Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur les devis dans Pabau.
1. Comment créer et gérer des devis
2. Comment générer un devis
3. Comment cloner un devis
4. Comment créer une répartition des frais de devis
Comment créer et gérer des devis
Dans ce guide, vous apprendrez à créer et gérer facilement des devis avec Pabau.
Étape 1 : Créer des modèles de devis
Pour créer des devis, vous devez d'abord configurer des modèles de devis dans votre compte. Un modèle standard est disponible par défaut, mais vous pouvez également créer des modèles supplémentaires.
Connectez-vous à votre compte Pabau, accédez à Paramètres et rendez-vous dans la section « Finances ». Cliquez sur « Modèles de devis. »
Les modèles de devis existants seront visibles dans cette section, avec la possibilité de les classer, de voir le nom du modèle, la date de création et de modification, ainsi qu'une icône à trois points, permettant de modifier, cloner ou supprimer le modèle.
REMARQUE : Pour gérer les devis, assurez-vous d'avoir activé les autorisations nécessaires liées aux devis dans votre profil utilisateur, sous la fonctionnalité Équipe, dans le groupe d'autorisations Finances.
Pour créer un modèle, cliquez sur le bouton « Créer un modèle » en haut à droite.
Dans les sections « Apparence » et « Composants », vous pouvez personnaliser l'apparence et les champs du modèle.
Dans l'onglet Apparence, vous pouvez nommer le modèle, le définir par défaut, téléverser votre logo, et ajuster sa taille et sa position. Vous pouvez également personnaliser les marges et la couleur du texte, et sélectionner les services auxquels ce modèle doit s'appliquer, garantissant ainsi que le bon modèle est utilisé pour chaque type de devis.
Dans l'onglet « Composants », vous pouvez configurer différents aspects du devis, notamment :
- Nom du devis : Attribuez un titre au devis, affiché de manière visible en haut de celui-ci.
- Contenu du corps : Personnalisez le texte du corps du devis en utilisant des balises de fusion pour l'intégration automatique des informations sur l'entreprise et le client.
- Tableau des lignes de détail : Adaptez les informations affichées pour les produits et services inclus dans le devis.
- Conditions de paiement : Définissez vos conditions de paiement et, si vous le souhaitez, incluez des « Conditions générales » dans le dernier composant, ce qui ajoutera un bouton dédié dans ce champ.
- Signature électronique et signature imprimée : Intégrez des champs pour une signature électronique ou imprimée.
- Bouton de téléchargement : Modifiez le texte du bouton de téléchargement pour une touche personnalisée.
- Message de pied de page : Ajoutez un message personnalisé au pied de page pour un contexte supplémentaire.
- Frais et répartition : Ajustez le nom de la section Frais et répartition selon vos besoins.
- Conditions générales : Saisissez vos conditions générales spécifiques pour garantir clarté et transparence.
Prévisualisez la mise en page à droite et cliquez sur « Créer » pour enregistrer le modèle.
Étape 3 : Configurer la répartition des frais
Dans Paramètres, rendez-vous dans la section « Finances », puis sélectionnez « Répartition des frais de devis ».
Dans cette section, vous verrez les répartitions de frais existantes, avec les catégories à gauche et les frais au centre.
-
Catégorie : Il s'agit d'un regroupement large de tous les frais associés à un traitement ou une procédure spécifique, comme « Répartition des frais de chirurgie ».
-
Frais : Ce sont les charges spécifiques au sein de cette catégorie, comme « Frais de médecin », « Frais d'infirmière » et « Frais cliniques ».
Pour créer une catégorie, cliquez sur le signe plus à gauche. Une fois la catégorie créée et sélectionnée, vous pouvez ajouter des frais.
Cliquez sur « Nouveaux frais » en haut à droite pour ajouter un frais. Saisissez le nom du frais et le pourcentage. Le pourcentage total de tous les frais au sein de la catégorie doit atteindre 100 %.
Une fois les frais créés, vous pouvez ajouter des éléments à chaque frais, ou le modifier ou le supprimer en cliquant sur l'icône à trois points à l'extrémité droite de chaque frais.
Étape 4 : Créer un devis
Pour créer un devis, accédez à « Finances » dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur « Devis » pour accéder à la page des devis. 
Sur la page des devis, vous pouvez consulter les devis existants ou en créer de nouveaux en cliquant sur « Créer un devis » en haut à droite.
Le processus de création de devis comprend cinq étapes, en commençant par la sélection du client ou du prospect. Si vous créez un devis pour un client, vous pouvez également choisir le rendez-vous auquel ce devis est lié.
Vous pouvez également démarrer le processus de création de devis depuis :
- La fiche du client pour lequel vous souhaitez créer un devis :
- La fiche du prospect pour lequel vous souhaitez créer un devis :
- Le menu contextuel d'un rendez-vous existant dans le calendrier :
Complétez le modèle de devis en passant aux étapes suivantes en cliquant sur « Suivant » en haut à droite.
Dans la section « Détails », sélectionnez un modèle de devis, saisissez le nom du devis et choisissez le propriétaire du devis. Si le devis est lié à un rendez-vous depuis l'étape précédente, l'emplacement sera verrouillé ; sinon, vous pouvez le sélectionner manuellement.
La date d'expiration est calculée automatiquement en fonction de la durée que vous choisissez (par exemple, si vous sélectionnez trois mois, la date d'expiration sera fixée à trois mois à compter de la date de création).
Vous pouvez également ajouter des commentaires de l'acheteur et des conditions de paiement dans les champs correspondants.
Dans l'étape « Lignes de détail », cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne » à droite et sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure parmi vos services, produits ou forfaits.
En cliquant sur « Gérer la répartition des taxes », vous pouvez sélectionner l'une de vos répartitions de taxes de devis créées dans Répartition des taxes de devis.
La dernière étape est l'étape de Vérification, où vous pouvez contrôler le devis avant de l'envoyer au client.
Cliquez sur « Créer » en haut à droite pour créer le devis dans votre compte Pabau.
Étape 5 : Partager le devis avec le client
Une fois le devis créé, une fenêtre contextuelle apparaîtra avec un lien que vous pouvez copier et partager avec le client.
Vous pouvez soit envoyer manuellement un e-mail avec le devis, soit cliquer sur le bouton « Envoyer le devis » pour utiliser le modèle par défaut de partage de devis.
Pour personnaliser le modèle par défaut d'envoi des devis, vous pouvez accéder à la section Notifications client et effectuer les ajustements nécessaires.
Étape 6 : Gérer les devis
Une fois enregistré, le devis apparaîtra sur la page « Devis ». À côté du devis, la section « Action » apparaîtra.
À partir de là, vous pouvez gérer le devis en consultant ses détails, en copiant le lien, en le téléchargeant, en l'imprimant, en le clonant, en le modifiant ou en le supprimant du système.
Étape 7 : Consulter les devis dans la fiche client
Vous pouvez également consulter le devis dans la fiche client en recherchant un client dans la barre de recherche.
Saisissez le nom du client et sélectionnez-le pour accéder à sa fiche client. Ensuite, rendez-vous dans le sous-onglet « Finances ».
Le deuxième onglet est le sous-onglet « Devis » sous Finances. À partir de là, vous pouvez voir tous les devis liés au client, y compris le numéro de devis, le statut et les options de partage.
De plus, les trois points à l'extrémité droite offrent les mêmes fonctionnalités que le bouton « Action » dans « Devis ».
En suivant ces étapes, vous pouvez créer et gérer des devis dans la plateforme Pabau pour un processus commercial rationalisé.
Comment générer un devis
Dans ce guide, vous apprendrez à générer et enregistrer des devis dans Pabau.
Étape 1 : Accéder aux devis
Connectez-vous à votre compte Pabau et, dans le menu latéral gauche, cliquez sur Finances, puis sélectionnez « Devis » pour accéder à la page des devis.
REMARQUE : Pour gérer les devis, assurez-vous d'avoir activé les autorisations nécessaires liées aux devis dans votre profil utilisateur, sous la fonctionnalité Équipe, dans le groupe d'autorisations Finances.
Étape 2 : Créer un devis
Sur la page des devis, vous pouvez consulter les devis existants ou en créer de nouveaux en cliquant sur « Créer un devis » en haut à droite.
Le processus de création de devis comprend cinq étapes, en commençant par la sélection du client ou du prospect. Si vous créez un devis pour un client, vous pouvez également choisir le rendez-vous auquel ce devis est lié.
Vous pouvez également démarrer le processus de création de devis depuis :
- La fiche du client pour lequel vous souhaitez créer un devis :
- La fiche du prospect pour lequel vous souhaitez créer un devis :
- Le menu contextuel d'un rendez-vous existant dans le calendrier :
Complétez le modèle de devis en passant aux étapes suivantes en cliquant sur « Suivant » en haut à droite.
Dans la section « Détails », sélectionnez un modèle de devis, saisissez le nom du devis et choisissez le propriétaire du devis. Si le devis est lié à un rendez-vous depuis l'étape précédente, l'emplacement sera verrouillé ; sinon, vous pouvez le sélectionner manuellement.
La date d'expiration est calculée automatiquement en fonction de la durée que vous choisissez (par exemple, si vous sélectionnez trois mois, la date d'expiration sera fixée à trois mois à compter de la date de création).
Vous pouvez également ajouter des commentaires de l'acheteur et des conditions de paiement dans les champs correspondants.
Dans l'étape « Lignes de détail », cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne » à droite et sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure parmi vos services, produits ou forfaits.
En cliquant sur « Gérer la répartition des frais », vous pouvez sélectionner l'une de vos répartitions de frais de devis créées dans Répartition des frais de devis.
La dernière étape est l'étape de Vérification, où vous pouvez contrôler le devis avant de l'envoyer au client.
Cliquez sur « Créer » en haut à droite pour créer le devis dans votre compte Pabau.
Étape 3 : Partager le devis avec le client
Une fois le devis créé, une fenêtre contextuelle apparaîtra avec un lien que vous pouvez copier et partager avec le client.
Vous pouvez soit envoyer manuellement un e-mail avec le devis, soit cliquer sur le bouton « Envoyer le devis » pour utiliser le modèle par défaut de partage de devis.
Pour personnaliser le modèle par défaut d'envoi des devis, vous pouvez accéder à la section Notifications client et effectuer les ajustements nécessaires.
Étape 4 : Gérer les devis
Une fois enregistré, le devis apparaîtra sur la page « Devis », et vous pourrez également le retrouver dans la fiche client du client pour lequel vous avez créé le devis. Pour le trouver, rendez-vous dans l'onglet Finances et sélectionnez le sous-onglet Devis.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement créer des devis dans votre compte Pabau.
Comment cloner un devis
Dans cet article, nous verrons comment cloner un devis depuis la fiche client.
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, depuis la barre de recherche en haut de la page, recherchez le client et ouvrez sa fiche client.
REMARQUE : Pour gérer les devis, assurez-vous d'avoir activé les autorisations nécessaires liées aux devis dans votre profil utilisateur, sous la fonctionnalité Équipe, dans le groupe d'autorisations Finances.
Étape 2 : Ouvrir Finances
Dans la fiche client, accédez à l'onglet « Finances », puis sélectionnez le sous-onglet « Devis ». Vous pouvez ici voir tous les devis créés pour un client.
Étape 3 : Cloner un devis
Sélectionnez le devis que vous souhaitez cloner, puis cliquez sur les trois points verticaux à droite et choisissez « Cloner » parmi les actions disponibles.
Une fois le devis cloné, la fenêtre de création de devis apparaîtra, vous permettant de modifier n'importe quel détail, comme lors de la création d'un nouveau devis.
Vous pouvez voir le devis cloné à côté de l'original sur la fiche client.
En suivant ces étapes, vous pouvez cloner les devis que vous avez créés pour vos clients.
Comment créer une répartition des frais de devis
Dans cet article, nous vous montrerons comment créer des frais de devis et les personnaliser.
Étape 1 : Accéder à la répartition des frais
Dans Paramètres, rendez-vous dans la section « Finances », puis sélectionnez « Répartition des frais de devis ».
Dans cette section, vous verrez les répartitions de frais existantes, avec les catégories à gauche et les frais au centre.
-
Catégorie : Il s'agit d'un regroupement large de tous les frais associés à un traitement ou une procédure spécifique, comme « Répartition des frais de chirurgie ».
-
Frais : Ce sont les charges spécifiques au sein de cette catégorie, comme « Frais de médecin », « Frais d'infirmière » et « Frais cliniques ».
Pour créer une catégorie, cliquez sur le signe plus à gauche. Une fois la catégorie créée et sélectionnée, vous pouvez ajouter des frais.
Étape 2 : Créer des frais
Cliquez sur « Nouveaux frais » en haut à droite pour ajouter un frais. Saisissez le nom du frais et le pourcentage. Le pourcentage total de tous les frais au sein de la catégorie doit atteindre 100 %.
Étape 3 : Détails des frais
Une fois les frais créés, vous pouvez ajouter des éléments à chaque frais, ou le modifier ou le supprimer en cliquant sur l'icône à trois points à l'extrémité droite de chaque frais.
En suivant ces étapes, vous pouvez personnaliser les frais de devis dans votre compte Pabau.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à utiliser pleinement et à comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés par la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.