Lorsqu'un client ne se présente pas à son rendez-vous ou l'annule, un e-mail de relance automatisé peut vous aider à le faire revenir. Cet article couvre deux workflows - l'un pour les rendez-vous non honorés et l'autre pour les annulations - qui envoient tous deux un e-mail de réengagement personnalisé dès que le statut du rendez-vous est mis à jour.
Workflow 1 : relance après un rendez-vous non honoré
Étape 1 : accéder aux workflows
Connectez-vous à votre compte Pabau sur app.pabau.com. Dans le menu de gauche, allez dans Marketing, puis cliquez sur Workflow. En haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Partir de zéro.
Étape 2 : sélectionner le déclencheur Rendez-vous : Mis à jour
Le panneau latéral droit s'ouvre et vous invite à choisir un déclencheur. Sélectionnez Rendez-vous.
Une liste d'options d'activité de rendez-vous apparaît sous la grille. Sélectionnez Mis à jour - cela déclenche le workflow dès qu'un rendez-vous est mis à jour via le calendrier, y compris lorsque le statut est changé en Terminé.
Cliquez sur le bouton Enregistrer et le panneau Créer s'ouvre. Sélectionnez Condition.
Étape 3 : ajouter des conditions
L'écran Condition s'ouvre avec une ligne par défaut. Cliquez sur Date du rendez-vous et remplacez-la par Statut du rendez-vous. Cliquez sur la valeur et sélectionnez Non honoré.
Cliquez sur Ajouter une condition pour enregistrer.
Étape 4 : ajouter une action Envoyer un e-mail
Cliquez sur le bouton + sous le bloc Condition. Sélectionnez Action → Actions dans Pabau → Communication → Envoyer un e-mail et cliquez deux fois sur Continuer.
Remplissez les quatre champs obligatoires :
À - sélectionnez E-mail du client (déclencheur)
De - sélectionnez l'adresse d'expéditeur de votre clinique dans la section Autre
Objet - par exemple : [Prénom du client] - Vous nous avez manqué aujourd'hui
Message - rédigez votre message de réengagement. Utilisez Insérer pour ajouter des balises de fusion. Un exemple simple :
Bonjour [Prénom du client],
Nous avons remarqué que vous n'avez pas pu vous rendre à votre rendez-vous aujourd'hui - nous espérons que tout va bien.
Nous serions ravis de vous aider à reprendre rendez-vous à un moment qui vous convient. Cliquez ci-dessous pour trouver un nouveau créneau.
[URL de réservation]
[Nom complet de l'utilisateur]
Cliquez sur Enregistrer l'action.
Étape 5 : tester et activer
Cliquez sur Tester le workflow, consultez l'historique d'exécution pour vérifier que tout s'est bien déroulé, puis passez de Brouillon à Publier et cliquez sur Enregistrer.
Workflow 2 : relance après annulation
Ce workflow suit la même structure que le workflow pour les rendez-vous non honorés ci-dessus. La seule différence est la valeur de la condition - définissez Statut du rendez-vous sur Annulé au lieu de Non honoré.
Étape 1 : créer un nouveau workflow
Depuis la page Workflows, cliquez sur Créer un workflow et sélectionnez Partir de zéro.
Étape 2 : sélectionner le déclencheur Rendez-vous : Mis à jour
Sélectionnez Rendez-vous → Mis à jour. Le déclencheur s'enregistre automatiquement.
Étape 3 : ajouter une condition
Définissez la condition sur Où le statut du rendez-vous est Annulé.
Cliquez sur Ajouter une condition pour enregistrer.
Étape 4 : ajouter une action Envoyer un e-mail
Suivez les mêmes étapes que pour le Workflow 1. Pour l'e-mail d'annulation, adaptez l'objet et le message au contexte. Par exemple :
Objet : [Prénom du client] - Nous sommes désolés de ne pas avoir pu vous recevoir
Message :
Bonjour [Prénom du client],
Nous sommes désolés que vous ayez dû annuler votre récent rendez-vous. Nous comprenons tout à fait que des imprévus surviennent.
Dès que vous serez prêt, nous serons ravis de vous accueillir à nouveau. Vous pouvez reprendre rendez-vous à un moment qui vous convient ici.
[URL de réservation]
[Nom complet de l'utilisateur]
Cliquez sur Enregistrer l'action, puis passez de Brouillon à Publier et cliquez sur Enregistrer.
REMARQUE : La liste complète des statuts de rendez-vous disponibles pour les conditions comprend : En attente, Arrivé, Terminé, Non honoré, En retard et Annulé. Vous pouvez utiliser n'importe lequel de ces statuts pour créer des workflows de relance ciblés selon différents scénarios.
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De plus, pour vous aider à exploiter pleinement et à mieux comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés par la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.