Dans cet article, nous allons expliquer ce que montre le rapport de temps, comment le trouver et comment le lire.
Le rapport de temps affiche le temps de blocage des employés - le temps non réservable dans le calendrier d'un membre du personnel sur une plage de dates, par établissement. C'est l'outil qu'utilise un responsable d'établissement pour voir quand et pourquoi les membres de l'équipe n'étaient pas disponibles pour des réservations : Déjeuner, Pauses, Réunions, Temps personnel, Formation, Départ anticipé, Congé maladie, Congés, et leurs équipes planifiées.
Il s'agit d'un rapport en lecture seule - rien ici ne modifie une réservation, un shift ou un congé. Il ne fait que rendre compte de ce qui existe déjà dans le calendrier et le planificateur.
Comment le trouver
Étape 1 : Accédez à la fonctionnalité Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, et dans le menu de la barre latérale gauche, allez dans Analytics, puis cliquez sur le bouton « Rapports ».
Étape 2 : Accédez à la bannière des rapports
Sur la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports », cliquez sur Essayer maintenant.
Une fois dans la nouvelle vue des rapports, allez dans la section Entreprise, puis faites défiler jusqu'au groupe « Équipe et temps » et cliquez sur Rapport de temps pour ouvrir le rapport.
Filtres
- Dates – Obligatoire. Par défaut, une fenêtre de ±15 jours autour d'aujourd'hui, afin que les blocages récents et à venir apparaissent tous les deux. Préréglages : Aujourd'hui, ±15 jours, 30 derniers jours, 30 prochains jours. La plage maximale est de 365 jours.
- Établissements – Sélection multiple, affichant uniquement les établissements que vous êtes autorisé à voir. Par défaut, tous vos établissements autorisés sont sélectionnés.
- Employé – Sélection multiple, avec recherche, par défaut sur Tous les employés. Ne liste que les collègues qui partagent au moins un établissement avec vous.
- Puces de type – Au-dessus du tableau : une puce Tous plus une puce par Type distinct trouvé dans les résultats, chacune avec un compteur en temps réel. Cliquer sur une puce restreint le tableau à ce type.
- Champ de recherche – Recherche en texte libre sur l'employé, le code du personnel, le type, le type de shift, les notes, les deux noms d'établissement, et la personne ayant créé l'entrée. Filtre les lignes déjà chargées.
REMARQUE : Les filtres se combinent - sélectionner un établissement, un employé et une puce de type restreint les trois critères à la fois.
Comprendre le rapport
Ce qui compte comme une entrée
Le rapport fusionne deux sources en une seule liste :
A. Blocages réservés dans le calendrier/agenda à l'intérieur d'un shift – entrées de calendrier réservées pour un membre du personnel sans client ni service associé, ce qui signifie que la personne est occupée mais pas avec un rendez-vous. Le Type affiché est exactement la raison ou le titre saisi lors de la création du blocage (par ex. « Déjeuner », « Réunion », « Congés »).
B. Shifts et congés issus du planificateur (roulement) – un shift de travail habituel qui accepte les rendez-vous apparaît comme une ligne de type « Shift », s'étendant de son heure de début à son heure de fin planifiées. C'est normal et attendu — un shift est le conteneur dans lequel se trouvent les blocages et les rendez-vous, vous verrez donc souvent une ligne « Shift » et des lignes de blocage séparées pour la même personne le même jour. Il ne s'agit pas de doublons. Un congé (vacances, maladie, ou une raison de blocage nommée) apparaît sur toute la journée d'ouverture à cet établissement, de l'heure d'ouverture à l'heure de fermeture de la clinique pour ce jour de la semaine.
La colonne « Type de shift »
Cette colonne indique comment un blocage a été créé :
- Blocage à l'intérieur d'un shift – il a été créé dans le calendrier, à l'intérieur d'un shift existant (par ex. un responsable a bloqué une heure de déjeuner directement dans l'agenda).
- Congés / une raison de blocage / « Shift » – il provient du planificateur, et le libellé provient de l'entrée correspondante du roulement.
Les colonnes du tableau
REMARQUE : Les valeurs vides s'affichent sous forme de tiret (—).
Tri et totaux
Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier, cliquez à nouveau sur l'en-tête actif pour inverser l'ordre. Les dates, heures et durées sont triées chronologiquement, et tout le reste est trié de A à Z.
En bas, une ligne de totaux affiche « Total (N entrées) » avec la durée cumulée des lignes actuellement visibles au format H:MM.
Veuillez noter :
Le total reflète toujours ce qui est actuellement affiché - si une puce de type ou une recherche est active, le total ne porte que sur ces lignes filtrées.
Toutes les dates et heures sont affichées selon l'heure locale de la clinique, en utilisant le format de date/heure configuré dans les Coordonnées de l'entreprise. La plage de dates que vous choisissez est également interprétée dans le fuseau horaire de la clinique, afin que les entrées proches de minuit soient rattachées au bon jour local.
Commandes de la barre d'outils
Dans le coin supérieur droit du rapport, vous trouverez les actions standard des rapports :
Avec cette compréhension, vous pouvez utiliser le rapport de temps en toute confiance pour voir exactement quand et pourquoi votre équipe n'était pas disponible pour des réservations, sur n'importe quelle plage de dates et n'importe quel établissement.
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