Comment fonctionne l'intégration HubSpot

L'intégration HubSpot permet de synchroniser vos clients et prospects Pabau avec les contacts et transactions de votre portail HubSpot. Les contacts sont synchronisés dans les deux sens — les nouveaux clients Pabau et leurs mises à jour sont transmis vers HubSpot quasiment en temps réel, et les modifications de contacts effectuées dans HubSpot sont répercutées dans Pabau — tandis que vos prospects Pabau deviennent des transactions HubSpot, les rendez-vous apparaissent comme des enregistrements de rendez-vous HubSpot, et les ventes et paiements peuvent être enregistrés sous forme de notes sur la chronologie du contact.

Il s'agit d'un connecteur intégré à l'outil Data Sync de Pabau. Si vous découvrez Data Sync, lisez d'abord Comment fonctionne Data Sync dans Pabau pour comprendre les concepts généraux (déclencheurs, mapping, journal de livraison et nouvelles tentatives). Ce guide couvre tout ce qui est spécifique à HubSpot.

REMARQUE : Vous devez disposer d'un accès administrateur dans Pabau pour configurer le connecteur, ainsi que d'une connexion HubSpot autorisée à installer des applications dans votre portail.

Ce que fait le connecteur

Crée ou met à jour un contact HubSpot lorsqu'un client est créé ou modifié dans Pabau — et rapatrie dans Pabau les modifications de contacts effectuées dans HubSpot.
Crée ou met à jour une transaction HubSpot lorsqu'un prospect Pabau est créé ou mis à jour, et déplace l'étape de la transaction lorsque le prospect est marqué comme gagné ou perdu.
Crée un enregistrement de rendez-vous HubSpot (associé au contact) lorsqu'un rendez-vous est réservé ou modifié, et le marque comme annulé lorsque la réservation est annulée.
Enregistre facultativement les ventes et paiements sous forme de notes sur la chronologie du contact — numéro de facture, total et articles pour une vente ; montant et méthode pour un paiement, les remboursements étant affichés en négatif (désactivé par défaut).
Supprime facultativement le contact ou la transaction HubSpot lorsque le client ou le prospect est supprimé dans Pabau (désactivé par défaut).
Crée facultativement de nouveaux clients Pabau à partir de contacts HubSpot non associés (désactivé par défaut).

REMARQUE : Un contact supprimé dans HubSpot n'est jamais supprimé dans Pabau — les dossiers médicaux sont conservés, et la suppression ne circule que de Pabau vers l'extérieur.

Avant de commencer

La connexion utilise le système de connexion propre à HubSpot (OAuth) — il n'y a aucune clé API à copier. Vous aurez besoin d'un compte HubSpot et d'une connexion capable d'installer des applications dans le portail que vous souhaitez connecter (dans la plupart des portails, cela signifie un super administrateur).

Étape 1 : Connectez votre compte HubSpot

Vous pouvez commencer depuis l'un des deux emplacements suivants :

Configuration > App Marketplace — sélectionnez la vignette HubSpot. Vous accédez directement à la configuration de Data Sync ci-dessous.
Data Hub > Data Sync — sélectionnez Ajouter un connecteur, choisissez HubSpot, puis sélectionnez Configurer.

La première étape de la configuration vous invite à connecter votre compte. Sélectionnez Connecter HubSpot — une fenêtre HubSpot s'ouvre où vous vous connectez, choisissez le portail à connecter et approuvez l'accès. Une fois l'approbation effectuée, la fenêtre se ferme et Pabau crée automatiquement la connexion, puis l'ouvre afin que vous puissiez examiner les déclencheurs, le mapping des champs et les paramètres décrits ci-dessous.

ASTUCE : Si votre navigateur bloque la fenêtre pop-up, autorisez les pop-ups pour Pabau et sélectionnez à nouveau Connecter HubSpot.

Étape 2 : Déclencheurs

Dans l'onglet Déclencheurs, choisissez quels événements Pabau sont transmis à HubSpot :

client.create / client.update → Créer ou mettre à jour les contacts HubSpot (activé par défaut).
client.delete → Supprimer les contacts HubSpot (désactivé par défaut).
lead.create / lead.update / lead.won / lead.lost → Créer ou mettre à jour les transactions HubSpot (activé par défaut) — gagné et perdu déplacent la transaction vers votre étape de clôture gagnée / clôture perdue.
lead.delete → Supprimer les transactions HubSpot (désactivé par défaut).
booking.create / booking.update → Créer ou mettre à jour les rendez-vous HubSpot (activé par défaut).
booking.canceled → Annuler les rendez-vous HubSpot (activé par défaut).
invoice.create → Enregistrer les ventes sous forme de notes de contact (désactivé par défaut).
payment.create / payment.refund → Enregistrer les paiements sous forme de notes de contact (désactivé par défaut).

IMPORTANT : Une fois client.delete activé, la suppression d'un client dans Pabau supprime toujours le contact HubSpot associé — même si vous avez défini le sens de synchronisation des contacts en entrant uniquement. Ceci est intentionnel, afin qu'une suppression honorée dans Pabau le soit aussi dans HubSpot. Laissez cette option désactivée si vous souhaitez que les clients supprimés restent des contacts dans HubSpot.

Étape 3 : Mapping des champs

Dans l'onglet Mapping, développez Contacts pour voir comment les champs client Pabau correspondent aux propriétés de contact HubSpot standard. Le mapping par défaut est :

E-mail → E-mail (obligatoire — voir ci-dessous le fonctionnement de la correspondance)
Prénom → Prénom
Nom → Nom
Téléphone mobile → Numéro de téléphone mobile
Téléphone → Numéro de téléphone
Adresse → Adresse
Ville → Ville
Département / région → État / région
Code postal → Code postal
Pays → Pays
Date de naissance → Date de naissance

Désactivez une ligne pour arrêter la synchronisation de ce champ, redirigez une ligne vers une autre propriété HubSpot (par exemple Nom de l'entreprise, URL du site web, Intitulé du poste, Étape du cycle de vie ou Statut du prospect) à l'aide des menus déroulants, ou ajoutez des lignes pour vos propres champs personnalisés Pabau. Le contrôle de direction de chaque groupe d'objets détermine s'il se synchronise dans les deux sens (par défaut pour les contacts et les transactions), en sortie uniquement (Pabau → HubSpot) ou en entrée uniquement, et le paramètre Résolution des conflits de données détermine quel côté l'emporte lorsqu'il n'est pas clair quel côté détient les données les plus récentes — Pabau fait référence par défaut.

Le groupe Transactions montre comment un prospect Pabau devient une transaction : le nom de la transaction est composé automatiquement à partir du nom du prospect, et l'étape de la transaction est déterminée via le mappage des étapes de pipeline dans l'onglet Paramètres (avec repli sur l'étape par défaut de votre portail).

REMARQUE : Les lignes de transaction au niveau de la personne (nom, e-mail, téléphone, etc.) sont désactivées par défaut, car les portails HubSpot standard ne définissent pas ces propriétés sur les transactions — en activer une sans propriété de transaction personnalisée correspondante dans votre portail fera échouer chaque écriture de transaction. N'activez-les que si votre portail dispose des propriétés personnalisées correspondantes.

Les groupes Rendez-vous, Ventes et Paiements sont composés automatiquement — le nom du rendez-vous, les horaires, la durée et le statut proviennent de la réservation, et le texte de la note provient de la facture ou du paiement. Il n'y a rien à mapper manuellement ; activez-les ou désactivez-les depuis l'onglet Déclencheurs. Les rendez-vous se synchronisent en sortie uniquement (Pabau → HubSpot).

Étape 4 : Paramètres de synchronisation

Dans l'onglet Paramètres, vous trouverez la carte de connexion — affichant le portail HubSpot connecté, avec l'option de le déconnecter — ainsi que les options suivantes :

Créer les enregistrements manquants lors de la mise à jour (par défaut Oui) — modifier un client ou un prospect qui n'a jamais été synchronisé crée l'enregistrement dans HubSpot au lieu de l'ignorer.
Créer de nouveaux clients à partir des contacts HubSpot (par défaut Non) — lorsque cette option est activée, les contacts HubSpot qui ne correspondent à aucun client existant sont créés en tant que nouveaux clients Pabau. Les contacts associés continuent de se synchroniser dans les deux sens.
Mappage des étapes de pipeline — associe les étapes du pipeline de prospects Pabau aux étapes de transaction HubSpot, afin qu'un prospect progressant dans votre pipeline Pabau fasse progresser la transaction dans le vôtre sur HubSpot. Les étapes non mappées utilisent l'étape par défaut de votre portail.

Utilisez Tester la connexion pour confirmer que Pabau peut atteindre votre portail HubSpot.

IMPORTANT : Laissez Créer de nouveaux clients à partir des contacts HubSpot désactivé, sauf si vous êtes certain de le vouloir. Un portail marketing actif peut modifier des centaines de contacts en quelques minutes, et activer cette option crée un client Pabau pour chaque contact non associé touché par vos campagnes.

Comment les enregistrements sont associés

Lorsqu'un contact change dans HubSpot, Pabau détermine à quel client (le cas échéant) il appartient :

Un client déjà synchronisé avec ce contact est toujours utilisé — le lien enregistré fait autorité.
Sinon, si l'e-mail du contact correspond exactement à un seul client Pabau, ce client est lié et mis à jour.
Si l'e-mail correspond à plusieurs clients, ou correspond à un client déjà lié à un autre contact HubSpot, rien n'est écrit — la modification est ignorée plutôt que devinée. Les contacts sans adresse e-mail ne sont jamais associés par déduction non plus.

Si rien ne correspond, un nouveau client Pabau n'est créé que si Créer de nouveaux clients à partir des contacts HubSpot est activé. Dans tous les cas, les données les plus anciennes n'écrasent jamais les données plus récentes — les modifications de chaque côté ne s'appliquent que lorsqu'elles sont plus récentes que ce que l'autre côté détient déjà.

Des transactions pour vos prospects

Chaque prospect Pabau que vous synchronisez devient une transaction HubSpot nommée d'après le prospect, se situant à l'étape indiquée par votre mappage des étapes de pipeline. Lorsque le prospect est marqué gagné ou perdu dans Pabau, la transaction passe à votre étape de clôture gagnée ou de clôture perdue — bouclant la boucle pour le suivi du pipeline et du retour sur investissement dans HubSpot.

Testez-le de bout en bout

Dans l'onglet Mapping, sélectionnez Envoyer un événement de test, choisissez un événement tel que client.update, puis sélectionnez Envoyer le test. Pabau sélectionne un vrai client, le fait passer par le pipeline en direct et enregistre le résultat dans le journal, étiqueté comme un test. Ouvrez les Journaux pour confirmer sa réussite, puis vérifiez le contact dans HubSpot.

Lecture du journal de livraison

Sélectionnez Journaux sur le connecteur pour voir chaque livraison — y compris la requête exacte envoyée par Pabau, la réponse renvoyée par HubSpot, et un identifiant de corrélation pour les tickets d'assistance. Les échecs suivent les règles standard de Data Sync : les problèmes temporaires (limites de débit, erreurs réseau, erreurs de serveur HubSpot) sont automatiquement retentés selon un calendrier progressif, tandis que les rejets permanents affichent la raison afin que vous puissiez corriger les données et les renvoyer avec Synchroniser les dernières données. Consultez Comment fonctionne Data Sync dans Pabau pour le guide complet des statuts, des nouvelles tentatives et des renvois.

Déconnexion

Pour arrêter la synchronisation, ouvrez l'onglet Paramètres du connecteur et déconnectez le portail HubSpot, ou mettez en pause ou supprimez le connecteur depuis sa carte dans Data Hub > Data Sync. La déconnexion arrête la synchronisation dans les deux sens ; l'historique des livraisons est conservé à des fins d'audit.