Un workflow de relance pour une nouvelle réservation identifie automatiquement les clients ayant eu un rendez-vous terminé et leur envoie un e-mail personnalisé leur rappelant de réserver leur prochaine séance. Une fois activé, il s'exécute chaque semaine tout seul — personne dans votre équipe n'a besoin de penser à l'envoyer.
💡Dans cet exemple, nous avons créé un rappel de nouvelle réservation pour les clients ayant eu un rendez-vous terminé la semaine précédente, ce qui est parfait pour des rendez-vous de thérapie IV ou de soins du visage LED.
Vous pouvez ajuster les délais exactement selon vos besoins, pour l'envoyer 12 semaines après un traitement anti-rides, par exemple, ou six mois après un traitement par comblement dermique.
Cet exemple utilise le déclencheur Planification.
Étape 1 : accéder aux Workflows
Connectez-vous à votre compte Pabau sur app.pabau.com. Dans la barre latérale gauche, allez dans Marketing, puis cliquez sur Workflow. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow.
Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Créer à partir de zéro.
Étape 2 : sélectionner le déclencheur Planification
La barre latérale droite s'ouvrira, vous invitant à choisir un déclencheur. Sélectionnez Planification.
Configurez les paramètres de planification dans la barre latérale :
- Date de début - définissez la date d'aujourd'hui
- À l'heure à laquelle vous souhaitez que le workflow s'exécute chaque semaine (par exemple, 09h00)
- Date de fin - sélectionnez Ne se termine jamais
- Exécuter la règle toutes les - réglez sur 1 et sélectionnez Semaine dans le menu déroulant
Une fois configuré, un aperçu de Prochaine exécution apparaîtra, confirmant la date et l'heure de la première exécution planifiée.
Étape 3 : créer la requête PQL
Sur le même écran, cochez la case Exécuter une recherche PQL et exécuter des actions pour chaque élément de travail dans la requête. Cliquez sur Insérer pour ouvrir le panneau Créer une requête PQL.
Configurez l'exemple de requête :
- Objet - sélectionnez Rendez-vous
- Condition 1 - définissez Date du rendez-vous
=SEMAINE DERNIÈRE - Cliquez sur + Ajouter une condition
- Condition 2 - définissez Statut du rendez-vous
=Terminé
L'aperçu en bas affichera :
object = 'Appointments' AND Appointment Date = 'LAST WEEK' AND Appointment Status = 'Complete'
Cliquez sur Insérer PQL, puis cliquez sur Valider la requête. Une confirmation verte apparaîtra indiquant le nombre de rendez-vous correspondants trouvés.
REMARQUE : pour cibler les clients ayant eu un traitement spécifique uniquement, cliquez sur + Ajouter une condition avant d'insérer et ajoutez Service du rendez-vous = [nom de votre traitement].
Étape 4 : ajouter une action Envoyer un e-mail
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer sur le déclencheur, le panneau Créer s'ouvrira automatiquement. Sélectionnez Action.
Puis cliquez sur le bouton Actions dans Pabau .
Et cliquez sur Communication.
Dans la liste, sélectionnez Envoyer un e-mail.
Vous verrez l'écran Configurer l'action - Envoyer un e-mail répertoriant les champs par défaut - À, De, Objet et Message sont tous présélectionnés et obligatoires. Cliquez sur Continuer.
Remplissez les quatre champs obligatoires :
À - sélectionnez E-mail du client (déclencheur) dans la section Planification. Cela adresse dynamiquement l'e-mail au client lié à chaque rendez-vous.
De - sélectionnez l'adresse d'expéditeur de votre clinique dans la section Autre.
Objet - utilisez le menu déroulant pour insérer une valeur dynamique si nécessaire, puis saisissez votre ligne d'objet. Par exemple, insérez Prénom du client (déclencheur) suivi de Il est temps de réserver votre prochaine séance.
Message — rédigez votre message de relance dans le champ de texte. Cliquez sur Insérer dans la barre d'outils pour ouvrir le panneau des balises de fusion et ajouter des valeurs dynamiques n'importe où dans le corps du texte. Le panneau comporte deux onglets :
- Valeurs compatibles — données client provenant du déclencheur, y compris le prénom, le nom, l'e-mail et plus encore, organisées sous Clients, Utilisateur, Emplacement et Factures
- Mise en forme avancée — données au niveau du déclencheur, y compris Date et heure, Réservation en ligne (où vous trouverez la balise de fusion URL de réservation), Espace client et Formulaires médicaux
Un message de relance simple pourrait ressembler à ceci :
Bonjour [Prénom du client],
Cela fait une semaine depuis votre dernière visite et nous serions ravis de vous revoir.
Si vous êtes prêt(e) à réserver votre prochaine séance, vous pouvez le faire en ligne sur [URL de réservation] ou nous appeler.
Nous nous réjouissons de vous revoir bientôt.
[Nom complet de l'utilisateur]
Si vous préférez envoyer un e-mail entièrement conçu et à l'image de votre marque, cliquez sur Éditeur d'e-mail en bas du champ Message pour ouvrir un outil de création par glisser-déposer.
Cliquez sur Enregistrer l'action. L'action apparaîtra comme étape 2 sur le canevas.
Étape 5 : tester et activer
Cliquez sur Tester le workflow dans le coin supérieur droit. Cela effectue une exécution forcée sur l'ensemble des données renvoyées par votre requête PQL. Ouvrez l'onglet Historique d'exécution pour confirmer que les rendez-vous corrects ont été identifiés et que l'action Envoyer un e-mail s'est terminée avec le statut Succès.
Lorsque vous êtes satisfait(e), faites passer le bouton bascule de Brouillon à Publier et cliquez sur Enregistrer.
Le workflow est désormais actif. Chaque semaine, au jour et à l'heure que vous avez configurés, il trouvera automatiquement chaque client ayant eu un rendez-vous terminé la semaine précédente et lui enverra votre e-mail de relance.
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