Dans cet article, nous allons voir comment Klarna peut être utilisé dans Pabau pour offrir aux clients des options de paiement flexibles tout en garantissant à votre clinique de recevoir le paiement intégral à l'avance.
Table des matières :
1. Comprendre les paiements Klarna
2. Disponibilité de Klarna dans Pabau
3. Comment gérer les paiements Klarna
4. Comment les clients peuvent payer avec Klarna
5. Comment émettre un remboursement pour les paiements Klarna
6. Comment résoudre une facture affichée comme impayée après un paiement Klarna
Comprendre les paiements Klarna
Klarna est un prestataire de paiement reconnu à l'échelle mondiale qui permet aux cliniques d'offrir des options de paiement flexibles à leurs clients. Avec Klarna, vos clients peuvent choisir la méthode de paiement qui convient le mieux à leur budget, tandis que vous recevez toujours le montant intégral à l'avance.
Avec Klarna, vos clients peuvent :
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Payer le montant intégral en une seule transaction
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Diviser leur paiement en mensualités égales et sans intérêts
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Payer après une courte période grâce à l'option « payer plus tard »
Les paiements Klarna sont entièrement intégrés à Pabau, garantissant que toutes les transactions sont automatiquement enregistrées dans la fiche client, les factures et les rapports. Cela facilite la gestion des paiements par votre clinique sans travail administratif supplémentaire.
Proposer Klarna offre une expérience de paiement plus fluide et flexible pour les clients, contribuant à rendre les traitements plus coûteux plus accessibles et à améliorer la satisfaction globale des clients.
Disponibilité de Klarna dans Pabau
Comment Klarna fonctionne dans Pabau
Klarna est disponible dans Pabau pour les régions et devises prises en charge, et aucune configuration n'est nécessaire dans le système. Les cliniques n'ont pas besoin de configurer manuellement l'intégration pour proposer Klarna comme option de paiement.
Klarna peut être utilisé dans l'ensemble des flux de paiement pris en charge par Pabau, permettant aux clients de choisir des options de paiement flexibles.
REMARQUE : Klarna est généralement disponible dans Pabau, mais s'il doit être désactivé pour une raison quelconque, veuillez contacter l'équipe Pabau. Elle pourra vous aider à gérer les options de paiement afin de garantir que votre système est correctement configuré.
Frais de transaction Klarna
Veuillez noter que les paiements Klarna sont soumis à des frais de transaction supplémentaires, qui varient selon la région :
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Royaume-Uni : 5,99 % par transaction + 0,35 £ (TVA applicable)
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États-Unis : 6,99 % par transaction + 0,35 $
Répercuter les frais de transaction Klarna sur les clients
Pabau permet aux cliniques d' ajouter des frais de service pour contribuer à couvrir les coûts de transaction Klarna. Ces frais sont facultatifs, appliqués manuellement par la clinique, et clairement indiqués aux clients avant le paiement, garantissant une transparence totale.
REMARQUE : Pour savoir comment créer et gérer ces frais, veuillez consulter cet article.
Comment gérer les paiements Klarna
Klarna simplifie la gestion des paiements pour les cliniques tout en offrant aux clients des options flexibles. Votre clinique reçoit le montant intégral à l'avance, ce qui permet de maintenir une trésorerie stable. Voici un aperçu des différentes façons de traiter les paiements Klarna dans Pabau.
1. Payer des factures via le portail client
Les clients peuvent payer les factures éligibles en toute sécurité via le portail client. Après s'être connectés, ils peuvent sélectionner n'importe quelle facture impayée, et Klarna apparaîtra comme option de paiement parmi les autres méthodes disponibles.
Cela permet aux clients d'effectuer leurs paiements à distance et à leur convenance, tandis que votre clinique continue de recevoir le paiement intégral à l'avance, garantissant que la trésorerie n'est pas affectée.
2. Utiliser Klarna pour les paiements intégraux sur site
Lors de la réservation de rendez-vous sur site via le calendrier, vous pouvez demander un paiement autonome aux clients.
REMARQUE : Klarna n'apparaîtra comme option de paiement que si la politique d'acompte pour le service (ou le forfait) est définie sur Montant intégral.
Cela signifie que Klarna n'est pas disponible pour les acomptes partiels — il ne peut être utilisé que lorsque le client paie l'intégralité du service ou du forfait à l'avance.
Proposer Klarna au moment de la réservation offre aux clients une méthode de paiement pratique et flexible tout en garantissant que votre clinique reçoit le paiement intégral immédiatement. Cela réduit les relances et simplifie le processus de paiement pour votre équipe et vos clients.
3. Collecter les paiements via PayLink
Vous pouvez envoyer un PayLink aux clients pour demander le paiement de services ou de forfaits. Lorsqu'un PayLink est envoyé, le client le reçoit par e-mail, ce qui lui permet d'effectuer le paiement au moment qui lui convient.
Après avoir ouvert le PayLink, le client est dirigé vers une page de paiement sécurisée où il peut choisir Klarna ou une autre méthode de paiement disponible pour finaliser la transaction.
Cette option est idéale pour collecter des paiements à distance, car elle offre de la flexibilité aux clients tout en garantissant que votre clinique reçoit toujours le paiement intégral à l'avance, sans relance manuelle nécessaire.
4. Paiement (à l'aide du paiement autonome)
Lors du paiement, au lieu de percevoir immédiatement le règlement, vous pouvez sélectionner Paiement autonome pour demander le paiement au client.
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Choisir le paiement autonome génère un PayLink lié à la facture et l'envoie au client par e-mail. Le client peut alors ouvrir le lien et effectuer le paiement via le portail client.
Sur la page de paiement, Klarna apparaîtra comme option de paiement, à condition que le montant intégral soit dû. Cela permet aux clients de payer à leur convenance tandis que votre clinique reçoit toujours le paiement intégral à l'avance.
Cette approche est utile lorsque vous finalisez le paiement en personne mais souhaitez permettre que le règlement soit effectué plus tard, tout en gardant l'ensemble du flux de paiement suivi dans Pabau.
En proposant Klarna, vous offrez à vos clients des options de paiement flexibles tout en garantissant que votre clinique reçoit le paiement intégral immédiatement. Explorez ces méthodes pour simplifier les paiements et améliorer l'expérience globale du client.
Comment les clients peuvent payer avec Klarna
Klarna offre à vos clients des options de paiement flexibles tandis que votre clinique reçoit le montant intégral à l'avance. Les clients peuvent payer via différents canaux selon leurs besoins. Voyons où et comment les clients peuvent utiliser Klarna pour effectuer leurs paiements.
1. Payer des factures via le portail client
Les clients peuvent payer en toute sécurité les factures impayées via le portail client. Après s'être connectés, ils peuvent consulter toutes les factures actuelles et passées dans la section facturation.
Klarna apparaît parmi les autres méthodes de paiement disponibles, permettant aux clients de :
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Payer le montant intégral en une seule transaction
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Diviser le paiement en mensualités sans intérêts
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Payer plus tard
Une fois le paiement soumis, votre clinique reçoit le montant intégral immédiatement.
REMARQUE : Les clients ne peuvent payer des factures via le portail client que si la fonctionnalité de paiement est activée dans le système. Pour savoir comment activer les paiements et personnaliser ce à quoi les clients peuvent accéder, veuillez consulter cet article.
2. Payer via un lien e-mail sécurisé (PayLink)
Les cliniques peuvent envoyer aux clients un PayLink pour demander le paiement de factures ou de forfaits. Lorsque les clients cliquent sur le lien dans leur e-mail, ils sont redirigés vers le portail client, où Klarna est présenté comme option de paiement parmi d'autres méthodes.
Cette méthode est idéale pour les clients qui souhaitent de la flexibilité ou doivent payer à distance, tout en garantissant que votre clinique reçoit le paiement immédiatement.
En suivant ces étapes, les clients peuvent facilement effectuer leurs paiements via le portail client avec Klarna.
Comment émettre un remboursement pour les paiements Klarna
Des remboursements peuvent être nécessaires lorsqu'un rendez-vous est annulé, qu'un service n'est pas fourni, ou qu'un ajustement de paiement est nécessaire. Pour les paiements effectués via Klarna, les remboursements ne sont pas traités directement via Klarna, mais doivent être émis via Stripe dans Pabau.
La section ci-dessous décrit comment traiter un remboursement et comment le plan de remboursement du patient est mis à jour dans le cadre de ce processus.
Processus de remboursement
Pour émettre un remboursement, ouvrez la fiche client du patient que vous souhaitez rembourser, puis accédez à Finances → Factures. Repérez la facture que vous souhaitez rembourser et cliquez sur le numéro de facture à gauche pour accéder à plus d'options.
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De là, allez à l'onglet Options en haut à droite pour afficher les actions disponibles, y compris l'option d'émettre un remboursement.
En cliquant sur Remboursement, la fenêtre contextuelle Créer une note de crédit s'ouvre. Sélectionnez un motif, puis, sous « Articles à créditer », cochez les articles que vous remboursez et ajustez la quantité ou le montant pour chacun. Le total se met à jour automatiquement.
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Laissez « Rembourser le paiement alloué » activé pour restituer les fonds au client, puis choisissez la méthode de paiement et cliquez sur Créer une note de crédit. Une fois confirmé, le remboursement est traité via Stripe pour le compte de la clinique.
REMARQUE : Les fonds ne sont restitués au client que si le montant que vous créditez a déjà été payé. Si le montant du crédit est supérieur à ce que le client a payé, le solde restant est réduit à la place et la facture est marquée comme entièrement payée. La facture d'origine reste enregistrée et le crédit est consigné à des fins d'audit.
Une fois le remboursement effectué, Stripe notifie automatiquement Klarna. Klarna ajuste ensuite le plan de remboursement du patient en fonction du montant déjà payé, garantissant que les échéances restantes sont mises à jour ou annulées si nécessaire.
REMARQUE : Pour en savoir plus sur la façon de traiter les remboursements avec Stripe, consultez cet article.
Comment Klarna ajuste les remboursements
Si le patient n'a payé que partiellement le montant total, la clinique ne peut rembourser que les fonds reçus via Stripe. Toutes les échéances restantes qui n'ont pas encore été payées sont automatiquement annulées ou ajustées par Klarna dans le cadre du processus de remboursement.
Si le patient a déjà effectué une ou plusieurs échéances, le montant remboursé est traité en conséquence, et Klarna met à jour le plan de paiement pour refléter le remboursement. Toutes les échéances restantes sont annulées ou ajustées, garantissant que le plan de remboursement corresponde à la transaction réelle.
Le traitement des remboursements via Stripe dans Pabau garantit que les plans de remboursement Klarna sont mis à jour automatiquement et restent cohérents avec la transaction d'origine, permettant de traiter les remboursements efficacement.
Comment résoudre une facture affichée comme impayée après un paiement Klarna
Dans certains cas, votre facture peut encore apparaître comme
impayée dans Pabau même si vous avez effectué votre paiement avec succès via Klarna.
Cela peut se produire si le processus de paiement n'est pas entièrement finalisé dans Pabau. Les sections ci-dessous expliquent pourquoi cela se produit, comment le résoudre, et comment éviter que cela ne se reproduise.
Pourquoi cela se produit
Une fois que Klarna approuve votre paiement, vous êtes automatiquement redirigé vers Pabau. Au cours de cette dernière étape, Pabau enregistre votre paiement sur la facture.
Si vous fermez votre navigateur ou l'onglet de paiement avant que la redirection ne soit terminée, votre paiement risque de ne pas être enregistré sur la facture, ce qui la fait continuer à apparaître comme impayée.
Comment le résoudre
Si votre facture apparaît toujours comme impayée après avoir effectué votre paiement Klarna :
- Confirmez que votre paiement a bien été finalisé dans Klarna.
- Actualisez la facture dans Pabau pour vérifier si le paiement a été appliqué.
- Si la facture apparaît toujours comme impayée, contactez l'équipe support de Pabau et fournissez :
- Votre numéro de facture.
- La confirmation que votre paiement Klarna a réussi (par exemple, une capture d'écran de Klarna).
Notre équipe examinera le paiement et vous aidera à résoudre le problème.
Comment l'éviter
Pour vous aider à garantir que votre paiement Klarna est enregistré avec succès :
- Attendez la fin du processus de paiement après que Klarna a approuvé votre paiement
- Ne fermez pas votre navigateur ou l'onglet de paiement jusqu'à ce que vous soyez redirigé vers Pabau
- Attendez que la page de la facture se charge complètement avant de quitter la page
Suivre ces étapes contribue à garantir que votre paiement est bien enregistré sur votre facture.
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