'ouvrir le portail de réservation en ligne et de planifier un autre rendez-vous s'ils le souhaitent.
Si un créneau disponible se libère, vous pouvez envoyer une notification d'auto-réservation au client, lui permettant de réserver lui-même le rendez-vous, ou vous pouvez réserver le client directement. Si vous prévoyez de réserver le client, veuillez d'abord le contacter pour confirmer.
Pour en savoir plus sur l'envoi d'une notification d'auto-réservation à un client afin qu'il puisse réserver lui-même, consultez cet article. Si vous souhaitez savoir comment réserver un client depuis la liste d'attente, consultez cet article.
En suivant ces étapes, vos clients pourront rejoindre avec succès la liste d'attente via les réservations en ligne.Maintenant que vous savez comment utiliser la fonctionnalité de liste d'attente, vous pouvez gérer efficacement les annulations de dernière minute et garder votre planning complet.
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