Dans cet article, nous allons vous guider dans la gestion des congés du personnel dans Pabau. Vous apprendrez à créer des types de congés et des politiques, à soumettre et approuver des demandes de congé, et à suivre les congés — tout cela afin de garantir le bon fonctionnement de votre clinique.
Table des matières :
1.Comment gérer les politiques de congés
2.Comment créer une politique de congé
3.Comment modifier une politique de congé
4.Comment supprimer une politique de congé
5.Comment gérer le Suivi des congés
6.Comment demander un congé
7.Comment demander un congé pour le compte d'un membre de l'équipe
8.Comment modifier une demande de congé
9.Comment approuver une demande de congé
10.Comment refuser une demande de congé
Comment gérer les politiques de congés
Étape 1 : Accéder aux politiques de congés
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau. Une fois connecté(e), cliquez sur Configuration dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur Tous les paramètres. Faites défiler jusqu'à la section Autre et sélectionnez Politiques de congés.
Présentation de la page Politiques de congés et des actions disponibles
Les politiques de congés définissent les types de congés disponibles pour votre personnel — comme les vacances, la maladie ou le congé maternité — ainsi que le nombre de jours par an auxquels les employés qui leur sont associés peuvent avoir droit. Ce guide vous explique tout ce que vous pouvez faire dans la section Politiques de congés.
Présentation des politiques de congés
Une fois à l'intérieur, vous verrez toutes vos politiques de congés existantes affichées sous forme de fiches. Chaque fiche indique le nom de la politique, son statut de configuration et le nombre d'utilisateurs qui y sont associés.
Ajouter une nouvelle politique de congé
Pour créer une nouvelle politique de congé, cliquez sur le bouton + Ajouter une politique de congé en haut à droite. Une fenêtre contextuelle s'affichera, dans laquelle vous devrez remplir deux éléments :
- Nom — Saisissez un nom pour la politique (par exemple, Vacances, Congé maladie, Congé maternité).
- Icône — Choisissez l'icône qui représente le mieux la politique parmi la sélection disponible, comme un calendrier, une horloge, un cœur, une maison, un cadeau, un drapeau, et plus encore.
Une fois que vous avez saisi le nom et sélectionné une icône, cliquez sur « Créer ».
Choisir un type de politique
Après avoir créé la politique, vous serez redirigé(e) vers une page où vous devrez sélectionner son mode de fonctionnement. Trois types de politiques sont proposés :
1. Elle accumule du temps (traditionnelle)
Cette option est idéale pour les politiques où les employés accumulent un solde de congés au fil du temps, comme les vacances. Le temps pris est déduit d'un solde qui s'accumule selon un calendrier défini ou qui est configuré manuellement.
Une fois sélectionnée, vous serez guidé(e) à travers une configuration en trois étapes :
- Configuration de l'accumulation - Définissez comment et quand les employés accumulent du temps, notamment le nombre d'heures et la fréquence (par exemple, 20 heures par an, réinitialisées le 1er janvier). Vous préciserez également si les nouveaux employés commencent à accumuler du temps immédiatement à leur embauche ou après une période d'attente.
- Attribuer aux employés - Sélectionnez les membres de l'équipe auxquels cette politique s'applique. Vous pouvez rechercher des employés par nom ou utiliser les options Tout sélectionner / Tout désélectionner.
- Résumé - Vérifiez l'ensemble de la configuration de la politique avant de l'enregistrer. Lorsque vous êtes satisfait(e), cliquez sur « Enregistrer la politique » en haut à droite pour confirmer.
2. Elle est flexible (illimitée)
Cette option est idéale pour les politiques où aucun solde ne doit être suivi, comme les congés pour études ou les journées de bénévolat. Les employés peuvent prendre des congés sans limite fixe, mais toutes les demandes devront toujours être approuvées et seront suivies.
Une fois sélectionnée, vous serez guidé(e) à travers les étapes suivantes :
- Attribuer aux employés — Sélectionnez les membres de l'équipe auxquels cette politique s'applique.
- Résumé — Vérifiez et confirmez que la politique est bien définie sur « Flexible (illimitée) », ainsi que le nombre d'employés associés. Cliquez sur « Enregistrer la politique » pour terminer.
3. Politique gérée manuellement
Cette option vous donne un contrôle total sur le solde de congés de chaque employé, que vous gérez directement plutôt que de le laisser s'accumuler automatiquement. Toutes les demandes de congé seront toujours approuvées et suivies.
Une fois sélectionnée, vous serez guidé(e) à travers les étapes suivantes :
- Attribuer aux employés — Sélectionnez les membres de l'équipe auxquels cette politique s'applique.
- Résumé — Vérifiez et confirmez que la politique est bien définie sur « Gérée manuellement », ainsi que le nombre d'employés associés. Cliquez sur « Enregistrer la politique » pour terminer.
Modifier ou supprimer une politique de congé
Pour modifier ou supprimer une politique existante, repérez sa fiche sur la page Politiques de congés et cliquez sur le menu à trois points (...) en haut à droite de la fiche. Deux options s'affichent :
- Modifier — Ouvre la politique afin que vous puissiez mettre à jour son nom, son icône ou sa configuration.
- Supprimer — Supprime définitivement la politique. Utilisez cette option avec prudence, car elle ne peut pas être annulée.
Vous pouvez également cliquer directement sur l'icône de la politique sur la fiche pour l'ouvrir en mode modification.
Grâce à ces outils, vous pouvez gérer efficacement les politiques de congés et garantir que les registres d'absence de votre personnel restent clairs, précis et à jour.
Comment créer une politique de congé
Étape 1 : Accéder aux politiques de congés
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau. Une fois connecté(e), cliquez sur Configuration dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur Tous les paramètres. Faites défiler jusqu'à la section Autre et sélectionnez Politiques de congés.
Étape 2 : Créer une politique de congé
Une fois sur place, cliquez sur le bouton + Ajouter une politique de congé en haut à droite. Une fenêtre contextuelle s'affichera, dans laquelle vous devrez remplir les éléments suivants :
- Nom - Saisissez un nom pour la politique (par exemple, Vacances, Congé maladie, Formation).
- Icône - Choisissez l'icône qui représente le mieux la politique parmi la sélection disponible.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Créer.
Étape 4 : Choisir un type de politique
Après avoir créé la politique, vous serez redirigé(e) vers une page où vous devrez sélectionner son mode de fonctionnement. Trois types de politiques sont proposés :
Elle accumule du temps (traditionnelle)
Cette option est idéale pour les politiques où les employés accumulent un solde de congés au fil du temps, comme les vacances. Le temps pris est déduit d'un solde qui s'accumule selon un calendrier défini ou qui est configuré manuellement.
Une fois sélectionnée, vous serez guidé(e) à travers une configuration en trois étapes :
- Configuration de l'accumulation - Définissez comment et quand les employés accumulent du temps, notamment le nombre d'heures et la fréquence (par exemple, 20 heures par an, réinitialisées le 1er janvier). Vous préciserez également si les nouveaux employés commencent à accumuler du temps immédiatement à leur embauche ou après une période d'attente.
- Attribuer aux employés - Sélectionnez les membres de l'équipe auxquels cette politique s'applique. Vous pouvez rechercher des employés par nom ou utiliser les options Tout sélectionner / Tout désélectionner.
- Résumé - Vérifiez l'ensemble de la configuration de la politique avant de l'enregistrer. Lorsque vous êtes satisfait(e), cliquez sur « Enregistrer la politique » en haut à droite pour confirmer.
Elle est flexible (illimitée)
Cette option est idéale pour les politiques où aucun solde ne doit être suivi, comme les congés pour études ou les journées de bénévolat. Les employés peuvent prendre des congés sans limite fixe, mais toutes les demandes devront toujours être approuvées et seront suivies.
Une fois sélectionnée, vous serez guidé(e) à travers les étapes suivantes :
- Attribuer aux employés - Sélectionnez les membres de l'équipe auxquels cette politique s'applique.
- Résumé - Vérifiez et confirmez que la politique est bien définie sur Flexible (illimitée), ainsi que le nombre d'employés associés. Cliquez sur Enregistrer la politique pour terminer.
Politique gérée manuellement
Cette option vous donne un contrôle total sur le solde de congés de chaque employé, que vous gérez directement plutôt que de le laisser s'accumuler automatiquement. Toutes les demandes de congé seront toujours approuvées et suivies.
Une fois sélectionnée, vous serez guidé(e) à travers les étapes suivantes :
- Attribuer aux employés - Sélectionnez les membres de l'équipe auxquels cette politique s'applique.
- Résumé - Vérifiez et confirmez que la politique est bien définie sur « Gérée manuellement », ainsi que le nombre d'employés associés. Cliquez sur « Enregistrer la politique » pour terminer.
REMARQUE : Les politiques de congés créées ici seront disponibles lors de l'attribution de congés aux membres du personnel. Assurez-vous que le nom et l'icône représentent clairement leur objectif, cela vous aidera lors de la consultation du calendrier et des rapports.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer des politiques de congés dans Pabau, ce qui vous aidera à catégoriser clairement les absences du personnel et à garder votre planning organisé.
Comment modifier une politique de congé
Étape 1 : Accéder aux politiques de congés
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau. Une fois connecté(e), cliquez sur Configuration dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur Tous les paramètres. Faites défiler jusqu'à la section Autre et sélectionnez Politiques de congés.
Étape 2 : Repérer la politique de congé à modifier
Une fois dans la section Politiques de congés, repérez la fiche de la politique que vous souhaitez modifier.
REMARQUE : La modification d'une politique de congé mettra à jour tous les futurs enregistrements associés à cette politique. Cependant, les enregistrements de congés passés peuvent ne pas refléter automatiquement ces changements ; il est donc conseillé de revérifier les entrées existantes si nécessaire.
Étape 3 : Modifier la politique de congé
Il existe deux façons d'ouvrir une politique de congé pour la modifier :
- Cliquez sur le menu à trois points (...) en haut à droite de la fiche de la politique et sélectionnez Modifier.
- Vous pouvez également cliquer directement sur l'icône de la politique sur la fiche pour l'ouvrir.
Les deux options vous redirigeront vers l'écran de sélection du type de politique, où vous pourrez mettre à jour son fonctionnement. Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer la politique pour les appliquer.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement mettre à jour les politiques de congés existantes dans Pabau afin de garder vos catégories d'absence du personnel précises et à jour.
Comment supprimer une politique de congé
Étape 1 : Accéder aux politiques de congés
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau. Une fois connecté(e), cliquez sur Configuration dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur Tous les paramètres. Faites défiler jusqu'à la section Autre et sélectionnez Politiques de congés.
Étape 2 : Repérer la politique de congé à supprimer
Une fois dans la section « Politiques de congés », repérez la fiche de la politique que vous souhaitez supprimer.
REMARQUE : La suppression d'une politique de congé la retirera du système et peut affecter les enregistrements existants qui y sont associés. Assurez-vous de vérifier tous les congés ou rapports liés avant de la supprimer.
Étape 3 : Supprimer la politique de congé
Cliquez sur le menu à trois points (...) en haut à droite de la fiche de la politique et sélectionnez Supprimer.
Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité(e) pour retirer définitivement la politique de congé.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement supprimer des politiques de congés dans Pabau afin de garder votre système organisé et à jour.
Comment gérer le Suivi des congés
Étape 1 : Accéder au Suivi des congés
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, dans le menu latéral gauche, allez dans Équipe, puis cliquez sur « Suivi des congés ».
Étape 2 : Explorer les fonctionnalités du Suivi des congés
Une fois dans le Suivi des congés, vous verrez un tableau affichant tous les membres du personnel ainsi que leurs droits et leur utilisation des congés. Voici une description détaillée de chaque fonctionnalité :
Barre de recherche
Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver rapidement un membre de l'équipe en saisissant son nom. Ceci est particulièrement utile pour gérer des équipes plus importantes.
Sélecteur de plage de dates
Utilisez le sélecteur de plage de dates en haut pour naviguer entre les années. Cliquez sur les flèches de part et d'autre pour avancer ou reculer et afficher les données de congés d'une période spécifique.
Faire une visite guidée
Cliquez sur le bouton « Faire une visite guidée » pour découvrir de façon accompagnée les fonctionnalités du Suivi des congés.
Outils
Cliquez sur le bouton « Outils » pour accéder à des options supplémentaires permettant de gérer le Suivi des congés, comme les Politiques de congés.
Bouton + Nouveau congé
Cliquez sur le bouton + Nouveau congé en haut à droite pour soumettre une demande de congé pour le compte d'un membre du personnel. Un panneau s'ouvrira à gauche où vous pourrez renseigner les informations suivantes :
- Employé — Sélectionnez le membre du personnel concerné par le congé.
- Type de congé — Choisissez le type de congé applicable (par exemple, Congé maladie). Le solde restant pour ce type de congé sera affiché en dessous.
- Emplacement — Sélectionnez l'emplacement concerné.
- Date de début et Date de fin — Définissez la plage de dates du congé, avec la possibilité de préciser matin (am) ou après-midi (pm).
- Payé / Non payé — Indiquez si le congé est payé ou non payé.
- Message (facultatif) — Ajoutez une note visible par l'employé, d'une longueur maximale de 300 caractères.
Une fois tous les détails renseignés, cliquez sur Ajouter le congé pour soumettre la demande.
Sur le côté droit du panneau, vous verrez également une section Voir qui est également en congé — une fois que vous aurez saisi une date de début et une date de fin, cette zone affichera un calendrier montrant quels autres membres de l'équipe sont en congé pendant la même période, ce qui vous aidera à organiser la couverture en conséquence.
Liste du personnel et aperçu des congés
Le tableau principal répertorie tous les membres du personnel, avec les colonnes suivantes :
- Droit aux congés — Le total des droits aux congés attribués à l'employé. Si aucune politique de congé n'a encore été attribuée, un bouton Attribuer apparaîtra ici, vous permettant d'en attribuer une directement depuis cette vue.
- Congés utilisés — Le nombre de congés déjà pris par l'employé.
- Congés restants — Le solde de congés restant, affiché en vert. Si un employé a dépassé son quota, le solde s'affichera en négatif en rouge.
- Colonnes mensuelles — Une répartition mois par mois indiquant quand les congés ont été pris au cours de l'année.
Consulter le profil de congé d'un employé
En cliquant sur le nom d'un membre du personnel, vous ouvrez son profil de congé individuel, où vous pouvez gérer ses congés en détail. En haut du profil, vous trouverez le nom de l'employé, son intitulé de poste, son emplacement et l'année en cours.
À partir de là, vous avez accès à ce qui suit :
- Bascule Aperçu / Mois — Basculez entre un aperçu complet du registre de congés de l'employé et une répartition mois par mois.
- + Ajouter un nouveau congé — Soumettez une nouvelle demande de congé directement depuis le profil de l'employé.
Le profil est divisé en trois sections :
- Droits — Affiche les politiques de congés attribuées à l'employé, y compris le total des droits et le nombre de jours utilisés depuis le début de l'année (YTD).
- Prochains congés — Affiche les congés approuvés ou programmés pour les dates futures. Si aucun congé n'est prévu, une invitation à utiliser Ajouter un nouveau congé s'affichera.
- Historique — Un registre complet de l'activité de congés de l'employé, comprenant la date, la description, les jours utilisés, les jours accumulés et le solde actuel.
Vous pouvez également cliquer sur + Ajouter un ajustement en haut à droite de cette section pour ajuster manuellement le solde de congés de l'employé lorsque nécessaire.
En comprenant le fonctionnement de chaque fonctionnalité du Suivi des congés, vous serez en mesure de gérer efficacement les absences, d'assurer une couverture adéquate et de maintenir un fonctionnement fluide au sein de votre équipe.
Comment demander un congé
Étape 1 : Accéder au Planificateur
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, dans le menu latéral gauche, allez dans Équipe, puis cliquez sur « Planning ».
Étape 2 : Sélectionner un créneau pour la demande de congé
Une fois dans le Planificateur, assurez-vous d'abord d'avoir sélectionné le bon emplacement (si votre clinique dispose de plusieurs emplacements) ainsi que la date appropriée pour votre demande de congé.
Ensuite, repérez votre nom dans la liste du personnel à gauche du Planificateur. Trouvez un créneau horaire vide à la date choisie - c'est similaire à la façon dont vous sélectionneriez un créneau lors de la création d'un poste.
Cliquez sur le créneau vide pour continuer.
Étape 3 : Accéder à l'option Congé
Après avoir sélectionné le créneau vide, une fenêtre modale s'ouvrira. Cliquez sur « Plus d'options » en bas à droite pour voir tous les types de poste, y compris Congé.
Étape 4 : Choisir le type de congé
Un menu déroulant s'ouvrira, affichant tous les types disponibles. Sélectionnez le type de congé concerné (par exemple, Vacances, Congé maladie, Congé pour raisons familiales, Congé sans solde, Absence non justifiée, ou Autre).
Étape 5 : Soumettre la demande de congé
Une fois le type de congé sélectionné, définissez les dates de début et de fin de la demande. L'emplacement sera par défaut celui de la clinique attribuée à l'employé, et vous pouvez ajouter des commentaires facultatifs du personnel.
Sur la droite, le panneau Résumé du jour affiche des informations utiles concernant la ou les dates sélectionnées — notamment le niveau d'affluence habituel de l'emplacement, les jours de travail habituels de l'employé et son historique de postes récent, ainsi que la couverture globale pour cette journée (par exemple, « Bien couvert »). Cela peut vous aider à déterminer si la date du congé convient avant de confirmer.
Une fois que tout semble correct, cliquez sur « Créer le poste » pour soumettre la demande.
Ce qui se passe ensuite
Une fois soumise, la demande de congé apparaîtra dans le planning de ce membre du personnel, marquée d'une icône d'avion aux jours concernés. En survolant l'icône, vous verrez le type de congé et la plage de dates.
La demande sera également visible dans le Suivi des congés, où elle pourra être examinée et approuvée.
Comment demander un congé pour le compte d'un membre de l'équipe
Étape 1 : Accéder au Suivi des congés
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, dans le menu latéral gauche, allez dans Équipe, puis cliquez sur « Suivi des congés ».
Étape 2 : Démarrer une nouvelle demande de congé
Depuis le Suivi des congés, il existe deux façons de commencer :
- Cliquez sur « + Nouveau congé » en haut à droite, puis sélectionnez l'employé dans le menu déroulant.
- Ou cliquez directement sur le nom d'un membre du personnel dans la liste, ce qui ouvre le formulaire « Ajouter un congé » avec cet employé déjà sélectionné.
Étape 3 : Renseigner les détails du congé
Dans le formulaire « Ajouter un congé », remplissez les éléments suivants :
- Type de congé — Choisissez entre Vacances, Congé maladie ou Congé pour raisons familiales, ou cliquez sur « Plus » pour voir des types de congés supplémentaires.
- Emplacement — Confirmez ou sélectionnez l'emplacement de la clinique.
- Plage de dates — Définissez la date de début et de fin. Le système affichera le nombre total de jours et de jours ouvrables, ainsi que les heures de congé (au total ou réparties par jour).
Sur la droite, le panneau « Voir qui est également en congé » affiche un calendrier pour l'emplacement sélectionné, afin que vous puissiez vérifier qui d'autre est absent pendant la même période avant de confirmer.
Une fois les détails ajoutés, cliquez sur « Ajouter le congé » pour poursuivre la demande.
REMARQUE : Si le membre du personnel a déjà des rendez-vous programmés pendant la période de congé, une fenêtre « Postes en conflit » s'ouvrira, vous permettant d'examiner les rendez-vous en chevauchement avant de décider comment procéder. Les options disponibles sont :
- Ne rien faire — les postes restent inchangés
- Supprimer définitivement — les postes sont supprimés
Sélectionnez une option, puis confirmez avec Approuver.
Ce qui se passe ensuite
Une fois le congé ajouté, la demande sera visible dans :
- Le Suivi des congés, en attente d'approbation.
- Le Profil de congé de l'employé, dans son historique de congés, en attente d'approbation.
En suivant ces étapes, vous pouvez soumettre avec succès une demande de congé pour le compte d'un membre de l'équipe.
Comment modifier une demande de congé
Étape 1 : Accéder au Suivi des congés
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, dans le menu latéral gauche, allez dans Équipe, puis cliquez sur « Suivi des congés ».
Étape 2 : Ouvrir le profil de congé du membre du personnel
Dans le Suivi des congés, cliquez sur le nom du membre du personnel dont vous souhaitez modifier la demande de congé. Cela ouvre son profil de congé, comprenant Droits, Prochains congés, et Historique.
Sous Prochains congés, repérez la demande concernée, puis cliquez sur l'icône crayon pour l'ouvrir en mode modification.
Étape 3 : Mettre à jour les détails du congé
Dans le formulaire « Modifier le congé », vous pouvez mettre à jour le type de congé, l'emplacement ou la plage de dates selon vos besoins. Sur la droite, le panneau « Voir qui est également en congé » affiche un calendrier pour l'emplacement sélectionné, vous aidant à vérifier les chevauchements avant d'enregistrer.
Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en haut à droite pour confirmer.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement mettre à jour les demandes de congé, garantissant des registres précis et une planification fluide.
Comment approuver une demande de congé
Étape 1 : Accéder au Suivi des congés
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, dans le menu latéral gauche, allez dans Équipe, puis cliquez sur « Suivi des congés ».
Étape 2 : Ouvrir le profil de congé du membre du personnel
Dans le Suivi des congés, cliquez sur le nom du membre du personnel dont vous souhaitez approuver la demande de congé. Cela ouvre son profil de congé.
Sous Prochains congés, vous verrez toutes les demandes de cet employé, chacune indiquant les dates, le type de congé, le nombre de jours et le statut (par exemple, En attente ou Approuvé).
Étape 3 : Approuver la demande de congé
Repérez la demande marquée En attente, puis cliquez sur l'icône de coche à côté pour l'approuver.
Une fois approuvée, le statut passe à Approuvé, avec le nom de l'administrateur ayant approuvé la demande.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement approuver des demandes de congé dans Pabau et garantir un fonctionnement fluide du planning de votre équipe.
Comment refuser une demande de congé
Étape 1 : Accéder au Suivi des congés
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis, dans le menu latéral gauche, allez dans Équipe, puis cliquez sur « Suivi des congés ».
Étape 2 : Ouvrir le profil de congé du membre du personnel
Dans le Suivi des congés, cliquez sur le nom du membre du personnel dont vous souhaitez refuser la demande de congé. Cela ouvre son profil de congé.
Sous Prochains congés, vous verrez toutes les demandes de cet employé, chacune indiquant les dates, le type de congé, le nombre de jours et le statut (par exemple, En attente ou Approuvé).
Étape 3 : Refuser la demande de congé
Repérez la demande marquée En attente, puis cliquez sur l'icône X à côté pour la refuser.
Veuillez noter : L'icône X sert à la fois à Refuser et à Supprimer — il n'existe pas d'action distincte pour supprimer une demande que vous avez soumise vous-même. Cliquer sur X supprimera la demande, que vous refusiez la soumission d'un tiers ou que vous retiriez la vôtre.
En suivant ces étapes, vous pouvez refuser efficacement les demandes de congé, contribuant ainsi à garantir clarté et précision dans la planification de votre équipe.
Maintenant que vous savez comment gérer efficacement les congés, vous pouvez veiller à ce que votre clinique reste organisée, conforme, et bien préparée face à tout changement d'effectifs.
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