Cet article présente les étapes de dépannage pour résoudre rapidement et efficacement les problèmes courants dans Pabau.
Table des matières :
1. Cette entreprise n'a aucun employé disponible pour les réservations en ligne.
1.2. Problème spécifique à un service
2. Les forfaits ne s'affichent pas dans le portail de réservation en ligne
3. Les bons cadeaux ne s'affichent pas dans le portail de réservation en ligne
4. Les paiements de compte ne s'affichent pas dans le portail de réservation en ligne
5. Les clients ne peuvent voir aucune information dans leur portail client
6. Les clients ne reçoivent aucun formulaire médical
7. Les clients ne reçoivent aucune confirmation/rappel
Cette entreprise n'a aucun employé disponible pour les réservations en ligne
Si ce message d'erreur apparaît lorsque vos clients essaient de réserver un rendez-vous en ligne, veuillez suivre les étapes ci-dessous pour résoudre le problème.
Étape 1 : Vérifier le planning
Accédez à Équipe dans le menu latéral gauche ; en cliquant dessus, un menu déroulant s'affichera où vous trouverez « Planning ». Vérifiez que tous les membres du personnel qui doivent être disponibles pour les réservations ont bien leur planning correctement configuré dans le système.
Étape 2 : Vérifier si le membre du personnel accepte les réservations en ligne
Accédez à Équipe dans le menu latéral gauche ; en cliquant dessus, un menu déroulant s'affichera où vous trouverez « Équipe ». Accédez au profil du membre du personnel et vérifiez ses paramètres pour confirmer que le bouton bascule pour les rendez-vous en ligne est activé.
Étape 3 : Vérifier si l'établissement accepte les réservations en ligne
Accédez à Configuration. Dans la section Entreprise, vous trouverez « Établissements ». Cliquez pour modifier l'établissement et vérifiez, dans l'onglet Général, si le bouton bascule « Cet établissement accepte les réservations en ligne » est activé.
Problème spécifique à un service
Si le message d'erreur n'apparaît que pour des services spécifiques, consultez les étapes de dépannage ci-dessous :
Étape 1 : Vérifier si le service est inclus dans un créneau
Lorsqu'un créneau est vert, cela signifie qu'il inclut tous les services et que ceux-ci peuvent tous être réservés pendant ce créneau. Si un créneau est rose, cela signifie qu'il n'inclut que des services spécifiques.
Vérifiez si vous avez des créneaux roses et si le service qui ne peut pas être réservé y manque.
Étape 2 : Vérifier si le service est attribué à un membre du personnel qui a un créneau
Accédez à Configuration et sélectionnez « Services » dans la section Services. Lors de la sélection d'un service, passez à l'onglet Attribuer et au sous-onglet Employés. Vérifiez que le service spécifique que votre client essaie de réserver est bien attribué à un membre du personnel ayant un créneau actif.
Les forfaits ne s'affichent pas dans le portail de réservation en ligne
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les forfaits pourraient ne pas s'afficher dans votre portail de réservation en ligne (Connect) même si vous les avez créés dans Pabau. Veillez à suivre les étapes de dépannage ci-dessous pour résoudre le problème.
Étape 1 : Vérifier l'intégration Stripe
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Terminaux de paiement dans la section Finances pour vérifier si Stripe est intégré. Si le bouton indique « Connecter », cela signifie qu'il n'est pas connecté. Les forfaits n'apparaîtront pas dans le portail de réservation en ligne tant que Stripe n'est pas connecté.
Étape 2 : Vérifier la personnalisation des réservations en ligne
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Réservations en ligne dans la section Services, puis cliquez sur le bouton « Personnaliser ». Faites défiler jusqu'à l'onglet Général pour voir si l'option permettant de masquer les forfaits est cochée.
Étape 3 : Vérifier si les forfaits sont activés pour l'achat en ligne
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Forfaits dans la section Services, puis sélectionnez l'un des forfaits existants. Vous pouvez alors consulter les détails du forfait pour vérifier s'il est activé pour l'achat en ligne.
Étape 4 : Vérifier si les forfaits sont actifs
Lorsque vous consultez les détails du forfait, regardez dans le coin supérieur droit pour voir si le forfait a été désactivé.
Étape 5 : Vérifier si le service inclus dans le forfait est actif
Pour vérifier si le service inclus dans le forfait est actif, accédez à Configuration. Repérez l'onglet Services dans la section Services. Utilisez les filtres de services pour vérifier s'il y a des services inactifs. Si le service ne se trouve pas dans les services « Désactivés », alors il est actif.
Les bons cadeaux ne s'affichent pas dans le portail de réservation en ligne
Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles les bons créés dans Pabau n'apparaissent pas dans votre portail de réservation en ligne (Connect). Pour résoudre ce problème, veillez à suivre les étapes de dépannage décrites ci-dessous.
Étape 1 : Vérifier l'intégration Stripe
Accédez à l'onglet Terminaux de paiement dans la section Finances pour vérifier si Stripe est intégré. Si le bouton indique « Connecter », cela signifie qu'il n'est pas connecté. Les bons n'apparaîtront pas dans le portail de réservation en ligne tant que Stripe n'est pas connecté.
Étape 2 : Vérifier la personnalisation des réservations en ligne
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Réservations en ligne dans la section Services, puis cliquez sur le bouton « Personnaliser ». Faites défiler jusqu'à l'onglet Général pour voir si l'option permettant de masquer les bons cadeaux est cochée.
Étape 3 : Vérifier si les bons sont activés pour l'achat en ligne
Accédez à l'onglet Bons cadeaux dans la section Services et sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit de n'importe quel bon existant. Cliquez sur modifier pour voir les détails du bon et, dans le coin supérieur droit, vérifiez si l'option permettant de vendre ce bon en ligne est activée.
Les paiements de compte ne s'affichent pas dans le portail de réservation en ligne
Si les « Paiements de compte » n'apparaissent pas dans le portail de réservation en ligne, suivez ces étapes de dépannage pour résoudre le problème.
Étape 1 : Vérifier l'intégration Stripe
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Terminaux de paiement dans la section Finances pour vérifier si Stripe est intégré. Si le bouton indique « Connecter », cela signifie qu'il n'est pas connecté. Les paiements de compte n'apparaîtront pas dans le portail de réservation en ligne tant que Stripe n'est pas connecté.
Étape 2 : Vérifier la personnalisation des réservations en ligne
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Réservations en ligne dans la section Services, puis cliquez sur le bouton « Personnaliser ». Faites défiler jusqu'à l'onglet Général pour voir si l'option permettant de masquer les paiements de compte est cochée.
Les clients ne peuvent voir aucune information dans leur portail client
Si un client se plaint de ne pouvoir visualiser aucune information dans son portail client, suivez ces étapes de dépannage pour résoudre le problème.
Étape 1 : Vérifier s'ils ont vérifié leur compte
Accédez à leur fiche client en tapant leur nom dans la barre de recherche en haut de la page. Survolez l'icône Pabau dans leur avatar, et le texte affiché indiquera s'ils ont un portail client actif et s'ils ont vérifié leur adresse e-mail.
S'ils n'ont pas vérifié leur compte, ils doivent consulter leur boîte de réception et suivre les étapes reçues dans leur e-mail pour le confirmer.
Étape 2 : Vérifier la personnalisation du portail client
Accédez à Configuration et cliquez sur Portail client dans la section Services. Cliquez sur le bouton « Personnaliser », puis passez à l'onglet Fonctionnalités pour confirmer si des fonctionnalités sont activées pour s'afficher dans le portail client.
Les clients ne reçoivent aucun formulaire médical
Si un client se plaint de ne pouvoir consulter aucun formulaire que vous avez envoyé, utilisez les étapes ci-dessous pour résoudre le problème.
Étape 1 : Vérifier si les formulaires sont liés à des services
Accédez à Configuration et cliquez sur l'onglet Modèles de formulaires médicaux dans la section Clinique. Cliquez sur le formulaire qui devait être envoyé et développez l'onglet général. Vérifiez si des services sont mentionnés dans le bloc « Pour quel service ce formulaire doit-il être utilisé ? ».
Une étape très importante à ce stade est de s'assurer que le bouton bascule « Demande à compléter avant le rendez-vous » est activé afin que le formulaire soit envoyé automatiquement lorsque le client réserve le service auquel il est lié.
Étape 2 : Vérifier s'ils ont vérifié leur compte
Accédez à leur fiche client en tapant leur nom dans la barre de recherche en haut de la page. Survolez l'icône Pabau dans leur avatar, et le texte affiché indiquera s'ils ont un portail client actif et s'ils ont vérifié leur adresse e-mail.
Les clients ne reçoivent aucune confirmation/rappel
Si un client se plaint de n'avoir jamais reçu d'e-mail ou de SMS de confirmation/rappel pour le rendez-vous qu'il a réservé, voici les étapes de dépannage à suivre.
Étape 1 : Vérifier les paramètres de communication
Accédez à Configuration et développez l'onglet Communications situé dans la section « Marketing et communications ». Cela révélera « Notifications clients ». Pour vérifier les confirmations, cliquez sur l'onglet « Un nouveau rendez-vous est réservé ».
À ce stade, vous pouvez vérifier si l'e-mail et le SMS de confirmation sont activés. Survolez le bouton « Activer les confirmations » pour activer les communications par e-mail ou par SMS.
Pour vérifier les rappels, cliquez sur l'onglet « Rappel de rendez-vous à venir » et vérifiez les paramètres de rappel, comme le délai que vous avez défini avant l'envoi. Vérifiez également si les notifications de rappel sont activées.
Étape 2 : Vérifier la fiche client
Après avoir confirmé que les confirmations/rappels sont activés, vérifiez si le client a reçu une communication de votre part dans sa fiche client. Recherchez le client en tapant son nom dans la barre de recherche en haut de la page et cliquez sur l'onglet Communications pour consulter l'activité.
Si la notification comporte deux coches, cela signifie qu'elle a été livrée au client.
Les notifications de rappel qui n'ont pas encore été envoyées apparaîtront dans la section « Programmé » de l'onglet communications.
Étape 3 : Confirmer l'e-mail/le numéro de téléphone du client
Vérifiez les informations personnelles dans la fiche client et confirmez avec le client si vous disposez de la bonne adresse e-mail et/ou du bon numéro de téléphone dans le système.
Étape 4 : Vérifier les paramètres du calendrier
Accédez au Calendrier situé dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur l'icône en forme de roue dentée pour révéler l'option des paramètres.
Ensuite, passez à l'onglet « Paramètres de rendez-vous » pour voir si vous avez configuré vos cases de communication pour qu'elles soient automatiquement cochées lors de la réservation d'un rendez-vous. Ainsi, vous ne manquerez jamais d'envoyer des notifications à vos clients.
Étape 5 : Vérifier le solde du compte
Si les notifications SMS ne s'envoient pas et que vous avez vérifié toutes les étapes précédentes, accédez à votre avatar dans le coin supérieur droit de la page pour vérifier vos crédits de compte.
Vous pouvez également acheter plus de crédits en cliquant sur l'option Crédits ou dans l'onglet Crédits et SMS situé dans la section Marketing et communications, sous Communications.
1 crédit SMS Pabau coûte 0,10 £ et les messages SMS utilisent 1 crédit par tranche de 142 caractères.
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