Frais de service

Dans cet article, nous allons vous guider dans la gestion des frais de service dans Pabau. Vous apprendrez à créer, appliquer, modifier et supprimer des frais de service, ainsi qu'à ajuster les prix et d'autres paramètres selon les besoins de votre clinique.

 

Table des matières : 

1. Comment créer un frais de service
2. Comment appliquer un frais de service
3. Comment modifier un frais de service depuis les paramètres
4. Comment modifier un frais de service depuis le point de vente
5. Comment supprimer un frais de service depuis les paramètres
6. Comment retirer un frais de service depuis le point de vente
7. Comment gérer les frais de service

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Comment créer un frais de service

Les frais de service sont des frais personnalisables qui peuvent être ajoutés à vos services pour couvrir des coûts tels que les frais de traitement ou les surcharges. Grâce à une tarification transparente affichée dès le départ, vos clients sauront exactement ce qui leur est facturé. Cette fonctionnalité simplifie la gestion des frais, en vous offrant une flexibilité grâce à des options de montant fixe ou de pourcentage. De plus, les calculs automatiques garantissent des paiements plus rapides et réduisent les erreurs, ce qui simplifie le processus pour votre clinique.

REMARQUE : Avant de configurer des frais de service, veuillez consulter la législation locale afin de garantir votre conformité. Au Royaume-Uni et dans l'UE, il est interdit de répercuter les frais de traitement des paiements sur les clients. Dans certains cas, un frais de service peut être appliqué comme une surcharge pour des raisons spécifiques allant au-delà du coût standard.

Étape 1 : Accéder à Services 

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Pabau avec vos identifiants. Une fois connecté, accédez à la section « Setup » dans le menu latéral gauche. Dans la section « Setup », cliquez sur « Services » sous la catégorie Services.

Étape 2 : Accéder à « Frais de service » 

Une fois dans la section Services, vous verrez Frais de service en haut, à côté des catégories de services. Cliquez directement sur Frais de service pour commencer à configurer et gérer vos frais.

REMARQUE : Si vous souhaitez en savoir plus sur la création de services et de catégories, veuillez consulter cet article.

Étape 3 : Créer un frais de service 

Pour créer un nouveau frais de service, cliquez sur le bouton « New Charge » en haut à droite. Cela ouvrira la fenêtre modale « Create Service Charge » où vous pourrez configurer tous les détails nécessaires pour votre frais.

La fenêtre modale est divisée en deux onglets : General et Pricing.

General

Dans l'onglet General, vous définirez les informations clés de votre frais de service :

• Nom : Donnez à votre frais de service un nom clair et identifiable.
• Description : Fournissez une brève description pour expliquer ce que couvre le frais.
• Catégorie : Choisissez une catégorie pour regrouper vos frais de service avec des services similaires. Cela vous aide à organiser les frais plus efficacement.

Pricing

Dans l'onglet Pricing, vous définirez les aspects financiers du frais :

• Auto Apply : Décidez si ce frais doit être appliqué automatiquement lors du paiement.
• Amount Type : Choisissez si le frais sera un montant fixe ou un pourcentage du prix total du service.
• Sales Tax Rate : Sélectionnez si la taxe de vente doit être appliquée au frais, et définissez le taux de taxe de vente approprié (par exemple, 5 % ou 8 %, selon les exigences de votre région).

Étape 4 : Enregistrer les modifications 

Une fois que vous avez configuré tous les détails, cliquez sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite pour appliquer vos modifications.

Comprendre le calcul des frais de service

Lorsqu'un frais de service est appliqué, voici comment il affecte les totaux de la facture :

• Articles : Aucun changement sur les prix des articles eux-mêmes.
• Sous-total : Le sous-total inclura désormais les frais de service, affichant la somme des prix des articles plus le frais de service.
• Remises : Aucun changement dans la manière dont les remises sont appliquées.
• Pourboires : Aucun changement à la section des pourboires.
• Taxe de vente : Le montant de la taxe de vente inclura à la fois le frais de service et les taxes de vente des articles.
• Total : Le total final inclura les frais de service, ainsi que les articles, la taxe de vente et les autres frais.

Comment les frais de service sont calculés

Frais de service basés sur un pourcentage :

Si le frais de service est un pourcentage, il est calculé sur la base du prix total des services dans le panier, après application des remises mais avant les taxes de vente.

Par exemple, si un client a des services au prix de 20 $, 30 $ et 50 $ (soit un total de 100 $) et qu'un frais de service de 10 % s'applique, le frais sera de 10 $ (10 % de 100 $). Le cas échéant, la taxe de vente sera ajoutée selon les règles locales.

REMARQUE : Lors de l'application des frais de service, la taxe de vente sera calculée selon la réglementation fiscale locale. Dans certaines régions, la taxe de vente peut être incluse dans le frais de service, tandis que dans d'autres, elle sera ajoutée en supplément.

REMARQUE : Lors de l'application des frais de service, la TVA sera calculée selon la réglementation fiscale locale. Dans certaines régions, la TVA peut être incluse dans le frais de service, tandis que dans d'autres, elle sera ajoutée en supplément. 

Frais de service basés sur un montant fixe :

Si le frais est un montant fixe (par exemple, 5 $), il sera ajouté directement à la facture, quel que soit le prix des services.

En suivant ces étapes, vous pourrez facilement créer et gérer des frais de service.

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Comment appliquer un frais de service

Les frais de service peuvent être appliqués automatiquement ou manuellement, selon vos paramètres, garantissant que le bon frais soit ajouté au bon moment.

REMARQUE : Si vous souhaitez en savoir plus sur la création et la configuration des frais de service, veuillez consulter cet article.

Étape 1 : Appliquer le frais de service dans le point de vente

Accédez au système Point of Sale (POS) pour appliquer un frais de service. Que le rendez-vous ait été réservé via le calendrier ou créé manuellement, le processus d'application du frais est le même.

Si vous avez configuré le frais de service pour qu'il s'applique automatiquement, il sera ajouté à la vente dès que vous accédez au système Point of Sale (POS) — que le rendez-vous ait été réservé via le calendrier ou manuellement. Vous verrez le frais de service apparaître sous le nom du service dans la barre latérale droite. Aucune autre action n'est nécessaire.

Si vous avez configuré le frais de service pour qu'il soit appliqué manuellement, vous devrez l'ajouter vous-même. Pour cela, cliquez sur les trois points sur le côté droit de l'écran POS, sélectionnez « Service Charge » parmi les options, et choisissez la catégorie de frais de service appropriée.

Après avoir choisi la catégorie de frais de service, appliquez-la à la vente. Si vous devez apporter une modification ponctuelle au frais de service, cliquez sur le frais de service répertorié et ajustez le montant ou le pourcentage selon vos besoins. Le frais mis à jour apparaîtra alors sous le nom du service dans la barre latérale droite, tout comme lors de l'application automatique.

REMARQUE : Les frais de service ne s'appliqueront pas si la facture est créée via des réservations en ligne.

Étape 2 : Finaliser la facture 

Une fois le frais de service ajouté dans le POS, cliquez sur « Continue » pour générer la facture. Une fois la facture ouverte, vous verrez le frais de service appliqué répertorié avec les autres détails.

Comprendre le calcul des frais de service

Lorsqu'un frais de service est appliqué, voici comment il affecte les totaux de la facture :

• Articles : Aucun changement sur les prix des articles eux-mêmes.
• Sous-total : Le sous-total inclura désormais les frais de service, affichant la somme des prix des articles plus le frais de service.
• Remises : Aucun changement dans la manière dont les remises sont appliquées.
• Pourboires : Aucun changement à la section des pourboires.
• Taxe de vente : Le montant de la taxe de vente inclura à la fois le frais de service et les taxes de vente des articles.
• Total : Le total final inclura les frais de service, ainsi que les articles, la taxe de vente et les autres frais.

Comment les frais de service sont calculés

Frais de service basés sur un pourcentage :

Si le frais de service est un pourcentage, il est calculé sur la base du prix total des services dans le panier, après application des remises mais avant les taxes de vente.

Par exemple, si un client a des services au prix de 20 $, 30 $ et 50 $ (soit un total de 100 $) et qu'un frais de service de 10 % s'applique, le frais sera de 10 $ (10 % de 100 $). Le cas échéant, la taxe de vente sera incluse dans le prix total, ou ajoutée en supplément, selon la réglementation fiscale locale.

Frais de service basés sur un montant fixe :

Si le frais est un montant fixe (par exemple, 5 $), il sera ajouté directement à la facture, quel que soit le prix des services.

Maintenant que vous savez comment appliquer les frais de service, vous pouvez facilement gérer vos ventes et rendez-vous tout en garantissant l'exactitude et l'intégralité de vos factures.

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Comment modifier un frais de service depuis les paramètres

Étape 1 : Accéder à Services 

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Pabau avec vos identifiants. Une fois connecté, accédez à la section « Setup » dans le menu latéral gauche. Dans la section « Setup », cliquez sur « Services » sous la catégorie Services.

Étape 2 : Accéder aux frais de service

Une fois dans la section Services, vous verrez « Frais de service » en haut, à côté des catégories de services. Cliquez sur « Frais de service » pour commencer à gérer ou modifier vos frais. Ensuite, sélectionnez le frais de service que vous souhaitez modifier.

REMARQUE : Si vous souhaitez en savoir plus sur la création de services et de catégories, veuillez consulter cet article.

Étape 3 : Apporter les modifications nécessaires

Mettez à jour les détails du frais de service en ajustant le prix, la description ou tout autre paramètre selon vos besoins, en suivant le même processus que celui utilisé lors de la création du frais.

Étape 4 : Enregistrer vos modifications 

Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur « Enregistrer » en haut à droite pour appliquer les changements.

En suivant ces étapes, vous pouvez facilement modifier vos frais de service quand vous le souhaitez.

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Comment modifier un frais de service depuis le point de vente

Étape 1 : Accéder au point de vente 

Pour commencer, accédez au système POS après avoir sélectionné le client ou le service pour le paiement. Une fois que vous procédez au paiement, vous serez dirigé vers le système POS, où vous verrez le frais de service répertorié sous le nom du service.

REMARQUE : Pour plus d'informations sur la création de frais de service, veuillez consulter cet article.

Étape 2 : Apporter les modifications nécessaires 

Vous trouverez le frais de service sur le côté droit de l'écran. Cliquez dessus pour ajuster le montant ou le pourcentage (selon la configuration initiale). Vous pouvez également modifier la taxe de vente le cas échéant.

Étape 3 : Enregistrer vos modifications 

Après avoir effectué les ajustements, cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer le frais de service mis à jour. Vous pouvez ensuite poursuivre le paiement.

En suivant ces étapes, vous modifierez avec succès un frais de service depuis le point de vente.

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Comment supprimer un frais de service depuis les paramètres

Étape 1 : Accéder à Services 

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Pabau avec vos identifiants. Une fois connecté, accédez à la section « Setup » dans le menu latéral gauche. Dans la section « Setup », cliquez sur « Services » sous la catégorie Services.

Étape 2 : Accéder aux frais de service

Une fois dans la section Services, vous verrez « Frais de service » en haut, à côté des catégories de services. Cliquez sur « Frais de service » pour gérer vos frais.

Étape 3 : Supprimer le frais de service

Cliquez sur le frais de service que vous souhaitez supprimer. Cela ouvrira les détails du frais de service. Dans le coin supérieur droit des détails du frais de service, vous verrez le bouton « Supprimer ». Cliquez dessus pour retirer le frais de service.

En suivant ces étapes, vous pouvez facilement supprimer les frais de service qui ne sont plus nécessaires.

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Comment retirer un frais de service depuis le point de vente

 

Étape 1 : Accéder au point de vente 

Une fois que vous procédez au paiement, vous serez dirigé vers le système POS, où vous verrez le frais de service répertorié sous le nom du service.

Étape 2 : Retirer le frais de service

Cliquez sur le frais de service répertorié sous le nom du service pour le mettre en surbrillance. Sur le côté gauche de l'écran, vous trouverez un bouton de suppression. Cliquez dessus pour supprimer le frais de service.

Étape 3 : Poursuivre le paiement

Après avoir retiré le frais de service, vous pouvez poursuivre le processus de paiement comme d'habitude.

Maintenant que vous savez comment retirer des frais de service, vous pouvez facilement gérer votre processus de paiement et vous assurer que les frais corrects sont appliqués à vos ventes.

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Comment gérer les frais de service

Étape 1 : Accéder à la fiche client

Recherchez le nom du client dans la barre de recherche pour accéder à son compte client.

Étape 2 : Accéder aux finances 

Après avoir ouvert le compte client, accédez à l'onglet « Financials », où vous pouvez consulter les factures du client.

Étape 3 : Vérifier la facture

Une fois la facture ouverte, vous trouverez le frais de service répertorié sous « Items », en dessous du nom du service. De plus, vous pouvez vérifier si la taxe de vente a été appliquée au service (le cas échéant). Pour une vue plus claire, vous pouvez cliquer sur « Aperçu » en haut à droite. Si besoin, vous pouvez également partager la facture avec le client.

Maintenant que vous savez comment gérer les frais de service, vous pouvez facilement les suivre et les vérifier dans les factures des clients, garantissant une facturation précise et des transactions fluides.

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