Dans cet article, nous aborderons les principales fonctionnalités telles que la création, la modification et le partage de modèles de formulaires médicaux dans Pabau.
Table des matières :
1. Comment créer un formulaire médical
2. Comment modifier un formulaire médical
3. Comment supprimer un formulaire médical
4. Comment utiliser un modèle de formulaire médical
5. Comment dupliquer un formulaire médical
6. Comment configurer l'envoi d'un formulaire avant le rendez-vous
Comment créer un formulaire médical
Gérer vos formulaires médicaux via Pabau présente de nombreux avantages. Pour commencer, fini l'encombrement de tous ces formulaires papier, et vous économisez même de l'argent au passage. De plus, tous les formulaires de vos clients seront accessibles où que vous soyez, à tout moment.
Suivez ces instructions pour créer un formulaire médical dans votre compte Pabau :
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau puis accédez à Paramètres, puis cliquez sur Formulaires sous « Clinique ».
Étape 2 : Créer un modèle vierge
Cliquez sur « Créer un formulaire » dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez « Modèle vierge ».REMARQUE : Vous pouvez également utiliser les formulaires prédéfinis de Pabau. Pour plus d'informations, consultez notre article « Comment utiliser un modèle de formulaire médical ».
Étape 3 : Informations générales du formulaire
Dans la section « Général » située dans le coin supérieur droit, renseignez les informations essentielles de votre formulaire médical :Nom du formulaire : Saisissez un nom descriptif pour votre formulaire.
Services associés : Indiquez quels services sont liés à ce formulaire. Ce lien est essentiel pour l'automatisation et garantit que le formulaire est préchargé dans le parcours du patient de l'application Pabau.
Type de formulaire : Choisissez le type de formulaire approprié parmi les options suivantes :
- Antécédents médicaux : Ce formulaire fournit un aperçu général des antécédents du patient. Il n'est pas requis pour chaque rendez-vous, mais permet de recueillir des informations complètes.
- Consentement : Le formulaire de consentement informe le patient sur le traitement qu'il reçoit, y compris les risques potentiels. Il est fortement recommandé de faire signer un formulaire de consentement au patient avant chaque traitement.
- Formulaire de traitement : Ce formulaire est destiné à être complété par le praticien et sert de résumé du rendez-vous. Il peut inclure des informations telles que les numéros de lot et le dosage, en particulier pour les rendez-vous impliquant des injectables.
- Prescription : Ce formulaire est utilisé par les prescripteurs pour autoriser la délivrance de médicaments aux patients.
- Formulaire de laboratoire : Ce formulaire est conçu pour tout type d'analyse sanguine.
Une fois ces informations renseignées, vous êtes prêt à passer à la construction des composants de votre formulaire médical dans les étapes suivantes.
Étape 4 : Ajouter des composants au formulaire
La section « Composants » deviendra accessible après avoir sélectionné un type de formulaire dans la section « Général ».
Dans cette section, vous trouverez divers blocs ou composants qui constituent la structure de votre formulaire médical. Faites glisser l'élément souhaité depuis la liste vers le centre de l'écran pour l'ajouter à votre formulaire.
Les composants disponibles varieront selon le type de formulaire que vous avez sélectionné. Chaque composant est accompagné d'une brève description indiquant son utilisation prévue.
Cliquez sur le composant ajouté au centre de l'écran pour le modifier. Cette action ouvrira un menu sur le côté droit de votre écran où vous pourrez modifier le composant, le marquer comme obligatoire et le supprimer si nécessaire.
REMARQUE : En sélectionnant « Afficher les paramètres avancés » dans la section des paramètres du composant, vous avez la possibilité d'établir un champ lié, dans lequel la réponse du client à une question sera reproduite dans le champ spécifié sous Champ lié.
De plus, définir une « Valeur par défaut » signifie que la réponse à la question sera préremplie en fonction de la balise de fusion utilisée dans le champ Valeur par défaut.
Par exemple, l'intégration de la balise de fusion « Nom complet du client » comme valeur par défaut pour le composant Réponse courte remplira automatiquement ce champ avec le nom du client.
Une fois l'édition terminée, cliquez sur « Enregistrer le composant » pour confirmer vos modifications.
Utilisation du composant Matrice
L'une des options disponibles est le composant Matrice, qui vous permet de recueillir plusieurs réponses liées dans un format de tableau structuré. Plutôt que d'ajouter plusieurs questions distinctes, le composant Matrice vous permet de les regrouper sous une seule étiquette, rendant votre formulaire plus concis et plus facile à remplir pour les patients.
Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez que les patients répondent à une liste d'éléments en utilisant le même ensemble d'options de réponse. Par exemple, vous pouvez demander aux patients d'évaluer différents symptômes — comme la douleur, la fatigue et les nausées — en utilisant la même échelle : Aucun, Léger, Modéré ou Sévère.
Le composant Matrice est composé de deux éléments :
Lignes – les éléments ou énoncés individuels pour lesquels vous souhaitez obtenir des réponses (par exemple : Maladie existante ou récente, Hospitalisation ou interventions chirurgicales, Médicaments, Intolérance médicamenteuse, Allergies connues)
Colonnes – les options de réponse parmi lesquelles les patients peuvent choisir (par exemple : Oui, Non, ou une échelle personnalisée)
Lors de la configuration d'un composant Matrice, vous pouvez également choisir le type de saisie pour les colonnes de réponses :
Texte – les patients saisissent une réponse courte pour chaque ligne
Paragraphe – les patients saisissent une réponse plus longue, sur plusieurs lignes
Case à cocher – les patients cochent une ou plusieurs options par ligne
Pour configurer la Matrice, ajoutez vos questions une par une à l'aide du bouton « + Ajouter une question », et configurez les options de réponse à l'aide de « + Ajouter une réponse ». Vous pouvez réorganiser les lignes et les colonnes en faisant glisser l'icône de poignée à gauche. Pour supprimer un élément, cliquez sur l'icône de corbeille à côté.
Les patients n'ont qu'à sélectionner ou compléter une option par ligne, ce qui rend la réponse rapide et simple, même lorsque le formulaire couvre une longue liste de sujets.
Une fois la configuration de la Matrice terminée, cliquez sur « Enregistrer le composant » pour confirmer vos modifications.
Astuce : Pour vous assurer que vos formulaires médicaux reflètent l'image de marque de votre clinique, vous pouvez personnaliser leur conception en ajoutant divers éléments.
Plutôt que de télécharger manuellement le logo de votre clinique, vous pouvez insérer la balise de fusion <-> Logo de l'entreprise (company) dans un composant Texte, qui récupérera automatiquement le logo stocké dans votre système.
De plus, vous pouvez inclure le nom de votre entreprise en ajoutant un composant Texte et améliorer la personnalisation en insérant d'autres balises de fusion qui remplissent dynamiquement les informations du patient et de la clinique.
Vous avez également la possibilité de personnaliser le texte et la mise en forme pour correspondre à l'identité de votre marque, créant ainsi une apparence cohérente et professionnelle.
La mise en place de formulaires médicaux à l'image de votre marque renforce non seulement la reconnaissance de la marque, mais garantit également la cohérence de toutes les communications avec les patients. Un formulaire bien structuré et visuellement attrayant améliore la lisibilité, facilitant la navigation pour les patients comme pour le personnel, tout en renforçant la confiance envers votre clinique.
Étape 5 : Finaliser le formulaire
Continuez à ajouter des questions et les informations nécessaires à votre formulaire médical. Répétez ces étapes autant que nécessaire jusqu'à ce que votre formulaire soit complet.- Utilisez le bouton Aperçu (généralement situé en haut de l'écran) pour vérifier la mise en page et le contenu du formulaire. Assurez-vous d'être satisfait de son apparence et de son contenu.
- Une fois la conception de votre formulaire médical terminée, cliquez sur Créer un formulaire (généralement situé dans le coin supérieur droit) pour le finaliser et l'enregistrer.
- Votre formulaire médical a maintenant été créé avec succès.
REMARQUE : Si vous souhaitez créer un formulaire similaire à un autre déjà présent dans votre système, vous pouvez dupliquer ce formulaire au lieu de recréer le second à partir de zéro.
Vous pouvez également en apprendre davantage sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy.
Comment modifier un formulaire médical
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau puis accédez à Paramètres, puis cliquez sur « Formulaires » sous Clinique.
Étape 2 : Accéder aux options de modification
Survolez le formulaire médical que vous souhaitez modifier. Cette action fera apparaître un bouton à trois points situé à l'extrémité droite du formulaire.
Cliquez sur le bouton à trois points pour ouvrir un menu, puis sélectionnez « Modifier ».
Étape 3 : Effectuer les modifications et enregistrer
Une fois en mode édition, apportez les modifications souhaitées au formulaire médical. Le processus de modification est identique aux étapes impliquées dans la création d'un nouveau formulaire.
Après avoir apporté les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer le formulaire situé dans le coin supérieur droit pour confirmer vos modifications.
En suivant ces étapes, vous pouvez modifier efficacement les formulaires médicaux dans Pabau selon l'évolution de vos besoins.
Comment supprimer un formulaire médical
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau puis accédez à Paramètres, puis cliquez sur « Formulaires » sous Clinique.
Étape 2 : Accéder aux options de suppression
Survolez le formulaire médical que vous souhaitez supprimer. Cette action fera apparaître un bouton à trois points situé à l'extrémité droite du formulaire.
Cliquez sur l'icône à trois points pour ouvrir le menu, puis sélectionnez « Supprimer ».
Étape 3 : Confirmer la suppression
Un message vous demandera de confirmer la suppression du formulaire. Pour confirmer, cliquez sur « Oui, supprimer le formulaire ».En suivant ces étapes, vous supprimerez avec succès des formulaires médicaux dans Pabau. Veuillez agir avec prudence lors de cette action, car elle retire définitivement le formulaire sélectionné de votre système.
Comment utiliser un modèle de formulaire médical
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau puis accédez à Paramètres, puis cliquez sur « Formulaires » sous Clinique.
Étape 2 : Créer un nouveau formulaire à partir des modèles
Cliquez sur « Créer un formulaire » dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez « Parcourir les modèles ».
Étape 3 : Dupliquer le modèle souhaité
Survolez le modèle que vous souhaitez dupliquer. Cela fera apparaître le bouton « Utiliser ». Cliquez sur « Utiliser » pour dupliquer le formulaire sélectionné dans votre compte.
Conseils supplémentaires :
-
Lors de la navigation dans les modèles, utilisez les filtres situés à gauche pour une navigation plus facile.
-
Utilisez la barre de recherche en haut à droite pour trouver rapidement des modèles spécifiques.
- Pour prévisualiser un formulaire avant de le dupliquer, survolez le formulaire, ce qui fera apparaître un bouton « Aperçu » dans le coin supérieur gauche. Cliquez dessus pour prévisualiser le formulaire.
Ainsi, vous pouvez dupliquer des modèles prédéfinis dans votre compte, ce qui vous fait gagner du temps et garantit une intégration fluide.
Comment dupliquer un formulaire médical
Parfois, vous devrez peut-être créer un formulaire très proche d'un formulaire existant. Plutôt que de recommencer à zéro, il est plus pratique de dupliquer le formulaire existant, puis d'y apporter les modifications nécessaires. Voici comment dupliquer un formulaire médical dans Pabau :
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau puis accédez à Paramètres, puis cliquez sur « Formulaires » sous Clinique.
Étape 2 : Dupliquer le formulaire souhaité
Survolez le formulaire médical que vous souhaitez dupliquer. Cela fera apparaître le bouton à trois points à l'extrémité droite du formulaire. Cliquez dessus et sélectionnez « Dupliquer ».
Étape 3 : Modifier le formulaire dupliqué
Le formulaire dupliqué s'ouvrira, vous permettant d'apporter des modifications. Le processus est similaire à celui de la création d'un nouveau formulaire médical.
Lorsque vous êtes satisfait des modifications, cliquez sur « Enregistrer le formulaire » dans le coin supérieur droit pour finaliser.
REMARQUE : N'oubliez pas de renommer le formulaire dupliqué. Tous les formulaires dupliqués sont nommés « Copie de + le nom du formulaire dupliqué ».
Comment configurer l'envoi d'un formulaire avant le rendez-vous
Automatiser vos formulaires médicaux réduira le temps consacré à la paperasse et vous permettra de passer plus de temps avec vos clients. De plus, vos clients pourront remplir les formulaires nécessaires chez eux, au moment qui leur convient.
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau puis accédez à Paramètres, puis cliquez sur « Formulaires » sous Clinique.
Étape 2 : Ouvrir le formulaire médical souhaité
Identifiez le formulaire médical que vous souhaitez faire remplir au client avant son rendez-vous. Cliquez pour ouvrir le formulaire en mode édition.
Étape 3 : Configurer les paramètres du formulaire
Dans l'onglet « Général » situé dans le coin supérieur gauche de l'interface de modification du formulaire médical, sélectionnez les services pour lesquels ce formulaire doit être complété. Activez l'option « Demander à compléter avant le rendez-vous ».
Étape 4 : Configurer les notifications client
Ensuite, accédez aux Notifications client en retournant dans Paramètres. Sous « Marketing & Communication », trouvez et cliquez sur « Communications », puis sur Notifications client.
Une fois dans Notifications client, trouvez et ouvrez les modèles d'e-mail « Un nouveau rendez-vous est réservé » et « Rappel de rendez-vous à venir ».
Assurez-vous que l'option « Ajouter le bouton de formulaire à compléter » est cochée dans les deux modèles d'e-mail (confirmation et rappel de rendez-vous). Vous devriez voir le bouton « Compléter les formulaires » dans l'aperçu de l'e-mail.
En suivant ces étapes, chaque fois qu'un rendez-vous est réservé manuellement ou en ligne, le client recevra l'e-mail de confirmation. Dans cet e-mail, en cliquant sur le bouton « Compléter les formulaires », il sera redirigé vers Pabau Connect. Là, les clients pourront remplir tous les formulaires liés au service qu'ils ont réservé, simplifiant ainsi la collecte d'informations avant le rendez-vous.
REMARQUE : Pour découvrir d'autres façons de partager des formulaires médicaux, lisez cet article.
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De plus, pour vous aider à utiliser pleinement et à comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.